Экономика и организация конгрессно-выставочной деятельности. Учебное пособие

значительных финансовых средств во многих случаях предполагает,

наличие большого количества участников не только на стадии формирования инвестиционного портфеля, строительства, реконструкции,

но и в процессе функционирования предприятия. На практике наиболее высокие результаты в плане окупаемости вложенного капитала достигаются при разработке конкурентоспособного комплексного туристского продукта, что предполагает наличие развитой сопутствующей инфраструктуры, специализацию на всех стадиях реализации туристских услуг.

Особое значение в управлении развитием индустрии туризма придается управлению доходами туристических предприятий, что оказывает влияние на процесс разработки эффективных управленческих решений по формированию и использованию доходов субъектов предпринимательской деятельности в сфере туризма. Система управления доходами туристических предприятий предусматривает:

-разработку программы формирования и распределения доходов с учетом нормативно-правовой базы, имеющихся материальных, денежных

итрудовых ресурсов туристического предприятия;

-определение наиболее эффективных организационных форм управления производственно - хозяйственной деятельностью,

обеспечивающей высокую рентабельность туристического бизнеса;

-применение маркетинговых мероприятий, таких как реклама туристического продукта;

-формирование предложений по государственной поддержке наиболее эффективных экономических методов управления доходами предприятий туристской отрасли;

-оценку стратегии управления доходами туристского предприятия с помощью таких показателей как рентабельность, эффективность использования собственных и заёмных средств, финансовую устойчивость

61

и конкурентоспособность. На рост прибыли и, следовательно, на налоговые поступления в бюджеты всех уровней от туристического бизнеса можно воздействовать посредством экономического и административного регулирования развитием туристической отрасли применяя гибкую систему налогообложения.

Проведение научных исследований в области конгрессно-

Федерации и за рубежом;

-создать систему статистического учета конгрессно-выставочной деятельности;

-прогнозировать развитие в долгосрочной перспективе этого сегмента рынка.

-разработать методики и программы подготовки кадров и повышения квалификации специалистов в этой области.

Стандарты качества конгрессно-выставочных мероприятий,

принятые Глобальной Ассоциацией выставочной индустрии - UFI (англ.

Global Association of the Exhibition Industry) в 2005 г., определили основные требования организаторов мероприятий к площадкам проведения конгрессно-выставочных мероприятий. Эти требования описывают функциональные возможности площадки: устанавливают необходимую высоту павильонов, объем услуг, которые должна обеспечивать площадка, требования по обеспеченности необходимым оборудованием и другие моменты, имеющие значение для качественной организации конгрессно-выставочного мероприятия.

Вчисле этих требований:

-наличие адекватного и надежного технического оснащения;

62

-широкая транспортная доступность, подразумевающая возможность своевременного прибытия делегатов в место назначения разными транспортными средствами;

-совмещение конгрессно-выставочного центра с гостиницей либо расположение средства размещения вблизи площадки (в пешеходной доступности);

-наличие большого количества многофункциональных залов разной вместимости, с обязательным наличием хотя бы одного помещения для расположения нескольких тысяч делегатов;

-наличие собственной парковки и большого количества парковочных мест;

-обеспечение должного уровня безопасности в конгрессно-выставочном центре при проведении мероприятия, системы аварийного оповещения и четко указанных аварийных выходов;

-быстрота и грамотность работы организаторов мероприятия и обслуживающего его персонала;

-наличие оборудованных и подготовленных помещений для переговоров;

-широкий спектр дополнительных услуг и др.

Организации, регулирующие конгрессно-выставочную деятельность.

Всемирная туристская организация (англ. United Nations World Tourism Organization) - ведущая международная организация в сфере туризма. Создана в 1925 году в г. Гаага как Международный конгресс официальных туристских ассоциаций. Членами организации являются 156

государств

Международная ассоциация конгрессов и съездов (англ. International Congress and Convention Association) – наиболее крупная и авторитетная организация на рынке международных встреч, объединяет 600

организаций вовлеченных в конгрессно-выставочную деятельность.

63

Европейская федерация конгрессных городов (англ. European Federation of Conference Towns) - объединяет около 100 городов в 35

странах мира. Была основана в 1963 году группой туристических агентств для обмена информацией о международных конгрессах и конвенциях.

Штаб-квартира ICCA расположена в г. Амстердам (Нидерланды).

Американское общество туристских агентств (англ. American Society of Travel Agents) - крупнейшая в мире ассоциация профессионалов туризма. Организация объединяет транспортные и гостиничные фирмы различных стран с целью защиты своих коммерческих интересов и интересов туристов. Создана в 1931 г. Первоначально ACTA объединяла фирмы только США и Канады. После второй мировой войны в члены общества стали приниматься также туристские фирмы стран Южной Америки, Европы, Азии, Африки, Австралии. Однако североамериканские фирмы сохраняют в нем господствующее положение.

Ассоциация Туристических Агентств Японии (англ. Japan Association of Travel Agents), которая борется за повышение стандартов обслуживания туристов, въезжающих в Японию и выезжающих из страны.

Организация способствует развитию индустрии туризма путем распространения информации, поощрения сотрудничества между членами ассоциации, развития профессиональных и легальных сделок.

Американская Торговая Палата в России (англ. American Chamber of Commerce) - которая является самой крупной и влиятельной деловой организацией в России. Имеет два отделения, в Москве и Санкт-

Петербурге, которые объединяют более 800 компаний. Миссия Американской Торговой Палаты - способствовать развитию коммерческих отношений между Российской Федерацией и международным сообществом. Палата находит решения сложнейших проблем в области торговли и капиталовложений, которые защищают и продвигают экономические интересы ее членов.

64

В Российской федерации конгрессно-выставочную деятельность осуществляют деятельность следующие организации.

Российский Союз Туриндустрии - защищает корпоративные интересы своих членов и права обслуживаемых ими клиентов. Главная задача РСТ - это создание в стране цивилизованного туристического рынка, содействие развитию отечественной туриндустрии на федеральном и региональном уровнях, осуществление прямых деловых контактов между ее членами.

Координацию выставочно-ярмарочной деятельности осуществляют различные ассоциации юридических лиц, участвующих в данной деятельности. Так, например, в Российской Федерации действует Российский союз выставок и ярмарок (РСВЯ).

Ассоциация Туроператоров России - является некоммерческой организацией, которая активно содействует развитию туризма в России,

защищает права граждан России в области туризма, способствует проведению научных исследований в сфере туристической деятельности.

АТОР отстаивает интересы отрасли.

Роль торгово-промышленных палат в развитии конгрессно-

выставочной деятельности. Сегодня конгрессно-выставочная деятельность является одним из основных направлений работы территориальных торгово-промышленных палат (ТПП). Всего конгрессно-

выставочной деятельностью занимаются около 178 территориальных ТПП Российской Федерации.

Работа территориальных торгово-промышленных палат направлена на координацию конгрессно-выставочной деятельности, развитие материально-технической базы, совершенствование правовых основ конгрессно-выставочной деятельности, создание единой информационной системы, подготовку кадров, расширение участия торгово-промышленных

65

палат в конгрессно-выставочных мероприятиях за рубежом и активизацию сотрудничества ТПП со странами СНГ.

Сегодня возрастает координирующая роль территориальных торгово-промышленных палат в развитии конгрессно-выставочной деятельности в регионах. Координирующие органы по конгрессно-

выставочной деятельности при участии территориальных палат действуют во многих регионах России. С 2003 года в Российской Федерации стала применяться система патронирования конгрессно-выставочных мероприятий Торгово-промышленной палатой Российской Федерации с целью организационно-информационной поддержки конгрессно-

выставочной деятельности. Патронирование повышает значимость проводимых конгрессно-выставочных мероприятий и выставок,

содействует популяризации выставочных тематик, привлечению дополнительного числа экспонентов и т.д.

Торгово-промышленная палата Российской Федерации:

-поддерживает участие российских производителей товаров и услуг

вэкономически и социально значимых выставочно-ярмарочных мероприятиях, способствующих развитию экономического потенциала России и отдельных регионов и направленных на привлечение инвестиций

вотдельные отрасли экономики и регионы;

-способствует технологическому обновлению приоритетных отраслей промышленности, развитию малого и среднего бизнеса,

реализации инновационных проектов; социально-экономическое развитие проблемных регионов, развитию экспортных возможностей отраслей и регионов России на рынках стран ближнего и дальнего зарубежья.

66

Контрольные вопросы

1 В чем заключаются особенности законодательной и нормативно-

правовой базы конгрессно-выставочной деятельности в России?

2В чем заключается роль Торгово-промышленных Палат в развитии конгрессно-выставочной деятельности?

3Назовите и дайте характеристику основным ассоциациям и объединениям конгрессно-выставочной деятельности.

4Существуют ли стандарты качества для конгрессно-выставочных площадок?

5Назовите основные виды организаций - устроителей конгрессно-

выставочных мероприятий.

67

3 Организация и технологии проведения конгрессов и

выставок

3.1 Технологии проведения конгрессных мероприятий

Организация конгрессных мероприятий имеет свои особенности. Как правило, заинтересованное лицо (компания, фирма, ассоциация и т.п.)

инициирует проведение мероприятия, формулирует идею, определяет цели

специализирующемуся на организации и проведении выставок и конгрессных мероприятий.

В самом общем виде, схема взаимоотношений между инициатором и организатором конгрессно-выставочной деятельности выглядит следующим образом. Инициатор мероприятия определяет его основные параметры и другие исходные данные, обязательно включающие бюджет мероприятия, его структуру, количественно-качественный состав участников и желательное место проведения и поручает его организацию

(подготовку) компании, специализирующейся в сфере организации конгрессно-выставочной деятельности. Между ними заключается соответствующий гражданско-правовой договор на оказание услуги, в

котором инициатор мероприятия выступает заказчиком, а компания-

организатор - исполнителем.

При подготовке к любому конгрессно-выставочному мероприятию должен быть разработан и утвержден календарный план основных мероприятий по проведению конгрессного мероприятия, который в большинстве случаев включает в себя следующие основные разделы:

68

- подготовка организационного комитета, формирование программы

государственной власти и др.;

-разработка и согласование сметы затрат на проведение мероприятия;

-разработка макета приглашения и информационного письма;

-разработка рекламной концепции конгрессного проекта;

-определение возможного состава участников, рассылка приглашений на участие в мероприятии;

-формирование программы мероприятия, при проведении конгрессного мероприятия – составление информационного сборника материалов мероприятия и его издание;

-организация размещения участников (по необходимости),

организация культурной программы;

-планирование обслуживания, организации питания участников мероприятия;

-организация обеспечения мероприятия техническими средствами;

-формирование пакета раздаточных материалов;

-регистрация участников мероприятия;

-обеспечение координации деятельности обслуживающего мероприятие персонала по его подготовке и проведению;

-сбор статистических данных и проведение социологических следований, обработка полученных материалов.

Работа между инициатором, организатором конгрессного мероприятия, его участниками, партнерами, подрядными организациями по организации мероприятия (транспортные перевозки, предоставление дополнительного оборудования, организация питания и др.)

осуществляется на основе заявочной документации, которая обычно включает в себя:

69

1)Бланк заявки-договора на участие в конгрессно-выставочном мероприятии, который служит основанием для выставления счета инициатору мероприятия (содержит условия участия в мероприятии,

размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором, порядок оплаты);

2)Для выставочного мероприятия – дополнительно к бланку заявки-

договора прилагается бланк экспозиционного плана, с помощью которого экспонент делает индивидуальный заказ на размещение выставочных конструкций, дополнительного оборудования

(приложение Б). Организатор в полном объеме решает все задачи по технологии организации мероприятия, а на долю заказчика остается формирование содержательной части.

Общий план подготовки и проведения любого выставочного и конгрессного мероприятия может быть представлен в виде следующих последовательных этапов (таблица 1).

Таблица 1 - План подготовки типового конгрессного мероприятия

70