Информационно-коммуникационные технологии в деятельности библиотеки вуза. Монография

Таблица 27 – Фрагмент анализа реструктуризации организационной структуры вузовской библиотеки

Наиболее часто упоминается создание таких структурных подразделений, как электронный читальный зал, Интернет-класс (зал), компьютерный класс электронного доступа, электронная библиотека. Реорганизация отделов комплектования и обработки связана с особенностями технологических решений в некоторых АИБС по организации процесса комплектования библиотечного фонда (оформление заказа) и формирования библиографической записи в электронном каталоге, в процессе приема и учета поступивших документов.

ИКТ целесообразно поставить на службу администрации библиотеки образовательного учреждения. В качестве подтверждения этих слов можно привести данные зарубежных аналитиков: на предприятиях и уч-

121

реждениях, успешно реализовавших проекты перехода к работе с электронными документами, отмечено:

−увеличение производительности труда на 25–50 %;

−сокращение времени обработки документа на 75 %;

−уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов на 80 %.

Обширной сферой применения информационно-коммуникационных технологий в библиотеке вуза является организационно-управленческая деятельность. Прикладные программные продукты позволяют реализовать функции учета и контроля в организационно-управленческой деятельности. Например, ведениевбиблиотекахвузовБД«Кадры».

Обращение к вопросам менеджмента качества в библиотеках рассматривается в работах Ю. А. Ахмадовой и Е. Я. Галимовой [19], А. И. Земского [99]. Наличие уникальных библиотечных фондов, электронных ресурсов не принесут положительных результатов для пользователей, если в библиотеке не созданы условия для комфортного предоставления информационных ресурсов. Для управления качеством обслуживания необходимо совершенствование информированности, заинтересованности, мотивации персонала, постоянного обучения и повышения квалификации кадров. Эти требования изложены в международном стандарте ISO 9001:2000 «Системы менеджмента качества» [77],

атакже стандарте российской федерации ГОСТ Р ИСО 9001–2001, которые активно внедряются в высшей школе, и, в том числе, в вузовских библиотеках.

В основе принципов всеобщего управления качеством (TQM) в библиотеке лежат следующие показатели:

-ориентация на конкретного пользователя;

-релевантность формирования фондов потребностям пользователя;

-расписание работы библиотеки, благоприятное для пользователя;

-экономия времени пользователя в момент обслуживания (сокращение периода между заказом и выдачей документа);

-сведение к минимуму отказов;

-принятие решений на основе анализа проделанной работы. Управление качеством включает: планирование, осуществление,

контроль и постоянное улучшение. Отличительной чертой международ-

122

ного стандарта является требование кардинального изменения отношения к обслуживанию пользователей.

Эффективное управление качеством обслуживания в зарубежных библиотеках определяется следующими критериями:

- определение миссии библиотеки и основной группы пользова-

телей;

-выявление существующих и предполагаемых потребностей пользователей;

-установление долгосрочных целей и краткосрочных задач биб-

лиотеки;

-создание услуг, адекватных потребностям пользователей;

-предоставление этих услуг на максимально возможном высоком уровне;

-обеспечение эффективности работы в соответствии с поставленными целями и задачами.

Создание и функционирование системы менеджмента качества, соответствующей ISO 9001:2000, возможно с применением автоматизированных информационных технологий. Например, управление документами СМК, сбор, анализ статистических данных и др. Есть несколько вариантов автоматизации такой деятельности. Область управления документами СМК возможно автоматизировать посредством MS Word и любой почтовой программы; область сбора и анализа информации о несоответствиях – с помощью MS Excel и/или MS Access и т. п. Для данного варианта автоматизации требуется, чтобы были налажены внутренние телекоммуникации, создана служба, занимающаяся системой менеджмента качества в библиотеке. Возможна также автоматизация системы менеджмента качества, соответствующей ISO 9001:2000, с помощью спе-

циализированных программных продуктов, например, «Хомнет: СМК 8.0» и др. Функциональные возможности программы:

- управление процессами СМК: программа позволяет, как описывать процессы (вход, выход, управление, ресурсы, критерии результативности и т. д.) и представлять их в системе, так и получать интересующую статистическую и оперативную информацию, а также оценивать результативность и эффективность процессов по установленным критериям;

123

-управление несоответствиями и работа с рекламациями: в программе реализована возможность введения несоответствия (как процесса, так и продукции); придание несоответствию категории; отслеживание проведения корректирующих или предупреждающих действий; получение аналитической информации по несоответствиям и представление её

вграфическом виде;

-планирование работы менеджера (службы, отдела) качества, в том числе планирование и отслеживание проведения внутренних аудитов;

-оценка удовлетворённости потребителей, с возможностью получения аналитической информации;

-управление средствами для мониторинга и измерения, с планированием поверки или замены средств;

-управление документами СМК: а именно созданием, изменением, согласованием, утверждением, введением в действие, распространением и архивированием документов;

-управление записями по качеству;

-сбор информации для анализа со стороны руководства: программа позволяет формировать периодические отчёты руководству с требуемой информацией.

Данная программа позволяет иметь единую базу данных по функционированию системы менеджмента качества, соответствующей ISO 9001:2000.

Сформулированные стратегические цели и концепции развития в вузовских библиотеках являются первым шагом на пути к реальному стратегическому управлению. При этом каждое управляющее воздействие, реакция и действия со стороны персонала должны быть осознанно направлены на достижение установленных стратегических целей. Как правило, следующим шагом является решение задачи совершенствования процессов деятельности. Однако, чем совершеннее процесс, тем больше знаний требуется его ресурсам, тем более совершенными должны быть системы доставки информации и знаний в точки принятия решений.

Сегодня мы наблюдаем интерес к концепции систем управления знаниями (СУЗ) в России [113]. Возрастающее число организаций осознают ценность такого подхода к реализации стратегического управления и начинают оптимизацию своей деятельности именно с внедрения систем

124

управления знаниями. Технология систем управления знаниями достаточно новая для всего мира, срок ее применения насчитывает менее 10 лет.

Выбор управленческих технологий в системе образования во многом обусловлен формированием нового информационного образовательного пространства. Процесс информатизации образования собственно имеет целью формирование у нового поколения опыта существования в изменяющемся информационном пространстве. Простая передача знаний не отвечает таким целям, в данном случае речь должна идти о компетентности – то есть о применении знаний. Ориентация на применение знаний – это ориентация на процесс. Управление этим процессом в условиях нового информационного образовательного пространства и требует новых подходов.

Именно структура и процесс коммуникаций претерпевают в ходе информатизации существенное изменение. В этом смысле, говоря об организации поиска информации на базе ИКТ, можно говорить о системах, основанных на одном из двух типов «стратегических» решений. Первые представлены «классическими» АИПС, берущими начало от библиотечных систем, информационный вход в которых реализуется через дополнительные (вторичные по отношению к текстам документов) справочные структуры. Вторые – гипертекстовые системы, в которых переход к потенциально полезному документу реализуется через контекстноопределённую ссылку, статически размещённую непосредственно в тексте документа, обычно при его подготовке [220].

Формирование электронных библиотек в вузах определяется следующими обстоятельствами: с 2001 г. осуществляется межведомственная программа «Электронная Россия», где по целому ряду направлений возможно и целесообразно участие вузов. В течение нескольких лет под эгидой Российского фонда фундаментальных исследований ведутся проекты создания электронных коллекций как естественнонаучного, так и гуманитарного направлений. Формирование вузовской ЭБ позволяет создать ряд дополнительных сервисов и служб, которые необходимы для учебного и научного процесса вуза. Электронная библиотека информационных ресурсов может рассматриваться как система управления знаниями для высшего учебного заведения.

В НБ КемГУКИ реализуется проект «Электронная библиотека вуза как основа для становления информационной образовательной среды

125

регионального центра повышения квалификации работников социальнокультурной сферы». Проект направлен на создание полнотекстовых электронных ресурсов для базовой основы технологии открытого непрерывного образования. Формирование полнотекстовых электронных ресурсов предполагает изменение функций библиотеки – превращение ее из хранилища книг в информационного провайдера, обеспечивающего повышение качества и оперативности обслуживания всех категорий пользователей.

Нами разработана технология организации полнотекстовых электронных ресурсов, которая содержит законченный производственный цикл – от создания электронного документа до открытия к нему доступа. Технология включает средства, предназначенные для редакционноиздательской подготовки или оцифровки документов, формирования библиографической записи в электронном каталоге, организации поиска и доступа к полным текстам и аудиовизуальным документам.

Практическая реализация электронной библиотеки в информационной системе вуза требует усиления сотрудничества внутри структурных подразделений вуза. С этой целью для эффективной работы интегрируется несколько информационных подсистем ЭБ по направлениям, представленным в таблице 28.

Таблица 28 – Функциональная специализация структурных подразделений вуза в поддержке электронной библиотеки

126

На этапе интеграции информационных подсистем ЭБ требуется соблюдениеправовыхнормисогласованиеорганизационных аспектовсовсеми структурными подразделениями: библиотекой, центром информационных технологий, издательством, учебно-методическим управлением, кафедрами, студией звукозаписи, фонотекой КемГУКИ. Развитие электронной библиотеки возможно при наличии и совершенствовании устойчивых взаимосвязей между всеми подразделениями вуза, указанными в таблице 28. Для этого создается ряд документов: «Положение об электронной библиотеке», «Авторский договор», в должностные инструкции вносятся соответствующие изменения. Изыскиваются возможности финансирования проекта на грантовой основе, из бюджетных и внебюджетных средств. Совместно с центром информационных технологий согласованы вопросы размещения, хранения и доступа к электронным ресурсам, с учетом обеспечения защищенности и отказоустойчивостиавтоматизированнойинформационнойсистемы.

Таким образом, подсистема организационного управления и контроля качества библиотек вузов Западной Сибири опирается на стратегические приоритеты высшей школы и ориентирована на внедрение ИКТ.

Создание электронной вузовской библиотеки предполагает наличие соответствующей системы управления персоналом и ресурсами. В высших учебных заведениях электронные ресурсы распределены между различными подразделениями. Функции управления электронными ресурсами может взять на себя как библиотека вуза, так и новая структурная единица (отдел, центр и т. д.). В организационной структуре автоматизированной библиотеки появляются новые отделы: компьютеризации и материальнотехнического обеспечения, электронные читальные залы. Таким образом, автоматизация вузовской библиотеки требует структурных и кадровых изменений, к которым можно отнести новые структурные подразделения, новые штатные единицы. Можно предположить, что развитие электронной библиотекивузатакжепотребуетструктурныхиштатныхизменений.

Анализ и контроль производственной деятельности вузовских библиотек на базе автоматизированных информационных технологий осуществляется на основе статистических данных, полученных из отчетов, сформированных на базе АИБС, анализа посещаемости сайта. Совершенствуются нормы времени и нормы выработки, которым было уделено внимание в параграфе 2.2 настоящего исследования. Наличие обоснованных норм выработки на все производственные процессы влияет на эффективность деятельности библиотеки, облегчает процесс управления, повышает его качество и оперативность, способствуетроступроизводительноститруда.

127

Выводы

Исследование влияния ИКТ на такие технологические подсистемы библиотеки вузов, как производственные процессы, кадровые ресурсы, нормативно-методическое обеспечение, организационное управление

иконтроль качества позволило сделать следующие выводы.

Впроизводственных процессах библиотеки только начали складываться методы учета, хранения и предоставления электронных ресурсов пользователям. Автоматизация производственных процессов библиотеки вуза – комплектования фонда, приема и учета, обработки документов – вносит коррективы в последовательность и номенклатуру технологических операций. Применение ИКТ: Интернет-технологии, появление электронных ресурсов отражаются на конечном результате – увеличении ассортимента продуктов и услуг: электронные каталоги, веб-сайты, электронная доставка документов, дистанционные образовательные услуги.

Освоение автоматизированных информационных технологий в вузовских библиотеках требует не только постоянного повышения квалификации библиотечного персонала, но и обучения пользователей работе с электронными ресурсами. Перспективными формами для создания ин- формационно-коммуникационных компетенций пользователей обладают мультимедийные, интерактивные средства обучения.

Проведенный нами анализ наполнения подсистемы нормативнометодического обеспечения информационно-коммуникационных технологий для вузовских библиотек выявил дефицит регламентов различных уровней:

- государственные: законодательные акты и государственные стандарты в области применения ИКТ – отражают отдельные аспекты работы с электронными ресурсами;

- ведомственные: нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ – определяют требования к информационнобиблиотечному обеспечению учебного процесса. Материалы сборника «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» устарели и не удовлетворяют запросам практики;

128

-региональные: нормативно-правовые акты региональных органов власти представлены различными региональными и внутривузовскими концепциями, программами информатизации;

-общебиблиотечные: основополагающие документы представлены в сборнике нормативных документов для библиотек высших учебных заведений, с типовыми моделями положений, правил пользования, структуры и штатного расписания;

-функциональных отделов библиотеки: документы, регламентирующие конкретные производственные процессы, представлены наиболее полно технологической документацией, которая разрабатывается самостоятельно каждой вузовской библиотекой. Это сказывается на технологических решениях по применению ИКТ. Дальнейших разработок требуют типовые модели технологической документации, включающие полный перечень операций в автоматизированном режиме, с возможностью выбора обязательных при использовании разных видов систем автоматизации библиотек.

Внедрение ИКТ в вузовских библиотеках стимулировало развитие подсистемы нормативно-методического обеспечения производственных процессов. Дальнейшего исследования требуют вопросы учета, хранения, отчетности за ведение работ в автоматизированном режиме и работы с информационно-коммуникационными технологиями.

Взаимовлияние подсистемы организационного управления и контроля качества библиотеки вуза и информационно-коммуникационных технологий осуществляется в рамках инновационных проектов. Участие

впроектах с применением ИКТ инициирует развитие библиотек вузов по следующим направлениям:

-привлечение методов стратегического планирования определяет приоритетные направления развития вузовских библиотек в области применения ИКТ;

-внедрение стандарта системы менеджмента качества нацелено на повышение эффективности и контроля результативности, применяемых информационно-коммуникационных технологий;

-становление системы управления знаниями направлено на повышение продуктивности взаимосвязей компонентов библиотеки как системы и внутривузовских подразделений.

129

Проекты по внедрению ИКТ, как правило, охватывают следующие аспекты: приобретение и установка оборудования, обоснование выбора программного обеспечения и его инсталляция, повышение квалификации персонала. В концепции создания компьютерной сети высшей школы перечислены этапы оснащения вузовских библиотек компьютерной техникой. Ежегодное увеличение парка компьютеров в вузовских библиотеках направлено преимущественно на автоматизацию рабочих мест библиотечного персонала, а не читателей. Постоянное финансирование – необходимое условие для развития начатых проектов, поэтому вузовские библиотеки, наряду с бюджетными средствами вуза, изыскивают дополнительные финансовые возможности поддержки на грантовой основе.

130