Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Проектная работа в профессиональной деятельности. Учебное пособие.pdf
2. Начало работы над проектом
Данное учебное пособие было разработано для того, чтобы помочь вам при
управлении проектами. Процесс управления проектами идет по четкому пути – от
начальной точки, называемой инициацией, до окончания вашего проекта, который
называется закрытием.
С чего начать работу над проектом? Управление проектом начинается с
инициации. Часто это самый короткий, но очень важный этап развития проекта,
так как здесь закладываются основы для остальных этапов проекта. На этом этапе
необходимо ответить на следующие вопросы.
Что такое проект?
Какую проблему я хочу решить с помощью этого проекта?
Что мне для этого необходимо?
А какие у меня варианты решения?
После того, как вы правильно ответили на эти вопросы, и вы понимаете, что
вам необходимо делать, вы можете переходить к следующему этапу – этапу
планирования.
Этап планирования – самый продолжительный и самый важный этап
жизненного цикла управления проектом. Составление расписания работы над
проектом и оценка стоимости проекта – составляющие этапа планирования. Часто
проблемы, возникающие далее в проектах, являются результатом
непроработанного этапа планирования. На этом этапе вам нужно будет решить
следующие ключевые вопросы, прежде чем вы сможете перейти к следующему
этапу.
Ключевые вопросы этапа планирования:
Как вы определяете масштаб вашего проекта?
Какое планирование нужно сделать?
Какие ресурсы мне нужны?
Когда это нужно сделать?
Какова стоимость проекта и каждого этапа?
11
Если этап планирования успешно проработан и завершен, то вы сможете
перейти к выполнению проекта.
Для эффективного выполнения вашего проекта, вам нужно будет
определить, оценить и разобраться с риском или любой неопределенностью,
которая может возникнуть. Кроме того, вам нужно будет стать лидером для вашей
команды для успешной реализации проекта. Если вы хотите чтобы процесс
реализации проекта шел гладко, вам необходимо четко понимать цели и составные
части проекта и управлять изменениями, если они возникают. Вовлечение всех
участников и постоянная корректировка задач – это неотъемлемая часть реализации
проекта.
Важные вопросы для этого этапа реализации проекта:
Какие риски мне нужно учитывать при управлении проектом?
Как мне взаимодействовать с заинтересованными сторонами и управлять
ими?
Как лидеру, как мне мотивировать, общаться и руководить своей командой?
И наконец, правильно ли я делаю проект?
Как только вы почувствуете, что у вас достаточно информации, вы можете
переходить к заключительному этапу проекта.
Заключительный этап, завершение, завершает работу над вашим проектом.
Он включает в себя отчет и передачу окончательных результатов заказчикам
проекта. Именно на этом заключительном этапе вы сможете оценить успех
достижения результатов вашего проекта. Анализ отзывов о вашем проекте важен
для вашего личного развития. Поэтому обязательно надо получать обратную связь
от заказчика, пользователей и вашей команды. Любой полученный опыт вы
сможете применить в будущих проектах.
Соблюдение четких этапов работы над проектом помогают руководителям
проектов тщательно анализировать свои проекты, обдумывать каждый этап по
отдельности.
Рассмотрим проект Жанны по ремонту кухни. Первое, что должна сделать
Жанна – это поставить конкретные цели и определить задачи, которые ей надо
12
выполнить. С самого начала ей нужно определить, что включает в себя проект,
сколько времени необходимо для его завершения, и какие альтернативы
существуют, чтобы завершить этот проект. Жанна должна понимать, что ее проект
– это не только замена пола на кухне, но он включает в себя и другие задачи.
Например, выровнять имеющийся пол. Чтобы спланировать все задачи в проекте,
ей нужно учитывать все аспекты, которые повлияют на работу. Следующим шагом
является планирование этого проекта. Ей нужно определить необходимые ресурсы,
где она могла бы их получить, и, поскольку Жанна впервые делает что-то подобное,
ей нужно будет проконсультироваться со специалистами в этих вопросах. Жанна
должна также понимать бюджет проекта еще до начала работы над проектом. После
того, как Жанна закончит детальное планирование, она может приступать к
реализации проекта. Участники этого проекта – это Жанна и ее жених Борис, так
как они живут вместе, а также участники – это поставщики строительных
материалов. Ей необходимо также учитывать мнение Бориса, так как он тоже будет
пользоваться кухней. Жанна планирует завершить ремонт в течение месяца. Но она
может столкнуться со сложностями, о которых она, возможно, не подумала –
например, плесень под существующим полом. Это необходимо учесть при
планировании бюджета. Результатом проекта Жанны является пол на кухне,
который нравится ей самой и ее жениху. Так что это относительно простой процесс.
Но в рамках каждой задачи проекта есть подзадачи, которые также надо учитывать
для обеспечения успешного результата проекта.
Задания к разделу 2.
1. Распишите и оцените начало работы с проектом по проектам Петра
и Анны на примере проекта Жанны. Как надо проводить планирование этих
проектов?
2. Представьте, что вы менеджер по закупке оборудования в небольшой
компании. Вам необходимо проанализировать рынок, найти оборудование у
поставщика на складе в Москве и закупить его на свой склад для дальнейшей
13
перепродажи в больницу. Распишите первый этап «Планирование. Проект
менеджмента» по схеме, которую рассмотрели в этом разделе.
14
3. Этапы планирования проекта
В данном разделе мы рассмотрим планирование проекта. Планирование
является неотъемлемой частью успеха проекта. Планирование проекта – это
кропотливая работа, требующая тщательной проработки и сбора достаточного
количества данных. Подробный план поможет вам избежать неудач при реализации
проекта.
Что входит в этап планирования проекта? Мы сосредоточимся на трех
ключевых направлениях. Во-первых, это определение и согласование действий,
которые надо совершить для успешного завершения проекта. Второй элемент
планирования – это календарное планирование проекта. Все действия, которые
были признаны необходимыми, должны укладываться в сроки завершения проекта.
И, наконец, планирование требует оценки стоимости реализации проекта.
Стоимость учитывает время и ресурсы, необходимые для завершения проекта в
запланированные сроки. После планирования руководитель проекта должен
опираться на этот бюджет и сроки.
Подэтапы этапа планирования:
Определение и согласование задач, необходимых для выполнения в проекте;
Составление графика выполнения задач;
Оценка стоимости проекта и каждого этапа.
Теперь, когда мы рассмотрели некоторые ключевые задачи этапа
планирования, давайте обратим внимание на ключевые вопросы этого этапа:
Какие задачи проекта вы решаете, и какие шаги вы при этом
предпринимаете?
Какое планирование нужно сделать?
Какие ресурсы мне нужны?
Когда это нужно сделать?
Сколько это будет стоить?
Во время планирования проекта вы более детально рассматриваете свой
проект и задачи проекта.
15
Планирование проекта включает в себя составление четкого расписания
работы над проектом – выделение ключевых этапов и задач и сроков их
выполнения, а также определение бюджета каждой этой задачи. Если мы разложим
весь проект на такие мелкие элементы – нам будет проще работать с проектом.
Другим аспектом планирования является обеспечение ресурсами.
Необходимо убедиться, что у вас есть возможности и сотрудники для выполнения
каждой задачи. Необходимо убедиться, чтобы все участники проекта были
настроены на успех. Также важно документировать все этапы планирования –
составлять четкий план на бумаге, учитывая то, кто, каким образом и как будет
контролировать проект. Верно составленный план проекта – ключ к успешной
реализации проекта.
Важная часть управления проектом – это план. Он определяется для всех
действующих лиц. Это ориентир для оценки действий по проекту, его целей.
План проекта определяет следующее:
Пути реализации проекта.
Расписание действий по проекту – график проекта.
Бюджет проекта.
Как будут распределяться ресурсы?
Как будет происходить контроль над проектом?
План проекта – это своеобразный механизм обратной связи.
Часто руководители проектов не уделяют должного внимания этапу
планирования. В результате в ходе реализации проекта неизбежно возникают
непредвиденные финансовые или другие сложности, и проект не может быть
закончен вовремя. Необходимо разбить проект на составные элементы, это мы
обсуждали во время этапа инициации проекта. Получение общего представления о
том, что представляет собой проект и рассмотрение того, что должно быть
достигнуто во время инициации готовит руководителя проекта к разделению
проекта на задачи. Определение количества подзадач проекта – это основа этапа
планирования. Каждая подзадача проекта должна иметь цель, которая поможет в
реализации проекта.
16
На этапе планирования, во-первых, проясните цели и задачи, которые
необходимо выполнить. Во-вторых, ресурсы, которые потребуются, для решения
этих задач. Как только вы определили эти элементы, вам нужно будет определить
ограничения – может быть, что-то невозможно выполнить и т.д.
Давайте рассмотрим проект Петра. Проект Петра отличается от других
рассмотренных нами сценариев. Причина в том, что проект был передан ему без его
участия в инициировании проекта. Более того, он никогда раньше не руководил
проектами. В результате он находится в довольно тяжелом положении, поскольку
ему была только предоставлена информация, и затем дано задание реализовать
проект. Таким образом, цель проекта уже была определена без Петра другими
лицами. Цель проекта Петра – это разработка и внедрение системы помощи
выпускникам школ в поиске работы. Эту цель Петру надо разбить на подзадачи.
Так с чего же ему начать? Хорошей отправной точкой будет определить
необходимые подзадачи, которые в итоге приведут к созданию необходимой
системы. Эти задачи можно обсудить со всеми участниками проекта. Как только он
сможет определить эти более мелкие и легко контролируемые подзадачи, он сможет
начать планирование. Все подзадачи и ход их выполнения необходимо регулярно
обсуждать с командой, которая также работает над проектом.
С одной стороны, Петру повезло, что цель уже определена. С другой стороны,
для него это будет довольно сложно, поскольку он не участвовал в изначальном
обсуждении проекта. При оценке проекта вы должны очень ясно понимать, что
входит, а что не входит в проект.
С терминологической точки зрения, это определяется как входящее в сферу
действия и выходящее за рамки проекта. Неправильное понимание задач проекта
приводит к добавлению дополнительных ненужных задач проекта, что в итоге
отрицательно скажется на стоимости проекта и приведет к задержкам в его
завершении. Стоит отметить, что пока вы оцениваете масштаб своего проекта, вы
еще не учитываете временные и финансовые последствия. На этом этапе
планирования вы действительно просто хотите понять, что нужно сделать для
реализации проекта.
17
Запланированным результатом проекта Петра является разработка и
внедрение системы для трудоустройства выпускников. Что не является частью
проекта Петра? Какие процедуры и действия будут использовать работодатели
внутри своих организаций для работы с этой системой. Поэтому определение, что
входит в ваш проект и что выходит за его рамки – важная задача, помогающая
прояснить любые вопросы, которые могут возникнуть на более позднем этапе.
Общий термин, используемый в управлении проектами при оценке объема
работ, – это иерархическая структура работ. Иерархическая структура работ
является одним из важнейших инструментов менеджеров проектов (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Пример иерархической структуры работ
После определения целей и объема работ, у менеджера проекта должно быть
понимание того, как проект будет разбит на задачи и подзадачи, которые нужно
будет выполнить. Иерархическая структура работ характеризует общий объем
проекта.
18
Хороший подход к разработке иерархической структуры работ состоит в
определении всех ожидаемых результатов проекта, а затем в выделении задач,
которые необходимо выполнить. Такая иерархия формируется на этапе
планирования проекта и обеспечит основу для руководства проектом. Затем
необходимо разработать график выполнения этих задач.
Иерархия должна быть обязательно пересмотрена и доработана после оценки
рисков проекта.
Какие задачи стоят перед Петром?
1. Разработать системы по трудоустройству молодежи.
2. Разработать план действий по работе с выпускниками и учебными
заведениями.
3. Разработать систему взаимодействия с общественными службами и
компаниями, которые могут помочь в трудоустройстве.
Для каждой из основных задач есть подзадачи, которые также необходимо
выполнить. Подзадачи – это более мелкие задачи, которые необходимо выполнить
для выполнения основной задачи. Другими словами, Петр рассмотрит основные
задачи, а затем выявит подзадачи, над которыми и начнет работу. Вы заметите, что
основная задача 2 требует разработки плана действий. Чтобы выполнить такую
большую задачу, Петру необходимо определить и выполнить подзадачи, которые
будут способствовать достижению главной задачи. Одним из примеров такой
подзадачи является организация конференции с руководителями школ или вузов.
Иерархия разрабатывается в соответствии с пошаговым процессом. Чем
меньше и более четко обозначен каждый шаг, тем более вероятно успешное
завершение каждой крупной задачи в любом проекте будет.
После создания иерархии задач необходимо составить график их
выполнения.
Следующая составная часть этапа – планирование. Это составление
расписания, или графика работы над проектом. Этот этап описывает время, которое
будет потрачено на выполнение задач и подзадач. Чаще всего мы не можем
управлять сроками реализации проекта. Время при работе с проектами – это
19
постоянная величина. Другие постоянные величины проекта – это бюджет и
качество. Таким образом, время, бюджет и качество проекта всегда остаются
неизменными. Если мы пренебрегаем одной из постоянных величин, финальный
результат будет неудовлетворительный. График проекта в проектном менеджменте
показывает длительность каждой индивидуальной задачи по отношению
длительности всего проекта. Существует пять ступеней, которые учитываются при
составлении графика работы над проектом (рис. 3.2).
Работа над
графиком проекта
1. Определение задач
2. Определение
последовательности
выполнения задач
3. Оценка
необходимых
ресурсов для
выполнения задач
4. Оценка времени,
необходимого для
завершения задач
5. Разработка
графика проекта
Рис. 3.2. Ступени разработки графика проекта
Важно отметить, что разработка графика выполнения проекта может
произойти только после завершения всех этих процессов. Почему нам нужно
предпринять эти шаги перед разработкой графика? Основная причина этого состоит
в том, что менеджеру проекта необходимо собирать и анализировать всю
20