Про управление компанией

3.Чтобы улучшить качество поставок, необходимо формирование и поддержание системы конкуренции между поставщиками. В свою очередь, такая система невозможна без создания равных условий для всех поставщиков. К счастью, современные технологии предоставляют возможность раздавать ваше коммерческое предложение при помощи сети Интернет.

4.Имидж вашей компании как надежного заказчика, готового во время кризиса сотрудничать на постоянной основе и вовремя оплачивать предоставляемые товары и услуги, также способствует появлению у вас надежных поставщиков. Если объемы необходимых закупок невелики, выручить могут "закупочные союзы", заключаемые с партнерами, а, временами, и с конкурентами.

5.Помогает и оптимизация процесса механизма закупки. Чем меньше времени будет тратиться на заключение контракта, а также чем незначительнее будут препятствия во время согласования, тем дешевле обойдутся вашей компании поставки.

6.Накопление чрезмерных остатков товара на складе изымает из оборота компании немалые средства. После ревизии объемов остатков и их корректировки, компания может получить дополнительные средства, которые никогда не бывают лишними во время кризиса.

7.Чтобы усилия не пропали даром, необходимо переработать систему, которой руководствуются менеджеры по закупкам. Новая система должна полностью удовлетворять той программе, которую вы собираетесь проводить в вашей компании.

Конечно же, мало разработать необходимую систему закупок – нужно еще и заставить персонал компании следовать этой системе. Наиболее оптимальным является все то же использование современных технологий и автоматизация всего процесса закупки. Внедрив специальную программу, в которой будут учтены все узловые точки системы, вы, тем самым, вынудите персонал компании следовать им при использовании автоматических систем.

В настоящее время на рынке информационных продуктов существует немало бухгалтерских программ, которые могут способствовать достижению заданной цели. Но те, что доступны по цене, слишком ограничивают возможности «корректировки» под конкретную ситуацию. Так что любому руководителю придется выбирать между пакетным продуктом (коробочный вариант программы, включающий поддержку и обслуживание), который обеспечит достаточную функциональность работы, и возможностью разработать необходимый продукт самостоятельно, вкладывая в него средства и время. На подобный шаг, что вполне естественно, способен решиться не каждый руководитель, поскольку требуется определенное понимание принципа «вложения денег ради их экономии».

21

Однако существующие возможности доступных по цене учетных и бухгалтерских программ явно недостаточны для эффективной "прошивки" регламента закупок в организации, а инвестировать серьезные суммы в дорогостоящие программные продукты, даже ориентированные на задачу снижения затрат, решится сейчас не всякий руководитель. Отдать деньги, чтобы сэкономить - это все-таки требует определенного переворота в сознании, тем более, во время кризиса. Первый вариант значительно проще принять, но сложнее выполнить. На российском рынке необходимые услуги по поддержанию программных продуктов оказывают единичные компании, что значительно снижает возможности их внедрения.

Конечно, каждый руководитель может и отказаться от подобных способов сокращения затрат компании в условиях кризиса, но если кто-то все-таки решится и, используя первый или второй вариант, сумеет наладить автоматизированный процесс закупки и учета товаров, то сможет построить по-настоящему прозрачный и хорошо управляемый бизнес-проект. Удержать же затраты в необходимых рамках в этом случае – всего лишь дело техники.

Для предприятий, не занимающихся производством продукции и имеющим меньшие обороты по сравнению с крупными компаниями, в вопросе об экономии на закупках гораздо актуальнее следующий вопрос: как в условиях кризиса затратить на покупку продукции меньше, а продать больше? Здесь возможны два пути сокращения расходов: количественный и качественный. При первом соответственно компания покупает меньше продукции и старается ее быстрее реализовать, закупая новую партию только тогда, когда предыдущая подходит к концу. Таким образом, также урезаются расходы на складирование товара. При использовании второго метода экономия происходит за счет качества закупаемого товара. Конечно, возможен и третий вариант, с поиском гораздо более недорогой оптовой базы или поставкой товара непосредственно от производителя, однако в последнем случае зачастую возникают дополнительные сложности с изменившимися условиями транспортировки и количественными показателями закупок. Итак, вернемся ко второму варианту. Теряя в качестве, важно не допустить перехода к конкурентам постоянных клиентов, поэтому изменения товара на взгляд стороннего покупателя должны быть незначительными и не нарушать сложившийся у потребителя образ вашей компании. Если вы торгуете изделиями из венецианского стекла, незначительная доля недорогих китайских изделий на отдельном стенде вряд ли сможет испортить впечатление, скорее, расширит ассортимент. Однако если на двери висит вывеска «Элитная посуда», а на полках стоит некачественная или связанная в представлении обывателя с устоявшимися негативными образами продукция, репутация может быть безнадежно испорчена.

22

Естественно, самую дешевую и не всегда сильно уступающую в качестве продукцию, как правило, производят быстро развивающиеся индустриальные государства и страны «третьего мира». К тому же, при наличии творческого воображения, закупочный «минус» предприниматель может превратить в «плюс». Подобную продукцию можно позиционировать как «необычную, новую, имеющую отличительные этнические особенности», а, следовательно, крайне интересную для потенциального покупателя. Однако в случае закупок подобной продукции не всегда бывает легко найти поставщика и наладить доставку до места, однако, если компания находится в центральном регионе или вблизи него, существует вариант с поставками напрямую из Москвы и Московской области, где можно найти необходимые представительства и поставщиков. В случае, если минимально возможное для закупки количество товара существенно превышает насущную необходимость, представляется возможным договориться о совместной закупке с другими предпринимателями, нуждающимися в тех же единицах продукции. В условиях кризиса также есть возможность попробовать договориться о более мягких условиях поставок, если на первых же порах показать себя в качестве добросовестного заказчика.

На чем экономить можно, а на чем категорически нельзя

Итак, подводя итоги данной главы, мы можем отметить, что кризис позволяет увидеть в структуре расходов компаний многое из того, что не замечалось до этого. В частности, порой закупки совершаются не у того поставщика, который предоставляет более выгодные условия или поставляет товар по более низким ценам. Во многих компаниях процесс закупок совершается «по привычке» у одной и той же организации без учета потенциально более выгодных вариантов и даже без знакомства с ними. Когда компания оказывается перед необходимостью экономить на всем, при всех минусах появляется один плюс: возможность увидеть слабые места и промахи в организации деятельности предприятия.

Примеры из жизни также показывают, что зачастую пересмотр условий закупок во время кризиса приводит к осознанию того факта, какое большое количество денежных средств было бы сэкономлено к данному моменту в случае более вдумчивой работы менеджеров по закупкам и их следования не личным предпочтениям, а интересам компании. Таким образом, мы получаем возможность не только сберечь средства, но и оценить качество работы своего персонала и, возможно, внести некоторые коррективы в постановку коллективных задач.

Помимо подобной экономии, компания также может перейти на меньший режим закупок, приобретая ровно столько, сколько ей нужно, сохраняя тем самым некоторый

23

резерв средств. Также возможен вариант, при котором, напротив, товары, пользующиеся высоким спросом даже во время кризиса, закупаются, пока есть свободные средства, оптом и хранятся на складе. И тот, и другой метод «количественной экономии» при разумном использовании проявили себя как достаточно выгодные для малых предприятий в условиях кризиса. Что же касается экономии на качестве, необходимо помнить, что на качестве можно сберечь средства, но чрезвычайно важно при этом сохранить постоянных клиентов. Поэтому очевидная потеря в качестве закупаемого товара может привести к тому, что его будет невозможно продать, постоянные покупатели уйдут, а репутация будет «подмочена». Именно поэтому важно помнить одно из ключевых правил мирового бизнеса любого масштаба: «Вы можете позволить себе экономить на качестве, но не можете экономить на клиентах». И это действительно так. Сохраняя деньги в условиях кризиса, важно соблюсти ту самую «золотую середину», которая позволит компании при существенной экономии сохранить доброе имя и клиентуру.

3. Как получить «свое», когда вам должны

Некоторые некриминальные методы получить обратно свои деньги. Примеры из жизни «гуру» бизнеса

В кажущихся сегодня светлыми и безмятежными условиях ведения докризисного бизнеса многое по привычке делалось в долг, и значительная доля услуг оказывалась в кредит. Сегодня пришло время получать свои деньги обратно, но в связи с затруднительным финансовым положением многие должники просто не могут расплатиться со своими кредиторами. По крайней мере, очень убедительно рассказывают о своих трудностях и полностью безвыходном положении. Однако немногие компании могут себе позволить в условиях кризиса временно «простить» неплательщиков и забыть о них до лучших времен. В этой главе мы поделимся некоторыми советами и испытанными методами получить обратно то, что вам задолжали.

По словам юристов, существуют три общепринятых способа возврата долга или требования оплаты выполненных работ:

осуществлять переговоры и переписку (переписка предпочтительнее в силу возможности ее предъявить) с должником самостоятельно, а в случае неудачного течения дела обратиться в суд;

обратиться к помощи опытного адвоката с просьбой представлять ваши интересы;

24

прибегнуть к услугам специализированной фирмы, занимающейся принудительным возвращением долгов.

Впоследнем случае необходимо отметить, что подобные фирмы действуют исключительно правовыми легальными методами и прибегают в отдельных особо сложных случаях к услугам высококлассных адвокатов, сотрудничающих с ними. Вместе с тем методы, применяемые подобными компаниями, учитывают специфику компании-должника

иособенности сложившихся между должником и кредитором отношений. Опыт показывает, что должник, один раз познакомившийся на практике с применяемыми легальными методами, как правило, больше не позволяет себе затягивать выплаты по услугам или оплату долга даже в условиях кризиса.

Для того чтобы претензии к должнику были обоснованы и правомерны, желательно следить за юридически грамотным оформлением договорных отношений между партнерами. Важно наличие таких документов, как договор или легальное письмо к исполнителю работ, содержащее просьбу об их выполнении. К последним может относиться даже отрывок электронной переписки между партнерами, однако вариант с печатью и подписью намного предпочтительнее. Также необходимо обратить внимание на наличие в подобных документах срока оплаты услуг или работ, а также фамилии владельца компании. Договор может быть оформлен как при личной встрече партнеров, так и переслан после проставления печати и подписи посредством факса. Что же касается письма с просьбой о выполнении работ, то для того, чтобы оно имело полную, а не относительную юридическую силу, в нем должны быть указаны ФИО, адрес и другие координаты заказчика, а также его подпись с расшифровкой. Также чрезвычайно важно указывать конкретный срок оплаты и штрафные санкции в случае задержки выплаты.

Немецкая компания Inkassobuero, занимающаяся делами по невозвращению долгов, рекомендует компаниям в условиях финансового кризиса сразу же приучать клиентов и партнеров к оплате точно в указанные в договоре или письме сроки. В случае если заказчик не спешит с выплатой по договору, предлагается направить должнику письмо с указанием нового крайнего срока оплаты, если же это не поможет, выслать еще одно подобное со следующим сроком, тщательно зафиксировав и оставив себе копии обоих отправлений. Если это не возымело действия, дело поручается компании, подобной Inkassobuero. В отдельных случаях решение проблемы возлагается на суд, и в этом случае должник вынужден также оплачивать судебные издержки.

Необходимо сразу отметить – то, что для вас может казаться вполне очевидным, может не быть таковым для того, кто берет или уже взял у вас в долг. К примеру, если вы даете товар в кредит – вам обязаны вернуть деньги. Однако если не был правильно, с

25

соблюдением всех необходимых условий, заключен и подписан договор, то, по сути дела, должник всегда может уклониться от выплаты. Момент подписания договора или долговой расписки и является юридически моментом дачи в долг. Кроме того, любой документ, подтверждающий, что кто-то вам должен, в первую очередь обязан оговаривать, что произойдет, если долг не захотят возвращать. К примеру, как уже упоминалось здесь, важно предусмотреть штрафные санкции за каждый день просрочки платежа по товарам или услугам.

Что касается непосредственно передачи в долг денег, то в случае, когда кто-то из деловых партнеров или знакомых по бизнесу, ссылаясь на кризис и банки, настаивает на получении значительной суммы в долг, обещая не только вовремя расплатиться, но и «помочь, посодействовать и замолвить слово» в каком-то существенном деле, чрезвычайно важно настоять на оформлении данного акта в письменной форме. В любом документе должны быть предусмотрены такие существенные условия, как передаваемая в долг сумма (ее размер) и возврат этой суммы. Если момент возврата не предусмотрен, то получается, что должник может не возвращать деньги никогда. В том, что касается штрафных санкций и юридических аспектов данной меры, то здесь необходимо внести некоторые пояснения.

В нормах уголовного и гражданского права есть такие понятия, как диспозиция и санкция. Диспозицией называют описание ситуации, а санкцией – наказание за невыполнение диспозиции. Без санкции диспозиция теряет смысл. Это то же самое, что указать в Уголовном кодексе РФ, что воровство – это преступление, но не предусмотреть меры наказания за него. То же самое происходит, если есть договоренность вернуть деньги в определенный срок, а сумма не возвращена, возвращена не полностью или с большим опозданием. Если за это не предусмотрено санкций, то подобная диспозиция является бессмысленной для того, кто дает в долг. Поэтому в данном вопросе нужно соблюсти тонкую грань: с одной стороны, соблюсти свои интересы; с другой, не проставить такие условия, при которых этот договор можно счесть сделкой. Поэтому важно предусмотреть, чтобы санкции и их размеры были разумными.

Однако что делать тому, кто подобные санкции не предусмотрел или забыл прописать, а долг ему не возвращают в течение значительного времени? Для этого в Гражданском кодексе РФ существует статья, что, если иное не указано в договоре, лицо, которому должны, вправе потребовать проценты за просрочку выплаты. Также есть ставка рефинансирования "Центробанка" – 13 % годовых на сегодняшний день. Таким образом, есть возможность потребовать в судебном порядке помимо самой суммы долга также проценты на сумму (исходя из размера суммы и сроков просрочки). Процент меняется в зависимости от дня (момента) обращения в суд.

26

Заключать ли договор при даче денег в долг у нотариуса или самостоятельно, решать уже вам. Плюс заключается в том, что когда нотариус совершает любое юридически значимое действие, то он должен обязательно проверить не только личность человека, который берет в долг, но и его дееспособность. Еще одним частным условием в документе, конечно, должны быть полные координаты лиц, паспортные данные и место жительства, так как из этого исходит следующий насущный вопрос: что делать, если не вернули деньги, куда обращаться, в какой суд и др.

Это касается юридических аспектов возврата долгов, однако есть и другие вполне законные методы сделать так, чтобы вам заплатили по долгу, чего бы долг ни касался – оплаты ли услуг, товара или возврата конкретной суммы.

Метод первый касается игры на репутации того, кто не желает возвращать вам долг. Вероятно, если компания – должник во время кризиса не успела разориться полностью и еще старается сохранить клиентов и других партнеров, то в таком случае для нее будет как минимум нежелательно разглашение ее нечестного и необязательного поведения по отношению к организации, которой она должна. На этом вопросе можно корректно заострить внимание при переговорах с представителем должника. Кроме того, если вы не единственный, кому должны, возможно объединение с другими желающими получить свои деньги обратно, кроме тех случаев, когда вы уверены, что вы находитесь в «приоритетном» списке и будете одним из первых, кому заплатят по обязательствам. Однако, выбирая подобные методы получения долгов, важно учесть две возможных тонкости. Первая состоит в том, что в случае, если компания-должник в условиях кризиса действительно едва держится на плаву, коллективное объединение против нее всех кредиторов может окончиться для нее полным крахом и процедурой банкротства, затянув таким образом возврат долга на месяцы и во много раз увеличивая вероятность его невозвращения. Поэтому подобная мера эффективна только в случае, если компания, согласно имеющимся объективным сведениям, находится вовсе не в таком тяжелом положении, как говорит, прикрывая ситуацией всеобщего финансового кризиса собственную необязательность и нежелание платить. Вторая тонкость состоит в том, что тактичные переговоры с явной или скрытой угрозой повредить репутации компании-должника возможны только в том случае, если вы твердо решили больше не работать с этим клиентом или партнером никогда. А в условиях кризиса, как известно, каждый клиент на счету, даже если он платит всего раз в несколько месяцев.

Второй метод гораздо гуманнее и почти прямо противоположен первому описанному способу. Легенды об этом методе ходят в западном деловом мире уже несколько десятилетий. Авторство присваивается то одному, то другому известному собственнику

27

какой-либо компании с мировым именем. Имена в «легенде» меняются, оставляя после приукрашенных деталей в сухом остатке лишь суть ситуации. Итак, у некой компании был должник, злостный неплательщик, регулярно задерживавший выплаты по закупкам. Рано или поздно деньги на счет продавца поступали, поэтому от работы с необязательным заказчиком компания не отказывалась. Каждый раз, оттягивая оплату, владелец компаниидолжника жаловался на тяжелую ситуацию, плохие продажи, нерадивых сотрудников и капризных клиентов. Когда владельцу компании-поставщика ситуация начала действовать на нервы, он принял неожиданное решение – лично приехать и помочь руководителю своего маленького сателлита наладить все организационные процессы в компании. Так он и сделал, по-дружески и со знанием дела корректируя мелкие просчеты в работе небольшой компании. Владелец сателлита был настолько ошарашен тем, что собственник организации с мировым именем лично занялся его проблемами, что ни разу не указал на некоторую бестактность поступка и постоянно благодарил своего добровольного «помощника». Более того, после того, как все процессы в компании были отлажены с миллиметровой точностью, у него больше не осталось ни одного повода оттягивать выплаты, да и новоприобретенное отличное знание партнером его организации не позволяло ему слукавить, ища предлог прислать деньги позднее указанного срока.

Конечно, подобная ситуация уникальна и возможна в совершенно особых условиях, тогда как в нашей реальности, тем более, во время кризиса, когда все достаточно раздражены и растеряны, мало кто допустит вмешательство во внутренние дела своей компании, если только не было вынесено судебное решение о «внешнем управлении». Однако некоторые принципы, извлеченные из ситуации, вполне применимы в жизни. «Рука взаимопомощи», протянутая в условиях кризиса менее удачливому партнеру, может принимать самые разные формы. Совет, где можно разместить бесплатную или дешевую рекламу; поиск и привлечение для партнера новых мелких клиентов; рекомендация или консультация ваших собственных специалистов, и, наконец, просто дружеская беседа двух руководителей «без галстуков» может помочь отличить необязательного человека от попавшего в действительно затруднительное положение. К тому же, с точки зрения психологов и некоторых крупных дельцов, в подобной ситуации, клиент скорее постарается изыскать средства и вернуть долг после проявленного к нему участия и расположения. Сверх того, подобное поведение будет бонусом к вашей положительной репутации делового партнера. Однако и в этой ситуации очень важно не допустить, чтобы впоследствии, пользуясь вашей демонстративной добротой, другие партнеры и клиенты задерживали выплаты более чем на несколько дней после указанного срока. Поэтому одно дело – поддерживать репутацию добрейшей души человека, немедленно располагающего к себе своих партнеров, а совершенно другое –

28

проставлять в договорах обязательный пункт о штрафных санкциях в случае просрочки платежа. Когда же подходит время получать обратно свои долги, руководитель всегда может с чистой совестью сослаться на своих юристов, которые очень серьезно и ответственно подходят к своей работе.

Что делать, если вам должен клиент. Как сохранить покупателя и получить

деньги

Часть успешных методов, помогающих справиться с клиентами-неплательщиками, мы уже описали в предыдущем пункте. Здесь же мы обобщим ситуацию, опишем ее с начала до конца и несколько дополним новыми замечаниями.

Итак, вам должны. Начать можно с того, что разобраться в истории взаимоотношений с данным клиентом. Как он платил до кризиса, были ли задержки выплат, на какие сроки, на что клиент ссылался, пытаясь отсрочить платеж. Сколько в среднем он берет товара или на какую сумму заказывает услуги в месяц, какой доход приносит компании с учетом задержек, сколько приносил до кризиса. Также можно с использованием собственных источников информации узнать, в каком положении реально находятся дела заказчика, как оцениваются перспективы его бизнеса, и что можно с него получить в том крайнем случае, если будет начато судебное разбирательство.

После этого поддерживается активная переписка с клиентом (минимум два письма, содержащих новые сроки). Если это не помогает, возможны два варианта развития событий: личное вмешательство руководителя по принципу «руки помощи» (описано выше) и один из жестких вариантов (угроза репутации или передача дела юристу). Однако в случае если клиент вам дорог, и терять его в условиях кризиса вовсе не хочется, будет вполне достаточно сочетания элементов первого варианта и обращения юриста за начислением процентов штрафной санкции. Что же касается сохранения отношений с заказчиком, руководитель всегда может сослаться на излишнюю инициативность сотрудника юридического отдела, приструнить или уволить которого он никак не может, потому что… (вариантов здесь может быть множество). Таким образом, данная комбинация ходов позволит вашей компании получить обратно свои деньги и не лишиться клиента в условиях кризиса.

29

4. Долги предприятия: первоочередные и «другие». Как избежать долговой ямы

Что делать, если должны вы. Варианты от легкой степени тяжести до самых безвыходных

Не всегда компаньоны и партнеры должны нам, во время кризиса порой в роли должников оказываемся мы сами. Как справиться с этой ситуацией, какие долги важно отдать в первую очередь, как получить отсрочку и что делать, если ситуация кажется совершенно безвыходной? Мы постараемся дать вам ответы на все эти вопросы в этой главе.

Итак, работа над оплатой долгов начинается с полного анализа ситуации и с того, что называется реструктуризацией задолженности. Так называют процесс подготовки и осуществления ряда сделок между кредиторами и компанией. Реструктуризация задолженности проводится организацией-должником с целью получения разнообразных уступок со стороны кредиторов (сокращение суммы задолженности, отсрочки платежа, освобождение от выплаты процентов по штрафным санкциям, сокращение процентной ставки и т.д.).

Естественно, на этапе кризиса отношение кредиторов к компаниям-должникам, как правило, оставляет желать лучшего, однако тщательно продуманный и составленный план реструктуризации, выглядящий достаточно убедительно для самого руководителя и для кредиторов, может помочь ослабить напряжение и получить необходимые уступки.

Реструктуризация долговых обязательств проходит по следующему алгоритму:

1)инвентаризация всех видов задолженностей. Включает в себя выделение задолженностей в несколько основных групп; проверка точности отражения задолженностей по платежным требованиям и счетам-фактурам; подсчет общей суммы задолженности по каждой группе и каждому отдельному кредитору;

2)определение приоритетных направлений выплат долга. Происходит в следующем порядке: выявление самой большой (по сумме) задолженности; выделение ряда приоритетных долговых обязательств (перед контрагентами, налоговой системой, банками, фондами); последующее представление собранных данных в виде таблицы (названия организаций-кредиторов, суммы долга, величина издержек, доли каждой организации в общем объеме обязательств). Когда данные представлены в форме таблицы, не только руководителю, но и заинтересованным сотрудникам будет намного проще разобраться с приоритетными направлениями выплаты долгов;

3)построение финансового плана с учетом движения денег (поступления и выплаты). Включает в себя:

30