Управление проектами. Учебное пособие-1

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

Рязанский государственный радиотехнический университет им. В.Ф. Уткина

Е.Е. НЕФЕДОВА

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Учебное пособие

РЕКОМЕНДОВАНО НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИМ СОВЕТОМ ФГБОУ ВО «РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Ф. УТКИНА» В КАЧЕСТВЕ УЧЕБНОГО ПОСОБИЯ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ ВСЕХ ФОРМ ОБУЧЕНИЯ ПО НАПРАВЛЕНИЮ 38.03.04 «ГОСУДАРСТВЕННОЕ И МУНИЦИПАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ» (УРОВЕНЬ – БАКАЛАВРИАТ)

Рязань 2022

3

Введение

В настоящее время руководители предприятий все чаще осуществляют свою деятельность, применяя проектное управление или управление проектами. Такой подход позволяет реализовывать проекты в четко ограниченные сроки и с наименьшими затратами, также позволяет учесть и упорядочить риски и ограничения проекта, рационально использовать имеющиеся у предприятия ресурсы. Следует отметить, что управление проектами одинаково эффективно применяется как коммерческими, так и государственными предприятиями.

Учебное пособие призвано помочь студентам разобраться в

жизненного цикла в целом и каждой стадии в отдельности.

Пособие построено на поэтапном изучении основ управления проектами, особенностей формирования команды проекта, пошаговой разработки проекта от его инициации до завершения.

Для более полного формирования объема знаний в каждой главе приведены контрольные вопросы и практические задания, позволяющие рассматривать материал с разных сторон и усваивать знания системно.

4

Глава 1. Введение в управление проектами

Основные понятия управления проектами

Управление проектами в настоящее время показывает свою эффективность и востребованность при стратегическом развитии предприятия. Причин, лежащих в основе возрастающего интереса к такому подходу к управлению, достаточно много, к их числу относят следующие:

1.Скорость обновления технологий. Стремительное развитие науки и техники, запросы общества на безопасное, экологичное и экономное производство приводят к появлению новых, отвечающих предъявляемым требованиям технологий и материалов. Применение новых технологий и новых материалов приводит к сокращению производственного цикла, упрощению производственного процесса и удешевлению конечного продукта.

2.Возросшая мировая конкуренция. Скорость распространения информации, достижений науки и техники, значительная технологическая база, относительно дешевая рабочая сила – это далеко

не все конкурентные преимущества, имеющиеся у предприятий в конкурентной борьбе. Доступность и относительная простота выхода на мировые рынки в значительной степени усиливают мировую конкуренцию и вынуждают предприятия искать и использовать все

потребностям своих клиентов и к поиску возможностей их удовлетворения. Перспектива эффективного развития своего предприятия и возможность получения высокого дохода напрямую зависят от того, будет ли у предприятия возможность удовлетворить по новую потребность своих клиентов. Это, безусловно, риск, но и высокая вероятность получения прибыли. Чем тщательнее руководитель предприятия подходит к отслеживанию возникающих потребностей и к оценке их перспективности, тем выше шансы на занятие лидирующих позиций на рынке.

4. Рынок больше заинтересован в небольших предприятиях. Большое предприятие - это и большие затраты. Многие предприятия - уже провели нормализацию численности штата сотрудников в зависимости от реальных потребностей производства. Упразднено среднее звено менеджеров, функциональная нагрузка которых не переложена на управленцев других уровней. Ее выполнение достигается за счет управления проектами. Крупные проекты не управляются одним

5

предприятием. Руководители проектов осуществляют управление сотрудниками не только своей организации, но и организацийпартнеров. Специализация маленьких предприятий при выполнении конкретных работ приводит к повышению качества осуществления проекта.

5. Самая значимая причина перехода от процессного управления к управлению проектами заключается в сокращении продолжительности жизненного цикла продукции, которое приводит предприятие к необходимости всегда иметь в запасе новый перспективный продукт. Переходить к разработке и производству нового продукта нужно уже тогда, когда прежний продукт выходит на стадию производства и апробацию. То есть новый проект должен разрабатываться еще до завершения предыдущего. Такое управление предприятием и его деятельностью возможно только с использованием управления проектами.

Первые из перечисленных причин побуждают производителя быть всегда в курсе новшеств технологических, сырьевых, информационных и иных, создавать значимые конкурентные преимущества, искать новые потребности, то есть работать на рынок. Рыночная ситуация такова, что из-за сокращения продолжительности жизненного цикла продукта рынок нуждается в постоянном обновлении. Само время на «поиск» потребности, «поиск» способа ее удовлетворения и выпуск нового продукта значительно сократилось. Предприятия вынуждены заниматься поиском новых идей постоянно, а, используя прежний подход к управлению, делать это становится все сложнее. Подход к управлению, основанный на управлении проектом,

такой отрасли, где бы не применялось проектное управление. Проекты важны как для коммерческих, так и для государственных сфер. Ведя бизнес как проект, предприятия получают возможность значительно увеличить свою прибыль и получают дополнительные преимущества в конкурентной борьбе. Если в коммерческой сфере управление проектом сводится к укреплению конкурентных позиций и получению прибыли, то в государственном секторе управление

уровней. Использование проектов и программ в деятельности позволяет осуществлять управление и развитие образовательных и здравоохранительных организаций.

6

Рассмотрим основные понятия управления проектами.

Само понятие «проект» трактуется у разных авторов поразному. Основное понятие проекта, которое будет использовано в этом учебном пособии, представлено в руководстве к своду знаний по управлению проектом (Руководство РМВОК, шестое издание, 2021), далее - руководство РМВОК:

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

А.Т. Зуб дает следующее определение понятия «проект»:

Проект — комплекс действий, состоящий из взаимосвязанных задач, с четко определенными целями, календарным планом и бюджетом.

Г.Д. Антонов дает следующее определение понятия «проект»:

Проект — комплексное, неповторяющееся мероприятие, предполагающее внедрение инноваций, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также с четко сформулированными заказчиком требованиями к выполнению.

От простого к сложному, от лаконичного к развернутому. Каждое определение отражает суть того понимания понятия «проект», которое вкладывает в него его автор.

Проект подразумевает наличие комплекса действий, имеет четко определенные начало и конец, предназначен для получения определенного результата в конкретный (заранее определенный) период времени и в соответствии с установленной (также заранее определенной) стоимостью, то есть с бюджетом. Для проекта может быть создана своя собственная независимая структура, а также может быть использована уже имеющаяся на предприятии функциональная

7

структура. Комплекс действий по проекту можно рассматривать как целостный единый процесс, необходимый для получения нового продукта или услуги, новой системы управления или достижения заранее определенных результатов. Часто создаваемый продукт сопровождается большим вниманием, чем процесс его создания. Но именно от процесса создания и зависит, появится ли продукт или нет, даже если сам механизм создания уже был не раз повторен. Процессом создания продукта нужно управлять, то есть реализация проекта зависит от эффективности управления им. Конечный результат проекта не является самим проектом, он является итогом, в котором заинтересован заказчик. Проекты могут осуществляться на любом уровне организации с привлечением как из организации, так и извне неограниченного числа сотрудников. В исполнении проекта может быть задействован один отдел, вся организация или несколько организаций, объединенных тем или иным способом.

Заинтересованных в успехе проекта лиц называют стейкхолдерами проекта.

Стейкхолдер – это физическое или юридическое лицо, напрямую или косвенно влияющее на разработку, развитие и прибыль проекта [1].

Стейкхолдер - это лицо, заинтересованное в деятельности компании и способное оказывать влияние на бизнес. Внутренние стейкхолдеры - это те, кто работают над проектом и участвуют в его финансировании (владельцы – инициаторы проекта, сотрудники, акционеры, совет директоров). Внешние стейкхолдеры участвуют в реализации продукта проекта или влияют на получение результата проекта (это контрагенты, СМИ, госорганы, банки, посредники и т.д.). Кроме выше перечисленных стейкхолдеров к их числу также относятся инвесторы, различные команды в организации, клиенты, поставщики, производители и регулирующие органы — все, кого негативно или позитивно затрагивает проект.

Отличительные признаки проекта 1. Уникальность, новизна и неповторимость результатов проекта

– поскольку проект всегда уникален, то и результат его тоже уникален. Чем выше уникальность проекта, тем больше неопределенность, сложнее планирование и управление проектом.

8

2.Четко сформулированная цель проекта. Цель проекта должна быть SMART:

-конкретная (конкретная и четко сформулированная);

-измеримая (должна иметь количественные или качественные параметры, по которым ее можно оценить);

-достижимая (реалистичная и достижимая в установленных проектом временных рамках);

-уместная (адекватная и согласованная с другими целями);

-ограниченная во времени (ограниченна временными рамками и имеет определенный срок достижения).

3.Определенная продолжительность проекта. Временность проекта. Четко обозначаются начало и окончание проекта, то есть

определен жесткий контур границ проекта. Отличие проекта от операционной деятельности заключается в том, что проект является однократной, а не циклической или повторяющейся деятельностью.

4.Ограниченность всех видов ресурсов в проекте. Используемые ресурсы исчисляются в едином универсальном измерителе (это может быть денежный измеритель – рубль или другая денежная единица), лежащем в основе формирования бюджета. В бюджете проекта отражены подробные источники финансирования всех работ с указанием конкретных сумм и сроков оплаты.

5.Правовое и организационное обеспечение проекта.

6.Разграничение с другими намерениями и видами деятельности.

При управлении определенным проектом невозможно совмещение с другими направлениями в деятельности организации или предприятия.

Проект, как уже отмечалось выше, - это комплексные мероприятия, распыление которых по иным направлениям не позволит реализоваться проекту и достичь ожидаемого результата.

Уникальность проекта - это его основная отличительная черта. Руководство РМВОК характеризует уникальность проекта через уникальность продукта, услуги или результата проекта:

Уникальный продукт - может быть либо компонентом другого продукта, либо улучшением или исправлением какого-то продукта, либо сам по себе новым конечным продуктом [9].

9

Уникальная услуга - способность предоставлять уникальную, ранее не предоставляемую услугу [9].

Уникальный результат - конечный результат или документ, приносящий новые знания, которые можно использовать для определения наличия тенденции или выгоды какого-либо нового процесса для общества [9].

Любой проект и способ управления им видоизменяются под воздействием различных факторов внешней среды, например типа, размера отрасли, изменений в международном и финансовом законодательстве и т.д.

Примеры возможных проектов представлены на рисунке .

Варианты проектов

10

Существует большое количество классификационных признаков, позволяющих определить тип проекта. Основные или наиболее часто встречающиеся классификационные признаки и типы проектов, представлены в таблице.

Классификационные признаки для определения типа проектов [6]

Очень часто вместе, а иногда и вместо понятия «проект» используются понятия «программа» и «процесс». По сути все три понятия схожи и отражают последовательность определенных действий, направленных на достижение поставленного в проекте