Информационно-коммуникационные технологии в деятельности библиотеки вуза. Монография

Из них, касающиеся

КолиВиды документов ИКТ

чество

Абс. % Документы, регламентирующие конкретные функциональные направления

Данные, представленные в таблице 26, позволяют сделать вывод, о том что из 186 документов различного уровня только 48 (25 %) касаются применения автоматизированных информационных технологий. Из них большая часть – 16 % – технологическая документация, разработанная в НБ КемГУКИ применительно к Libermedia. Недостаточно методических материалов в помощь самостоятельной работе пользователей. Отсутствует регламентирующая документация на веб-сайте.

При внедрении АИБС важно наличие подробного «Руководства по эксплуатации», на основе которого разрабатываются дальнейшие инструкции и другая нормативная документация для работы персонала в АИБС. Автором разработаны и внедрены в практику работы НБ КемГУКИ инструкции по работе в программе Libermedia к основным технологическим процессам: комплектование, обработка и учет поступивших изданий (Каталогизация книги, Аналитическая роспись периодических изданий и др.), обслуживание (Запись читателя). Технологические инструкции НБ КемГУКИ составлены на конкретные библиотечные процессы и операции. Они являются средством реализации общесистемных требований к порядку выполнения работ. В технологические инструкции включены сведения о составе и порядке использования средств обеспечения (программных, технических, лингвистических); типовые формы документов (включая отдельные поля) и примеры их заполнения. Данные о времени и лицах, вносивших в инструкции изменения или

111

корректировку. Идентифицируются технологические инструкции развернутым наименованием.

Ответственный подход к работе с электронными и сетевыми ресурсами требует соответствующей регламентации этого вида деятельности. Ключевое значение имеет выработка четких критериев предоставления доступа к ресурсам Интернета пользователям, включая сотрудников библиотеки. Оплата каналов доступа к ресурсам Интернета осуществляется, как правило, за счет средств вуза и не предусмотрена бюджетным финансированием, поэтому особое внимание уделяется расходу трафика при подключении библиотеки к телекоммуникационным каналам. С одной стороны, библиотека должна бесплатно предоставлять информационные услуги, а с другой стороны, в Законах «Об образовании» и «О библиотечном деле» не упоминается о предоставлении услуг на базе информационно-коммуникационных технологий.

Правила, регламентирующие пользование документами в традиционной бумажной форме, перестают действовать, в связи с этим разрабатываются, согласовываются и утверждаются документы, регулирующие доступ к электронным ресурсам. Например, «Правила пользования услугами электронного читального зала». «Положение об электронных ресурсах», которое определяет назначение, функции, структуру, организацию, условия размещения и дает целостное представление об электронных ресурсах вузовской библиотеки.

Действующая в промышленном режиме автоматизированная библиотечно-информационная система – достаточно сложный объект управления, эффективность работы которого определяется полнотой и качеством ввода всех технологических процессов системы, связей между взаимозависимыми процессами, операциями и исполнителями. Сказанное в полной мере относится также к необходимости разработки «норм труда, времени выполнения отдельных операций и оплаты исполнителей, системы управления и контроля технологической дисциплины, качества информационных услуг и продукции» [50, с. 82]. Использование подсистем ФЛК в АИБС приобретает особую актуальность в связи с появлением различного рода корпоративных автоматизированных библиотечных и информационных систем, в которых работают территориально и административно разобщенные группы исполнителей.

112

Закрепление управленческих решений, их регистрация необходима на всех этапах внедрения ИКТ в вузовской библиотеке. Созданные положения, инструкции, методические рекомендации отражают решения по использованию электронных ресурсов (каталогов, БД и т. д.), режиме доступа, информационной безопасности, порядке взаимодействия структурных подразделений библиотеки и вуза.

Таким образом, проведенный нами анализ видов и количества, нормативно-методических документов в области ИКТ показал низкий процент обеспечения – 25 % от общего числа существующих в вузовских библиотеках. Невысокий уровень – 6 % обеспечения государственными отраслевыми стандартами, содержание которых регламентируют деятельность в ИКТ. Наибольшее количество (20 %) от всей нормативнометодической базы приходится на технологическую документацию, которая разрабатывается в каждой вузовской библиотеке применительно к типу АИБС.

Существующая нормативно-методическая документация традиционной библиотеки вуза формировалась в течение многих лет работы и отвечает требованиям сложившейся технологии. Разработка системы норма- тивно-методической документации, связанной с освоением информационно-коммуникационных технологий, имеет непродолжительную историю. Существующие нормативно-методические регламенты, которые регулируют применение ИКТ в библиотеке вуза, решают в основном частные вопросы отдельных структурных подразделений или производственных процессов, происходит дублирование документации на традиционные, автоматизированные и информационно-коммуникационные технологии. Вследствие этого испытывается дефицит в гармонизации требований и содержания документации на процессы, выполняемые в традиционных, автоматизированных и информационно-коммуникационных технологиях. Если современные программно-технические комплексы автоматизации библиотечных процессов (Libermedia, ИРБИС) позволяют автоматически осуществлять некоторые функции контроля, то требования к ИКТ в вузовской библиотеке определены слабо.

В заключительном параграфе нами будут рассмотрены аспекты совершенствования подсистемы организационного управления и контроля качества в библиотеке вуза в условиях применения информационнокоммуникационных технологий.

113

2.4. Совершенствование подсистемы организационного управления и контроля качества библиотеки вуза на базе информационно-коммуникационных технологий

Применение информационно-коммуникационных технологий оказывает влияние на управление во всех отраслях производства и обслуживания, в том числе и на управление библиотекой вуза. Экономические аспекты управления, планирования, финансирования процессов компьютеризации вузовской библиотеки рассматриваются в работах [24, 26]. В научно-практическом издании «Основы управления библиотекой высшего учебного заведения» [85] выделены следующие типовые элементы управленческого цикла: планирование и прогнозирование, организация, координирование и регулирование, стимулирование и активизация, анализ и синтез, учет, контроль, отчетность, нормирование.

Рассмотрим элементы управления процессами реализации ин- формационно-коммуникационных технологий в вузовских библиотеках. Планирование внедрения ИКТ в деятельность вузовской библиотеки осуществляется в соответствии с задачами высшего учебного заведения. «Плохое планирование или его отсутствие ведет к тому, что решения принимаются слишком поздно либо являются непоследовательными, то есть то, что достигается благодаря одному решению, отменяется следующим» [24, с. 84]. Письменный план составляется с определенными целями: чтобы достигнуть консенсуса, получить одобрение администрации вуза, добиться материальной поддержки на грантовой основе. В вузовских библиотеках Западной Сибири составляются планы работы на календарный год и учебный год. План на учебный год является составной частью комплексного плана работы вуза. Стратегическое планирование и выработка политики формирования информационного общества исследуются на разных уровнях: от глобальных перспектив до детализации разработок на правительственном уровне, к региональным и стратегиям отдельных организаций. «Университеты и образовательные учреждения, библиотеки, органы здравоохранения, малые предприятия и другие организации начинают разработку своих собственных стратегий. В ближайшем будущем даже отдельные личности будут вынуждены планировать персональные стратегии и постоянно повышать квалификацию в ходе непрерывного образования и офисной карьеры» [130, с. 14].

114

Для обеспечения качественного управления Научной библиотекой Томского государственного университета с 1993 г. планомерно осуществляется проект реструктуризации, введения современных методов управления на основе европейского опыта [86, 87]. В 1996–1998 гг. проводились семинары по внедрению жизнеспособного стратегического планирования, методам управления и реструктуризации вузовской библиотеки, разработке стратегии повышения квалификации сотрудников внутри библиотеки, внедрению автоматизированных информационных технологий. На внутрибиблиотечном уровне были достигнуты следующие результаты: осознание персоналом необходимости изменения технологий в библиотеке, изменение структуры управления; активизация деятельности сотрудников, развитие инициативности, способности принятия самостоятельных решений каждым членом коллектива. На университетском уровне: переход от декларативного признания библиотеки главной лабораторией вуза к реальной организации на её основе информационного и культурного центра (основное ядро в формировании и развитии корпоративной сети университета). В 1999–2000 гг. – опыт НБ ТГУ был представлен библиотекам регионального методического объединения Западной Сибири на семинарах, в публикациях лекций по развитию управления и внедрению автоматизированных систем.

Проведение семинаров в г. Кемерово и других городах Сибири стимулировало вузовские библиотеки Западной Сибири к составлению собственных стратегических планов. Так, для достижения качества обслуживания в научной библиотеке КемГУКИ разработан уже второй «Стратегический план развития на 2004–2010 гг.», утвержденный на ученом совете университета. В нем четко определена группа пользователей и намечены пути решения следующих задач в области повышения качества обслуживания на базе компьютерных технологий:

-модернизация системы обслуживания, организация электронной выдачи литературы в читальных залах и абонементе, внедрение резервирования изданий в автоматизированном режиме;

-анализ спроса на различные виды изданий, активно используемой части фонда с применением автоматизированной библиотечной про-

граммы Libermedia;

115

-оборудование читальных залов в соответствии с современными стандартами (достаточное количество компьютерной техники, мебель, освещенность рабочих мест, кондиционирование);

-комплектование фонда традиционными и электронными изданиями в соответствии с государственным образовательным стандартами высшего профессионального образования (ГОС ВПО);

-формирование электронной библиотеки вуза.

По результатам контент-анализа микропотока публикаций по теме исследования подсистема «Организационного управления и контроля качества» в условиях применения информационно-коммуникационных технологий характеризуется следующими аспектами:

-финансирование;

-выбор и приобретение оборудования;

-выбор и приобретение программного обеспечения;

-создание специализированных отделов;

-администрирование (информационное, техническое, технологическое сопровождение);

-определение стоимости услуг.

Вопросы финансирования компьютеризации вузовских библиотек за рубежом решаются на основе разработанных целевых программ оснащения библиотек вузов вычислительной техникой. Так, в Финляндии централизованно поставляются в библиотеки мини-ЭВМ Hewlett-Packard с библиотечной системой VTLS. Программа финансируется департаментом высшего образования Финляндии. В докладе Мак Колла, директора SELLIC (электронной библиотеки) Университета Эдинбурга, сообщается, что «многие британские университетские библиотеки участвуют в программе “Электронные библиотеки”. Прорабатываются более 40 проектов в 7 направлениях: публикация по заказу; доставка документов; электронные журналы; оцифровка; обучение и переподготовка; доступ к сетевым ресурсам» [57, с. 16]. В США университеты сыграли ведущую роль в развитии многих видов услуг через Интернет, но немногие из этих разработок сделаны библиотеками. По совместной инициативе ряда правительственных организаций финансируются 6 основных проектов электронных библиотек.

В России для вузовских библиотек наряду с привлечением бюджетных и внебюджетных средств вузов возможно реальное финансовое

116

или материальное (техническое) обеспечение в рамках федеральных и региональных целевых программ, участия в конкурсах грантов различных организаций. Например, библиотеки ТГУ, КузГТУ финансируются по проектам TEMPUS TACIS, КемГУКИ – поддержана грантом президента РФ, ФЦП «Культура России».

В «Концепции библиотечной компьютерной сети высшей школы» [128], утвержденной в 1994 г., приводиться обоснование финансовых вложений для приобретения технических, программных средств, а также информационных ресурсов:

-оборудования: вычислительная техника (компьютеры, принтеры, модем, считыватели штрихкодов, устройства для чтения лазерных дисков, источники бесперебойного питания, сетевое оборудование) и лицензионное программное обеспечение общего назначения (операционные системы, сервисные программы, сетевое программное обеспечение);

-программное и информационное обеспечение, ориентированное на библиотечную специфику: автоматизированные информационные библиотечные системы;

-информационно-справочные системы: пополняемые базы данных и электронные каталоги, выпускаемые издательскими и книготорговыми организациями;

-работы по послегарантийному обслуживанию вычислительной техники и программного обеспечения, ремонту вычислительной техники и модернизации программного обеспечения, монтажу и наладке ЛВС.

Наличие перечня необходимых технических и программных средств для системы автоматизации библиотеки с указанием их предназначения – неотъемлемая часть процесса планирования автоматизации библиотеки, от этого зависит формирование ассортимента информационной продукции и услуг, предоставление каталога в Интернете, возможности создания на последующих этапах медиатеки, электронной библиотеки.

Процесс выбора системы автоматизации для вузовской библиотеки

ипереход на новую систему работы отличается от аналогичных процессов в других библиотеках [187]. Этот процесс является частью более широкого процесса, включающего модернизацию, как библиотеки, так и самого высшего учебного заведения. Зарубежные специалисты рассматривают продолжительность жизни компьютерных систем в целом и библиотеч-

117

ных систем, в частности, (после чего они подлежат замене) от четырех до семи лет. Однако в большинстве случаев сроки эксплуатации этих систем продляются (по финансовым и другим причинам) на более долгий период по сравнению с указанным сроком [96].

Различные звенья процесса выбора системы автоматизации для вузовской библиотеки могут быть идентифицированы как его компоненты:

-сбор информации о надежности АИБС;

-обмен опытом между библиотеками, работающими в одного вида АИБС;

-получение информации об особенностях различных АИБС;

-сопоставительная оценка производителей АИБС;

-переговоры о приобретении;

-изучение особенностей новой системы.

Основная часть перечисленных действий осуществляется в процессе выбора системы, однако сбор информации о надежности и обмен опытом между библиотеками, работающими в одного вида АИБС, ведутся постоянно. Сравнение предварительно отобранных систем по одному показателю – стоимости (цены) – не является решающим, принимаются во внимание и такие факторы, как общая финансовая стабильность фир- мы-поставщика и уровень обслуживания во время последующей эксплуатации, т. е. условия последующего сопровождения.

Положительными качествами отечественного программного обеспечения АИБС Ф. С. Воройский называет [51]:

-соответствие сложившейся отечественной библиотечноинформационной технологии стандартам и правилам, включая состав операций, входные и выходные формы документов;

-достаточно простой и удобный интерфейс, ориентированный на работу отечественных библиотечных специалистов;

-высокая степень преемственности модернизируемых версий программного обеспечения;

-несущественная зависимость от высокоразвитых аппаратных

средств;

-низкая стоимость (по сравнению с некоторыми зарубежными аналогами) как собственно программного обеспечения, так и его поддержка и модернизация;

118

-возможность получения оперативной консультативной помощи со стороны разработчиков;

-складывающаяся в регионах среда пользователей одинаковых программных продуктов.

Наиболее распространенными недостатками отечественных систем автоматизации библиотек можно отметить:

-ограничения возможности поддержки многоязычных шрифтов: не предусматривается использование подстрочных и надстрочных символов, поддерживаются латиница и кириллица;

-не всегда достаточно развитые средства защиты БД от несанкционированного доступа и разрушения;

-невысокое качество сопроводительной документации.

До середины 1990-х гг. российские системы автоматизации библиотек были ориентированы только на работу в локальных вычислительных сетях. Со второй половины 90-х гг. начали активно разрабатываться и внедряться модули поддержки Интернет-технологий, обеспечивающие доступ к БД через WWW-сервер, а с 1999 г. – через сервер Z39.50. Уровень надежности этих систем не позволяет использующим их библиотекам полностью отказаться от традиционных каталогов.

Рынок программных продуктов для автоматизированных информационных библиотечных систем стал активно развиваться с конца 1980-х гг. На нем открыто конкурируют российские и зарубежные производители. Сегодня на российском рынке представлено достаточное количество проектных и программных решений систем автоматизации библиотек, ориентированных на средние и малые библиотеки. Наибольшее распространение в вузовских библиотеках получили российские системы МАRK (НПО «Информсистема»), ИРБИС (ГПНТБ России и Ассоциация ЭБНИТ), АИБС Библиотека (ГИВЦ Минкультуры РФ), АС Библиотека 4.0 (Научная библиотека МГУ и АО «БКС»).

Для автоматизации библиотечных процессов в библиотеках вузов Западной Сибири (с 1990-х гг.) используется специализированное программное обеспечение различных производителей: ИРБИС, Mark, VIRTUA (США), Библиотека, Руслан. Зарубежное программное обеспечение не получило широкого распространения в вузовских библиотеках методического объединения Западной Сибири. Эти программные продукты имеют более высокую закупочную и эксплуатационную стои-

119

мость, чем российские, и отличаются от принятой в России организации библиотечных процессов, требуют серьезного и дорогостоящего сопровождения. В этом плане лучшие российские системы имеют безусловные преимущества: они ориентированы на традиционные библиотечные процессы и значительно дешевле. Хотя по ряду параметров (надежность, технологичность, встроенные средства доступа к ресурсам Интернета, уровень сервиса и качество пользовательских интерфейсов, степень интеграции и др.) уступают зарубежным аналогам.

Технические вопросы (монтаж оборудования, настройка программного обеспечения) в процессе автоматизации вузовской библиотеки берут на себя вычислительные центры при вузах или решаются библиотеками самостоятельно. Например, на сайте библиотеки АГТУ указывают: «датой отсчета автоматизации библиотечных процессов считают 1987 г., когда по инициативе директора библиотеки была создана рабочая комиссия по подготовке внедрения “Автоматизированной системы поиска информации по дескрипторам” (АСПИД-5). Далее вся работа по автоматизации библиотечно-информационных процессов была связана с развитием техники и программного обеспечения. В 1990 г. началось внедрение АИБС MARК. В эти же годы некоторое время эксплуатировалась система “Электронный каталог”, разработанная Челябинским региональным центром. В 1996 г. приобретено новое программное обеспечение “Библиотека 4.0”, разработанное в МГУ».

В ходе автоматизации в отделах вузовских библиотек создаются и объединяются в сеть автоматизированные рабочие места, соответствующие в целом традиционным библиотечным процессам (комплектование, обработка, обслуживание). Каждая вузовская библиотека имеет различное территориальное расположение в вузе. Это может быть отдельное здание, например, в ТГУ, ТПУ, или множество корпусов вуза, в которых размещаются отделы библиотеки. От этого зависит конфигурация телекоммуникационных каналов. Кроме этого, формируются новые структурные подразделения, по результатам контент-анализа микропотока публикаций по теме исследования выделено 7 ключевых слов, частота встречаемости – 31. Фрагмент реструктуризации организационной структуры вузовской библиотеки представлен в таблице 27 (звездочкой отмечены технологии, относительно которых упоминаются ключевые слова).

120