Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Проектная работа в профессиональной деятельности. Учебное пособие.pdf
Рис. 5.2. Пример хранения данных на ресурсе OneDrive
Рис. 5.3. Пример хранения данных на ресурсе Google Disk
41
Рис. 5.4. Пример хранения данных на ресурсе iCloud
Использование современных технологий в контексте проекта Петра станет
отличным инструментом для поддержания вовлечения участников в работу.
Участники проекта, например, школы и общественные организации могут там
поделиться своими документами, описывающими внедрение системы, а также
другими процедурными документами. Цель такого обмена заключается в том,
чтобы все участники проекта, делясь информацией с Петром, действовали
согласованного.
Петр может легко получить доступ к этим документам и сопоставить их с
общими целями проекта и процессами, которые делает его команда. Это также
поможет Петру увидеть проблемы в работе или выделить процессы, с которыми он
не согласен. Централизованная система также может быть защищена паролем, и
разрешение дано только необходимым участникам.
Публикация графика проекта и его регулярное обновление – еще один
важный инструмент общения. Это простой и эффективный способ отслеживания
статуса проекта.
Basecamp (рис. 5.5, рис. 5.6, рис. 5.7) – еще один полезный онлайн
инструмент, который помогает пользователям визуализировать расписание и
связанные с ним задачи. С точки зрения управления проектом это дает
42
руководителю проекта больший контроль по мониторингу и контролю выполнения
запланированных задач.
Рис. 5.5. Примеры интерфейса Basecamp
Рис. 5.6. Примеры интерфейса Basecamp
43
Рис. 5.7. Примеры интерфейса Basecamp
Как вы помните, определенные действия в проекте могут быть выполнены
одновременно, так как они независимы друг от друга. Необходимо визуальное
представление графика и действий, которое должно быть доступно для всех
участников. Оно показывает, когда они должны начинать и завершать свою задачу,
за которую они отвечают. Эта форма общения будет особенно актуальна для
свадебного проекта Анны, так как она работает с большим количеством
подрядчиков.
Матрица распределения ответственности – один из самых важных
инструментов управления персоналом. Матрица связывает организационную схему
проекта или организации, ответственные за проект с иерархической структурой
проекта. Она гарантирует, что каждый компонент пакетов работ присваивается
сотруднику в организационной диаграмме.
Наиболее распространены следующие форматы:
Повествование. В нем подробно описаны все аспекты ответственности,
полномочий, навыков, рабочие отношения, взаимодействия, дублирование и
совпадение ролей, а также требуемая квалификация.
44
Диаграмма. Она основана на четырех наиболее важных качествах
Задача
Члены команды
Иван
Борис
Игорь
Николай
Ольга
План проекта
У О И И К
Требования к
проекту
И У К К О
Предварительный
дизайн-проект
И У О А И
Проведение
тестирования
У И К И К
сотрудника и известна как матрица RACI:
• O – Ответственный за исполнение (ответственный). Для каждого продукта
и результата определяется сотрудник, ответственный за его выполнение.
• У – Утверждающий. Сотрудник, принимающий на себя окончательную
ответственность за исполнение и получающий отчеты от лиц, ответственных за его
исполнение.
• К – Консультант. Сотрудник, который не принимает непосредственного
участия в выполнение задачи, но к которому можно обратиться за консультацией.
• И – Информированный. Сотрудник, получающий результаты прогресса.
5.1. Пример матрицы RACI
В зависимости от типа проекта матрица может иметь разные формы. В
больших проектах матрица фокусируется на распределении ответственности, в
небольших проектах она может сосредоточиться на деятельности. Другие варианты
использования матрицы включают присваивание ответственности за выполнения
внутренних задач проекта, таких как утверждение изменений, подготовка и сдача
отчетов.
Это лишь некоторые из инструментов, которые доступны для эффективной
коммуникации между участниками проекта. Важно, чтобы вы выбирали
инструменты, которые лучше всего подходят для вашего конкретного проекта.
Одно из первых действий, которое необходимо совершить на этапе
исполнения проекта, – это стартовое собрание участников. Очень важно, чтобы
45
команда понимала задачи и цели. Необходимо убедиться, что у всех участников
есть общее видение проекта. Любая организация, в которую вы войдете, будет
иметь свою культуру и порядки. И это очень важно учитывать при реализации
проекта. Надо внедрить свою культуру общения – иметь правильную культуру в
более широкой культуре, объединить всех участников проекта. Для этого
руководитель должен объяснить каждому участнику общее видение проекта,
объединить команду, показать, что команда работает сообща как
синхронизированное и интегрированное целое. Руководитель проекта для
поддержания этого командного духа должен поддерживать постоянную связь с
участниками и грамотно управлять их работой. Менеджер проекта должен обладать
не только техническими навыками, но и навыками устного и письменного общения
с командой.
Лидерские навыки можно развивать со временем. Настоящий лидер должен
адаптироваться и меняться в зависимости от ситуаций. Также лидеру важно
правильно определить и назначить ответственными за выполнение сотрудников,
которые способны реализовать проект. Использование инструментов управления
проектами значительно облегчает управление человеческими ресурсами, поскольку
это проясняет роли, что обычно является одной из самых больших проблем в
проектах, в которых отсутствует такого рода инструмент.
Задания к разделу 5
1.Опишите ваши наиболее часто используемые типы связи и примеры из
жизни, как и для чего вы их использовали.
2.На основании описания лидера в предыдущих разделах перечислите
действия и ситуации, которые смогут развить в вас каждое лидерское качество
– организованность, дальновидность, хорошая коммуникация и работа с командой,
мотивация других, знания.
46
6. Завершение проекта
Закрытие – заключительный этап жизненного цикла проекта. Этот этап
формально объединяет завершение проекта и передачу завершенного проекта
заказчику. Закрытие проекта также требует получение отзывов об успехе проекта.
Ключевые вопросы, на которые необходимо ответить на этом этапе:
Смогли ли мы решить задачи, поставленные в самом начале проекта?
Как я буду оценивать успех проекта?
Как я буду получать отзывы?
Каким образом будет проходить обратная связь?
Именно в конце этого этапа вы сможете оценить, насколько окупились ваши
усилия и время, потраченные на этапе планирования. Также будет очевидно,
достигли ли вы первоначальных целей, которые были озвучены на этапе инициации
проекта.
В конце концов, все проекты подходят к концу. Все согласованные задачи
должны быть выполнены. Этап закрытия проекта важен для наработки опыта, во
время этого этапа происходит анализ ошибок.
Закрытие проекта может включать в себя ряд задач. Если вы руководитель
небольшого проекта, вы, как правило, несете ответственность за выполнение всех
задач. В более крупных проектах многие из этих задач могут происходить
одновременно и требуют тесного сотрудничества между ключевыми участниками
проекта.
Основной задачей при завершении проекта является утверждение проекта
заказчиком. Он должен принять проект. Эту задачу обычно берет на себя проектменеджер и основная команда. Большая часть формальной работы по передаче
проекта может быть рутинной и утомительной. Команда должна быть
сосредоточена на сдаче всего проекта. Часто сотрудники уже устали, и не хотят
участвовать в завершении проекта, что является проблемой для руководителя
проекта.
Реализация процесса завершения проекта включает в себя несколько
мероприятий. Необходимо разработать официальный контрольный список
47
мероприятий, чтобы не забыть детали. Контрольный список мероприятий обычно
включает в себя передачу результатов проекта, прием, доработку проекта, закрытие
контрактов (в том числе и трудовых договоров с командой, если они имеются),
закрытие счетов, связанных с проектом, и составление окончательного отчета по
проекту.
Второй элемент закрытия ключевого проекта – это оценка успеха проекта.
Оценка успеха проекта очень важна, поскольку это способствует изменению
стратегии в дальнейшем и поддерживает повышение производительности. Этот
процесс должен включать оценку, проверку и документирование результатов
проекта.
Это также подходящее время для рассмотрения эффективности команды
проекта. В этом случае оценка должна быть направлена на команду в целом.
Последний элемент закрытия проекта – «работа над ошибками».
Разумеется, выявление ошибок, совершенных при работе над текущим
проектом, будет способствовать более эффективной работе над будущими
проектами. Не все организации проводят «работу над ошибками». Причины этого
состоят в отсутствии времени, риске появления конфликта или неспособности
организации действительно понять и признать ценность извлеченных уроков.
Чтобы преодолеть эти проблемы, руководителю проекта нужно будет выработать
эффективный подход к каждому участнику, дав им понять, что этап анализа ошибок
должен стать важной частью проекта.
Заключительным мероприятием для менеджера проекта может стать
празднование закрытия проекта. Такой праздник – возможность поблагодарить
команду и участников проекта за их время и труд.
Всегда при реализации проекта необходимо учитывать ожидания заказчика.
В некоторых организациях есть определенные, уже устоявшиеся порядки. На
стадии планирования руководитель проекта согласовывает методы коммуникации
и методы передачи отчетных результатов. Необходимо учитывать требования
заказчика по отчету при планировании проекта. Необходимо понимать, что
конкретно хочет видеть заказчик и когда он хочет это видеть. Отчетность может
48
быть представлена на личных встречах, в виде документов о проделанной работе,
неформальных электронных писем, а также во время телефонного разговора или во
время совещаний с заказчиком и командой. Есть много эффективных способов
обсуждения результатов, и нет универсального метода для всех проектов.
Основная задача проект-менеджера состоит в том, чтобы проект был
подготовлен, а заказчик принял результаты проекта. При этом заказчик должен
подтвердить, что все заявленные задачи были выполнены. Проекты основываются
на результатах, поэтому руководитель проекта должен отвечать за итог проекта и
удостовериться, что итог соответствует запросам заказчика. Ключевым шагом здесь
будет сопоставление плана проекта с фактическими результатами на
заключительном этапе вместе с подтверждением того, что проект принят.
Имейте в виду, что передача проекта может осуществляться поэтапно или в
виде единой передачи в конце. Как руководитель проекта вы должны сообщить
заказчику, что проект готов к сдаче. Вся остающаяся документация должна быть
передана для закрытия.
Что на этом этапе должен сделать в своем проекте Петр? Во-первых, ему
нужно будет завершить все контрактные услуги, включая любую невыполненную
документацию, гарантии и другие нерешенные вопросы. Он будет сообщать
поставщикам и подрядчикам (IT-компаниям) о предстоящем закрытии проекта. Как
только Петр подтвердит, что работа выполнена согласно контрактам, они могут
выставлять окончательные счета для оплаты. Во-вторых, любая документация,
такая как чертежи, спецификации, руководства и гарантии должны быть
составлены и формально переданы руководству Петра и заказчику проекта. Ему
также необходимо будет приложить любую документацию, относящуюся к
закрытию проекта. Тогда у Петра будет возможность продемонстрировать
преимущества проекта перед заказчиком.
Ему нужно будет сформулировать, как реализована система
трудоустройства молодежи. Это последний важный шаг в управлении ожиданиями
заказчика. После того, как Петр официально передал проект заказчику, ему
потребуется утилизировать излишки оборудования, материалов и
49
принадлежностей. Рекомендуется, чтобы Петр и его команда провели
заключительное собрание, чтобы подтвердить, что проект завершен. Повестка
такой встречи могут включать анализ результатов, благодарность команды и
заказчика, подписание документов.
50