Экономика и организация конгрессно-выставочной деятельности. Учебное пособие

3.4 Экономическая эффективность конгрессно - выставочных

мероприятий

Экономическая эффективность конгрессно-выставочной деятельности выражается в результативности проведения конгрессно-

выставочных мероприятий и выражается, как правило, в разности полученного экономического эффекта к произведенным затратам и доходам.

Основные показатели экономической эффективности:

- финансовая эффективность (учитывающая финансовые доходы участников);

-экономическая эффективность (учитывающая затраты и полученные результаты);

-бюджетная эффективность (полученные доходы в бюджеты всех уровней).

Экономическая эффективность характеризует хозяйственную деятельность компаний, занимающихся организацией выставок,

конгрессов, форумов и других научно-представительских мероприятий,

для которых эта деятельность является основной и осуществляется с целью получения прибыли. Обычно эти компании закладывают в бюджет мероприятия прибыль в 10-15 % от общей суммы расходов.

Конгрессно-выставочная деятельность не только содействует развитию отраслей экономики туристского центра, отражает происходящие в них процессы и обеспечивает инфраструктуру отдельных отраслей экономики, но и формирует значительные финансовые потоки и способствует экономическому развитию туристского центра и страны.

Поступления в бюджеты происходят из нескольких источников: из прямых – это налоги и платежи, отчисляемые организаторами выставок, и

в результате мультипликативного эффекта, т.е. дополнительных доходов

101

предприятий, связанных с обслуживанием гостей и участников мероприятий (таблица 3).

Таблица 3 - Виды поступлений в бюджет от конгрессно-выставочной деятельности

Бюджетная эффективность характеризуется суммой от сложения величины прямых налоговых поступлений в бюджет города от хозяйственной деятельности конгрессно-выставочных организаторов и соорганизаторов и косвенных налоговых поступлений, полученных благодаря деятельности конгрессно-выставочного бизнеса.

Бюджетная эффективность от конгрессно-выставочной деятельности в разы превышает экономическую эффективность. На один рубль дохода собственника конгрессно-выставочного центра приходится 5-7 рублей поступлений в экономику города, где этот центр располагается. Один конгресс с числом делегатов в 1000 человек приносит экономике города более 2 млн. рублей.

102

Социальная эффективность в данном случае заключается в приросте культурного, образовательного, духовного потенциала участников и региона проведения научно-представительского мероприятия, развитие инновационной деятельности в регионе и отрасли рассматриваемого направления конгрессно-выставочного мероприятия, обмен культурной и образовательной информацией.

Мероприятия, непосредственно приносящие прибыль. К ним можно отнести некоторые семинары и конференции, фестивали, выставки,

концерты, аукционы, спортивные соревнования.

Самоокупающиеся мероприятия. Когда организация не ставит перед собой цель извлечь выгоду из самого мероприятия, но не желает тратить много денег на его проведение. В этом случае организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия.

Регистрационный взнос для участников выступает неким имущественным цензом, отсекая нецелевую аудиторию. Сюда можно отнести: некоторые конференции (научные и профессиональные) и семинары

(консультационные или проводимые с целью рекламы товаров или услуг),

а также городские праздники, спортивные соревнования, деловые завтраки.

Мероприятия приносящие прибыль. Это пресс-конференции,

презентации, промо-акции, мероприятия по стимулированию продаж,

мероприятия для партнеров, городские праздники, открытия новых торговых центров и т.п. Само мероприятие остается затратным для организации, однако, при качественном проведении повышает продажи основных товаров и услуг проводящей его организации.

Бесприбыльные или планово - убыточные мероприятия. Это, прежде всего, корпоративные праздники, торжественные приемы, юбилеи,

свадьбы, дни рождения и др. Данные мероприятия не преследуют коммерческой цели, при их проведении нет прибыли.

103

Правила планирования бюджета.

-планируйте бюджет гибко, предусмотрите несколько сценариев;

-при планировании и согласовании бюджета старайтесь ничего не менять;

-если бюджет приходится менять и заново утверждать, значит, он был спланирован плохо;

-планируйте буфер бюджета, то есть заранее зарезервированные средства на срочные непредвиденные нужды;

-утвердите реалистичные и понятные всем методы оценки мероприятия.

Для характеристики экономической оценки конгрессного мероприятия используются такие показатели как размер финансовых поступлений для проведения мероприятия и размер расходов на проведение мероприятия. Расходы на проведение мероприятия определяются путем составления сметы расходов (таблица 4).

Таблица 4 - Основные доходы и расходы при проведении конгрессновыставочных мероприятий

104

Прямые расходы, в свою очередь, состоят из суммы фиксированных и

переменных расходов.

Фиксированные расходы - это все, что не зависит от того, сколько человек принимало участие в мероприятии. К ним можно отнести:

-расходы на маркетинг и рекламу;

-расходы на аренду помещения мероприятия;

-вознаграждение консультантам;

-расходы на вспомогательный персонал;

-расходы на оформление, звук, свет, музыку, декорации;

-обеспечение шоу-программы;

-транспортные расходы (если это расходы на всех участников, общий автобус);

-проживание (если это расходы на всех участников, например аренда пансионата);

-другие расходы.

Переменные расходы - это все, что зависит от количества человек на

мероприятии. К этой категории расходов можно отнести:

-раздаточные материалы;

-закуски, питание (услуги кейтеринга);

-алкоголь;

-подарки;

-транспорт и проживание (если эти расходы учитываются индивидуально, например такси из аэропорта);

-прочие расходы, зависящие от численности участников.

Основные этапы оценки экономической эффективности:

-составление и анализ бюджета проекта;

-оценка реализуемости (техническая, экономическая), финансовая часть;

-анализ и оценка с помощью статических методов (значимыми методами являются метод эффективности инвестиций и срок окупаемости);

105

-анализ и оценка проекта с учетом дисконтирования (методы чистой приведенной стоимости, внутренней нормы доходности);

-соответствие проекта стратегическим целям (метод экспертных оценок).

Эффективность конгрессно-выставочного мероприятия выражается не только как результат, измеряемый разностью между денежным доходом и расходами, получаемым конгрессными компаниями, смежными отраслями, но имеет социально-экономическую значимость, высокий маркетинговый и коммуникационный эффект, обеспечивает условия для развития предпринимательской деятельности и рост количества рабочих мест.

В ходе анализа эффективности предусматривается также оценка влияния и конгрессно - выставочного мероприятия на:

- рост спроса на инновационную продукцию и услуги в образовательной,

научно-технической и инновационной сферах;

-увеличение объемов продаж и чистого объема налоговых поступлений в бюджеты различных уровней;

-сохранение и создание дополнительных рабочих мест для обеспечения производственной деятельности экспонентов.

Выставка в целом будет считаться эффективной (рентабельной),

если в ходе выставочной деятельности будут покрыты все издержки и

получена прибыль. Для определения рентабельности вначале необходимо

посчитать расходы.

Расходы при организации выставки:

-расходы по аренде помещения и оборудования;

-оформительские, типографские и информационно-рекламные расходы;

-транспортно-складские расходы;

-организационные расходы;

-технические и другие расходы (таблица 5).

106

Таблица 5 - Примерная смета расходов выставки

Доходы при организации выставки:

-оплата участия в выставке;

-стоимость экспозиционных мест;

-оплата рекламы;

-оплата сервисного обслуживания;

-оплата услуг консультантов, переводчиков и др.

Расчет эффективности проведенной выставки осуществляется на основе балансовых сведений. Образец баланса доходов приведен в таблице 6.

107

Таблица 6 - Примерная смета доходов выставки

Существует система, подразделяющая выставочную площадь на три типа (таблица 7)

Таблица 7 - Типы выставочных стендов

Стенд №1 Включает ограждение высотой 1 м, 2 стола, 2 стула, общая площадь 5 кв.м.

Стенд №2 Ограждение высотой 2,5 м, 2 стола, 4 стула, 1 подиум под экспонаты (образцы), общая площадь 8 кв.м.

Стенд №3 Ограждение высотой 2,5 м, комната переговоров, 2 стола, 2 стула, 1 круглый стол, 2 кресла, освещение стенда, общая площадь 18 кв.м.

108

Исходя из представленных данных, можно определить стоимость 1 кв.

м. выставочной площади по формуле 1.

где С – стоимость 1 кв. м выставочной площади;

Р1 – общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

S – общая выставочная площадь.

При этом общие расходы, учитываемые при расчете стоимости 1 кв.

м выставочной площади, включают расходы по аренде выставочной площади, оформительские расходы и половину непредвиденных расходов.

Общая выставочная площадь S = 1000 кв.м.

Расходы на одного участника можно определить по формуле 2.

где Р – расходы одного участника;

Р – общие расходы, учитываемые при расчете данного показателя;

N - общее число участников выставки.

При этом общие расходы, учитываемые при расчете расходов на одного участника, включают транспортные и складские расходы,

заработную плату членам оргкомитета, расходы на охрану, культурную программу, информационно-рекламные и половину непредвиденных расходов.

Общее число участников выставки определяется по формуле 3.

где S средн. – средняя выставочная площадь. Она определятся по формуле 4.

109