Информационно-коммуникационные технологии в деятельности библиотеки вуза. Монография

образцы основных документов, разработанные в различных вузовских библиотеках: использование залога при выдаче литературы из фонда библиотеки (положение, форма договора, квитанции, тетради учета), технологические инструкции по учету фонда, по описанию редких и ценных изданий.

Стандарты СИБИД воспроизводят отдельные аспекты работы в электронной среде: описание, состав и обозначение характеристик электронных документов, основные виды и выходные сведения (ГОСТ 7.70– 2003, ГОСТ 7.82–2001, ГОСТ 7.83–2001).

Для научно-методического руководства и координации деятельности библиотек и служб научно-технической информации образовательных учреждений Российской Федерации в 2000 г. создана Центральная библиотечно-информационная комиссия Министерства образования Российской Федерации [157], нормативные документы, разработанные этой комиссией, составляют основу подсистемы нормативнометодического обеспечения вузовских библиотек.

Типовые документы, направленные на совершенствование системы управления вузовской библиотекой в целом, сосредоточены в сборнике «Нормативные документы для библиотек высших учебных заведений» [157]. В сборнике регламентируются организация, общий порядок и правила осуществления производственной, научной и методической деятельности, предусмотренной основными целями и задачами вузовской библиотеки, а также представлены положения обо всех функциональных подразделениях, в том числе отдела компьютеризации и материальнотехнического обеспечения.

Составной частью документов, регламентирующих конкретные функциональные направления (комплектование, хранение фондов, обслуживание пользователей, организация информационной деятельности и методическая работа), являются положения и должностные инструкции. Деятельность вузовской библиотеки в условиях применения ИКТ отражается в технологических инструкциях. Существенным дополнением является наличие паспортов на электронный каталог и БД, а также документов о регистрации в «Информрегистре».

101

Методическая поддержка организации и технологии работы вузовских библиотек Западной Сибири является одним из направлений деятельности методического центра НБ ТГУ. В НБ ТГУ создается документация различного вида: положения, технологические инструкции для сотрудников, документы рекламного и обучающего характера для пользователей, которые представлены на сайте и могут быть использованы в качестве типовых документов.

Интеграция электронных ресурсов библиотек в виде сводных корпоративных каталогов связана с упорядочением всех уже существующих стандартов, правил и методик каталогизации документов. В системе библиотек высшей школы в качестве ориентира принят и используется «Российский коммуникативный формат представления библиографических записей. Книги и сериальные издания (RUSMARC)» и «Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей (Российская версия UNIMARC/Authorities)». Но существует общая проблема объединения каталогов. Даже если две библиотеки используют один и тот же формат данных при объединении поисковых аппаратов, происходит потеря информации. Корпоративная работа поставила вузовские библиотеки перед необходимостью всерьез задуматься об используемых стандартах и внимательнее относиться к соблюдению единых требований по описанию и предметизации изданий, примером этому может служить целый ряд технологических рекомендаций, представленный на сайте Омского корпоративного библиотечного консорциума (Режим доступа: http://omcls.omskreg.ru).

Существенную роль в нормативном обеспечении автоматизации библиотечной деятельности может и должен играть контроль. Ф. С. Воройским [50] предложены признаки соответствия средств контроля и ор- ганизационно-технологического управления АИБС, которые можно применять при сопровождении и эксплуатации конкретных автоматизированных библиотечных информационных систем. Нами соотнесены средства контроля и организационно-технологического управления АИБС LiberMedia и ИРБИС, в соответствии с предложениями Ф. С. Воройского по признакам, представленным в таблице 25.

102

Таблица 25 – Сравнительная характеристика соответствия средств контроля и организационно-технологического управления АИБС LiberMedia и ИРБИС

103

104

105

Как представлено в таблице 25, и Libermedia, и ИРБИС поддерживают практически все средства контроля и организационнотехнологического управления АИБС, предложенные Ф. С. Воройским. Эмпирические данные, полученные в результате исследования на базе КемГУКИ и КемГУ, дают возможность утверждать, что АИБС Liberme-

106

dia и ИРБИС поддерживают эти требования. Автоматическими средствами контроля для вышеперечисленных систем являются: подсистема формально-логического контроля (ФЛК) обработки входных документов; система паролей библиотечного персонала и доступа пользователей системы к определенным услугам (бронирование, заказ изданий). Например, в библиотеке КемГУКИ применительно к процессу комплектования, учета и приема документов, обслуживания система Libermedia позволяет контролировать следующие сведения:

-распределение заказов на документы по поставщикам, финансовым средствам (бюджет, внебюджет); исполнение плановых сроков поставок по заключенным договорам, количество поступивших изданий по типам и видам, недопоставки документов по заказам; распределение поступивших изданий по подразделениям библиотеки;

-количество документов, обработанных в заданный период (подразделениями, отдельными сотрудниками);

-количество читателей и их состав (по курсам, специальностям, форме обучения), количество выдач документов в каждом из подразделений в заданный промежуток времени, количество нарушений по срокам сдачи документов и сведения по штрафным санкциям.

Автоматические средства применения паролей доступа персонала и пользователей системы предназначены для ограничения или регулирования локального и телекоммуникационного доступа различных категорий лиц к информационным ресурсам и услугам АИБС. Они решают следующие задачи: защита от разрушения или внесения искажений в общесистемные, а также технологические базы данных, от их использования и копирования лицами, не имеющими права доступа; контроль за внутрибиблиотечным движением литературы; получение исходных данных для многоаспектного анализа (в том числе – статистического) состава фондов, средств и методов обслуживания пользователей АИБС.

Работа ФЛК обеспечивается: соответствующими программными средствами на этапе параметризации системы; машинными словарями системы, содержащими тезаурусы, классификаторы, формируемые в процессе работы; системными инструкциями, которые реализует системный администратор (например, контролирующий установку и смену показателей даты и времени).

107

Набор указанных средств позволяет:

-повысить качество работы системы при поиске документов и данных за счет ликвидации ошибок ввода терминов, включающих грамматические ошибки и ввод неразрешенных для использования терминов;

-устранить возможность ввода в систему не полностью обработанных документов и данных;

-контролировать технологическую дисциплину работы персонала системы (в том числе с использованием средств статистической обработки данных), поскольку время прохождения документов и данных в системе при их заказе, получении, обработке, а также основных этапах обслуживания пользователей автоматически фиксируется.

Следует отметить, что сложившаяся в вузовских библиотеках практика внедрения систем автоматизации библиотек игнорирует опыт использования регламентирующей документации, накопленный в других видах автоматизированных систем, в частности, АСУ и АСНТИ. Например, программный комплекс автоматизации технологической подготовки производства Свиточ (Режим доступа: http://svitoch.dp.ua/), который комплектуется по модульному принципу для организации рабочего места технолога, а также специалистов по материальному и трудовому нормированию. Подобного рода комплекты технологической документации (маршрутные и операционные карты, карты технологических процессов, технологические инструкции и др.) либо совсем не разрабатываются, либо их разработка и ведение носят нерегулярный и несистемный характер. Например, разрабатываются только инструкции для отдельных рабочих мест, не учитывающие взаимную связь операций в разных технологических модулях АИБС. Изменения в технологии обработки документов и данных не документируются; инструкции существуют, но не используются (или мало используются). В результате это отрицательно сказывается на качестве информационной продукции (в первую очередь, на качестве электронного каталога), выражается в значительных потерях трудовых и материальных ресурсов. Как отмечает Ф. С. Воройский, последнее – следствие «непродуманности технологии работы библиотеки, различных “нестыковок”, возникающих за счет “устных” изменений, вносимых в процессы отдельными руководителями. …известны случаи (особенно в небольших библиотеках), когда в сложившейся ситуации силами отдельных опытных специалистов, как правило, на уровне заместителей дирек-

108

тора по автоматизации, удается поддерживать технологию и качество работы персонала АИБС. Однако известно также, что с уходом этих сотрудников из библиотеки налаженный порядок и качество работы безвозвратно уходят вместе с ними. Другими словами, будучи не документированы и системно не поддержаны, технологические процессы в библиотеке поставлены в жесткую зависимость от уровня компетентности и добросовестности работающих в этих организациях специалистов» [50, с. 72].

Проведенный нами сравнительный анализ различного рода нор- мативно-методической документации, представленной на сайтах библиотек вузов Западной Сибири, показывает несущественную разницу в ассортименте и содержании этих документов, как правило, это «Положение о библиотеке», «Правила пользования», «Перечень услуг».

Задачи нормативного обеспечения библиотечно-библиографической деятельности реализует сборник «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» [149], отражающий номенклатуру процессов, операций, единицы измерения и нормы времени. Но материалы сборника устарели и не удовлетворяют запросам практики. Например, раздел «Комплектование библиотечного фонда» отражает 2 позиции операций в автоматизированном режиме из 45 регламентирующих процесс комплектования; вразделе«Работасчитателями» отсутствуюттакиепозицииит. д.

Попытка урегулирования процесса нормирования осуществлена в разработанной на кафедре технологии документальных коммуникаций КемГУКИ нормативно-справочной базе данных, которая адаптирована к условиям работы библиотеки КемГУКИ. База данных носит справочный характер, выполнена на основе Access в табличной форме и содержит следующие данные:

-условный номер операции в соответствии с «Межотраслевыми нормами времени на работы, выполняемые в библиотеках»;

-наименование технологического процесса;

-должностную или квалификационную категорию исполнителя;

-единицу измерения (например, составление библиографической записи и аннотации на одну книгу, обслуживание одного заказа читателя и т. п.);

-норму времени на единицу работы (в часах) для каждой должностной или квалификационной категории специалистов, выполняющих данную операцию.

109

Внедрение расчета норм и затрат времени на технологические процессы и операции в практике НБ КемГУКИ не реализовано в силу объективных (недоработка программного обеспечения, многообразие неучтенных в сборнике библиотечных операций) и субъективных причин (отсутствие времени и специалистов, способных поддерживать БД). Нормирование позволило бы рассчитывать трудозатраты на производство продукции и услуг, их себестоимость, количество штатных единиц

вусловиях применения ИКТ.

Внаучной библиотеке КемГУКИ накоплен опыт создания, оформления, хранения и использования организационно-распорядительной документации в виде полнотекстовой базы данных «Регламентирующая документация». Количественные характеристики нормативно-методического

обеспечения представлены в модели полнотекстовой БД, приведенной в таблице 26.

Таблица 26 – Модель и количественные характеристики нормативно-методического обеспечения НБ Кем ГУКИ

Из них, касающиеся

КолиВиды документов ИКТ

чество

Абс. % Законодательные и нормативные документы

110