Управление проектами. Учебное пособие-1

71

5. Структурная декомпозиция работ (СДР) проекта – это:

а) графическое изображение иерархической структуры всех работ проекта;

б) направления и основные принципы осуществления проекта; в) дерево ресурсов проекта; г) организационная структура команды проекта.

6. Метод критического пути используется:

а) для оптимизации (сокращения сроков реализации проекта); б) планирования рисков проекта;

в) планирования мероприятий по выходу из критических ситуаций;

г) определения продолжительности выполнения отдельных работ.

7. При составлении СДР декомпозиция работ прекращается тогда, когда выполнены следующие условия:

а) понятны конечный результат каждой работы и способы его достижения;

б) могут быть определены временные характеристики и ответственность за выполнение каждой работы;

в) команда проекта устала составлять СДР; г) СДР имеет более 5 уровней декомпозиции;

д) определена четкая последовательность работ.

8. Завершающая стадия планирования предметной области проекта – это:

а) анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта;

б) уточнение основных характеристик проекта; в) анализ и корректировка ограничений и допущений, принятых на

стадии инициации проекта; г) выбор критериев оценки промежуточных и окончательных

результатов создания проекта; д) построение структурной декомпозиции предметной области

проекта.

9. Сетевой график предназначен:

а) для управления затратами на выполнение комплекса работ; б) управления материальными затратами; в) управления конфликтами проектной команды;

72

г) управления рисками.

10. При сетевом планировании проекта элемент «событие» характеризуется:

а) номером, ранним и поздним сроком; б) длительностью и резервами; в) задачей и целью; г) прибылью и убытками.

Ситуационные задачи

1.Предположим, что вам поручено подготовить адаптационную программу для студентов 1-го курса. Продумайте и составьте план ключевых событий.

2.Проверьте себя. Проанализируйте изученные методы планирования, заполните на свое усмотрение оценками «да», «нет», «в достаточной степени», «некоторые», «наиболее подходящий» представленную ниже таблицу.

Методы планирования

73

Глава 5. Управление реализацией проектов

5.1. Основы управления реализацией проекта

Управление реализацией проекта – это процесс выполнения действий, описанных в плане проекта, направленных на достижение целей проекта [6].

Всистему управления проектами входят субъекты

управления (внешние и внутренние участники проекта), объект управления (сам проект) и непосредственно процессы управления (инициация, планирование, контроль, корректировка и т.д.).

Реализация проекта - эта следующий этап в проектной работе. Сформированный план работ позволяет приступить к реализации проекта. По сути, основной задачей этого этапа являются четкое выполнение запланированных работ и контроль за получаемыми результатами.

Основные задачи реализации проекта показаны на рис. 5.1.

74

одной стороны, уже разработан детальный план проекта, исполнение этапов которого приведет к получению требуемого результата. С другой - реализация проекта - это реальная деятельность, в которой возможны неожидаемые и неспрогнозированные ситуации, способные привести к нарушениям в реализации проекта или к его полной остановке. Руководитель проекта и его команда должны уделять внимание тому, как исполняются работы, соответствует ли полученный промежуточный результат запланированному по этой работе и т.д.

5.2. Контроль проекта

Контроль проекта - это сложный процесс сравнения фактических и плановых показателей выполнения работ, а также внесения необходимых корректирующих действий для устранения нежелательных отклонений [6].

Контроль осуществляет количественную и качественную оценку проекта, находящегося в процессе постоянного изменения.

Контроль проекта проводится для того, чтобы обеспечить выполнение плановых показателей проекта. В процессе выполнения проекта у заказчика возникают дополнительные требования и пожелания к результату проекта. Составленный план проекта может стать невыполнимым из-за действий смежных организаций, из-за технических и технологических проблем, из-за квалификации персонала. Руководитель проекта должен предвидеть отклонения, оценить их последствия и предпринять корректирующие действия.

Руководитель проекта и его команда разрабатывают систему контроля, которая позволит осуществить контроль и аудит проекта. Разработанная система контроля включает в себя мониторинг фактического выполнения работ, анализ состояния работ по проекту, сравнение значений запланированных показателей в точках контроля с фактическими значениями показателей. Также должен быть включен набор корректирующих мероприятий и предусмотрена возможность остановки проекта.

75

Типы контроля, входящие в систему контроля проекта

(рис.5.2.)

Рис. 5.2. Система контроля проекта

Контроль за управлением реализацией проекта должен обеспечить:

-мониторинг выполнения работ проекта;

-выявление отклонений от целей реализации проекта;

-прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

-обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

построения системы контроля за реализацией проекта нужно определить:

-состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

-состав показателей, формы и сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

-лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

-состав, методы и технологию аналитических и графических

отчетов;

-комплекс используемых программно-аналитических средств.

76

Для осуществления контроля за реализацией проекта могут быть применены следующие виды контроля: предварительный,

фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Это контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения

проекта. Это сравнение достигнутых результатов с установленными в проекте (стоимостными, временными и ресурсными). Текущему контролю подвергаются время, затраченное на осуществление работ, уровень расходования финансов проекта, фактически затраченные материально-технические ресурсы и качество выполненных работ.

Заключительный контроль выполняется на стадии завершения проекта для общей оценки реализации проекта в целом.

Для того чтобы система контроля была эффективной, необходимо при ее разработке учитывать следующие принципы: Принцип 1: наличие всех необходимых планов проекта. План должен быть конкретным и фиксированным. Работы плана должны быть неизменяющимися, в случае если некоторые работы будут изменены, то план должен быть дополнен процедурами, регламентирующими внесение таких изменений.

Принцип 2: наличие формальной системы отчетности. Процедуры, формы, временные интервалы отчетности должны быть определены с использованием единых критериев.

Принцип 3: наличие всех необходимых инструментов для сбора информации, анализа фактических значений показателей и прогнозирования тенденции их изменений.

Принцип 4: наличие возможностей и ресурсов для эффективного и оперативного реагирования на отклонения от графика работ.

При осуществлении контроля исполнения проекта необходимо с высокой точностью определить показатели, показывающие прогресс проекта, и необходимую периодичность сбора данных. Чем острее выявленная проблема, тем больше связанных с ней показателей анализируется. Корректирующие действия осуществляются для устранения выявленных несоответствий или для их минимизации. Процесс контроля исполнения проекта представлен на рис. 5.3.

77

Контрольные

показатели

Рис.5.3. Процесс контроля реализации проекта

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии проведения контроля:

1)метод «0—100» - контроль в моменты окончания работ отслеживает только моменты завершения работ. Незавершенная работа в любой стадии получает оценку 0 %, а завершенная — 100 %, причем считается, что работа выполнена тогда, когда достигнут ее конечный результат;

2)метод «50—50» - контроль в моменты 50 %- й готовности работ предполагает оценку степени завершенности работы тогда, когда на ее выполнение израсходовано 50% выделенных средств);

3)метод контроля по вехам - контроль в заранее определенных

4)метод регулярного оперативного контроля осуществляет регулярный оперативный контроль через равные промежутки времени;

5)экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Наиболее часто для осуществления контроля за реализацией

проекта используют метод освоенного объема. Применить контроль отклонений как метод контроля бюджета не всегда возможно, так как не всегда можно измерить, какая часть результата уже получена. В таких случаях нужно оценивать не степень готовности проекта, а объем ресурсов, который осталось потратить, — бюджет по

Рис. 5.4. Графическое представление отчета об освоенном объеме

В соответствии с данным методом определяются четыре показателя:

- плановый объем (PV) - плановая стоимость запланированных работ на определенный момент времени (дату составления отчета);

-освоенный объем (EV) - плановая стоимость выполненных работ на тот же момент времени;

-фактическая стоимость (AC) - фактическая стоимость выполненных работ;

-бюджет по завершении проекта (BAC).

Эти показатели являются основой для расчета отклонений.

1. Отклонение по срокам (SV):

позитивным и свидетельствует, что сроки реализации проекта опережают запланированные. Отрицательное отклонение является негативным сигналом и необходимостью пересмотра работ проекта, сроков их исполнения и других связанных с ними показателей.

3. Отклонение по стоимости (CV) – значение этого показателя также должно быть неотрицательным:

4. Индекс выполнения стоимости (CPI), значение которого должно быть больше или равным 1:

5. Прогноз стоимости по завершении проекта (ЕАС):

— в случае некорректности предыдущих оценок составляется новый прогноз (ETC), и тогда:

— в случае, когда возникли непредвиденные отклонения, которые в дальнейшем, скорее всего, не возникнут вновь:

-сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и представление ее в проектную команду;

-обновление моделей и подготовка данных для их расчета;

-расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;

-анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;

80

- разработка оперативно-календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

Пример применения метода освоенного объема для контроля за выполнением проекта. Исходные данные представлены в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Базовые показатели проекта X