Про управление компанией

Специфика управления потоковым менеджментом как раз и состоит в том, что при четкой постановке финальной и промежуточных целей мы гарантируем себе максимальный контроль и возможность делать незамедлительные и обоснованные выводы насчет эффективности работы персонала. Эта «выжимка» наибольшего количества «сока» хороша тем, что в условиях кризиса позволяет получить требуемый результат или уже на трети или середине пути понять, что пора менять работника или цель. Необходимо вдумчиво знакомиться с промежуточными результатами и анализировать, в чем именно может состоять причина возможной неудачи: в самом ли сотруднике, в изначально неверной на данный момент постановке цели, неправильно выбранных способах достижения. Также неуспех в какой-то конкретной точке может быть лишь временным явлением, связанным лишь с изменчивыми условиями внешней ситуации;

3) ресурсы. Непроговоренность ресурсов и необеспеченность ими может разрушить самую тщательно построенную схему. Также вышеназванные недоработки руководства дают сотрудникам право оправдать собственные ошибки, воспользовавшись заявлениями вроде «Если бы меня вовремя обеспечили всеми необходимыми ресурсами, я бы все сделал». Именно поэтому следует с самого начала определить минимальный и максимальный список необходимых для достижения цели материальных и нематериальных (таких, как вовремя предоставленная информация) ресурсов и обозначить те крайние границы сумм, которые вы готовы вложить в данное дело в условиях кризиса. Если же суммы, требующиеся для итогового получения выгоды, в процессе работы постоянно увеличиваются по сравнению с изначально запланированными цифрами, возникает вполне естественная потребность разобраться, с чем связанные внеплановые траты: с текущими изменениями во внешней среде, вызванными кризисом, или чересчур свободным отношением работников к трате денег компании.

При соблюдении всех названных выше «правил безопасности» потоковый менеджмент может стать для руководства компании палочкой-выручалочкой во времена тяжелых финансовых условий и необходимости хорошо отлаженной эффективнейшей работы организации. Решение о принятии сотрудников «на поток» должно приниматься согласованно с другим руководящим составом компании, требования отдельных начальников не должны противоречить друг другу. Недопустимы ситуации, когда «многоначалие» порождает путаницу и сумятицу в головах персонала. Тем более, такая вероятность может оказаться губительной для потокового менеджмента. Потоковый работник должен четко знать, кто его непосредственный начальник, кто главный руководитель и к кому идти за финальным решением в ситуации любого возникающего противоречия. В идеальном варианте последнее слово в решении любых подобных вопросов

71

должно оставаться за разработчиком плана и главой компании. Споры, возникающие со сторонними руководителями в организации, ни в коем случае не должны препятствовать четко направленной работе потокового сотрудника. Их необходимо немедленно пресекать и лишь после этого разбираться в их причине с каждой стороной по отдельности. Раскачивание лодки изнутри во время кризиса не может привести к положительным результатам. Тем более, в случае, когда руководитель сумел поставить правильную цель и наметить пути ее достижения, малейшие внутренние колебания в противоположную сторону могут привести к неприятному резонансу и провалу задания. Победа в боях часто обеспечивается не только превосходством сил, но и четкой организацией процесса тем, кто руководит сражением.

В ситуации финансового кризиса мы также должны понимать, что руководство деловыми процессами должно быть единым. Тем более, в ситуации четко расставленных приоритетов и целей. Поэтому потоковый менеджмент, будучи одним из непревзойденных средств повышения эффективности работы как персонала, так и компании в целом, при этом является испытанием на твердость и отличные организаторские способности для самого руководителя в условиях мирового финансового кризиса.

11. Слово о бухгалтерии и юристах

Особенности бухгалтерии в условиях кризиса

Одно из условий успешного функционирования компании – наличие

профессионального бухгалтерского и юридического сопровождения. Конечно, если есть что считать в условиях кризиса, и что спасать от судебных дрязг. Однако если особенности бизнеса не требуют постоянного присутствия юриста и бухгалтера, то, вероятно, в сегодняшней затрудненной для многих финансовой ситуации вы уже давно собираетесь сократить расходы за их счет. В этом случае эта глава для вас. Если же сфера деятельности вашей компании такова, что без должного количества специалистов обоих направлений организация подвергает себя необдуманному риску, лучше этого не делать.

В сложившейся сегодня в тяжелых условиях ситуации значительно вырос на рынке труда спрос на толковых бухгалтеров широкого профиля. Кризис вынуждает компании разной величины и степени устойчивости аккуратнее считать деньги. Минимизация расходов становится все актуальнее день ото дня для любой организации. В условиях кризиса только профессионалам-бухгалтерам высокого класса бывает под силу решить финансовые головоломки, правильно рассчитать имеющиеся средства компании и предложить пути

72

грамотной экономии в каждом конкретном случае. Узкие специалисты на данный момент стали неоправданной роскошью для многих организаций, а универсальные профи, напротив, востребованы как никогда. До недавнего времени во многих компаниях бухгалтеры работали по нескольким отдельным направлениям: касса, валютные операции, основные средства, склад, расчет зарплаты и др. За ведение же всей бухгалтерии нес ответственность главный бухгалтер, а также его помощник или заместитель. В большинстве случаев вчера еще только в небольшой организации за все направления мог отвечать один специалист. Сегодня же такие многопрофильные бухгалтеры особенно востребованы, учитывая их возможность выполнять функции нескольких специалистов одновременно.

Однако подобным профессионалам ввиду их популярности на рынке труда в условиях финансового кризиса приходится обеспечивать заработную плату в среднем в 0,8-1,5 раза больше, чем специалистам узкого профиля. Подобная оплата, кстати, в значительной степени увеличивает меру ответственности, которую несет бухгалтер за полноту, сохранность, правильность и достоверность всей ведомой финансово-отчетной документации фирмы. При этом на такого специалиста ложится не только административная и материальная, но и вполне ощутимая уголовная ответственность. Именно в последнем пункте таится множество камней преткновения, зачастую приводящих к серьезным конфликтам между бухгалтерией и руководством. С одной стороны, бухгалтер, несущий ответственность за дела компании, постоянно подвергается риску потерять свободу и деловую репутацию, а с другой на него давит необходимость свести к минимуму издержки фирмы. Вот почему сегодня от квалифицированного специалиста в бухгалтерии требуются не только безупречные профессиональные знания и наличие здравого смысла, но также и юридическая грамотность. В связи с этим наиболее ценным в условиях кризиса бухгалтером считается именно тот, кто умеет, не отступая от законодательных норм, значительно снизить налоговые платежи компании.

При выборе нового бухгалтера в условиях кризиса важно выбрать такого соискателя, который имел бы достаточно четкое представление и разумное суждение о полном цикле деятельности бухгалтерии, а также отличался достаточной ответственностью как специалист и как сотрудник. Если, например, в резюме кандидата на должность указано, что человек пришел на работу в предыдущую компанию в январе, а уволился в ноябре, у него желательно узнать, по каким конкретно причинам это произошло. Ведь в указанном случае получается, что бухгалтер не сдал квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность. Кроме того, опыт работы хорошего специалиста должен быть стабильным и продолжительным, весьма наглядно демонстрируя, что сотрудник сумел достичь определенных положительных результатов на каждом конкретном месте. Более того, многочисленные примеры

73

доказывают, что личные качества на столько ответственной должности, как бухгалтер, также имеют большое значение во время кризиса. Порядочность, аккуратность, честность, ответственность и неконфликтность нужны в этой профессии сегодня, пожалуй, как в никакой другой. Кризисная ситуация в стране и в мире, постоянные изменения в законодательстве, периодические проверки, работа с суммами и цифрами, а также значительное умственное напряжение также требуют от кандидатов на должность наличия таких специфических качеств, как высокая стрессоустойчивость, уравновешенность, логическое и аналитическое мышление, усидчивость, внимательность и, наконец, умение мягко, но аргументировано отстаивать в случае необходимости свою точку зрения. Сегодня опытные руководители начинают отлично понимать, как трудно найти стоящего специалиста по бухгалтерскому учету, так как он должен быть не столько работником, сколько первым помощником директора, которому можно без страха доверить наиболее важное и ценное в условиях кризиса - финансовые потоки и налоговую отчетность компании. Именно поэтому, несмотря на то, что после масштабных увольнений опытных бухгалтеров на рынке труда достаточно много, поиск того, кто сумеет удовлетворить всем требованиям, порой занимает несколько месяцев.

Как сэкономить на бухгалтерии, не погрузив компанию в пучину хаоса

Описанные выше трудности поиска одного надежного бухгалтера, который мог бы заменить собой целый отдел в условиях кризиса, на сегодняшний день вполне реальны, так как хорошая бухгалтерия является зачастую одним из тех звеньев цепи, которые способны помочь вытянуть компанию из финансовой ямы. Однако многочисленные трудности, которые создает поиск и найм квалифицированного специалиста в этой области, а также выплата ему солидной по нынешним временам заработной платы существенно снижают в глазах руководителя ценность наличия собственного бухгалтера в штате компании. В этом случае, если деятельность компании не осложнена какими-либо дополнительными факторами, вызывающими жесткую необходимость в наличии штатного специалиста, возможен вывод бухгалтерских услуг на аутсорсинг, что значительно уменьшит ваши расходы, а также сбережет нервные клетки, которые так часто бывают потрачены руководством компании при конфликтах именно с представителями бухгалтерии во времена финансовых потрясений.

Аутсорсинг в самом широком смысле слова означает привлечение сторонних услуг по организации и осуществлению деятельности, в иных условиях осуществляемой, как правило, самими компаниями. Сегодня аутсорсинг во многих областях получает весьма

74

широкое распространение за счет того, что позволяет сэкономить постоянные расходы в условиях кризиса.

С одной стороны, бухгалтерия в сегодняшней ситуации является важным "органом" любой компании, с другой же существует насущная необходимость уменьшения расходов без потери высокого качества и отменной функциональности работы бухгалтерии. В этой ситуации можно заключить договор на бухгалтерское обслуживание организации по аутсорсингу с надежной компанией, предоставляющей данные услуги.

Чем именно отличается в лучшую сторону от содержания бухгалтера в штате предложенный вариант передачи функций бухгалтерии в руки сторонней компании? Вопервых, тем, что фирма экономит на зарплате штатных специалистов, а также на содержании

иобслуживании их рабочих мест. Естественно, аутсорсинговые услуги оплачиваются, но если сравнить их стоимость с содержанием одного высококвалифицированного бухгалтера или, тем более, целого штата, то экономия окажется весьма значительной и даже впечатляющей. В той же части, что касается профессионализма и конфиденциальности специалистов бухгалтерии, то здесь важно отметить, что компания, не первый день работающая на рынке, как правило, дорожит своей репутацией. К тому же, организации, предоставляющие аутсорсинговые услуги, как правило, сегодня используют ситуацию кризиса по максимуму и занимаются сразу несколькими направлениями деятельности. Таким образом вы получаете в свое распоряжение совокупный опыт квалифицированных специалистов различных областей (бухгалтерия, юристы, кадры, а также консультанты по налогам). Также важно отметить, что в договор с компанией, занимающейся подобным родом деятельности, необходимо всегда добавлять пункт о том, что услуги, предоставляемые организацией, застрахованы, а все проблемы, которые могут вдруг возникнуть, никоим образом не должны отразиться на вас.

Для постоянного контроля и управления аутсорсинговыми бухгалтерскими услугами вам как клиенту необходимо наличие выделенного личного телефона для связи с закрепленным именно за вами бухгалтером, а также координаты его руководства в случае необходимости. Также как правило, по телефону, электронной почте или непосредственно в офисе клиент аутсорсинговой организации имеет право получить бесплатную консультацию

иподробные разъяснения по всем происходящим с его бухгалтерскими документами процессам.

Также во время кризиса возможен другой вариант экономии на привлечении сторонних бухгалтерских услуг. При увольнении постоянного штата бухгалтеров дела могут быть переданы специалисту по бухгалтерии, работающему в дружественной компании.

75

К примеру, существуют две компании, занимающиеся смежными, но неконкурирующими областями деятельности. В компании А бухгалтерию в результате кризиса увольняют, в другой же (назовем ее Б) объем работы резко сокращается. Так как руководители данных организаций знакомы и в курсе дел друг друга, один из них предлагает привлечь штатного бухгалтера компании Б (при его согласии) к оказанию периодических бухгалтерских услуг компании А за определенную фиксированную плату, составляющую зачастую сумму в два раза меньшую стандартной оплаты работы бухгалтера. Таким образом, в выигрыше остаются обе компании (одна экономит, вторая получает некоторую сумму с оплаты услуг ее сотрудника) и бухгалтер, который за полный рабочий день успевает обслужить обе компании и получить значительную прибавку к заработной плате.

Однако этот вариант имеет ряд специфических особенностей. С одной стороны, есть живые примеры, когда подобная ситуация была выгодна всем сторонам, с другой, необходимо учитывать некоторые тонкости, которые могут возникнуть во взаимодействии двух руководителей и бухгалтера в случае необходимости одновременной подготовки двух финансовых отчетов. К тому же, важно учитывать согласие и желание самого работника одновременно нести ответственность за два предприятия в сложное время кризиса.

Как сэкономить на юристе во время кризиса

В традиционном представлении многих российских предпринимателей экономия на юридическом сопровождении их бизнеса может обернуться кошмарными последствиями, особенно, во время кризиса. Невозможно с ними не согласиться в случае, если речь идет именно о юридическом сопровождении, а не о найме штатного юриста с полным окладом. В большинстве же ситуаций, если только компания не находится на грани банкротства или, напротив, не заключает новые потенциально весьма выгодные договора каждый день, экономия на услугах юридического толка может оказаться весьма существенной. Достаточно бывает сократить штатного сотрудника и начать обращаться за консультацией (не бесплатной, но, как правило, весьма недорогой) в юридическое агентство каждый раз в случае необходимости, которая в большинстве компаний зачастую возникает даже не каждую неделю. К тому же, в некоторых агентствах возможно консультирование по телефону постоянных клиентов, и в этом случае, происходит, помимо прочего, немаловажная для многих экономия времени на дорогу.

Итак, на чем экономит предприниматель, увольняя штатного юриста и пользуясь услугами юридического агентства:

 на заработной плате постоянного сотрудника;

76

на оборудовании и содержании его рабочего места;

на налоговых выплатах.

Консультация же, как правило, требуется при работе с новыми партнерами (если в

ход не идет стандартный договор) или в случае затруднений, возникающих со старыми договорами. Что касается лояльности и профессионализма нанятого от агентства юриста, то, как правило, они в разы превышают соответствующие качества у постоянных сотрудников, так как любое солидное юридическое агентство работает с лучшими из лучших юристов в городе, которые могут себе позволить сотрудничать с несколькими подобными компаниями одновременно. В разы также вырастает и экономия фирмы на оплате и содержании юриста или целого отдела, что особенно важно в сегодняшних напряженных условиях кризиса.

Таким образом, сегодня мы видим, что кризис несет не только отрицательные, но и некоторые положительные моменты. В частности, он дает нам возможность отойти от традиционных представлений об обязательном составе коллектива и научиться беречь финансовые средства, которые могут быть пущены на закупку нового оборудования, высокоэффективную рекламу или что-либо другое, как никогда необходимое сегодня фирме. Подобные оправданные траты впоследствии способны вернуться к нам в виде утроившегося количества денежных знаков. Содержание же в штате специалистов, услугами которых компания пользуется не каждый день, и постоянной оплаты которых, следовательно, можно избежать, обходится сегодня многим организациям слишком дорого в тяжелых условиях кризиса. Необходимость выживать не только диктует свои условия, но также и показывает новые возможности, которыми руководителям компаний важно научиться пользоваться сегодня, чтобы не только удержать на плаву свою организацию, но и дать ей успешный старт в стремительно меняющееся послекризисное будущее.

12. «Ударный отряд». Создаем команду

Как найти среди подчиненных своих единомышленников

Вы когда-нибудь слышали старую притчу о венике и об отдельных прутиках? Когда старый отец, умирая, дал совет жить в согласии своим трем сыновьям, показывая наглядно, как ломается каждый отдельный прутик, и остается целым связанный из них веник. Так и в бизнесе: если компания хочет выжить в тяжелых условиях, ее руководителю необходимо превратить существующий коллектив в полноценную команду, которая будет под внешним давлением гнуться, но не ломаться. Во время кризиса многие организации, попавшие в одинаково затруднительное положение, остаются на плаву или же тонут в зависимости от

77

политики, проводимой руководителем, и того, как ее воплощает человеческий ресурс компании. В свою очередь, для того, чтобы эффективно провести в жизнь политику руководства, сотрудники должны стать единой командой, думающей и дышащей как единый организм. Желательно, чтобы в трудных условиях кризиса дышала эта команда целиком и полностью в такт со своим официальным лидером – руководителем компании. Только в этом случае указания будут выполняться неукоснительно, а работа в срок и должным образом. Достичь подобного возможно, создав на базе коллектива отдельную, личную команду руководителя, реализующую и проводящую в жизнь его идеи внутри компании и являющуюся своеобразной «воинской» элитой, собранной из профессионалов и наиболее преданных руководству людей.

Так как же выбрать из остатков уцелевшего после увольнений коллектива тех, кто сможет составить костяк «ударной» команды, главной движущей силы вашей компании?

В первую очередь, необходимо помнить о том, что будущая команда должна напоминать хорошо уравновешенное стенобитное орудие, которое намного быстрее достигает своей цели, чем то, что перекошено на один бок или постоянно отклоняется в разные стороны. Для того чтобы ваша личная команда стала эффективной в сложных условиях, чрезвычайно важно подобрать сотрудников, которые будут уравновешивать друг друга по своим психологическим характеристикам.

Наличие внутри одной команды более 2-3 сильных лидеров, не умеющих подчиняться, идти на компромиссы и признавать потенциальную важность чужого мнения приведет к ситуации «лебедь, рак и щука», в которой каждый будет тянуть коллектив в свою сторону, отстаивая приоритетность своей точки зрения, упуская при этом из виду реальные интересы компании. Более того, наличие в команде чересчур амбициозного лидера, склонного скорее к самовыражению и оказанию давления на остальных, может развалить костяк компании изнутри еще до того, как команда достигнет каких-либо серьезных поставленных целей. Поэтому, подбирая «ударную» антикризисную группу, необходимо учитывать не только профессионализм каждого из ее членов и лояльность по отношению к руководству, но и их психологическую совместимость, а также индивидуальные особенности характера.

Работая над составом команды, желательно начинать подбор со своей будущей «правой руки». Сразу важно расставить акценты: если руководитель сам управляет работой команды, он является ее единственной «головой», и другой в момент кризиса быть не должно. Многоначалие в бизнесе в большинстве случаев приводит к несогласованности действий, и, как результат, низкой эффективности работы. Поэтому, выбирая своего представителя и официального «первого помощника» в команде, следует обратить особенное

78

внимание на тех сотрудников, которые, помимо лидерских качеств, обладают умением прислушиваться к начальнику, понимать его идею без подхалимского поддакивания, осмысливать, перерабатывать полученную информацию, а также доносить до шефа свои сомнения и встречные предложения в случае необходимости. Иными словами, этот человек должен уметь находить «золотую середину» между выполнением указаний руководства и наличием собственного мнения, иногда настолько свежего и оригинального, что оно может принести значительную пользу компании за счет предлагаемых решений. Даже если данный работник не обладает достаточным потенциалом для предложения принципиально новых идей, он вполне способен оценить с практической стороны тет-а-тет идею руководителя и корректно указать слабые стороны с тем, чтобы совместно ее доработать для сегодняшней ситуации в бизнесе. Такого сотрудника даже в большом коллективе не всегда легко найти, но, как правило, опытный управленец, зная об основной цели создания команды, интуитивно чувствует, кто в компании действительно отвечает всем вышеперечисленным параметрам и может стать его основным помощником в сложном деле поддержания дела в условиях кризиса.

Выбрав себе «правую руку», можно приступать и к формированию остальной антикризисной команды. Ее состав и численность зависят лишь от величины компании и поставленных руководителем в сегодняшних условиях целей. Однако необходимо учесть, что перенасыщение команды людьми также вредно для достижения поставленных общих целей, как и недостаточное количество сотрудников внутри специально созданной группы. Важно помнить, что мы создаем свою личную команду для того, чтобы ей было легко управлять, а для этого внутри нее должна быть соблюдена иерархия, четкая организация взаимодействия и распределение деловых «ролей».

Основными же критериями выбора членов команды в условиях кризиса должны являться их профессионализм, приверженность интересам компании, неконфликтность в совокупности с наличием собственного мнения и умение работать в команде, объединяющее, пожалуй, в себе как понятие все вышеперечисленное.

Как сплотить сильную команду

Для того чтобы работа команды в условиях кризиса была эффективной, не обременялась внутренними проблемами и была направлена на решение проблем внешних, необходимо обеспечить сотрудников «ударной группы» следующим:

 ресурсы, необходимые для выполнения поставленной задачи;

79

наличие единого руководителя, его высокий авторитет в кругу соратников;

четкая внутренняя структура команды, знание и соблюдение данной структуры всеми ее членами;

знание каждым из членов команды своего места в структуре;

знание каждым из членов команды своей задачи и ее места в рамках общей цели.

Чтобы при выполнении со стороны руководства всех вышеперечисленных условий команда действительно работала со стопроцентной отдачей в тяжелых для компании условиях кризиса, помимо всех названных факторов, должен присутствовать еще один. Сотрудники внутри созданной группы должны по-настоящему чувствовать себя единой командой. Как этого добиться?

В первую очередь, как мы уже упоминали, организация команды должна быть максимально четкой, причем каждый член группы должен знать свою задачу и ее место в структуре поставленной перед всей командой цели. Во-вторых, пребывание в команде должно восприниматься как принадлежность к одной из высших «каст» внутри организации. Для этого важно создать кажущиеся или реальные привилегии, чтобы каждый член команды чувствовал себя именно «избранным», а не тем, на кого взвалили дополнительные обязанности в тяжелый момент. В качестве привилегий могут выступать как символические прибавки к заработной плате, так и доступ на собраниях команды к «секретной» информации об истинном положении дел компании (подается руководителем в любом удобном ему на данный момент виде). Кроме того, возможность получить внеочередные дни отпуска после достижения конкретной, четко поставленной общей цели также может восприниматься как дополнительная привилегия, даже если это всего три или четыре дня отдыха морозной зимой.

В-третьих, чрезвычайно важно, чтобы помимо наличия личной выгоды каждый член команды видел конечную цель и ее подлинную важность для компании в условиях необходимости выживания. Истинная увлеченность сотрудников достижением поставленной задачи может порой творить чудеса для бизнеса в самый критический момент. Чтобы достичь подобного отношения коллектива к своей деятельности, многие опытные руководители умело используют элементы агитации в работе с персоналом. Красочно описывается настоящая ситуация в свете кризиса (в выгодном на данный момент для руководства ключе), затем даются варианты развития событий и рисуются перспективы в случае, если цель будет достигнута. Предпочтительнее ставить конкретную четкую цель с цифрами и датами; кроме того, цель должна быть реально достижима, а пути ее достижения тщательно просчитаны, так как только в этом случае команда поверит в нее и пойдет за руководителем с настоящей, а не симулированной увлеченностью. Помимо общей выгоды

80