Экономика и организация конгрессно-выставочной деятельности. Учебное пособие

организуемой конференции, а также перечень необходимых услуг. Может быть выделено два основных сегмента рынка конгрессного туризма:

1)корпоративный рынок конференций

2)некорпоративный рынок конференций (рисунок 2).

Рисунок 2 - Сегментация рынка конгрессного туризма

Некорпоративный рынок конференций может быть подразделен на три категории:

- конференции научного характера;

31

-конференции торгово-экономического характера;

-конференции членов ассоциаций, объединяющих людей по различным

«интересам», например, спортивным, клубным и т.п.

Компании выступают основным заказчиком услуг по проведению конференций, как в гостиницах, так и в туристских компаниях.

Различают следующие виды корпоративных совещаний.

Внутренние совещания предназначенные исключительно для сотрудников компании. Существуют различные типы внутренних корпоративных совещаний, но основными являются: совещания, имеющие своей целью повышения продаж компании; совещания, в ходе которых рассматривается технические вопросы; совещания, имеющие целью обучение; совещания, имеющие целью подведение итогов или стимулирующие сотрудников компании.

Внешние совещания предназначены для компаний, действующих на определенном рынке. Участниками подобных мероприятий выступают внешние партнеры корпорации, которые собираются на презентации продуктов компании, конференции дилеров и дистрибьюторов,

симпозиумы и семинары по обсуждению корпоративных вопросов. Также к категории внешних совещаний могут быть отнесены выставки, собрания акционеров и пресс-конференции. Внешние совещания, предназначенные для компаний, «действующих» на данном рынке: участниками выступают внешние партнеры корпорации. Подобными внешними совещаниями являются: совещания дилеров/дистрибуторов; симпозиумы/семинары;

презентации (новых продуктов); выставки; совещания, имеющие целью стимулирование внешних партнеров компании; собрания акционеров и пресс-конференции.

Комбинированные мероприятия - это рабочие семинары и тренинги,

имеющие своей целью обучение сотрудников.

32

Основными отличиями рынка корпоративных мероприятий от

некорпоративного рынка являются следующие аспекты:

-участие в корпоративном мероприятии чаще всего обязательно для сотрудника компании;

-корпоративные мероприятия, как правило, носят разовый характер;

-компания-организатор обладает средствами для полного финансирования корпоративного мероприятия;

- короткий период подготовки мероприятия (промежуток времени с момента принятия решения об организации до момента непосредственного проведения).

Выставочный туризм. Сегодня выставочная индустрия занимает достойное место как составная часть экономики. Выставки - это не просто некий абстрактный инструмент маркетинга, любая выставка – это рынок.

Выставки способствуют продвижению товаров на внутренний и внешний рынки, стимулируют развитие экономики страны, оказывают существенное влияние на рост потребительского спроса на отраслевых рынках, что способствует развитию многих секторов экономики,

привлечению прямых инвестиций. Решение экономических задач в свою очередь способствует решению задач общественных и социальных.

Среди специальных мероприятий особого внимания заслуживают туристские выставки и биржи. Только в Европе ежегодно организуется свыше 200 международных туристских выставок и бирж. По тому вниманию, какое специалисты и публика уделяют экспозициям разных стран, можно судить о перераспределении туристских потоков, развитии тех или иных центров туризма.

Выставочное движение набирает силу во всем мире. Увеличивается число выставок и ярмарок, расширяются их география и круг участников,

становится более разнообразной направленность. В настоящее время проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного

33

хозяйства, спортивного, экологического, познавательного, лечебно оздоровительного и конгрессного туризма, ярмарки туристского и спортивного инвентаря и т. д. За короткий срок этот сегмент туристского рынка стал одним из самых крупных и стабильных.

Формы конгрессно-выставочной деятельности

Конгресс: Крупномасштабная регулярная официальная встреча представителей некоммерческих организаций, учреждений, обществ потребителей, общественных организаций, научных объединений,

объединений предпринимателей.

Выставка: Регулярно организуемое рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения, где представляются основные товары и услуги одной или нескольких отраслей на основе выставочных образцов;

Ярмарка: Рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения,

где представляются и реализуются характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей.

Съезд: Официальная встреча делегатов, обладающих определенными полномочиями, с целью формирования политики и выборов в руководящие органы общественных и политических объединений,

проводимая на регулярной основе или по специальному поводу.

Форум: Крупномасштабная встреча для свободного обсуждения вопросов, представляющих общественный интерес, и, как правило,

сопровождающаяся выставочной экспозицией, программой конкурсов,

семинаров и фестивалей.

Саммит: Встреча руководителей государств или их полномочных представителей, повестка дня которой включает ряд важнейших мировых вопросов и заранее согласована и опубликована.

Ассамблея: Официальная встреча членов международной организации для решения вопросов текущей, политической, законодательной,

34

финансовой деятельности организации и выборов исполнительных органов.

Конференция: Встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утвержденной повесткой дня, организуемая для обмена мнениями и поиска путей решения проблем, затрагивающих участников конференции.

Симпозиум: Встреча специалистов одной или нескольких смежных отраслей науки, организуемая для представления и последующего обсуждения научных докладов.

Совещание: Встреча сотрудников одной организации для обсуждения или решения практических вопросов функционирования этой организации.

Семинар: Встреча специалистов различных отраслей для обсуждения конкретных целевых вопросов или обучения.

Семинар-презентация: Встреча, организуемая для представления какого-либо товара или услуги и последующего обсуждения с приглашенными специалистами.

Коллоквиум: Встреча, в ходе которой обсуждаются научные вопросы по определенной проблеме с целью систематизации знаний.

Круглый стол: Встреча, проводимая с целью обсуждения какой-либо проблемы с разных точек зрения с комментариями и подведением общих итогов обсуждения выступлений участников ведущим.

Биржа деловых контактов: Встреча представителей заказчиков,

поставщиков услуг и изготовителей продукции, организуемая в формате переговоров по заранее составленному регламенту для обеспечения максимального числа деловых контактов.

Деловой завтрак: Неформальная встреча во время специально организованного завтрака или обеда, организуемая для знакомства участников конгрессных мероприятий между собой.

35

Контрольные вопросы

1 Дайте определение понятию «конгрессно-выставочная деятельность».

2 По каким критериям можно провести сегментацию конгрессно-

выставочной деятельности?

3 Каковы основные цели задачи конгрессно - выставочной деятельности?

4В чем заключается специфика конгрессно-выставочного туризма?

5Назовите основные формы конгрессно-выставочной деятельности?

36

2.2 Классификация и методы конгрессно-выставочной деятельности

Классификация конгресно-выставочной деятельности проводится по следующим признакам: характеристике участников; по тематике; по территориальному признаку; по уровню значимости; по частоте проведения; по типу посетителей; по цели организации.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по

характеристике участников.

Конгрессно-выставочные мероприятия малого масштаба с числом участников менее 250 человек.

Конгрессно-выставочные мероприятия среднего масштаба с числом участников 250-1000 человек.

Конгрессно-выставочные мероприятия крупного масштаба с числом участников более 1000 человек.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по

тематике.

Политические конгрессно-выставочные мероприятия - встречи представителей нескольких стран для переговоров, заключения контрактов, установления деловых и торговых связей, решения международных вопросов.

Деловые конгрессно-выставочные мероприятия - встречи,

специально организуемые для обсуждения проблем определенных отраслей и политики государства по отношению к этим отраслям.

Научные конгрессно-выставочные мероприятия - встречи специалистов одной или нескольких смежных отраслей, специально организуемые для анализа актуальных научных проблем, поиска путей их решения и информирования участников о новых достижениях науки.

37

Научно-практические конгрессно-выставочные мероприятия -

встречи специалистов одной или нескольких смежных отраслей,

специально организуемые с целью анализа актуальных прикладных проблем, поиска практических путей их решения и информирования участников о новых достижениях науки и техники.

Корпоративные мероприятия - встречи, устраиваемые организациями для своих клиентов, дистрибьюторов и сотрудников с целью успешного продвижения продукта, мотивации персонала и партнеров, привлечения клиентов.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по

территориальному признаку.

Международное конгрессно-выставочное мероприятие - мероприятие,

число иностранных участников которого составляет не менее 15%.

Конгрессно-выставочные мероприятие с международным участием -

мероприятие, число иностранных участников которого составляет не более

15%.

Национальное конгрессно-выставочное мероприятие - мероприятие,

более 40% участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится.

Региональное конгрессно-выставочное мероприятие - мероприятие,

свыше 60% участников которого проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится.

Муниципальное конгрессно-выставочное мероприятие - мероприятие,

не менее 80% участников которого проживают в пределах муниципального образования.

Виртуальное конгрессно-выставочное мероприятие - мероприятие,

условно не ограниченное во времени и в пространстве, реализуемое на основе Интернет-ресурса, посредством которого его организатор

38

обмениваться знаниями и опытом, вести дискуссию.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по уровню

значимости.

- конгрессно-выставочные мероприятия федерального значения,

имеющие значение для страны в целом;

- конгрессно-выставочные мероприятия межрегионального значения,

имеющие значение для нескольких регионов страны;

- конгрессно-выставочные мероприятия регионального значения,

имеющие значение только для одного региона)

- конгрессно-выставочные мероприятия местного значения, имеющие значение для города или области.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по времени функционирования.

- конгрессно-выставочные мероприятия постоянно действующие от

6 месяцев и более;

- конгрессно-выставочные мероприятия временные от 2 недель до 5

месяцев;

- конгрессно-выставочные мероприятия краткосрочные от 1 дня до 2

недель.

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по типу

посетителей.

«Зеваки» посетители, привлеченные демонстрацией товара или другими эффектами на вашем стенде. Задайте им несколько открытых вопросов.

«Любопытные» интересуются чем угодно: что производит фирма,

кто оформлял стенд, кто разработал его проект и т.д. Не уделяйте много времени тем, кто спрашивает вас о пустяках.

39

«Любители макулатуры» им нравится коллекционировать проспекты и другую печатную продукцию не зависимо от ее содержания.

«Круглые глаза» - как правило, очень приветливы. Дружески всем улыбаются, демонстрирую готовность вступить с вами в разговор.

Проведите с ними короткую беседу, чтобы определить, являются ли они потенциальными клиентами или праздными посетителями.

«Игроки» их страсть и призвание побеждать в конкурсах. Они всегда готовы опустить в ящик визитную карточку, если за это можно хоть что-

нибудь выиграть. Если же для участия в конкурсе требуется нечто большее, чем просто визитная карточка, имена таких людей не попадут в список ваших потенциальных партнеров.

«Крохоборы» используют любую возможность получить хоть что-

нибудь даром.

«Индифферентные зрители» откровенно не заинтересованы в продукции вашей фирмы. Избегают вашего взгляда или же разговаривают со спутником. Не привлекайте внимание таких посетителей.

«Ястребы» посещают выставки с единственной целью - продать вам свои товары или услуги. Типичный пример - рекламные агенты. Вряд ли станут вашими клиентами, но такая возможность не исключена. Уделите им внимание, если есть такая возможность

«Искатели работы» требуют к себе отношения как «Ястребы». «Тихие и незаметные» ими могут быть мелкие клерки других фирм,

посланные собрать информацию о вас. Нельзя недооценивать их. Эти люди могут очень сильно повлиять на ситуацию. Они обычно знают, с кем из их фирм вам следует наладить контакт.

«Конкуренты» их обычно выдает чрезмерная осведомленность и детальные вопросы. Общаясь с ними, старайтесь сами больше спрашивать,

нежели говорить.

40