Управление проектами. Учебное пособие-1

41

2.Сбалансированная матрица более проработана с точки зрения распределения ответственности и полномочий. Руководитель проекта осуществляет координацию работ и разделяет ответственность за проект и его результат с руководителями тех функциональных подразделений организации, с которыми проект взаимодействует.

3.Жесткая (сильная) матрица имеет четкое распределение ответственности и полномочий между сотрудниками проекта и функциональными подразделениями. Руководитель проекта несет полную ответственность за выполнение проекта, а руководители функциональных подразделений отвечают за назначение персонала на конкретные задачи проекта и качественное их исполнение.

В табл. 3.1 представлены преимущества и недостатки использования матричного подхода для построения структуры проекта.

Таблица 3.1. Преимущества и недостатки использования матричного подхода при разработке организационной структуры проекта

Учет достоинств и недостатков матричного подхода позволит достаточно эффективно применять его при разработке и использовании организационной структуры проекта. Далее в табл. 3.2 представлены характеристика матричных структур, особенности их применения и недостатки использования.

43

Таблица 3.2. Вид и характеристика матриц, применяемых при построении организационной структуры проекта

45

Использование проектной структуры при организации проекта дает возможность учесть в полной мере профессионализм его участников. Непрерывно осуществляются разработка, дополнение и переработка методических инструментов проекта. Ресурсы в проект поступают своевременно, то есть в соответствии с планом проекта и в необходимом количестве.

Сильные стороны такого подхода заключаются в том, что руководитель проекта несет полную ответственность и обладает всеми полномочиями. Члены команды проекта несут ответственность за результаты своей работы непосредственно перед руководителем. Существуют общность интересов членов команды и высокая мотивация к реализации проекта и получению ожидаемого результата.

Слабые стороны проектных организационных структур заключаются в том, что при одновременном ведении нескольких проектов происходит дублирование функций. Команды различных проектов находятся в постоянной конкуренции относительно всех ресурсов проекта. Использование проектного подхода ведет к появлению противоречий в исполнении процедур и правил проекта.

Выбор организационной структуры проекта должен осуществляться на стадии инициации проекта. Это позволяет определить проект с точки зрения его цели, определить и распределить задачи с учетом их потребности, разбить на работы и рабочие пакеты.

Контрольные вопросы

Вопросы для самостоятельной проработки

1.Что такое процессы инициирования проекта?

2.Перечислите причины, которые могут быть основанием для инициации проекта.

3.Для чего нужно составлять Устав проекта?

4.Перечислите основные элементы Устава проекта.

5.Что такое команда проекта, для чего формируется команда проекта?

6.Какие сложности могут возникнуть у руководителя проекта при формировании команды проекта?

7.Как вы считаете, нужна ли система мотивации для команды проекта? Если да, то как бы вы сформировали систему мотивации? Объясните свой ответ.

46

Тестовые вопросы для самопроверки

1.Инициация проекта – это стадия процесса управления проектом, результатом которой является:

а) окончание проектных работ; б) архивирование проектной документации и извлеченные уроки;

в) санкционирование начала проекта.

2.Непосредственное инициирование проекта включает в себя:

3.В основе целеполагания проекта лежат следующие критерии

SMART:

а) конкретные; б) измеримые; в) достижимые;

г) ожидания стейкхолдеров; д) ограничения по ресурсам.

4.Концепция проекта:

а) должна быть согласована с ключевыми участниками проекта: заказчиком, инвестором, спонсором и др., обязательно содержит описание целей проекта, его основных параметров, утверждается в завершении фазы инициации проекта;

б) обязательно содержит сводный календарный план проектных работ, обязательно должна быть оформлена в виде паспорта проекта, обязательно должна содержать концепции по управлению коммуникациями, поставками и контрактами.

5. Непосредственное инициирование проекта включает в себя (выберите несколько ответов):

а) принятие решения о начале проекта; б) определение и назначение управляющего проектом;

47

в) принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта;

г) анализ проблемы и потребности в проекте; д) сбор исходных данных; е) организацию и контроль выполнения работ;

ж) утверждение окончательного сводного плана управления проектом.

6.Не является видом организационной структуры управления проектом:

а) функциональная структура; б) матричная структура; в) стратегическая структура; г) проектная структура.

7.Менеджер проекта имеет высокий уровень полномочий или практически полный контроль тогда, когда структура организации является:

а) слабой матричной; б) жесткой матричной; в) проектной; г) функциональной.

8.Временное формально регламентированное объединение специалистов разных подразделений, сформированное для достижения цели проекта, - это:

а) неформальная группа; б) команда проекта; в) группа рабочих;

г) группа управленцев.

9.Задачи, которые включают формирование концепции проекта:

а) подписание контрактов и контроль за их выполнением; б) определение целей и задач проекта; в) анализ проблемы и потребности в проекте; г) сбор исходных данных;

д) организация и контроль выполнения работ; е) разработка концепции по отдельным функциям управления

проекта; ж) утверждение окончательного бюджета проекта.

48

10.Что из перечисленного не является преимуществом проектной организационной структуры:

а) объединение людей и оборудования происходит через проекты;

б) командная работа и чувство сопричастности; в) сокращение линий коммуникации.

11.Недостаток функциональной структуры управления проектом следующий:

а) стимулирует функциональную изолированность; б) способствует технологичности выполнения работ в

проекте; в) увеличивает количество взаимодействий между

участниками проекта; г) снижает беспокойство членов проектной команды по

поводу карьеры по окончании проекта.

12.Функциональная структура – это:

а) совокупность линейно-функциональных подразделений, где каждое подразделение выполняет определенные функции, характерные для всех направлений деятельности предприятия; б) временная структура, создаваемая для решения конкретной

комплексной задачи (разработки проекта и его реализации); в) структура, закрепляющая в организационном построении

компании два направления руководства – вертикальное (управление функциональными и линейными структурными подразделениями) и горизонтальное (управление проектом).

13.Условия для эффективной командной работы - это:

а) общая цель; б) поддерживающее окружение;

в) квалификация членов команды и четкое осознание ими выполняемых работ;

г) изменяющийся состав участников; д) индивидуальное вознаграждение.

14.Документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта, составляемый на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, называется:

а) бюджетом проекта; б) сметой проекта;

49

в) календарным планом проекта; г) кассовым планом.

15. Официальный документ, определяющий роли участников конкретного проекта, их обязанности и полномочия, - это:

а) устав проекта; б) план проекта;

в) внутрикорпоративный стандарт управления проектами;

г) PMBOK и подобные стандарты, принятые организацией в качестве руководящих документов;

д) инвестиционный контракт или иное соглашение между инвесторами.

Ситуационные задачи

1.После изучения особенностей функциональной, проектной и матричной структур подберите примеры проектов, в которых они могут быть использованы. Объясните свой выбор.

2.Проведите сравнение матричной и проектной организационных структур. Подберите свойства структур, по которым их можно сравнить. Сравнение организационных структур выполните, используя следующую таблицу.

50

Глава 4. Планирование проекта

4.1 . Планирование проекта. Декомпозиция работ

Планирование проекта - это ответственная управленческая процедура, от качества которой зависит работа над проектом.

Сущность планирования состоит в определении целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, выборе нужных для этого методов и средств, а также ресурсов и в согласовании действий организаций — участников проекта.

План проекта дает общую, целостную картину проекта и последовательность выполнения работ.

Процедура составления плана проекта называется планированием. Планирование проекта содержит следующие функции:

-Определение продолжительности и срока завершения проекта.

-Структурирование проекта и разделение его на конкретные задания и пакеты работ.

-Определение необходимых ресурсов проекта – персонала, материалов, технологий.

-Определение хода выполнения работ проекта и обеспечение координации выполнения отдельных работ проекта.

-Определение очередности и направлений использования ресурсов проекта.

-Обеспечение финансирования проекта.

Существуют некоторые общие для всех проектов принципы планирования:

1. Целенаправленность. Процесс структурирования (разбиения на элементы) главной цели проекта для определения иерархий целей и задач проекта с определением порядка выполнения работ.