Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Практические основы бухгалтерского учета имущества организации. Учебное пособие для СПО

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 164 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 > Следующая >>>

2.3.Правила и сроки хранения документов в архиве

нения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п.1.4 Правил).

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

постоянного хранения;

–

временного (свыше 10 лет) хранения;

–

по личному составу;

–

акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

–

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов.

Согласно ст.27 Федерального закона №125-ФЗ за нарушение правил хранения и уничтожения документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности на руководителя организации или главного бухгалтера, а также на других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

неправомерное уничтожение документов;

–

утрата до истечения установленного срока хранения;

–

нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;

–

-31-

2.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА…

несоблюдение требований к условиям хранения (например, для

– бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально

оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст.240 ГК РФ.

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП РФ:

за нарушение должностными лицами правил хранения, комплек-

– тования и учета архивных документов — 300–500 руб. (ст.13.20 КоАП РФ);

за грубое нарушение правил ведения и представления бухгал-

– терской отчетности — 2 000–3 000 руб. (ст.15.11 КоАП РФ).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст.120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

10000руб. при отсутствии первичных документов за один нало-

– говый период;

30000руб. при непредставлении документов более чем за один

– налоговый период;

20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40000руб. при

– условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст.325 УК РФ), а также за непредставление их налоговой службе (ст. 199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100000руб., исправительными или принудительными работами либо лишением свободы на срок до двух лет.

-32-

2.3.Правила и сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документов

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Первичные бухгалтерские документы согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» необходимо хранить не менее пяти лет. Также сроки хранения первичных документов установлены в НК РФ и в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010г. Однако минимальный срок хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года.

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с подп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Аналогичное требование установлено подп.5 п.3 ст.24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п.4 ст.283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с подп.6 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 7 июня 2013г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

-33-

2.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА…

Сроки хранения бухгалтерских документов

В ст. 29 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено следующее:

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11 февраля 2013 г.).

Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010г. №558. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую. Ниже даны примеры сроков хранения отдельных документов.

3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

сводная годовая (консолидированная) — хранится постоянно

–

(в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, — не менее 10 лет);

-34-

2.3.Правила и сроки хранения документов в архиве

годовая — постоянно;

–

квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно.

–

4. Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — постоянно.

5. Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — постоянно.

6. Документы учетной политики (Рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.

7. Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

8. Счета-фактуры — 4 года.

9. Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — постоянно.

10.Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним; налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.

11.Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.

12.Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, — постоянно.

-35-

3.УЧЕТДЕНЕЖНЫХСРЕДСТВВКАССЕ

 3.1.ПОСТУПЛЕНИЕНАЛИЧНЫХДЕНЕГВКАССУ

 ИВЫДАЧАНАЛИЧНЫХДЕНЕГИЗКАССЫ

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух

основных стадий:

поступление (приход) денежных средств в кассу;

–

выбытие (расход) денежных средств из кассы.

– К основным способам поступления наличных денежных средств

в кассу организации относятся:

поступление из банка по чеку на выплату заработной платы

–

сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за

–

отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);

поступление в виде кредитов или займов, полученных от кре-

–

дитных или других орга низаций;

поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выдан-

–

ных другим организациям;

поступление наличных денежных средств при осуществлении

– операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке.

В остальных случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

–

на командировочные расходы;

–

на выплату заработной платы;

–

на выплату пособий по социальному страхованию;

–

-36-

3.2.Учет расчетов с подотчетными лицами

на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

–

на выплату компенсаций за использование личного легкового

– автомобиля для слу жебных поездок;

на закупку товарно-материальных ценностей и др.

–

3.2.УЧЕТРАСЧЕТОВСПОДОТЧЕТНЫМИЛИЦАМИ

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Под отчет наличные деньги выдаются:

в качестве аванса на командировочные расходы;

–

нахозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хо-

– зяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремон-

та и т.п.);

в качестве займа и материальной помощи.

–

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Выдавать деньги под отчет допустимо при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Выдача работнику из кассы деньги под отчет, оформляется проводкой по дебету счета 71.

Выдана работнику из кассы подотчетная сумма:

Дебет 71;

–

Кредит 50.

–

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Так, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть привлечена к административной ответственности.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, подлежат возмещению работнику).

-37-

3. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее, чем в течение трех рабочих дней.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника.

Произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет:

Дебет 20 (26, 10, 08, ...);

–

Кредит 71.

–

При возникновении неизрасходованного остатка подотчетной суммы он подлежит возврату в кассу:

возвращены неиспользованные деньги;

–

Дебет 50;

–

Кредит 71.

–

Командировочные расходы

Командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя в другую местность.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

По возвращении из командировки подотчетное лицо не позднее трех дней после возвращения должно представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы, подлежит проверке.

Авансовый отчет утверждается руководителем организации после его проверки.

-38-

3.2.Учет расчетов с подотчетными лицами

Оплата командировочных расходов

Командированному работнику оплачиваются:

расходы по найму жилого помещения;

–

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

–

суточные;

–

другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

–

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Сумма аванса рассчитывается так:

Сумма аванса = Предполагаемая сумма расходов на проезд до места командировки и обратно + Предполагаемая сумма расходов на оплату жилья + Предполагаемая сумма прочих расходов + Суточные.

Отражение расходов на командировку в учете

Проводки при выдаче работнику аванса на командировку:

Дебет 71;

–

Кредит 50-1.

–

Выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отражаются проводкой:

Дебет 20 (23, 29);

–

Кредит 71.

–

Списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отражаются записью:

Дебет 26;

–

Кредит 71.

–

Списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44;

–

Кредит 71.

–

Списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

-39-

3. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отражаются проводкой:

Дебет 08 (07, 10, 41);

–

Кредит 71.

–

Списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник израсходовал в командировке сумму, большую, чем выданный аванс, то эта сумму ему подлежит возмещению.

Бухгалтерская проводка:

Дебет 71;

–

Кредит 50-1.

–

Возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делают запись:

Дебет 50-1;

–

Кредит 71.

–

Оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

 3.3.ДОКУМЕНТАЛЬНОЕОФОРМЛЕНИЕ

 ПОСТУПЛЕНИЯДЕНЕЖНЫХСРЕДСТВВКАССУ

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной докумен тации по учету кассовых операций.

№формы Наименование формы

КО-1 Приходный кассовый ордер КО-2 Расходный кассовый ордер КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых

документов КО-4 Кассовая книга КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных

средств

-40-

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 164 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]