Экономика и организация конгрессно-выставочной деятельности. Учебное пособие

Классификация конгрессно-выставочных мероприятий по цели

организации.

-ознакомительные конгрессно-выставочные мероприятия;

-деловые конгрессно-выставочные мероприятия;

-познавательные конгрессно-выставочные мероприятия.

Потребителями на рынке конгрессных мероприятий выступают устроители или инициаторы конгрессных мероприятий – международные ассоциации и крупные глобальные корпорации, правительственные

организации, коммерческие организации, некоммерческие и научные организации, операторы по конгрессно-выставочному менеджменту и

участники.

Производителями выступают поставщики товаров и услуг,

требуемых для организации конгрессно-выставочного мероприятия.

Участниками рынка являются также операторы направлений,

выступающие организаторами туристической логистики. Взаимодействие между потребителями и производителями товаров и услуг для организации данных мероприятий, что и формирует рынок конгрессно-

выставочных услуг.

Методы организации конгрессно-выставочных мероприятий:

1)Социально психологические методы. Организатор конгрессно-

выставочного мероприятия оценивает обстоятельства, сопутствующие организации и проведению данного мероприятия, характеризует лиц,

принимающих решение о его проведении, численность и мотивацию потенциальных участников. На основании этих данных определяются критерии выбора даты и места проведения конгрессно-выставочного мероприятия, разрабатываются сопутствующие ему социальные программы.

41

2) Административные методы. Они включают взаимодействие с конгрессными бюро, гостиницами, транспортными и туристскими агентствами, национальными комитетами, определение структуры и порядка работы совещания, подготовку рабочих документов и программ.

3)Экономические методы. Подготовка бюджета конгрессно-

выставочного мероприятия, различных финансовых спецификаций и

договоров с обслуживающими организациями, спонсорами и

учредителями.

Субъекты рынка конгрессно-выставочной деятельности.

Заказчик конгрессного мероприятия - органы государственной власти и (или) учреждения, организации, по инициативе и при поддержке которых проводится конгрессное мероприятие.

Партнер - физическое или юридическое лицо, являющееся соорганизатором/соучастником конгрессно-выставочного мероприятия.

Спонсор - физическое или юридическое лицо, оказывающее в установленном порядке финансовую и (или) материальную, и (или)

рекламно-информационную поддержку проведению конгрессно-

выставочных мероприятий.

Планировщик конгрессно-выставочного мероприятия - организация,

оказывающая заказчику услуги по определению формата конгрессного мероприятия, места и сроков его проведения, планирования бюджета с целью достижения максимального эффекта от проведения конгрессного мероприятия.

Организатор конгрессно-выставочного мероприятия - организация,

обеспечивающая комплексную подготовку и проведение конгрессного мероприятия.

Организационный комитет конгрессно-выставочного мероприятия -

коллегиальный орган, формируемый заказчиком конгрессного мероприятия из числа своих представителей, партнеров и спонсоров для

42

координации и контроля подготовки конгрессного мероприятия, который может иметь в своем составе различные группы или подкомитеты по отдельным направлениям деятельности.

Конгрессное бюро - некоммерческая маркетинговая организация,

официально представляющая город, регион на рынке конгрессных услуг с целью привлечения конгрессных мероприятий в свой город и/или регион и оказывающая информационные и консультационные услуги организаторам конгрессных мероприятий.

Участник конгрессно-выставочного мероприятия - юридическое или физическое лицо, зарегистрированное в качестве участника конгрессного мероприятия и потребляющее конгрессные услуги любых видов.

Потребитель конгрессно-выставочных услуг - участник, заказчик и организатор конгрессного мероприятия.

Поставщики услуг - сервисные организации, специализирующиеся на обслуживании конгрессных мероприятий.

Участники конгрессно-выставочных мероприятий

Делегат - лицо, зарегистрированное в качестве участника конгрессного мероприятия и обладающее полномочиями принимать участие в голосовании по вопросам повестки дня.

Иностранный участник конгрессно-выставочного мероприятия -

участник, адрес которого, указанный в регистрационных документах организатора, не совпадает со страной проведения конгрессного мероприятия.

Отечественный участник конгрессно-выставочного мероприятия -

участник, указавший в регистрационных документах организатора российский адрес.

Почетный гость конгрессно-выставочного мероприятия -лицо,

приглашенное на данное мероприятие за счет средств организатора,

партнера или спонсора для выступления с докладом.

43

Модератор конгрессно-выставочного мероприятия - лицо,

обладающее профильными знаниями, назначаемое Организационным комитетом для ведения конгрессного мероприятия.

Приглашенный докладчик - лицо, приглашенное на конгрессное мероприятие за свой счет или на условиях частичной компенсации расходов за счет средств организатора конгрессного мероприятия для выступления с докладом, публикуемым в сборнике материалов конгрессного мероприятия.

Содокладчик -лицо, принимающее участие вместе с приглашенным докладчиком в подготовке доклада и (или) научных тезисов, не выступающее с докладом лично, но имеющее возможность дополнить или разъяснить некоторые позиции, затронутые в докладе.

Заявленный докладчик - лицо, заявившее себя организатору конгрессно-выставочного мероприятия для участия в данном мероприятии с докладом, публикация доклада в сборнике материалов конгрессно-

выставочного мероприятия и получившее приглашение для выступления с докладом или выступления в качестве стендового докладчика.

Стендовый докладчик - лицо, участвующее в конгрессно-

выставочном мероприятии с докладом, основные положения которого изложены на одном из стендов планшетной экспозиции, постоянно находящееся при стенде для пояснений по представленной информации и публикующее тезисы доклада в сборнике материалов мероприятия.

Участник конгрессно-выставочного мероприятия без доклада -

лицо, зарегистрированное на конгрессном мероприятии, не заявленное в каталоге мероприятия в качестве докладчика.

Сопровождающее лицо - лицо, присутствующее с делегатом или почетным гостем или приглашенным докладчиком на конгрессно-

выставочном мероприятии, не обладающее полномочиями принимать участие в голосовании и выступать по повестке данного мероприятия.

44

Представитель средств массовой информации на конгрессно-

выставочном мероприятии - журналист или фотокорреспондент,

официально аккредитованный на конгрессно-выставочное мероприятие.

Объекты рынка конгрессно-выставочных услуг Объекты конгрессной недвижимости - постоянные здания и

сооружения, используемые для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Временно сооружаемые строения - сооружения для проведения конгрессно-выставочных мероприятий, монтируемые из конструкций,

обеспечивающих быстрое возведение с последующим демонтажем.

Вспомогательные элементы - движимое имущество, используемое для подготовки и проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Классификация объектов конгрессной недвижимости

Специализированный объект конгрессной недвижимости - объект,

спроектированный и построенный специально для проведения конгрессно-

выставочных мероприятий различного масштаба и формата.

Конгресс-центр - здание или комплекс зданий, включающий в себя помещения, предназначенные для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Конгрессно-выставочный комплекс - комплекс зданий, включающий

всебя помещения для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Конгрессно-гостиничный комплекс - комплекс зданий, включающий

всебя конгресс-центр и гостиницу для размещения участников конгрессно-выставочных мероприятий.

Конгресс-отель - гостиница, располагающая помещениями для проведения конгрессно-выставочных мероприятий и оказывающая полный комплекс конгрессно-выставочных услуг.

Неспециализированный объект конгрессной недвижимости - объект,

адаптированный для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

45

Выставочный комплекс - специальная территория с расположенными на ней зданиями и сооружениями, используемыми для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Бизнес-центр - объект коммерческой недвижимости, имеющий в своем составе помещения, пригодные для проведения конгрессно-

выставочных мероприятий.

Конференц-зал - помещение, расположенное внутри объекта конгрессно-выставочной недвижимости или временно сооружаемого объекта и используемое для проведения конгрессно-выставочных мероприятий.

Пресс-зал - помещение, расположенное внутри объекта конгрессной недвижимости или временно сооружаемого объекта и специально оборудованное для проведения пресс-конференции и работы представителей прессы.

Виды основных конгрессно-выставочных услуг

Разработка концепции и программы конгрессного мероприятия:

Определение целей, задач и средств реализации условий, поставленных заказчиком.

Подбор места проведения конгрессного мероприятия: Комплекс организационных и маркетинговых услуг по поиску и отбору потенциальных мест проведения конгрессного мероприятия согласно требованиям заказчика, параметрам конгрессного мероприятия и программе.

Финансовые услуги: Планирование, разработка и управление общим бюджетом конгрессного мероприятия, привлечение средств, организация финансирования подготовки и проведения конгрессных мероприятий.

Привлечение партнеров, спонсоров: Обращение организатора конгрессного мероприятия к фондам, заинтересованным организациям с

46

просьбой об оказании любого вида поддержки конкретного конгрессного мероприятия.

Создание бренда конгрессного мероприятия: Создание фирменного стиля, разработка логотипа, изготовление информационных материалов,

формирование портфеля участника конгрессного мероприятия.

Маркетинговые услуги для конгрессного мероприятия: Комплекс услуг, нацеленных на успешное проведение конгрессного мероприятия.

Информационные услуги: Разработка и проведение рекламно-

информационной кампании в средствах массовой информации для привлечения участников на конгрессное мероприятие, а также услуги,

ориентированные на удовлетворение информационных потребностей участников конгрессного мероприятия.

Привлечение участников на конгрессное мероприятие: Предложение будущим участникам конгрессного мероприятия сформированных пакетов услуг, предоставление им информации о тематике и программе конгрессного мероприятия, условиях участия, порядке предоставления тезисов докладов, сумме регистрационных взносов.

Подбор докладчиков и предварительная регистрация участников конгрессного мероприятия: Взаимодействие с будущими участниками конгрессного мероприятия для регистрации, уточнения тем и условий выступлений докладчиков, оформления договорных отношений по участию в конгрессном мероприятии.

Материально-техническое обеспечение конгрессного мероприятия:

Подбор, аренда оборудования и привлечение необходимого персонала для проведения конгрессного мероприятия.

Подготовка и издание сборника материалов конгрессного мероприятия: Сбор тезисов докладов и сообщений от участников конгрессных мероприятий, издание сборника до начала конгрессного мероприятия.

47

Подготовка и публикация итоговых документов конгрессного мероприятия: Запись выступлений участников конгрессных мероприятий,

учет итогов голосования по обсуждаемым документам, публикация согласованных итоговых документов.

Организационные услуги для участников конгрессных мероприятий:

Услуги, оказываемые участникам конгрессных мероприятий во время проведения конгрессных мероприятий.

Контрольные вопросы

1Назовите базовые методы организации конгрессно-выставочной деятельности.

2По каким признакам осуществляется классификация конгрессно-

выставочной деятельности.

3Назовите основных участников конгрессно-выставочной деятельности.

4Выделите основные виды конгрессно-выставочных услуг.

5Назовите субъектов конгрессно-выставочной деятельности.

48

2.3 Механизм регулирования конгресно-выставочной

деятельности

Формирование системы регулирования конгрессно-выставочной деятельности является политической и экономической задачей, для решения которой необходим комплекс правовых, организационных,

научно-технических, производственно-технологических, проектных и финансовых мероприятий.

Опыт проведения всемирных выставок, начиная с Лондонской 1851

г. и заканчивая Филадельфийской (США) 1926 г., обусловил необходимость законодательного оформления взаимоотношений между странами при организации подобных мероприятий.

Результатом явилось подписание в Париже 22 ноября 1928 г.

Конвенции о международных выставках, которая вступила в силу 30

декабря 1930 г. В послевоенное время в мае 1948 г., ноябре 1966 г. и

ноябре 1972 г. она была изменена и дополнена соответствующими протоколами.

Парижская конвенция 1928 г. является основным актом,

регулирующим проведение всемирных выставок. Вместе с тем по вполне понятным причинам Конвенция рассматривает лишь самые принципиальные вопросы, касающиеся всемирных выставок: права и обязанности страны-организатора и стран-участниц выставки;

классификация, периодичность и продолжительность выставок.

Рассмотрение же вопросов практического порядка возложено Конвенцией на Международное бюро выставок (МБВ), в состав которого входят правительства стран, подписавших эту Конвенцию, и которое выносит решения в тех случаях, когда Конвенция «не предписывает, но и не запрещает». Международное бюро выставок выработало типовые общие правила всемирных выставок. Назначение этих правил состояло «в

49

подборе более четких формулировок привычных решений и изложении положений в более логичной последовательности». По мнению ряда юристов-международников, они «приобрели на практике даже большее значение, чем сама Конвенция».

Для России значимым международным документом является Соглашение о развитии выставочно-ярмарочной деятельности в Содружестве Независимых Государств, подписанное в Минске 26 мая

1995 года. Стороны Соглашения СНГ о развитии выставочно-ярмарочной деятельности создали Межгосударственный совет по выставочно-

ярмарочной деятельности, который находится в Москве.

Среди международных документов, относящихся к таможенному регулированию ввоза и вывоза товаров для выставочно-ярмарочной деятельности, следует выделить Таможенную конвенцию о карнете АТА,

который представляет собой международный документ, используемый в качестве таможенной декларации при помещении товаров (кроме транспорта) под режим временного вывоза (Брюссель, 1961 г.), Конвенцию

овременном ввозе (Стамбул, 1990 г.).

С01.01.2010 в Российской Федерации введен в действие национальный стандарт «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения. ГОСТ Р 53103-2008», в котором официально приведена и систематизирована терминология, используемая при осуществлении выставочно-ярмарочной деятельности.

С01.01.2011 в Российской Федерации введен в действие национальный стандарт «Конгрессная деятельность. Термины и определения. ГОСТ Р 53524-2009», согласно которому конгрессная деятельность является предпринимательской деятельностью,

направленной на создание благоприятных условий для

персонифицированного обмена информацией, деловых и научных контактов с целью установления и развития отношений между

50