Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Программное обеспечение управления проектами. Учебник
.pdf
ГЛАВА 2. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
41
идентификация рисков и разработка плана управления рисками; определение каналов коммуникации и ролей в команде; разработка плана
контроля качества; идентификация изменений и разработка плана управления изменениями; определение необходимых ресурсов и разработка
плана управления ресурсами; определение сроков выполнения задач
и разработка плана управления временем; определение бюджета и разработка плана управления финансами.
В таблице 2.1 представлен перечень инструментов инициации проекта
и их описание.
Таблица 2.1
Перечень инструментов инициации проекта
Название Описание
Отбор проектов – это процесс выбора проектов, которые будут
реализованы в организации. Он включает в себя оценку проектов
на основе определённых критериев, таких как стоимость, время,
качество, риски и другие.
Отбор проектов может быть проведен на различных уровнях организации, например на уровне компании в целом или в отдельном
Отбор проектов
подразделении. Цель – выбрать проекты, наиболее соответствующие стратегическим целям организации и имеющие наибольший
потенциал для успеха
Ранжирование проектов – это процесс оценки проектов на основе
определённых критериев и присвоения им рангов в соответствии
с их важностью или приоритетом.
Ранжирование проектов может быть проведено на различных
уровнях организации, например на уровне компании в целом или
проектов
в отдельном подразделении. Цель – определить, какие проекты
Ранжирование
Портфель проектов
являются наиболее важными или приоритетными для организации
и должны быть реализованы в первую очередь
Портфель проектов – это набор проектов, которые реализуются
в организации одновременно или последовательно. Портфель
проектов может включать в себя различные типы проектов, такие
как стратегические, операционные, инновационные и другие.
Цель – обеспечить достижение стратегических целей организации
и максимизировать её ценность. Для этого необходимо опреде
лить, какие проекты следует реализовать, какие ресурсы следует
выделить на каждый проект, как управлять рисками и как контролировать выполнение проектов
-
Программное обеспечение управления проектами
42
Традиционные диаграммы для управления портфелями проектов
включают в себя следующие виды диаграмм: Ганта (представление
плана проекта, где задачи и их сроки отображаются на временной
шкале); Парето (графическое представление распределения задач
по их важности или приоритету); Бурке (визуализация распределения задач по их стоимости и времени выполнения); Ишикавы
(видение причинно- следственных связей между различными факторами и результатом проекта); Парето – Бурке (комбинация диа-
проектов
граммы Парето и диаграммы Бурке, которая позволяет оценить затраты на выполнение задач и определить наиболее важные задачи)
Традиционные диаграммы
для управления портфелями
Метод реальных вариантов выбора (опционов) – это подход
к управлению портфелем проектов, который помогает организации принимать решения о выборе проектов на основе оценки их
потенциальной ценности и рисков.
Метод реальных вариантов выбора (опционов) может быть использован для анализа и планирования проектов, а также для принятия
решений об их выборе. Он может быть полезен для организаций,
которые работают в условиях неопределённости и имеют возможность выбирать между различными вариантами реализации
проектов
выбора (опционов)
Продолжение табл. 2.1
Метод реальных вариантов
Модели ранжирования проектов являются инструментом поддержки принятия взвешенного, сбалансированного управленческого
решения по отбору проектов (программ). Модели определяют
процедуру и этапы ранжирования проектов (программ) на основе
применения критериев ценности и реализуемости. По критериям
ценности и реализуемости определяется вес, который отражает
значимость проектов (программ) относительно друг друга, а также
вклад в достижение целей предприятия.
Существует несколько моделей ранжирования проектов, включая
следующие: приоритет проектов; оценка рисков; оценка затрат
и выгод, позволяющая оценить затраты на реализацию проекта
и его потенциальную выгоду, а также определить его приоритет;
SWOT-анализ, с помощью которого можно оценить сильные и слабые стороны проекта, возможности и угрозы и определить его
Модели ранжирования проектов
приоритет
ГЛАВА 2. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
В ходе иерархического процесса выбора портфеля проектов организация принимает решение о выборе проектов на основе оценки
их потенциальной ценности и рисков.
Иерархический процесс выбора портфеля проектов включает
в себя следующие этапы: определение стратегических целей организации; оценка проектов на основе его соответствия стратеги-
проектов
ческим целям и приоритетам; ранжирование проектов на основе
их потенциальной ценности и рисков; принятие решений о выборе
Иерархический про-
проектов по итогам ранжирования
цесс выбора портфеля
Методы выбора портфеля проектов используются для оценки проектов и определения их приоритета. Они позволяют организации
выбрать наиболее важные и приоритетные проекты для реализации.
Существует несколько методов выбора портфеля проектов, включая следующие:
1. Анализ затрат и выгод. Предназначен для оценки того, стоит ли
предпринимать какое-либо действие, запланированное изменение
или проект. Проект стоит реализовать, если получаемая в результате чистая выгода превышает затраты, в сравнении с обычным
ходом деятельности.
2. Оценка рисков. Применяется в случае, когда компания обладает достаточным количеством аналитической и статистической
информации об объекте анализа.
3. SWOT-анализ. Позволяет оценить сильные и слабые стороны
Методы выбора портфеля проектов
проекта, возможности и угрозы и определить его приоритет.
4. Анализ портфеля проектов. Это процесс выбора группы идей
о проекте и использования заданных бизнес- факторов, которые
определяют, какие проекты лучше всего подходят для бюджета
43
Продолжение табл. 2.1
Пузырьковые диаграммы – это специфический тип диаграмм,
способных отображать трехмерные данные в двумерном пространстве. Они представляют собой набор кругов (пузырьков), каждый
из которых представляет одну переменную, и размеры и положение
пузырьков зависят от значений переменных.
Пузырьковые диаграммы могут быть полезны в управлении проектами для визуализации и анализа данных, используются для
сравнения и отображения взаимосвязей между отмеченными/
классифицированными окружностями с помощью определения
их местоположения и пропорций. Пузырьковые диаграммы могут
Пузырьковые диаграммы
яют друг на друга и какие факторы могут привести к изменению
помочь команде проекта понять, как различные переменные вли-
в управлении проектами
бюджета, сроков выполнения или качества результатов
Программное обеспечение управления проектами
44
Окончание табл. 2.1
Картографирование портфеля – это процесс создания карты, которая отображает структуру портфеля проектов и их взаимосвязи.
Путем картографирования портфеля организация визуализирует
и анализирует свой портфель проектов, а также принимает решения
о его управлении.
С помощью картографирования можно разрабатывать сценарии
портфеля
управления проектами, программами и портфелями, определять име-
Картографирование
ющиеся ограничения, отслеживать ресурсное обеспечение, отслеживать отдельные работы по достижению запланированных результатов
Планирование проекта – это процесс определения объёма и содержания работ, необходимых для успешного осуществления проекта, оценки
затрат и составления графика работ. Оно начинается с анализа требований, определяющих свой ства и функции создаваемого программного
обеспечения или бизнеса. Затем определяются задачи, выполнение которых приведет к успешному завершению проекта. Цель отслеживания
и контроля за проектом заключается в поддержании соответствия действий команды текущему состоянию проекта. В случае его отклонения
от плана менеджер проекта может оперативно исправлять выявленные
ошибки. Отслеживание состояния проекта включает в себя регулярные
встречи с заинтересованными сторонами и анализ выполнения плана.
Планирование также включает в себя разработку плана управления проектом, планирование управления содержанием, планирование управления расписанием и планирование управления стоимостью (табл. 2.2).
Перечень инструментов планирования проекта
Название Описание
Описание содержания проекта – это документ, который содержит
подробное описание всех работ, которые должны быть выполнены
в рамках проекта. Оно включает в себя описание целей, требований
к результатам, плана работ, ресурсов, необходимых для выполнения,
и других важных аспектов.
Описание содержания проекта является важным документом для
управления проектом, так как оно помогает команде понять, что
должно быть сделано и как это должно быть сделано. Оно также
помогает определить, какие ресурсы необходимы для выполнения
проекта и какие риски могут возникнуть в процессе его выполнения.
Описание содержания проекта может быть составлено на основе
анализа требований проекта, опыта сотрудников и лучших прак-
Описание содержания проекта
тик в области управления проектами. Оно может быть обновлено
и дополнено по мере изменения требований проекта и развития
технологий управления проектами
Таблица 2.2
SWOT-анализ проекта – это инструмент, который используется для
оценки сильных и слабых сторон проекта, а также возможностей
и угроз, связанных с его реализацией. С его помощью команда
определяет, какие факторы могут помочь или помешать достижению целей проекта.
SWOT-анализ включает в себя следующие шаги:
1. Определение сильных сторон проекта (факторы, которые могут
помочь команде достичь своих целей).
анализ проекта
2. Определение слабых сторон проекта (факторы, которые могут
помешать команде достичь своих целей).
3. Определение возможностей проекта (факторы, которые могут
SWOT–
помочь команде найти точки роста).
4. Определение угроз проекта (факторы, которые могут негативно
повлиять на процесс выполнения: снизить эффективность, качество, способствовать расходам и другие)
Устав проекта – это документ, который определяет цели, объем работ, сроки выполнения, бюджет и другие важные аспекты проекта.
Он является основой для планирования и управления проектом.
Устав проекта документирует бизнес- потребности проекта, текущее
понимание потребностей заказчика, а также новый продукт, услугу
или результат, который планируется создать. Основными элементами являются назначение или обоснование проекта; измеримые цели
проекта и соответствующие критерии успеха; требования высокого
Устав проекта
уровня; описание проекта высокого уровня; риски высокого уровня; сводное расписание контрольных событий; сводный бюджет;
требования к одобрению проекта; назначенный менеджер проекта,
уровень ответственности и полномочий; имя и полномочия спонсора или другого лица (лиц), утверждающего устав проекта
ГЛАВА 2. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Продолжение табл. 2.2
45
Планирование содержания – это процесс установления объёма
работ, необходимых для успешного осуществления проекта. Оно
начинается с анализа требований, определяющих свой ства и функции создаваемого программного обеспечения или бизнеса. Затем
обозначаются задачи, выполнение которых приведет к успешному
завершению проекта. Цель отслеживания и контроля за проектом заключается в поддержании соответствия действий команды
текущему состоянию проекта. В случае его отклонения от плана
управляющий проектом может оперативно исправлять выявленные ошибки. Отслеживание состояния проекта включает в себя
регулярные встречи с заинтересованными сторонами и анализ
Планирование содержания
выполнения плана. Планирование содержания также включает
в себя разработку плана управления содержанием, который определяет, как будет осуществляться управление содержанием проекта
Программное обеспечение управления проектами
46
Использование функции качества в проектном управлении – это процесс, который помогает обеспечить соответствие продукта или услуги
требованиям заказчика и ожиданиям потребителей. Он включает в себя
планирование, контроль и улучшение качества продукта или услуги.
Функция качества может быть использована на различных этапах
жизненного цикла проекта, таких как планирование, выполнение
работ, контроль качества и оценка результатов. Она может помочь команде проекта определить требования к качеству продукта или услуги,
разработать план контроля качества, проводить мониторинг и анализ
Использование
результатов, а также принимать меры по улучшению качества.
Использование функции качества в проектном управлении может
функции качества
помочь команде достичь целей проекта, удовлетворить потребности
заказчика и потребителей, а также минимизировать риски и затраты. Она также может помочь в создании положительного имиджа
компании и повышении её конкурентоспособности
Выборка в проектном управлении – это процесс отбора проектов для
реализации в организации. Она включает в себя оценку проектов
на основе определённых критериев, таких как стоимость, время,
качество, риски и другие факторы.
Отбор проектов может быть проведен на различных уровнях орга-
Выборка
низации, например на уровне компании в целом или в отдельном
подразделении. Цель – выбрать проекты, наиболее соответствующие стратегическим целям организации и имеющие наибольший
потенциал для успеха
Продолжение табл. 2.2
Рекомендации для переговоров в проектном управлении:
1. Подготовьтесь к переговорам (изучите все детали проекта, определите цели и интересы как собственной компании, так и контрагентов)
2. Старайтесь понять точку зрения контрагента и будьте готовы
к компромиссам.
3. Будьте открытыми и честными, используйте правильные аргументы, факты и логику, чтобы доказать свою точку зрения.
4. Будьте готовы к изменениям; уважайте точку зрения другой сто-
переговоров
Рекомендации для
роны и не пытайтесь навязать свое мнение.
5. Будьте готовы к неудаче и не теряйте контроль над ситуацией.
6. Используйте эффективные коммуникации.
7. Будьте готовы к дальнейшим переговорам и изменениям
Целевой план в проектном управлении – процесс распределения времени и задач для успешного выполнения деятельности.
Составление плана необходимо для того, чтобы четко знать, что
требуется выполнить, каких результатов достичь, какие задачи решить и в какой срок нужно уложиться, чтобы не портить показатели
Целевой план
эффективности предприятия.
Для грамотного планирования чаще всего используется система
SMART – аббревиатура, обозначающая разные типы целей: конкретные (specific), измеримые (measurable), достижимые (attainable),
актуальные (relevant) и ограниченные во времени (time-bound).
Целевой план может содержать следующую информацию: постановка желаемых результатов; необходимый объём и состав работ;
размер бюджета и график выполнения этапов; план ресурсного
обеспечения проекта; оценка рисков и варианты их сокращения;
уточнение порядка взаимодействия участников; определение процедур управления; согласование и утверждение плана
Сетевой график проекта – это графическое представление плана
проекта, где задачи и их сроки отображаются на временной шкале. Он позволяет наглядно представить последовательность задач
и сроки их выполнения.
Сетевой график может быть полезен для анализа и планирования
проекта
проектов, а также для принятия решений об их выборе. Он может
Сетевой график
быть использован для оценки затрат на выполнение работ и определения наиболее эффективных способов их выполнения
Требования заказчика проекта – это описание того, что должно быть
достигнуто в результате проекта. Они могут включать в себя функциональные требования, нефункциональные требования, а также
требования к качеству и срокам выполнения проекта.
Требования заказчика проекта являются основой для планирования
и управления проектом. Они помогают определить объём работ,
проекта
необходимые ресурсы и сроки выполнения.
Важно, чтобы требования заказчика были четко определены
Требования заказчика
и задокументированы во избежание недоразумений и конфликтов
в процессе выполнения и сдачи проекта
ГЛАВА 2. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Продолжение табл. 2.2
47
Структурная декомпозиция работ проекта – это процесс разделения проекта на более мелкие компоненты или задачи, которые
могут быть выполнены независимо друг от друга.
Структурная декомпозиция работ проекта может быть полезна
для анализа и планирования проектов, а также для принятия решений об их выборе. Она имеет следующие характеристики: описывает с необходимой точностью содержание работ; определяет
работ
весь объём работ; формируется в виде иерархической структуры
(проект декомпозируется на пакеты/субпакеты); представляет
объём работ по пакету как перечень работ, имеющих измеримый
или сравнимый результат; имеет объективный или измеримый
Структурная декомпозиция
результат, который рассматривается как результат работы по пакету
или совокупность результатов работ
Программное обеспечение управления проектами
48
Разработка расписания проекта – это процесс определения последовательности действий, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, а также их сроки. Информация, полученная
в ходе разработки расписания проекта, может быть использована
для разработки плана управления проектом.
Разработка расписания проекта является важным этапом управления проектом, так как она помогает команде определить, какие
действия необходимо предпринять для достижения целей. Она также
Разработка расписания
помогает минимизировать риски и повысить вероятность успешного
завершения проекта
Диаграмма Ганта – это графическое представление плана управления проектом. Она позволяет наглядно представить последовательность действий, которые должны быть выполнены для достижения
целей проекта, а также их сроки.
Диаграмма Ганта может быть полезна для анализа и планирования
проектов, а также для принятия решений об их выборе. Она может
быть использована для оценки затрат на выполнение задач и определения наиболее эффективных способов их выполнения.
Диаграмма Ганта
После составления диаграммы Ганта начинается её реализация, которая включает в себя планирование, управление рисками, коммуникацию, контроль качества и другие инструменты управления проектами
Диаграмма контрольных событий в проектном управлении – это графическое представление плана управления проектом. Она позволяет
наглядно представить последовательность действий, которые должны
быть выполнены для достижения целей проекта, а также их сроки.
Диаграмма контрольных событий может быть полезна для анализа
и планирования проектов, а также для принятия решений об их выборе. Она может быть использована для оценки затрат на выполнение
Диаграмма
задач и определения наиболее эффективных способов их выполнения.
После составления диаграммы контрольных событий начинается
её реализация, которая включает в себя планирование, управление
контрольных событий
рисками, коммуникацию, контроль качества и другие инструменты
управления проектами
Диаграмма по методу критического пути в проектном управлении –
это графическое представление плана управления проектом. Она
позволяет наглядно представить последовательность действий,
которые должны быть выполнены для достижения целей проекта,
а также их сроки.
Диаграмма по методу критического пути может быть полезна для
анализа и планирования проектов, а также для принятия решений об их выборе. Она может быть использована для оценки затрат
критического пути
Диаграмма по методу
на выполнение задач и определения наиболее эффективных способов их выполнения
Продолжение табл. 2.2
Диаграмма «операции на стрелках» во временном масштабе в проектном управлении – это графическое представление плана управления проектом. Она наглядно представляет последовательность
действий, которые должны быть выполнены для достижения целей
проекта, а также их сроки.
Диаграмма «операции на стрелках» может быть полезна для анализа
и планирования проектов, а также для принятия решений об их
ном масштабе
выборе. Она может быть использована для оценки затрат на вы-
Диаграмма «операции
полнение задач и определения наиболее эффективных способов
на стрелках» во времен-
их выполнения
Управление проектами по методу критической цепи – это методология управления проектами, основанная на расстановке приоритетов и решении задач с использованием минимальных ресурсов.
Это способ приоритизации задач, позволяющий поставить самые
критические действия и те задания, что требуют высокого риска,
на первые этапы проведения проекта. Таким образом, буферы
ресурсов подключаются позже и используются для того, чтобы
решать непредвиденные вопросы в процессе работы над не столь
ческой цепи
критичными задачами. Цель использования такого метода – устранить любые задержки в графике проекта, избавиться от неопределённостей, переоценок важности и сложности задач, а также
Расписание по методу крити-
нерационального использования буферов ресурсов
ГЛАВА 2. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Продолжение табл. 2.2
49
Иерархическое расписание, или декомпозиция работ, – это
разделение проекта на этапы, которые, как правило, выполняются последовательно. Часть шагов может идти параллельно.
Иерархическая структура работ помогает управлять проектом
на разных этапах и имеет ряд преимуществ: понятна загрузка ко-
сание
манды; легко отследить готовность работ; можно контролировать
расход ресурсов. Используя метод иерархического расписания,
можно грамотно спланировать необходимые ресурсы и определить,
Иерархическое распи-
когда они понадобятся
Линия баланса проекта – это графическое представление плана
управления стоимостью проекта. Базовые линии повышают продуктивность работы команды, помогая сотрудникам в первую очередь поставить в приоритет наиболее важные и значимые объекты.
Проекты не всегда развиваются в соответствии с планом, но базовые показатели служат точкой отсчёта для измерения прогресса
Линия баланса
и выявления отклонений от первоначального плана.
Базовые показатели могут быть сосредоточены на отдельных характеристиках проекта, таких как качество или сроки
Программное обеспечение управления проектами
50
Планирование стоимости проекта – это процесс определения бюджета и распределения ресурсов. Оно включает в себя установление
целей и задач, оценку затрат на выполнение задач, обозначение
необходимых ресурсов и сроков выполнения. Информация, полученная в ходе планирования стоимости проекта, может быть ис-
стоимости
Планирование
пользована для разработки плана управления стоимостью проекта
Карта планирования стоимости проекта – это графическое представление плана управления стоимостью проекта. Она позволяет
наглядно представить последовательность действий для достижения целей проекта, а также их стоимость.
Карта планирования стоимости проекта – одобренная версия распределённого по периодам времени бюджета проекта, не включающего в себя никаких управленческих резервов, которая может
стоимости
быть изменена только с помощью формальных процедур контроля
Карта планирования
изменений и которая используется как база для сравнения с фактическими результатами
Оценка проекта по аналогии – это процесс оценки проекта, который основан на сравнении текущего проекта с аналогичными
проектами, которые были успешно завершены в прошлом.
Оценка проекта по аналогии может быть полезна для определения
его общей стоимости, рисков и возможностей, а также для приня-
Оценка
тия решений о выборе проектов.
Информация, полученная в ходе проведения оценки проекта
по аналогии
по аналогии, может быть использована для разработки плана
управления проектом
Продолжение табл. 2.2
Параметрическая оценка проекта – это процесс оценки проекта,
который основан на анализе параметров, таких как стоимость,
время, качество, риски и другие факторы.
Параметрическая оценка проекта может быть полезна для опреде-
оценка
ления общей стоимости проекта, рисков и возможностей, а также
для принятия решений о выборе проектов
Параметрическая
Метод «сверху вниз» является одним из самых распространенных
методов оценки стоимости проекта. Он заключается в том, чтобы
вначале оценить общую стоимость проекта, без углублённого изучения отдельных составляющих. Затем, когда появляется больше
Оценка
информации, эти общие цифры детализируются по мере продвижения работы.
«снизу вверх»
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]