Основы делового общения (Немецкий язык). Учебное пособие

K n.4:

·Wir würden uns freuen, bald eine Bestellung von Ihnen zu erhalten.- Мы были бы очень рады получить от Вас вскоре заказ.

·Ich empfehle Ihnen recht bald zu bestellen, weil ich nur geringe Mengen auf dem Lager habe. - Я рекомендую Вам быстрее оформить заказ, так как на складе у меня лишь небольшое количество этого товара.

·Wir bitten Sie nochmals, unser Angebot zu überprüfen und uns mitzuteilen, ob mit einer Auftragserteilung zu rechnen ist. - Мы просим Вас ещё раз проверить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.

·Sollte Ihnen unser Angebot nicht zusagen, wären wir für die Bekanntgabe der Gründe dankbar. - Если вам не подходит наше предложение, то мы были бы Вам благодарны за то, что Вы ознакомите нас с причинами.

4. Die Bestellung (Письмо-заказ)

Структура письма - заказа.

1.Ссылка на предложение, прейскурант, объявление в газете или др. источник (Bezug auf das Angebot, die Preisliste, die Zeitungsanzeige, die Empfehlung, den Vertreterbesuch etc.).

2.Вид и качество товара, его цена и количество (Art und Güte der Ware, Ihre Menge und Preis).

3.Сроки и способ поставки (Zeit und Weg der Lieferung).

4.Способ оплаты (Art der Bezahlung).

5.Особые пожелания ( Sonderwünsche): право обмена

(Umtauschrecht), право возврата (Rücksendungsrecht) и т.д.

Клише и выражения писем-заказов: K n.1:

-Wir beziehen uns auf Ihr Angebot vom ... - Мы ссылаемся на Ваше предложение от ...

-Wir bestellen auf Grund Ihrer Preisliste Nr. ... - Мы заказываем на основе Вашего прейскуранта № ... .

-Auf Empfehlung von Herrn ... bestelle ich ... - По рекомендации

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г-на ... я заказываю ... .

-Wir haben Ihre Mustersendung durchgesehen und bestellen

... - Мы просмотрели Ваши образцы и заказываем ...

-Ich habe Ihre Anzeige in der Zeitung ... gelesen und bestelle

...- Я прочитал Ваше объявление в газете и заказываю ...

-Nach Rücksprache mit Ihrem Vertreter bestelle ich ... -

После переговоров с Вашим представителем я заказываю ...

K n.2:

-10 Dtzd. Tischtücher 115/165, Muster Nr. 312, zum Preis von ... - 10 дюжин носовых платков ..., образец ... по цене ...

-5 St. Küchentische, Eichenholz zum Preis von ... - 6 штук кухонных столов, дуб, по цене ...

-10 Aluminiumtöpfe, Inhalt 2 1, ... DM das Stück . - 10

алюминиевых кастрюль, объём ..., ... DM за штуку .

-20 Karton Briefpapier 25/25, weiß, zum Preis von ... - 20

коробок бумаги для писем ... белой, по цене ...

K n.3:

-Ich erwarte die Sendung noch vor ... als Eilgut. - Жду поставку до ... скорой отправкой

-Wir holen die Waren am ... mit unserem LKW ab. - Мы приедем за товаром... нашей грузовой машиной.

-Die Sendung muß spätestens am ... bei uns sein . - Поставка должна быть у нас самое позднее ...

-Bitte liefern Sie an ... . - Пожалуйста, поставьте (по

адресу)...

K n.4:

-Bitte gewähren Sie uns drei Monate Ziel. - Пожалуйста,

дайте нам 3 месяца отсрочки (оплата ).

-Erheben Sie bitte den Betrag der Rechnung durch Nachnahme. - Получите, пожалуйста, сумму счёта наложенным платежом .

-Wir sind damit einverstanden, daß Sie einen Wechsel auf uns ziehen. - Мы согласны, что Вы переведёте на нас вексель

-Wir bezahlen 30 Tage nach Erhalt Ihrer Rechnung. - Мы оплатим на протяжении 30 дней по получении товара.

K n.5:

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-Sollte die Qualität nicht zusagen, werden wir Ihnen die Ware zurücksenden. - Если качество не подойдёт, мы отправим товар обратно.

-Ihre Bedingung ist uns recht: Umtausch binnen 8 Tagen. -

Ваше условие нам подходит: обмен в течение 8 дней.

-Sorgen Sie bitte für eine neutrale Verpackung, da... -

Позаботьтесь о нейтральной упаковке, ... .

-Wir bitten um Auftragsbestätigung. - Просим подтвердить

заказ.

Сокращения, принятые в деловой корреспонденции

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ТЕКСТЫ ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ЧТЕНИЯ

Tipps für den Geschäftsbrief

Nach so vielen Informationen, die einen formal richtigen Geschäftsbrief kennzeichnen, bleibt immer noch die Frage: Wie schreibt man einen guten Geschäftsbrief, der dem Leser positiv auffällt, die wichtigsten Inhalt rüberbringt, nicht langweilig wirkt und im besten Fall zu einer schnellen Antwort oder Reaktion des Angeschriebenen führt? Wir haben zehn Tipps gesammelt, die Ihnen helfen, nicht nur einen professionellen, sondern auch einen erfolgreichen Geschäftsbrief zu schreiben.

1. Fassen Sie sich kurz.

Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeit Ihres Lesers begrenzt ist. Deswegen sollten Sie direkt auf den Punkt kommen. In der Regel sollte Ihr Geschäftsbrief eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie lieber kurze Hauptsatzkonstruktionen, statt langer Schachtelsätze.

2. Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.

Der Betreff ist ein wichtiger Punkt für den Leser. Deswegen sollte er darin eine Kurzzusammenfassung des Inhalts finden. Das Wort Betreff sollten Sie dabei nicht verwenden, sondern in einem knappen und konkreten Satz beschreiben, worum es geht. Bei der Erstellung eines Angebots könnten Sie beispielsweise schreiben „Ihre Anfrage vom xx.xx.xx.“

3. Nennen Sie das Wichtigste zuerst.

Bereits im ersten oder zweiten Satz sollte dem Empfänger klar werden, warum Sie Ihn kontaktieren. Viel länger wird er nicht warten wollen. Ist ihm der Grund Ihrer Kontaktaufnahme nicht klar, verlieren Sie seine Aufmerksamkeit und er liest nicht bis zum Schluss.

4. Achten Sie auf eine persönliche Anrede.

„Sehr geehrte Damen und Herren“ – das ist die Standardbriefanrede und rein formal machen Sie damit nichts verkehrt. Allerdings wirkt eine solche Anrede auch unpersönlich, kalt und distanziert: Wer sind denn diese Damen und Herren? Kurz: Einer solchen Anrede fehlt die gute Seele. Um herauszufinden, welche Anrede die richtige für Ihren Brief ist, sollten Sie sich zwei Fragen

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stellen: Ist der Name des Empfängers bekannt? Wie gut kennen sich Sender und Empfänger? Lauten Ihre Antworten „Nein“ und „gar nicht“, fällt Ihre Wahl automatisch auf „Sehr geehrte Damen und Herren“. Kennen Sie den Namen des Empfängers, doch der Anlass Ihres Briefes ist offiziell, empfiehlt es sich auf die Kombination „Sehr geehrte/r Frau/Herr XY“ zurückzugreifen. Ist der Umgang bereits vertrauter, bieten sich auch „Guten Tag“ oder „Liebe/r“ an.

5. Stellen Sie Ihren Empfänger in den Mittelpunkt.

Insbesondere, wenn Sie in Ihrem Geschäftsbrief ein Angebot unterbreiten oder Ihre Dienstleistung vorstellen, sollten Sie darauf achten, kundenorientiert zu schreiben. Fragen Sie sich vor der Erstellung des Briefes: Wer ist der Empfänger? Was interessiert ihn? Welchen Mehrwert können Sie ihm bieten? Verwenden Sie beim schreiben häufiger das Wort „Sie“ statt „wir“. Schreiben Sie lieber „Sie erhalten bei uns eine kostenlose Beratung“ statt „Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung“.

6. Verzichten Sie auf veraltete Formulierungen.

Eine Anrede, wie „Werte/r Frau/Herr XY“ oder „Verehrte/r Frau/Herr XY“ werden heute nicht mehr verwendet. Damit wirkt Ihr Brief gekünstelt. Gleiches gilt für ein „Hochachtungsvoll…“ Aber auch auf Formulierungen wie „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“ machen Ihren Brief distanziert und unpersönlich.

7. Formulieren Sie positiv.

Statt „Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern“, ist es besser die Aussage so zu formulieren: „Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts“. Mit der zweiten Formulierung wirkt Ihr Geschäftsbrief deutlich professioneller, positiver und kundenorientierter.

8. Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an.

Am Ende Ihres Briefes, sollten Sie dem Empfänger die Möglichkeit geben, Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. An dieser Stelle runden Sie Ihren Brief ab. Der letzte Satz bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu bedanken oder um eine konkrete Handlung zu bitten (beispielsweise eine Antwort bis zu einem bestimmten Datum oder einen Rückruf).

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10. Wählen Sie eine moderne Grußformel.

Es gibt zahlreiche gute Alternativen zu dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen“. Eine lockerere Variante ist beispielsweise zu schreiben „Mit besten Grüßen“. Oder Sie wählen eine originelle auf Ihr Unternehmen abgestimmte Grußformel, zum Bespiel „Mit kulinarischen Grüßen“ für die Gastronomie oder „Mit sportlichen Grüßen“ für Sportartikel und Fitnesscenter. Die Grußformel am Ende bleibt meist gut in Erinnerung und sollte deshalb mit Bedacht gewählt werden.

11. Nutzen Sie das Postskriptum.

Das PS bietet Ihnen am Ende des Briefes die Möglichkeit, einen Zusatz zu integrieren. Hier können Sie beispielsweise auf ein aktuelles Angebot oder auf Ihre Internetpräsenz verweisen – und sicher sein, dass jeder Leser darauf aufmerksam wird, denn ein PS fällt immer ins Auge.

Geschäftsbriefe nach DIN 5008 – Warum ist das wichtig?

Wir sind in unserem Alltag von Richtlinien und Normen umgeben und es werden immer mehr. Nicht immer erschließt sich uns der Sinn dieser Regelflut. Schließlich kann doch jeder Briefe schreiben – das funktioniert im Privatbereich natürlich auch tatsächlich ohne Einhaltung von bestimmten Gestaltungsrichtlinien.

Nicht aber in der Korrespondenz mit Geschäftspartnern. Denn der Brief oder die E-Mail sind die Visitenkarte des Unternehmens und über dieses Aushängeschild wird die Firma von Außenstehenden bewertet. Warum sollte ein Kunde einem Unternehmen sein Vertrauen schenken, wenn dieses noch nicht mal in der Lage ist, einen vernünftigen Brief zu schreiben?

DIN 5008 regelt die Gestaltung, aber nicht den Inhalt

Die Norm DIN 5008 regelt die Gestaltung der Textverarbeitung und gehört somit zu den grundlegenden Normen im Büround Verwaltungsbereich. Heute erfolgt die Erarbeitung und der Erlass der Norm vom nationalen Gremium Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen, Arbeitsausschuss NA 04303.

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Sie legt den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Zahlengliederungen und Formeln für die Textverarbeitung fest. Außerdem gibt sie eine Anleitung, wie bei Gliederungen von Texten und dem Aufbau von Tabellen übersichtlich und zweckmäßig vorgegangen wird.

Die DIN 5008 war bis 1996 ausschließlich auf das Schreiben mit der Schreibmaschine ausgerichtet – erst seit einer Neufassung ist auch die Gestaltung mit Textverarbeitungsprogrammen ein neuer Gegenstand der Norm.

Geregelt werden u. a. folgende Dinge:

Wie sollte das Anschriftenfeld aussehen, damit es in einem DINFensterumschlag passt?

An welcher Stelle im Brief kommen Datum, Betreff und Infoblock? Wie wird eine Telefonnummer geschrieben?

Wie wird ein Anlagevermerk verwendet?

Nur ein leserfreundliches und übersichtliche Schriftstück macht einen guten Eindruck

Es ist wichtig, dass in dem gesamten Unternehmen auf ein einheitliches Erscheinungsbild der Korrespondenz geachtet wird und nicht nur in einer einzigen Abteilung oder in einem Sekretariat. Genauso, wie eine Corporate Identity festgelegt wird, sollten auch Gestaltungsregeln für alle Firmenschreiben vorgeben werden. Dabei sollte die DIN 5008 eingehalten werden, denn sie liefert das Gerüst hierfür.

Natürlich muss sich niemand exakt an die Empfehlungen des Normenausschusses halten, denn es sind nur Empfehlungen und niemand ist gezwungen, diese einzuhalten. Jedoch ist es trotzdem nicht sehr sinnvoll, von diesen in der Geschäftswelt allgemein anerkannten Regeln stark abzuweichen.

Das Angebot

Auf eine Anfrage antwortet der Lieferer in der Regel mit einem Angebot. Das Angebot ist formfrei. Das Angebot stellt seinerseits rechtlich eine Willenserklärung dar, die an eine bestimmte Person

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gerichtet ist. Die Angebote sind grundsätzlich unverbindlich. Der Anbieter kann das Angebot widerrufen. Die Annahme von Bestellungen wird für den Verkäufer durch seine schriftliche Bestätigung verbindlich. Die Firma führt Bestellungen zu nachstehenden Bedingungen aus. Der Anbieter gibt in einem verbindlichen Angebot die Bedingungen bekannt, zu denen er gewillt ist, bestimmte Ware oder Dienstleistungen zu liefern oder zu erbringen. Andere Einkaufsund Zahlungsbedingungen des Käufers können nicht erkannt werden. Telefonische Bestellungen müssen grundsätzlich schriftlich oder per Fax bestätigt werden, bevor die Sendung ausgeliefert wird. Der Kauf und Verkauf der Produktion erfolgt in mehreren Schritten.

Der Käufer soll ein Angebot erbitten, zwischen Konkurrenzangeboten wählen, Anfragen machen, Lieferanten suchen, die Preise und Bedingungen behandeln, die Rechnung bezahlen, die Lieferung entgegennehmen, die Ware prüfen.

Der Verkäufer soll ein Angebot erstellen, eine Anfrage entgegennehmen, einen Auftrag erhalten, die Rechnung an den Kunden schicken, die Zahlung erhalten, den Auftrag bestätigen, die Ware liefern, eventuelle Reklamationen bearbeiten. Die in Katalogen genannten Preise sind unverbindlich und jederzeit änderbar. Die Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Die Firmen räumen meistens ein Zahlungsziel ab Rechnungsdatum von 30 Tagen ein. Bei Baroder Scheckzahlung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum gewährt man Skonto. Rabatte für Einzelhändler sind bei der Vertriebsabteilung zu erfragen.

Bei Zahlungsverzug ist die Firma berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 2% zu verlangen. Die Lieferfristen sind verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt sind. Bei Lieferverzug wird der Anspruch des Käufers auf Schadenersatz für jede Woche des Verzugs auf maximal 5% des Wertes der Ware begrenzt. Bei Mängeln der gelieferten Ware verpflichtet die Firma zu kostenloser Nachbesserung oder Ersatzlieferung. Die Garantiezeit ist 6 Monate.

Die Anfrage

Die Anfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Damit der Lieferant sich ein möglichst genaues Bild über

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Ihre Wünsche und Vorstellungen machen kann, sollte die Anfrage folgende Details enthalten:

-Beschreiben Sie die allgemeine Situation.

-Beschreibung der gewünschten Sache.

-Fragen Sie nach Lieferund Zahlungsbedingungen oder geben Sie diese vor.

-Formulieren Sie Details zu Garantie, Konventionalstrafe, Gewährleistung usw.

-Geben Sie einen eventuell vorhandenen Preisrahmen vor und/oder weisen Sie auf die Qualitätsanforderungen hin.

-Fordern Sie evtl. Informationen über das Unternehmen, evtl. Referenzen.

-Fordern Sie Prospekte, Beschreibungen usw. an.

-Benennen Sie einen Ansprechpartner, an den das Angebot gerichtet werden soll.

Was ist eine Reklamation?

Reklamation bedeutet, dass ein Verbraucher sein gesetzlich verbrieftes Recht auf Gewährleistung wahrnimmt. Dieses ist nicht mit dem Widerrufsrecht und der Garantie zu verwechseln. Eine erfolgreiche Reklamation setzt einen Sachmangel voraus, der vor dem Gefahrenübergang existierte. Der Gefahrenübergang bezeichnet den Zeitpunkt der Produktübergabe, zum Beispiel am Verkaufstresen und bei einer Lieferung an der Haustür. Bei einem Sachmangel hat die Ware nicht die Beschaffenheit, die beide Parteien im Kaufvertrag vereinbart haben oder von der üblicherweise auszugehen ist. Dazu gehören insbesondere:

Funktionsunfähigkeit

Mängel der äußeren Beschaffenheit, zum Beispiel Kratzer an einem Möbelstück

falsches Produkt

abweichende Größe bei Bekleidung

Verantwortet ein Verkäufer zudem die Montage und verursacht eine fehlerhafte Ausführung einen Sachmangel am Produkt, fällt dies ebenfalls unter das Gewährleistungsrecht.

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