Управление проектами федерального уровня. Учебное пособие

Глава 6 Управление закупками и запасами

проекта федерального уровня

6.1.Определение потребности в материальных ресурсах для реализации проекта федерального уровня

Процесс определения потребности в материальных ресурсах необходимо для реализации проекта федерального уровня отличается от практики коммерческого определения потребности в ресурсах в промышленном производстве.

Прежде всего это касается вопроса ценообразования, они формируются по единым государственным и отраслевым стандартам и, поскольку часто затрагивают вопросы формирования

иразвития общественного сектора, то включают жесткий контроль и за закупками и поставщиками.

Первичная закупки определяется как потребность в материальных ресурсах, когда договоры на реализацию проектов федеральных уровня уже заключены и реализация проекта началась.

Вторичная закупка, это закупки, осуществляемые в рамках сроков реализации проектов федерального уровня, отраженных в заключенных договорах, реализация которых еще не началась.

Третичные закупки, это закупки ресурсов для погашения потребностей во вспомогательных ресурсах (материалах).

Выбор форм и методов закупок для целей реализации проектов федерального уровня предполагает выбор между транзитной

искладской форм закупочной деятельностью.

Так при транзитной форме материальные ресурсы поступают в зависимости с транспортной удаленностью территории напрямую со склада поставщика непосредственно участнику реализации федерального проекта.

При складской же форме необходимые материальные ресурсы поступают участнику проекта федерального уровня через промежуточные (транзитные) склады.

71

Управление проектами федерального уровня

В данном случае выбор метода закупок для целей реализации проектов федерального уровня является задачей оптимизационной, требующей формульной развертки метода, базирующегося на сравнении затрат, имеющих место при выборе той или иной формы закупки и метода транзитной нормой отгрузки.

Формульная запись метода, базирующегося на сравнении общих сумм затрат, определяющихся определенным этапом реализации проекта федерального уровня выглядит как:

Ротс = Рор + Ртз + Рпусл + Рим + Рхрс + Ркап + Ртс,

где Ротс — общая сумма расходов транзитного и складского методов при реализации проектов федерального уровня;

Рор — расходы на закупку материальных ресурсов для реализации проекта федерального уровня;

Ртз — расходы транспортно-заготовительные при реализации проекта федерального уровня;

Рпусл — расходы на оплату посреднических услуг проекта федерального уровня; Рим — расходы на иммобилизацию средств в запасы проекта федерального уровня;

Рхрс — расходы по хранению материальных ресурсов на складах; Ркап — расходы капитализированные в логистику; Ртс — расходы на сопровождение проекта федерального уровня.

Практическое использование указанного метода достаточно затруднено тем, что просчитать точную общую сумму затрат по каждому материальному ресурсу не представляется возможным из-за множества релевантных факторов.

Наиболее распространенным и простым практическим методом выбора формы поставок, закупленных в рамках проекта федерального уровня ресурсов, предполагающим сравнение объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки является транзитная норма отгрузки.

В рамках транзитной нормы отгрузки понимают минимальное количество груза, которое может быть отправлено по железной дороге в один адрес с взиманием минимального тарифа за перевозку.

Стандартно транзитные нормы соответствуют грузоподъемности четырехосного вагона. Этот метод сложился еще в условиях административной экономики и включает простые вычисления.

72

Глава 6. Управление закупками и запасами проекта федерального уровня

Так: если Озак.год < Нтранз, то необходима складская форма поставок,

если Озак.год l 4Нтранз, то целесообразна транзитная форма поставок.

Таким образом, если годовой объем закупки (Озак.год) меньше одной транзитной нормы (Нтранз), то потребитель устанавливает связи с близко расположенной торговой организацией, у которой закупает материальные ресурсы небольшими партиями. Если же годовой объем закупки равен или превышает четыре транзитные нормы, то предпочтение отдается транзитной форме поставок, т.е. связи устанавливаются непосредственно с изготовителем, который и организует поставку материальных ресурсов без посредников крупными партиями, а перевозки осуществляются обычно по железной дороге.

В условиях, когда годовой объем закупки находится в пределах от одной до четырех транзитных норм, в целях получения максимально экономического эффекта предпочтение должно отдаваться не транзитной, а складской форме поставок.

Важно добавить, что контрактное размещение заказа на поставки закупаемых ресурсов для реализации проектов федерального уровня предусматривает формализацию действий по реализации юридически оформленного контракта и его приложения — заказа на закупку между представителем федеральных органов власти и поставщиком ресурсов. Однако до тех пор, пока заказ не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом.

6.2. Управление запасами при организации закупочной деятельности

для реализации проектов федерального уровня

Стратегическая задача управления запасами при организации закупочной деятельности для реализации проектов федерального уровня заключается в преодолении разрыва во времени между приобретением ресурсов и их непосредственным использованием.

73

Управление проектами федерального уровня

Величина запасов формируется среди прочего формируется под влиянием следующих релевантных факторов:

—вероятность нарушения поставщиком установленного графика ресурсных поставок;

—возможные общественно заданные колебания спроса на результаты проектной деятельности на федеральном или региональном уровне;

—сезонные колебания спроса на некоторые закупаемые ресурсы;

—скидки на покупку крупной партии товаров (часто социально назначения);

—возможности инфляционного роста цен;

—издержки, связанные с оформлением и сопровождением закупок;

—уровень обслуживания потребителей материальных ре-

сурсов.

При планировании управления проектами федерального уровня следует понимать, что в запасы материальных ресурсов обычно вкладывается значительная доля оборотных активов, а значит может встать вопрос логистики, складирование и обеспечение сохранности закупленных материальных ресурсов.

Как следствие основным видами затрат, связанных с созданием и содержанием запасов, являются:

—замороженные, изъятые из оборота финансовые средства, активы;

—расходы на содержание специально оборудованных помещений, складов;

—оплата труда специального персонала;

—постоянный риск порчи, хищения, потери физических и химических свойств материальных ценностей;

—штрафы в том числе за нарушение договорных обязательств, за образование дефицита;

—переменная цена закупки, стоимость грузовой переработки и доставки до мест потребления, непосредственной реализации проекта федерального или регионального уровня. Не представляется с максимальной точностью

74

Глава 6. Управление закупками и запасами проекта федерального уровня

рассчитать изменения цен из-за инфляции, чрезвычайных ситуаций.

Вцелях оптимизации расходов, связанных с накоплением

исодержанием запасов, необходимо тщательно анализировать

иотслеживать их уровень, которые должны быть достаточны для реализации заданного федеральным проектом хозяйственного цикла.

Отклонения от оптимального уровня могут происходить или в сторону завышения запасов материальных ресурсов (создание излишков, тянет за собой некоторую часть сверх расходов бюджета), или в сторону занижения (что приводит к дефициту, срыву сроков реализации федерального проекта, излишним тратам бюджетных средств).

Таким образом, избыточное накопление приводит к увеличению текущих затрат, к усложнению процесса управления запасами, к снижению эффективности реализации проекта федерального уровня в части снижения развития общественного сектора, к увеличению занимаемых площадей, к перепроизводству и, в частности, к росту стоимости проекта федерального уровня.

Дефицит же запасов — это дополнительные расходы, только выраженные в форме комплекса разнообразных потерь. К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов при реализации федерального проекта, в том числе относят:

— - потери от стагнации реализации проекта федерального уровня; потери от отсутствия ресурсов на складе в момент предъявления спроса;

— - потери от закупки мелких партий материальных ресурсов по более высоким ценам.

На пути превращения материальных и нематериальных ресурсов в конечную форму проекта федерального уровня и в ходе последующего продвижения конкретного федерального проекта до конечного потребителя общественного сектора создаются два основных вида запасов:

— запасы производственные — запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального

75

Управление проектами федерального уровня

производства, предназначенные для общественного потребления;

—запасы товарные — запасы готовой продукции у производителя, а также на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. у производителей оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организа-

циях и запасы в пути (все в случае управления проектами федерального уровня, ориентированных на развитие производственной сферы в общественном секторе).

При организации закупочной деятельности основное внимание уделяется проектным запасам.

Цель создания проектных запасов — обеспечить бесперебойность процесса реализации проекта федерального (общественного) уровня.

В свою очередь, выделяется несколько групп проектных запасов, для каждой из них соответственно на уровне стратегии формируется своя тактика управления запасами проекта федерального уровня.

1.Запасы текущие, обеспечивающие непрерывность процесса реализации проекта федерального уровня между очередными поставками. Величина текущего запаса определяется планом проектной деятельности (в том числе планами коммерческой деятельности, капитального ремонта, инвестиций) конкурсно-определенной организации на муниципальном уровне. На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материальных ресурсов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в процессе реализации проекта федерального уровня.

2.Запасы страховые, необходимые для гарантии непрерывности процесса управления запасами проекта федерального уровня случаях нарушения условий и сроков поставок материальных ресурсов поставщиками, транспортом или в случае отгрузки некомплектных партий. Материальные ресурсы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответ-

76

Глава 6. Управление закупками и запасами проекта федерального уровня

ствии с техническими условиями на них. Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже одного раза в квартал. Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем конкурсно-определенной муниципальной организацией.

3.Запасы сезонные, образующиеся при сезонном характере реализации проекта федерального уровня, потребления или транспортировки.

4.Технологический запас, создаваемый на период времени для подготовки материальных ресурсов к общественному производству, включая время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас в общей норме материальных ресурсов в том случае, если он не является составной частью процесса управления проектом федерального уровня.

5.Подготовительный запас, необходимый на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материальных ресурсов; принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража.

6.Неликвидные запасы, т.е. длительно неиспользуемые

запасы материальных ресурсов, которые образуются, в частности, в связи с ухудшением качества товаров в процессе хранения, а также вследствие морального износа. К неликвидным запасам относят также неиспользуемые запасы, которые образуются в результате прекращения реализации проекта федерального уровня, для реализации которого они предназначались. Возможны и другие случаи образования неликвидных запасов.

7.Переходящие запасы — остатки ресурсов материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность процесса реализации проекта федерального уровня от начала периода, следующего за отчетным, до момента очередной поставки.

77

Управление проектами федерального уровня

8.Запасы в пути, находящиеся на момент учета в процессе транспортировки. Время пребывания запасов в пути, т.е. время транспортировки, определяется с момента погрузки на транспорт до прибытия груза к месту назначения. Показатель времени транспортировки регламентируется контрактами (договорами), а также утвержденными для

различных видов транспорта нормативами сроков доставки грузов.

Возможно рассмотрение управление запасами в рамках конкретных проектов федерального уровня и по другим признакам.

Управление запасами для реализации проектов федерального уровня предусматривает организацию эффективного контроля их фактического состояния, объема и места размещения.

Контроль состояния запасов для реализации проектов федерального уровня — это комплексный анализ и оперативное регулирование оптимального уровня запасов, как производ- ственно-технического, так и социального назначения, с целью выявления релевантных отклонений от установленных норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации выявленных критических отклонений.

Контроль состояния запасов для реализации проектов федерального уровня проводится на основе данных их хозяйственного учета и может осуществляться непрерывно либо с определенной периодичностью.

В рамках управления проектами федерального уровня контроль состояния материальных запасов на федеральном, региональном или местном уровнях, а также процессов формирования заказа поставщику может осуществляться по одной из представленных ниже систем.

1.Системы с фиксированным интервалом времени между возобновляемыми объемами запасов:

—система оперативного управления. Через определенные промежутки времени принимается оперативное решение: «возобновлять пополнение запаса» или «не пополнять запасы», а если заказывать, то какое количество единиц товара;

78

Глава 6. Управление закупками и запасами проекта федерального уровня

—система равномерной по объему или периоду поставки запаса. Через равно определенные планом промежутки времени заказывается постоянный объем запаса;

—система пополнения запаса до максимального уровня. Здесь через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проведения очередной плановой проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за предстоящий период выполнения очередного этапа федерального проекта.

2.Системы с фиксированным размером запаса, используемые:

—при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запаса проверяется через равные промежутки времени. Решение о возобновлении пополнения запаса постоянного объема материала принимается при условии, что товарный запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому значению уровня материальных запасов. В противном случае принимается решение «не пополнять запас»;

—при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с порогово установленным уровнем запаса).

3.Системы выборочного регулирования режима формирования объемов запасов:

—система с двумя уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение пополнить запас, равный разности максимального запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию этапа федерального проекта. Если фактический запас боль-

79

Управление проектами федерального уровня

ше минимального порога, то принимается управленческое решение не пополнять запасы;

—система с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Решение заказать объем запаса принимается при достижении порогового запаса, размер вновь возобновляемого запаса принимается равным разности максимального запаса и его порогового уровня с увеличением объема на ожидаемую реализацию очередного этапа федерального проекта. Здесь выбор систем контроля

объема и состояния запасов при управлении проектами федерального уровня является действенным механизмом повышения эффективности функционирования системы формирования и управления запасами.

Решение данной задачи эффективного управления проектами федерального уровня, осуществления контроля за состоянием материальных запасов на федеральном, региональном или местном уровнях, а также процессов контроля формирования заказа поставщику, требует профессионального подхода, опыта, умения моделировать процесс пополнения и расходования запасов, знания рыночной ситуации на федеральном и региональном уровнях (хозяйственная функция, менеджмент).

Умение, которое должно основываться на понимании реализационных различий между выше описанными системами.

Контрольные вопросы, практические задания к главе 6

Вопросы для самоконтроля

1.Что понимают под потребностью в материальных ресурсах в программах федерального уровня и какие факторы оказывают влияние на определение потребности?

2.Какие виды потребностей различают в закупочной деятельности для целей реализации проектов федерального уровня?

80