Управление проектами. Учебное пособие-1

21

Этапы жизненного цикла проекта

1.Инициация - выдвижение идеи и формулирование цели проекта, проработка задачи проекта.

2.Планирование - определение сроков реализации замысла, разделение процессов на конкретные этапы, определяется

спецификация результата проекта, распределяется и закрепляется ответственность. Составляется расписание работ, формируются бюджеты. На основе этих данных осуществляются оценка рисков и планирование работ с ними. Определяются необходимые проекту ресурсы и оцениваются имеющиеся ресурсы. Затем происходит распределение ресурсов и составляется план их поступления в проект в соответствии с расписанием работ. Также происходит закрепление задач, полномочий и ответственности за персоналом.

3.Реализация - начинается сразу же после того, как были утверждены планы. Подразумевает реализацию в полном объеме всех намеченных действий. В ходе работ на этом этапе формируются отчеты по выполнению работ, проводится оценка произошедших и требующихся в проекте изменений. Проверяется достижение запланированного качества продукта проекта и принимаются решения по устранению несоответствий.

4.Завершение - анализ полученных данных и контроль на предмет соответствия запланированным. Основные действия по завершению проекта возлагаются на руководство проекта, т. е. руководителя

проекта и функциональных руководителей. Эта обязанность в большинстве случаев возлагается на руководство. На этом этапе осуществляется и передача документов по проекту, обучение клиента работе и использованию продукта проекта. Освобождение ресурсов текущего проекта и перевод в другие проекты (если они есть). Подведение итогов работ по проекту, формирование отчета проекта и пополнения базы проектов опытом реализации.

Деление на этапы жизненного цикла проекта весьма условное. Нет четких рекомендаций о длительности каждого этапа, его ресурсной емкости. Каждая организация самостоятельно детализирует и разбивает жизненный цикл проекта на стадии.

Жизненные циклы проекта выстраиваются индивидуально с учетом специфики того или иного предприятия, но могут быть и типовые, имеющие общие особенности, такие как:

- наибольшее количество затрат и привлекаемого персонала задействовано в середине цикла проекта. Начальная и завершающая стадии проекта не требуют привлечения затрат;

22

-на первом этапе наблюдается наибольший уровень риска, а также неуверенность и сомнения по поводу успешного исхода деятельности;

-на начальной стадии жизненного цикла проекта у участников есть большие возможности для внесения изменений и совершенствования методик достижения цели.

Наиболее часто встречающиеся модели построения жизненного цикла проекта представлены в таблице.

Модели построения жизненного цикла проекта

23

жизненного цикла проекта. Рассмотрены преимущества и недостатки этих моделей.

Принципы формирования жизненного цикла проекта

Жизненные циклы проекта характеризуются рядом принципов, учитываемых при их построении, такими как:

- наличие детального плана, в котором прописаны все временные периоды, сроки, участники, а также показатели в цифровом выражении, которые должны быть достигнуты по итогам работы;

-разработанная система отчетности, в которой по завершении каждой стадии будет проводиться мониторинг соответствия значений достигнутых результатов заявленным;

-наличие системы анализа, в соответствии с которой может быть спрогнозирована будущая ситуация с целью внесения корректировок;

-налаженная система реагирования на непредвиденные ситуации, чтобы работа могла быть выполнена в соответствии с планом.

Контрольные вопросы

Вопросы для самостоятельной проработки

1.Перечислите основные элементы ближнего и дальнего окружения проектов. Приведите примеры.

2.Как сфера деятельности проекта связана с его окружением?

3.Перечислите основных участников проекта. Нужны ли проекту пассивные участники?

4.Перечислите и охарактеризуйте этапы жизненного цикла проекта.

Тестовые вопросы для самопроверки

1. Наибольшее влияние на проект оказывают следующие факторы:

каждой фазы.

или отрицательно влияют на результат.

5.Участник проекта, инвестирующий в проект собственные, заемные, привлеченные средства, обеспечивающий их целевое использование и максимизирующий прибыль, контролирующий выполнение контрактов, - это:

а) бухгалтер; б) инвестор; в) лицензор; г) поставщик;

д) менеджер проекта.

6.Команда проекта – это:

а) совокупность всех заинтересованных в проекте лиц; б) совокупность действующих как единое целое участников

проекта, обеспечивающая под руководством проектменеджера достижение целей проекта;

в) персонал проекта.

26

7.Группа специалистов, работающих над реализацией проекта и подчиняющихся менеджеру проекта, называется:

а) спонсорами; б) пользователями проекта;

в) командой проекта; г) инвесторами; д) контракторами.

8.Для чего проект разделяют на фазы:

а) для распределения ответственности между участниками команды проекта;

б) для постепенного согласования результатов проекта; в) для качественного планирования ресурсов проекта;

г) для планирования взаимодействия с заинтересованными сторонами проекта.

9. Фаза проекта – это:

а) набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта;

б) полный набор последовательных работ проекта; в) ключевое событие проекта, используемое для осуществления

контроля над ходом его реализации.

10. Могут ли фазы проекта перекрывать друг друга:

а) да, если этого требует технология реализации проекта; б) нет, фазы должны следовать одна за другой; в) в зависимости от объемов трудозатрат; г) в зависимости от длительности проекта.

11. Участники проекта - это:

а) потребители, для которых предназначался реализуемый проект;

б) заказчики, инвесторы, менеджеры проекта и его команда; в) физические и юридические лица, непосредственно

задействованные в проекте, или те, чьи интересы могут быть затронуты в ходе выполнения проекта.

27

12. Стейкхолдеры – это органы власти, организации, граждане и их объединения:

а) интересы которых объективно затрагивают процесс реализации проекта или его результат;

б) интересы которых объективно затрагивают процесс и/или результат проекта, и они осознают эти интересы;

в) чьи интересы объективно или субъективно затрагивают реализация или результаты проекта и кто реализует свои интересы путем влияния на проект.

Ситуационные задачи

1.Предположим, что вам предстоит возглавить проект по разработке системы мотивации сотрудников автомастерской. Определите, какие элементы окружения проекта окажут на этот проект наибольшее влияние. Поясните свой выбор.

2.Предположим, что вам предстоит возглавить проект по разработке системы мотивации сотрудников автомастерской. Опишите, какие действия вы планируете проводить в каждой фазе жизненного цикла проекта. Поясните свой выбор.

28

Глава 3. Инициация проекта

3.1. Инициация проекта

Инициация это первый этап жизненного цикла проекта, который является отправной точкой всего проекта. Именно на этой стадии закладывается эффективность самого проекта. Инициация проекта направлена на определение тех работ и действий, которые будут способствовать успешному запуску проекта. Однако этой стадии жизненного цикла уделяется недостаточное внимание со стороны руководителей проекта. Процессы инициации выполняются без учета временных границ проекта и связаны с организационными, программными или портфельными процессами. На стадии инициации уточняются первоначальное описание проекта, его содержание и ресурсы, которые организация планирует вложить. Выбирается менеджер проекта и документируются исходные допущения и ограничения.

Инициация проекта - это процесс придания инвестиционной привлекательности новому проекту и работа по продвижению проекта [6].

Перед началом работы по проекту необходимо его детально рассмотреть и принять решение о целесообразности инициации. Конечно же, наполнение этой стадии элементами зависит от специфики проекта и его организации. Необходимо описать основную информацию о проекте, обосновать целесообразность его запуска. Дать описание конечного продукта и ожидаемого результата проекта.

На этой стадии руководитель определяется с тем, возможно ли реализовать проект вообще, как сделать его привлекательным для инвестора, кто это сможет сделать, как будет осуществляться финансирование проекта.

Проводится комплексная диагностика проекта, оценивается его экономическая эффективность, выполняется маркетинговый анализ нового проекта, оцениваются бюджет и время на реализацию проекта. Схема принятия решения об инициации проекта представлена на рис. 3.1.

30

Основанием для начала проекта могут быть:

1.Изменившиеся рыночные условия.

2.Технический и технологический прогресс, влияющий на ресурсные требования.

3.Проблемы управления проектом и вызванные ими задачи.

5. Изменившиеся требования действующего законодательства и социальная ответственность бизнеса.

Этап инициации начинается с появлением идеи проекта и продолжается до принятия решения об участии или неучастии компании в этом проекте.

На этом этапе происходит следующее:

1.Определение проблемы, решение и реализация которой дадут предприятию преимущество на рынке.

2.Формулируется проблема, которую надо решить, или определяются возможности, которые надо использовать для получения конкурентного преимущества. Наличие проблемы или возможности для роста должны быть приняты всеми заинтересованными в проекте лицами.

3.Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта -

формируется понимание ожидаемого результата и на основании этих данных принимается решение об участии организации в проекте.

отказом от проекта и снижением качества работ при невозможности достичь цели проекта.

6.Определение приоритетности проекта по отношению к уже идущим и прочим потенциальным проектам или по отношению к основной деятельности организации.

7.Назначение руководителя проекта, закрепление полномочий и ответственности.

8.Фиксация точки старта проекта, т.е. определяется и фиксируется начало проекта и обозначаются сроки его жизни. С этого момента проект считается начатым.

На принятие решений об инициации проекта может повлиять результат анализа следующих критериев:

- ситуация в стране, где планируется реализовать проект;