Основы делового общения (Немецкий язык). Учебное пособие

Задание 5. Заполните пропуски в тексте подходящими по смыслу словами. Переведите текст на русский язык.

Der Geschäftsbrief

Die Korrespondenz zwischen Unternehmern und ihren Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern erfolgt über ___1____, die ihren Empfänger auf postalischem oder elektronischem Weg, zum Beispiel als E-Mail oder PDF, erreichen können. ___2___ eines solchen Schreibens ist immer ein Unternehmen. ___3___ kann ein Unternehmen, eine Institution oder eine Privatperson sein. Interne

___4____, beispielsweise zwischen verschiedenen Niederlassungen oder Abteilungen, gelten nicht als ____5___. Mit einem Geschäftsbrief bereitet man ein konkretes Handelsgeschäft vor, führt es durch, schließt es ab oder macht es rückgängig. Für diese Schreiben gelten gemäß Handelsund Steuerrecht ___6___ Vorschriften für die Aufbewahrung. Sowohl die eingegangenen Briefe der ___7____ als auch Kopien der Ausgangspost muss ein Unternehmer sechs Jahre lang ___8___. Dabei beginnt die Frist mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Mit __9____ ist das Schreiben von Geschäftsbriefen einfacher.

1)Geschäftsbriefe, Geschäftsbeziehungen, Geschäftsverhältnis

2)Unternehmer, Absender, Kunde

3)Lieferant, Dienstleister, Empfänger

4)Schreiben, Bücher, Korrespondenz

5)E-Mail, Geschäftsbriefe, Abschriften

6)interessante, unwichtige, bestimmte

7)Geschäftsbriefe, Geschäftspartner, Geschäftsabwicklung

8)aufbewahren, lesen, abschreiben

9)Schreiben, Vorschriften, Vorlagen

LEKTION 2. DER AUFBAU EINES GESCHÄFTSBRIEFES

Задание 1. Прочитайте правильно и запомните слова и выражения.

der Briefkopf – «шапка» письма die Betreffzeile – тема сообщения

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die Anrede – обращение

der Textbereich – текстовая часть

die Grußformel – формула приветствия gestalten – оформить

das Anschrift(en)feld – поле для написания адреса die Zeile – строка

einheitliche Struktur – единая структура die Seitenränder – поля страницы festlegen – определять

die Lesbarkeit – читабельность; разборчивость

der Sichtfensterumschlag – конверт с прозрачным окошком hervorheben – выделять; подчеркивать

die Unterschrift – подпись

das Firmenlogo – логотип; фирменный знак die Angaben – данные; информация einfügen – вставить; включить

Задание 3. Прочитайте и переведите текст на русский

язык.

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Der Aufbau eines Geschäftsbriefes

Der Brief wird anschließend in den Briefkopf, das Anschriftenfeld, der Informationsblock, die Betreffzeile, die Anrede, den Textbereich und die Grußformel unterteilt. Für die einzelnen Teile im Brief gibt es bestimmte Inhalte und Regeln.

Briefkopf mit Firmenlogo

Fast alle Unternehmen, von klein bis groß, haben ein Firmenlogo, das gewöhnlich im oberen Bereich platziert wird. Im Briefkopf ist insbesondere auf die richtige Gestaltung des Anschriftenfeldes zu achten, damit der Brief in einen regulären Sichtfensterumschlag passt. Für die Kontaktdaten stehen maximal neun Zeilen zur Verfügung. Oben links ist zunächst Platz für die eigene Anschrift. Drei Zeilen darunter kann die Empfängeranschrift

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eingefügt werden. Wird eine Breite von maximal 8,5 Zentimetern nicht überschritten, dann passt die Anschrift gut in ein Sichtfenster. Der Briefkopf bietet auch Platz für die Datumsund Ortsangabe. Die Angabe erfolgt mit einer weiteren Zeile Abstand rechtsbündig.

Anschriftenfeld

Das Anschriftenfeld dient in erster Linie dazu, die Empfängeranschrift anzugeben, jedoch nicht nur. Hier können auch Angaben zum Absender gemacht werden, so dass die Absenderadresse für etwaige Rücksendungen bei Briefumschlägen mit Fenstern sichtbar ist. Auch eine Zusatzund Vermerkzone ist hier untergebracht, in der Angaben über die Briefsendung angegeben werden, z.B. bei Infopost, Einschreiben und ähnlichen Dingen.

Informationsblock

Dieser Bereich enthält weitere Informationen, die für die Korrespondenz wichtig sein können, z.B. den Sachbearbeiter, das Aktenzeichen, die Telefonund Faxnummer, E-Mail und Internetadresse, Datum und sonstige wichtige Angaben. Der Informationsblock kann auch entfallen und durch die Bezugszeichenund Kommunikationszeile ersetzt werden.

Betreff

Zwei Zeilen unter der Datumsangabe erfolgt bereits die Angabe des Betreffs. Dabei handelt es sich um eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Dieser sollte mit wenigen Worten benannt werden. Durch Fettschrift lässt sich der Betreff hervorheben.

Anrede

Mit weiteren zwei Zeilen Abstand wird der Leser angesprochen. Ist der Empfänger namentlich bekannt, sollte dieser auch direkt angesprochen werden. Ansonsten kann die Wahl auch auf eine neutrale Anrede fallen. Eine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist an dieser Stelle üblich.

Textbereich

Der eigentliche Text sollte wie der Brief klar strukturiert werden. Dies kann zum Beispiel durch sinnvolle Absätze erzielt werden.

Grußformel

Mit einer Zeile Abstand wird der Leser mit der Grußformel verabschiedet. Der Abschluss „Mit freundlichen Grüßen“ hat sich dabei besonders etabliert. Unter der Grußformel und der Angabe zum

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Verfasser und Unternehmen verbleiben drei Zeilen Platz für die Unterschrift.

Die Regeln sind allerdings nur als Anhaltspunkt zu sehen. Um die Individualität des Unternehmens zu unterstreichen, sind Anpassungen üblich. Das betrifft insbesondere das Firmenlogo und weitere wichtige Angaben zum Unternehmen. Diese Angaben werden häufig oben rechts eingefügt, können im Briefkopf auch einen anderen Platz erhalten.

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Задание 5. Прочитайте и переведите текст на русский

язык.

Der DIN-konforme Geschäftsbrief

Im Mai 2011 wurden die neuen Schreibund Gestaltungsregeln zur Textverarbeitung in der DIN 5008:2011 herausgebracht. Die DIN-Norm 5008 ist ein Standard, der vom Deutschen Institut für Normung erarbeitet wird und zum Beispiel Regeln dafür festlegt, wie ein moderner Geschäftsbrief aussehen soll.

Die DIN 5008:2011 bietet zwei verschiedene Formen für Geschäftsbriefe an: Form A mit hochgestelltem Anschriftenfeld und Form B mit tiefgestelltem Anschriftenfeld. Bei beiden Formen kann man zwischen einem Informationsblock oder einer Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile wählen.

Aufbau eines DIN 5008 Musterbriefs

Der Brief beginnt laut DIN 5008 immer mit dem Briefkopf (Form A mit 27 mm und Form B mit 45 mm), der das Firmenlogo enthält. Anschließend folgt auf der linken Seite das Anschriftenfeld, auf der rechten Seite steht der Informationsblock. Für das Datum wird die internationale Schreibweise Jahr-Monat-Tag empfohlen, erlaubt ist aber auch weiterhin das Datum in der Form 20.10.2011 oder 20. Oktober 2011. In jedem Fall soll die Jahreszahl immer vierstellig geschrieben werden.

Mit zwei Zeilen Abstand zum Informationsblock folgt im DIN 5008 Musterbrief der Betreff. Nun folgt mit wiederum zwei Zeilen Abstand zum Betreff die Anrede, danach mit einer Zeile Abstand der Text mit Absätzen. Hier lautet die Empfehlung der DIN für die Schriftart: Zugunsten einer guten Lesbarkeit sollte im laufenden Text keine Schrift Verwendung finden, die kleiner als 10 Punkte ist. Ebenfalls ist auf ausgefallene Schriftarten, wie beispielsweise Schreibschrift oder andere schlecht lesbare Designschriftarten, zu verzichten.

Darüber hinaus enthält der DIN 5008 Musterbrief die Grußformel, den Firmennamen, den Namen der unterzeichnenden Personen und gegebenenfalls Anlagen und Verteiler, sowie P. S.

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Zudem sind auf einem Geschäftsbrief nach DIN 5008 die gesellschaftsrechtlichen Angaben des Absenders zu vermerken. Dabei handelt es sich um den Sitz der Gesellschaft, Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer, eingetragen bei Amtsgericht “Ort”, HRB Nummer, die Kommunikationsdaten, wie E-Mail, Telefon und Telefax und die Kontoverbindung des Unternehmens. Bei Vorlagen, die für Rechnungen verwendet werden, müssen zudem die Steuer-Nr. bzw. die USt-IdNr. angegeben werden.

Задание 6. Ответьте на вопросы.

1.Was ist DIN 5008?

2.Was legt die DIN-Norm 5008 fest?

3.Worin besteht der Unterschied zwischen zwei verschiedenen Formen für Geschäftsbriefe?

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4.Welche Teile soll ein Geschäftsbrief laut DIN 5008

enthalten?

5.Gibt es Teile, die laut DIN 5008 entfallen sind?

6.Was gehört zu den gesellschaftsrechtlichen Angaben des Absenders?

LEKTION 3. ARTEN VON GESCHÄFTSBRIEFEN

Задание 1. Прочитайте правильно и запомните слова и выражения.

die Anfrage – запрос

das Angebot – предложение der Auftrag – заказ

die Bestellung – заказ

die Auftragsbestätigung – подтверждение заказа der Lieferschein – накладная; квитанция

die Rechnung – счёт; счёт-фактура

die Mahnung – напоминание; предупреждение

der Zwischenbescheid – предварительное уведомление die Reklamationsbearbeitung – обработка рекламаций der Werbebrief – рекламное письмо

die Informationsbeschaffung – сбор, получение информации der Vertragsschluss – заключение договора

die Verpflichtung – обязательство liefern – поставлять

ausführen – экспортировать; вывозить anspruchsvoll – требовательный

sich beziehen auf etw. – относиться к чему-л.; касаться чего-л. das Steuerrecht – налоговое право

Задание 2. Найдите немецкие эквиваленты словосочетаний на русском языке.

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Задание 3. Прочитайте и переведите текст на русский

язык.

Arten von Geschäftsbriefen

Anfrage. Eine Anfrage ist immer unverbindlich. Sie dient der Informationsbeschaffung über Produkte und Dienstleistungen. Eine allgemeine Anfrage bezieht sich beispielsweise auf Kataloge oder Preislisten. Eine spezielle Anfrage hat bestimmte Produkte oder Dienstleistungen im Fokus. Gefragt sind die konkreten Eigenschaften, Preise und Konditionen.

Angebot. Ein Angebot ist eine verbindliche Absichtserklärung, konkrete Produkte oder Dienstleistungen zu festgelegten Preisen und Konditionen zu liefern beziehungsweise auszuführen. Eine Anfrage ist die Vorlage für ein verlangtes Angebot. Dieses umfasst auch die AGB und bei speziellen Anfragen konkrete Lieferund Zahlungsbedingungen. Ein Dank für das Interesse sollte nicht fehlen. Ein unverlangtes Angebot ist eine Form des Direktmarketings und hat meist die Form eines Werbebriefs. Bei der anspruchsvollen Formulierung kann eine Vorlage helfen.

Auftrag oder Bestellung. Mit einem Auftrag oder einer Bestellung nimmt man ein Angebot an und schließt damit den Kaufvertrag ab. Es ist auch möglich, die Bedingungen des Angebots abzuändern. Dann kommt es erst zum Vertragsschluss, wenn der

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Geschäftspartner die Änderungen akzeptiert. Ein Auftrag bezieht sich auf Dienstleistungen. Eine Bestellung bezieht sich auf Waren.

Auftragsbestätigung. Notwendig ist eine Auftragsbestätigung aus rechtlicher Sicht nur, wenn der Auftraggeber das Angebot geändert hat. Aber auch in allen anderen Fällen kann eine Zusammenfassung der angeforderten Waren oder Leistungen Missverständnissen vorbeugen. Vorlage dafür ist der Auftrag oder die Bestellung.

Lieferschein. Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird zusammen mit der gelieferten Ware verschickt. Lieferscheine enthalten zwar hauptsächlich Auflistungen gelieferter Waren, gelten aber auch als Geschäftsbriefe und müssen deshalb alle Pflichtangaben enthalten.

Rechnung. Für Rechnungen gelten besondere Formvorschriften. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Rechnungen sind wichtige Belege für die Buchhaltung. Bei der Gestaltung und Aufbewahrung von Rechnungen spielt auch das Steuerrecht eine Rolle. Für die korrekte Rechnungserstellung empfiehlt sich die Verwendung einer Vorlage.

Mahnung. Die Mahnung erinnert einen säumigen Schuldner an seine Verpflichtung. Üblich sind eine erste Zahlungserinnerung und zwei weitere Mahnungen, bevor man rechtliche Schritte einleitet.

Zwischenbescheid. Bei Lieferungen und Leistungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, kann ein Zwischenbescheid über den Stand der Dinge informieren. Auch wenn sich Fristen nicht einhalten lassen, ist es angemessen, den Kunden rechtzeitig zu informieren und um Verständnis zu bitten.

Reklamation (Mangelrüge). Die Reklamation ist ein schriftlicher Ausdruck der Unzufriedenheit des Kunden mit einer Ware oder Dienstleistung. Die Reklamation ist eine Forderung des Kunden, die man an den Verkäufer richten kann. Der Inhalt einer Reklamation besteht in der Regel aus zwei Absätzen. Im ersten muss man den Grund erklären, z. B. die gekaufte Ware hat Defekte. Der zweite Absatz ist die Bitte um die Reaktion.

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