Экономика и организация конгрессно-выставочной деятельности. Учебное пособие

Продолжение таблицы 1

Деятельность после проведения конгрессно-выставочного мероприятия очень важна. Эта работа включает в себя: ознакомление коллег экспонента с результатами участия, анализ и использование контактов, осуществленных во время работы на мероприятии,

сравнительный анализ целей участия и достигнутых результатов за период работы, составление отчета об участии, который должен содержать конструктивную и содержательную картину событий и работы на мероприятии. Важно также создание и печать сборника материалов мероприятия.

Планирование, организация и проведение конгрессного мероприятия.

При планировании конгрессного мероприятия, не связанного с проведением выставки, его организация будет принципиально иной. (приложение Б).

71

Методология проведения крупных конгрессных мероприятий широко практикует доконрессное и постконгрессное обслуживание делегатов и участников. Любое масштабное конгрессное мероприятие предусматривает не только рамочные мероприятия в период проведения конгресса, но и определенный период до (подготовка к организации мероприятия) и после конгресса (культурная программа, банкетное обслуживание и др.).

Второй особенностью организации конгрессного мероприятия является определение состава его участников. Успех любого конгрессного мероприятия возможен только при профессиональном составе его участников, которые, в свою очередь, определяют его содержательную часть. Ведь для научного сообщества и заинтересованных представителей других кругов основными целями участия в конгрессном мероприятии являются ознакомление с последними достижениями науки и практики рассматриваемой отрасли, выступления с докладами и сообщениями,

обмен мнениями и деловое общение с коллегами.

При организации конгрессного мероприятия очень важно иметь в составе докладчиков и выступающих ведущих ученых и специалистов практики той сферы, проблемы которой рассматриваются на конгрессном мероприятии. Обеспечение этого является одной из главных задач организационного комитета.

Уровень разработки тематической части, выбор темы дискуссии имеет очень большое значение для аудитории участников. Составлением научной и деловой программы конгрессного мероприятия занимается обычно программный комитет, который формирует ее на основе поступающих заявок на участие. На него же, как правило, возлагается и разработка проекта решений или рекомендаций конгрессного мероприятия. В любом случае, определить целесообразный состав

72

участников, сформировать интересную научную программу и выработать конкретные рекомендации способны лишь специалисты.

Третьей особенностью конгрессных мероприятий является их бюджет, представляющий собой совокупность поступающих из различных источников средств.

Источниками поступления средств на проведение конгрессного мероприятия в общем случае являются организационные взносы участников, субсидии или гранты, а также спонсорская помощь. Страна-

организатор крупного конгресса или съезда непременно вносит финансовый организационный взнос, который идет на покрытие расходов по подготовке конгресса (содержание секретариата, многоязычные переводы писем и материалов мероприятия, содержания бухгалтерии и др.).

По официальной статистике ICCA средний регистрационный взнос участника международного конгрессного мероприятия составляет порядка

550 долл., но большая часть финансирования конгрессного мероприятия приходится на принимающую сторону. Следует отметить, что субсидии и гранты различных фондов могут расходоваться только на цели,

определяемые органом власти, выделившим субсидию, и грантодателем.

В целях снижения расходов инициаторы конгрессных мероприятий привлекают органы законодательной и исполнительной власти, которые на безвозмездной основе могут предоставить помещения и необходимое оборудование для его проведения.

Проведение масштабного конгрессного мероприятия

(непосредственно конгресс, форум, саммит) - это очень сложная и трудоемкая организационная работа, подготовка к которой начинается за год или два года. Это позволяет планировать загрузку рабочей силы, в том числе секретариата, переводчиков, гидов для сопровождения мероприятия,

и организаций, предоставляющих собственно туристские услуги.

73

При организации конгрессного мероприятия необходимо учитывать,

что крупное международное мероприятие отличается большим ранговым разнообразием участников, некоторым из которых необходимо предоставить персональное обслуживание, охрану, обеспечить пребывание повышенной комфортности в туристском центре/регионе.

Отдельно целесообразно более подробно рассмотреть вопрос охраны конгрессно-выставочных мероприятий. Эта сфера деятельности прямо или опосредовано присутствует в конгрессно-выставочных мероприятиях, с

течением времени и возрастанием социальной и политической напряженности в обществе организаторам мероприятий приходится уделять этим вопросам все большее внимание.

Любое событийное публичное мероприятие, на котором присутствует одновременно большое количество людей, представляет собой объект, который способен нести угрозы безопасности. Безопасность мероприятия достигается осуществлением комплекса мер различного характера, адекватным угрозам жизненно важным интересам личности,

имуществу, отдельным объектам, социальным группам и общества в целом.

До проведения и в ходе проведения конгрессно-выставочного мероприятия на площадке должен функционировать координационный центр по безопасности и охране.

Любое конгрессное мероприятие – это колоссальный набор услуг,

который подразумевает создание огромного количества дополнительных рабочих мест на время проведения мероприятия. Это организация обслуживания и проведения самого мероприятия (переводчики,

специалисты по адаптации, работники пресс-центра, составление и издательство научных трудов и публикаций, инженеры и др.) и

организация сопутствующих мероприятий по обслуживанию делегатов

74

(транспортное обслуживание, средства размещения, культурная программа, питание и др.).

Важным аспектом конгрессного мероприятия является его социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест. Среднестатистический конгресс на время его работы

создает порядка 10 – 12 тыс. рабочих мест.

Конгрессные мероприятия небольшого формата (совещания,

подобных мероприятий могут быть разные. Организуются они для того,

чтобы оказать на участников определенное влияние. Например, побывав на презентации или семинаре, служащий будет знать, как подходить к тем или иным вопросам. Иногда это довольно специфичные вопросы, иногда –

мероприятие небольшого формата, может быть разной в зависимости от его типа. Обычно используется три типа расстановки мебели: аудиторный,

классный и коллегиальный. Аудиторный стиль (трибуна для

выступающего и длинные ряды стульев, как в театре) удобен для большой аудитории, когда участники совещания просто слушают выступающих.

Классный стиль (столы со стульями расставлены, как в классе, - в

три или четыре ряда) удобен, когда количество участников небольшое и им необходимо делать записи, заглядывать в документы и справочную литературу.

Коллегиальный стиль (небольшая группа участников сидит вокруг большого прямоугольного стола) удобен для совещания типа круглый стол или «рабочая группа».

75

Проведение конференций имеет свои особенности . Конференция – это крупное конгрессное мероприятие, имеющее целью обсудить насущные проблемы развития отрасли в региональном или федеральном аспектах, определить перспективы и пути ее совершенствования.

Конференции - широкомасштабные совещания и многие организации проводят конференции (часто не одну) ежегодно. На проведение конференции тратится изрядная доля бюджета организации.

Обычно проведение конференции следует по стандартной процедуре. Программа однодневной конференции может включать в себя следующие этапы:

-регистрация участников;

-пленарное заседание, представление председателя, представление президиума, открытие конференции приветственной речью председателя;

-выступление главного докладчика;

-перерыв на кофе;

-работа семинаров или секций по вопросам конференции;

-совещания рабочих групп (презентации);

-демонстрация каких-либо практических умений (мастер-классы);

-специализированные презентации;

-обед;

-образовательные программы;

-заключительное пленарное заседание, принятие решения конференции, закрытие конференции.

-культурная программа.

Организация и проведение конгрессного мероприятия в гостинице. В

последнее время многие гостиницы предоставляют свои площади для проведения конгрессных мероприятий разного уровня. Организация и проведение конгрессного мероприятия в гостинице имеет свои особенности. Подготовкой и организацией подобных мероприятий в отеле

76

занимается специальная служба или персона - конференц-менеджер.

Выделим основные моменты на которые необходимо обратить внимание при проведении конгрессного мероприятия в отеле:

1) Если размещение для группы участников мероприятия

забронировано, конференц-менеджер должен изучить всю переписку по данному делу для того, чтобы выяснить, что известно о характере требуемого обслуживания и какие вопросы остались еще нерешенными.

Поступающая информация находится в поле постоянного внимания конференц-менеджера и анализируется до самого начала мероприятия.

2) Конференц - менеджер информирует заказчика о своем

назначении и в дальнейшем осуществляет непосредственные контакты с ним.

3) Используя письма, телефоны и личные контакты, конференц-

менеджер начинает готовить ответы на три главных вопроса:

бронирование, программа мероприятия и цена обслуживания

4) Подробности программы выверяются в результате непосредственного обсуждения с организаторами совещания. В идеальном случае такая встреча и обсуждение проходят не позднее, чем за четыре месяца до начала мероприятия. Во время обсуждения конференц -

менеджер постепенно, пункт за пунктом, определяет каждый элемент программы.

5) Приблизительно за месяц до начала мероприятия проводится совещание со всеми руководителями служб, где обсуждается вопрос о том,

когда, как и какие группы будут прибывать в отель, а также уточняется подробный план (спецификация предоставляемого обслуживания)

проведения мероприятия. Такой план (спецификация) является важнейшим документом процесса обслуживания конференции, и дает служащим гостиницы возможность всестороннего изучения программы мероприятия.

77

6) За два-три дня до открытия конференции проводится предконгрессное собрание, на котором присутствуют руководители всех служб гостиницы. В присутствии организаторов мероприятия, со всеми подробностями обсуждается программа обслуживания. Такое совместное совещание позволяет сторонам внимательно просмотреть всю программу обслуживания и убедиться в том, что руководители понимают свою задачу. Кроме того, это позволяет уточнить мелкие детали. Совещание проводит конференц - менеджер. Порядок проведения совещания позволяет всем сторонам задавать друг другу вопросы относительно того,

кто какую роль играет в тот или иной момент, согласно спецификации.

7) Во время проведения собрания или конференции конференц -

менеджер по возможности находиться рядом. Он должен заранее осмотреть места проведения совещаний, ресторан и другие места,

связанные с проведением мероприятий, чтобы лично убедиться, что все готово к приему и обслуживанию.

8) По завершении мероприятия проводится постконгрессное совещание, на котором в присутствии всех лиц, участвовавших в предконгрессном совещании, подводятся итоги. Здесь проверяется правильность выставления счетов и, если все прошло успешно, может быть сделан новый заказ на проведение следующего мероприятия.

Организаторы мероприятий в условиях конкурентной борьбы на рынке услуг заинтересованы получить выгодные предложения и качественное обслуживание. Поэтому гостиницы, сумевшие организовать такое обслуживание в условиях режима экономии, будут иметь прибыль.

Опыт показывает, что никакая реклама не способствует росту популярности гостиницы так, как её качественная работа. Гостиницы могут вкладывать значительные средства в рекламу для привлечения групповых заказов, тогда как для того же эффекта может оказаться достаточным проведение одного двух конгрессов, ибо удовлетворенный

78

делегат оказывается самым лучшим и самым экономичным рекламным средством, непредвзятым, независимым и поэтому принимаемым на веру без каких-либо сомнений.

С другой стороны, упущения в обслуживании, как правило, стоят дорого, поскольку организаторы оценивают успех проведенных ими мероприятий с точки зрения степени выполнения обязательств гостиницы.

Поэтому гостиничное предприятие, не справившееся с взятыми на себя обязательствами, может уже больше не рассчитывать на повторный визит.

Все описанные выше этапы подготовки и проведения конгрессного мероприятия в отеле - это образец или план, которого следует придерживаться.

Основные моменты, на которые необходимо обратить внимание

во время проведения конгрессного мероприятия

1) Общая координация мероприятия. Необходимо следить за тем, чтобы

все было в порядке. Пусть в зале, где проходит мероприятие, всегда

находится ваш человек, который следит за уровнем освещенности

(добавляет или убавляет свет), за температурой (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем шума (ремонт в соседнем помещении не должен мешать вашей встрече). Если у докладчика или участников возникли какие-то технические проблемы (например, не работает микрофон), этот человек сможет их оперативно решить (починить неработающий

проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом,

кейтерингом и др. Работа по тому же принципу, что описан выше.

Необходимо следить за тем, чтобы все соответствовало сценарию, и

вносить по необходимости оперативные коррективы.

3)Техническое ассистирование. Например, помощь ассистента при просмотре слайдов: некоторым докладчикам необходимо, чтобы им

79

помогали. Но все равно приготовьте радио мышь или специальный пойнтер, чтобы докладчик мог переключать слайды самостоятельно.

4) Координация перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами.

Для этого у нас, например, есть специальный инструмент. Это такой колокольчик на ручке длиной около 40 см. Мы звоним в него по окончании перерыва. Срабатывает стереотип школы: люди понимают, что перерыв закончен, и возвращаются в зал. Обратите внимание, всего один человек без микрофонов и усилителей может переместить в зал заседаний сотни участников за считанные минуты.

5)Поддержание порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организаторов – это святое место мероприятия.

6)Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование. Анкеты не должны быть большими. Лучше, если они уместятся на одной странице.

Важно помнить о своевременности анкетирования участников: оно может проводиться как сразу после мероприятия, так и через несколько месяцев в зависимости от ваших целей.

7) Фотосъемка. Если на вашем мероприятии есть важные памятные моменты и вообще фото отчет очень важен, необходимо нанять профессионального фотографа. Если мероприятие более демократичное,

фотографировать может один из ваших коллег. Цель - получить фото домашнего качества «на память».

По окончании программы постарайтесь, как можно раньше подвести все итоги. Это поможет сохранить интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие в следующих мероприятиях.

80