Управление проектами. Учебное пособие-1

91

Нормальное завершение проекта

Такое завершение проекта наиболее желательно и для заказчика проекта, и для его руководителя. Суть такой ситуации заключается в том, что проект выполнен в соответствии с планом и проходит запланированную стадию завершения. С управленческой точки зрения такое завершение создает деловую атмосферу в команде проекта, обеспечивает высокую мотивацию, отсутствие стрессов и конфликтов.

1.Подготовка документации – осуществляется систематизация документации по проекту, по системе его организации, эксплуатационной документации, инструкций, учебной литературы, то есть подготавливается документация, необходимая для использования продукта проекта.

2.Подготовка к эксплуатации и техническому обслуживанию -

это запуск продукта проекта для заказчика. Налаживание связей между

командой проекта и заказчиком для сотрудничества по сопровождению продукта проекта.

3.Приемочные испытания - проводятся для того, чтобы заказчик убедился в том, что продукт соответствует его ожиданиям. Эти работы могут проводиться в течение длительного периода времени до тех пор, пока заказчик не будет полностью удовлетворен результатом проекта.

4.Возврат ресурсов. Возврат человеческих ресурсов психологически сложная процедура, связанная с возвращением временных сотрудников проекта на их постоянные рабочие места. Перевод и адаптация сотрудников на прежнем месте работы должны быть выполнены эффективно. Возврат сотрудников на их прежние рабочие места может проходить сразу по завершении выполняемой ими работы, и, следовательно, в случае их разочарования и возникновения сложностей на прежней работе будут формироваться негативные ожидания оставшихся сотрудников проекта. Такие негативные ожидания отразятся на завершении проекта. Возврат технических ресурсов – по мере ненужности оборудования оно возвращается на прежние участки работы. Такой возврат сопровождается затратами на перемещение оборудования, на пуско-наладочные работы или консервацию, если оборудование не будет использоваться в других проектах.

5.Получение конечных платежей – подразумевает окончательный расчет со всеми поставщиками, подрядчиками и сотрудниками. Последний платеж по проекту должен быть получен/проведен сразу

92

же по окончании всех работ. В ряде случаев в контракте может быть предусмотрена возможность осуществления последнего платежа через несколько месяцев после завершения проекта. Такое условие вносится в контракт для страховки в случае несоответствия реальных характеристик продукта техническому заданию.

6. Анализ извлеченных уроков проходит в виде заседания проектной команды, которая выявляет сильные и слабые стороны реализации проекта, уделяет внимание техническим проблемам, качеству планирования, качеству принятия решений, эффективности системы контроля, вопросам системы мотивации и т.д.

Нормальное завершение проекта - это просто завершающая фаза его существования. Проект выполнен и может быть завершен.

Досрочное завершение проекта

Такая ситуация при завершении проекта может возникнуть,

если:

-все работы по проекту завершены досрочно;

-возникает возможность получения дополнительной прибыли;

-возникают обстоятельства (экономического, организационного или иного характера), препятствующие его нормальному завершению;

-устраняются некоторые этапы проекта;

-происходит моральное устаревание проекта;

-возникают грубые просчеты по тем или иным ресурсам, острый или невосполнимый их дефицит;

-происходит отказ инвесторов от дальнейшего финансирования.

Основная задача досрочного завершения проекта сводится к быстрому окончанию проекта и запуску продукта в производство.

Для компании наступление любой из вышеперечисленных ситуаций – это всегда необходимость принимать решения о дальнейшей судьбе проекта. Основной критерий, который оценивает руководитель проекта и его заказчик, это ожидаемый уровень дохода проекта. Если ожидаемый уровень дохода, изменившийся под действием внешних и внутренних обстоятельств, будет ниже, чем сумма средней ставки депозитного процента на рынке заемного капитала, уровня дополнительного дохода за риск и уровня премии за ликвидность, то от такого проекта следует отказаться и досрочно завершить его. Вариантов досрочного завершения проекта может быть много. К основным из них относятся:

- отказ от реализации проекта до начала основных работ (например, если говорить о проектах в строительной сфере, то это отказ до начала строительно-монтажных работ);

93

-продажа частично реализованного проекта как объекта незавершенного производства;

-прекращение проекта или передача его активов полностью или по частям в другие, более перспективные проекты, выполняемые той же организацией или находящиеся под руководством одного проектного офиса;

-поиск и привлечение недостающих финансовых средств как паевого взноса (например, финансирование может быть осуществлено за счет продажи части собственности на проект с дальнейшим инвестированием этих средств в проект) и т. д.

Исследования, проведенные различными учеными, направленные на формирование на основе имеющегося опыта типовых шаблонов поведения организации при досрочном завершении проекта, позволили выделить три стратегии:

-«Отказ от проекта». Применение этой стратегии говорит о том, что кризисная ситуация вышла из под контроля, проект невозможно восстановить или спасти;

-«Спасение». Применение такой стратегии позволит сохранить уже созданные элементы проекта;

-«Новый старт». Выявленные недостатки проекта не позволяют дальше им заниматься. Разработка проекта заново позволит получить ожидаемый результат.

Достоинства и недостатки применения этих стратегий представлены в табл. 6.1 – 6.3 [5].

Таблица 6.1. Преимущества и недостатки стратегии «Отказ от проекта»

95

Окончание таблицы 6.2

96

Бесконечное завершение проекта означает, что в проекте происходят бесконечные изменения, переделки, паузы в исполнении проекта. В такой ситуации у проекта нет четко определенной даты закрытия проекта.

Основная характеристика таких проектов – это бесконечные изменения и дополнения. Собственник такого проекта требует вносить изменения, которые, по его мнению, улучшают проект. Эти изменения представлены как дополнения к проекту. Такие действия показывают, что собственник не может объективно оценить масштаб проекта и последствия всех вносимых изменений, что приводит к его удорожанию и делает срок его окончания неопределенным. Руководитель проекта принимает решение прекратить проект и привести его к завершению.

Процесс закрытия проекта состоит из пяти основных операций:

1)принятие поручения клиента о закрытии проекта;

2)закрытие всех ресурсов проекта и передача их в другие проекты, заморозка или продажа;

3)перераспределение членов проектной команды, часть команды может быть уволена, а часть перемещена в другие проекты;

4)закрытие всех финансовых операций, оплата всех счетов;

5)оценка работы проектной команды, ее членов и руководителя проекта.

По какой бы из рассмотренных выше ситуаций проект не завершался, обязательно происходит формирование итогового отчета. Окончательный вариант отчета представляется участникам и стейкхолдерам проекта. Отчет обязательно сохраняется и пополняет базу проектов организации. Положительный опыт планирования и реализации проекта может быть использован в дальнейшей проектной деятельности организации.

Завершающие операции этой стадии направлены на повышение эффективности проектов: экономической (доходность инвестиций), организационной и технологической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организационную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.

98

стимулирующий фактор и побуждает его к улучшению качества и достоверности информации, необходимой для принятия таких решений;

2)повышение качества будущих инвестиционных решений. Постаудит способен обеспечить своевременную обратную связь и предоставить информацию о результатах проекта, его успехах и провалах;

3)инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты.

Хотя постаудит является достаточно дорогой процедурой, его использование позволяет существенно повысить эффективность проектной деятельности.

Контрольные вопросы

Вопросы для самостоятельной проработки

1.Дайте характеристику фазе жизненного цикла проекта «завершение».

2.Опишите действия и операции фазы завершения проекта. Приведите примеры таких действий и операций.

3.Чем характеризуется нормальное завершение?

4.Приведите в качестве примера причины, по которым проект может завершаться бессрочно.

5.Какие стратегии могут применяться при досрочном завершении проекта?

6.Для чего применяется постаудит проекта? Как используются его результаты в дальнейшей деятельности?

Тестовые вопросы для самопроверки

1. Метод освоенного объема позволяет:

а) определить отставание/опережение хода реализации работ по графику и перерасход/экономию бюджета проекта;

б) оптимизировать сроки выполнения проекта.

2. Завершение проекта – это стадия процесса управления проектом, включающая процессы:

а) формирования концепции проекта; б) формирования сводного плана проекта;

в) осуществления всех запланированных проектных работ; г) ввода в эксплуатацию и принятия проекта заказчиком,

документирования и анализа опыта реализации проекта.

99

3. Фаза завершения – это:

а) план поэтапной реализации проекта; б) преобразование идеи в готовый продукт,

задокументированный и протестированный; в) подтверждение того, что разработан продукт, полностью

соответствующий концепции проекта; г) разработка концепции проекта.

4.Может ли быть проект закрыт до завершения стадии реализации:

а) в зависимости от типа проекта; б) да, проект может быть закрыт на любом этапе жизненного

цикла при определенных условиях; в) в зависимости от решения заинтересованных сторон;

г) нет, проект может быть завершен только на этапе завершения.

5.Кто из членов команды управления проектом готовит финальный отчет от реализации проекта:

а) руководитель проекта и администратор проекта;

б) руководитель проекта; в) администратор проекта;

г) вся команда управления проектом; д) руководитель проекта, куратор проекта, администратор

проекта.

6.Завершающий этап жизненного цикла проекта состоит из приемочных испытаний и:

а) контрольных исправлений; б) опытной эксплуатации; в) модернизации.

7.Какие ситуации применяются при завершении проекта:

8. Выберите верные суждения:

а) основным признаком завершения проекта является подписание акта приемки-передачи или другого аналогичного документа;

100

заказчику, может считать себя свободным от проекта; в) итоговый отчет о проекте начинает формироваться еще на стадии

планирования; г) наиболее эффективным вариантом трудоустройства членов

команды после окончания проекта является перевод на их функциональные обязанности;

д) руководитель проекта, осуществив передачу результата заказчику, выполняет заключительные действия в рамках, как предметной области, так и проектно-ориентированной работы;

е) в случае если проект начинает затягиваться и превышать смету, целесообразно его остановить, зафиксировать результаты и принять решение о необходимости открытия нового проекта как продолжения предыдущего;

ж) формирование архива проекта и передача его для хранения и использования в компанию является обязанностью руководителя проекта и его команды;

з) технологические достижения проекта не должны быть достоянием всей компании;

и) проект считается успешным, когда произведен продукт проекта; к) окончательный аудит и закрытие отчетной документации проекта

являются общераспространенной практикой завершения проекта.

Ситуационные задачи

1. Расставьте действия, которые необходимо сделать на этапе завершения проекта, в нужной последовательности. Результат разместите в таблице.

Исходные данные:

1.Документирование достижений.

2.Завершить выпуск откорректированного комплекта документов.

3.Составить инструкции по использованию результатов проекта, выпустить паспорта на технические объекты.

4.Переместить оборудование и материалы.

5.Расформировать команду проекта.

6.Протестировать результаты проекта.

7.Передать заказчику по акту результаты проекта.

8.Обучить персонал заказчика работе с результатами проекта.

9.Суммировать основные проблемы, возникшие при реализации проекта.

10.Освободить производственные мощности.

11.Объявить об окончании проекта.

12.Написать отчеты о работе всех участников проекта.