Русский язык в деловой документации. Практикум

ставьте оформление данного информационно-справочного документа с оформлением объяснительной и служебной записок.

Образец докладной записки

08.06.2017 № 155-сз

В связи со значительной загруженностью отдела, вызванной реализацией муниципального контракта от 15.05.2017 № 127/ мк-12, заключенного с администрацией г. Волгограда, направление специалиста отдела продаж Зуевой Е. А. в отпуск с 26 июня 2017 года считаю нецелесообразным. Отсутствие данного специалиста значительно затруднит работу отдела и может привести к нарушению сроков выполнения контракта. Ходатайствую о переносе отпуска Зуевой Е. А. на более поздний срок — после 31 августа 2017 года (это срок выполнения работ по заключенному муниципальному контракту).

Задание 7

Прочитавобразецдокумента,которыйданниже,составьте служебную записку начальнику отдела информационных технологий о ремонте или замене компьютера. Объясните, чем этот документ отличается от докладных и объяснительных записок2. В каких случаях составление служебных записок предусмотрено законодательством?

1Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2017. —

№6. — С. 31.

2Мелещеня И. Служебная записка: особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2017. — № 11. — С. 44–49.

81

Образец служебной записки

Акционерное общество «ТехАвиа» Руководителям подразделений Отдел маркетинга

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА1 01.11.2017 № 04-15/38

Об изготовлении визитных карточек нового образца

Довожу до Вашего сведения, что генеральным директором АО «ТехАвиа» утверждены новые образцы визитных карточек для руководителей подразделений и других категорий работников. Визитные карточки нового образца должны использоваться работниками с 01.01.2018.

В связи с этим прошу Вас в срок до 20.11.2017 предоставить список работников Вашего подразделения, для которых должны быть изготовлены визитные карточки, с указанием оптимального количества для использования в течение года. Список должен быть оформлен в соответствии с прилагаемой формой.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Задание 8

Прочитав приведенный ниже текст, подготовьте ответы на вопросы:

1.Согласны ли вы с мнением автора? Каково ваше отношение к внедрению электронного кадрового документооборота

вРоссии?

2.Готовы ли мы сейчас отказаться от бумажных документов?

3. Нужно ли разрешить заключать трудовой договор в электронном виде?

Обсуждение вопроса внедрения электронного кадрового документооборота дошло до Госдумы России. На парламентских

1Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2017. —

№11. — С. 47.

82

слушаниях 25.01.2018 обсуждалась целесообразность заключения электронных трудовых договоров и обеспечение защиты прав работников при применении цифровых технологий. Заместитель Минтруда РФ Любовь Ельцова рассказала, что работники и профсоюзы пока не готовы отказываться от бумажных документов, особенно трудовых книжек. Поэтому министерство предлагает ввести трудовые книжки в электронном виде только для впервые поступающих на работу (т. е. им уже бумажные версии не выдавать). При этом предполагается, что те сотрудники, кто уже имеет трудовые книжки, будут пользоваться ими до окончания своей трудовой деятельности. По словам Любови Ельцовой, разработка документов об электронных трудовых книжках будет длиться до конца 2018 года, а внесение законопроекта в Госдуму РФ запланировано на февраль следующего года.

Несмотря на опасения профсоюза и работников, введение электронного кадрового документооборота — реалия ближайшего времени. Как отметил руководитель Роструда Всеволод Вуколов, компаниям, использующим дистанционный труд, приходится тратить средства и время на пересылку трудового договора и других документов работнику почтой, что нецелесообразно. «Необходимо проработать вопрос, чтобы разрешить заключать трудовой договор в электронном виде без направления дистанционному работнику по почте экземпляра данного трудового договора на бумажном носителе. Нужно упростить эту процедуру», — полагает чиновник. Его предложение заключается в том, чтобы создать

универсальную интерактивную платформу на портале «Работа

вРоссии», с помощью которой работодатели и работники смогут дистанционно заполнять трудовые договоры необходимыми данными. Информация о заключенных договорах будет поступать

вэлектронный реестр трудовых договоров, посредством которого и будут сформированы электронные трудовые книжки работников. «По завершении процесса документ должен обрести законную силу», — добавил он. Сейчас эта инициатива обсуждается Рострудом, Минтрудом России, профсоюзами и работодателями1.

1Храмцовская Н. А. В Госдуме РФ обсудили введение электронного кадрового документооборота // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2018. — № 3. — С. 11–12.

83

б) распоряжение;

в) …………………..; г) ……………………;

д) …………………… .

6.Укажите правильное оформление расшифровки подписи. а) Н. Петров; б) В. Н. Петров; в) Петров; г) Петров В. Н.

7.В каком документе могут быть следующие части: «Слушали», «Выступили», «Решили»?

а) служебная записка; б) справка; в) протокол;

г) докладная записка.

8.Вид документа, обеспечивающий такое взаимодействие работников, которое позволяет оперативно решать вопросы без вовлечения вышестоящих должностных лиц:

а) приказ; б) протокол;

в) докладная записка; г) служебная записка.

9.Если справка представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры), то она называется:

а) справкой, подтверждающей юридический факт; б) справкой служебного характера; в) внешней справкой служебного характера;

г) внутренней справкой служебного характера.

10.Вставьте недостающие слова в высказывание:

«На основании …………. ……….. составляется трудовой договор с работником. …………. ……….. необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций».

85

Задания для самостоятельной работы

Задание 1

Найдите примеры текстов организационно-распорядитель- ной документации: приказа, распоряжения, постановления и проверьте, насколько они соответствуют нормам современного русского языка и правилам оформления. Сопоставьте оформление названных документов (перечислите реквизиты каждого документа и укажите их расположение).

Задание 2

Сопоставьте оформление протокола, образец которого дан в задании 3 для аудиторной работы, с текстом нижеприведенного юридического протокола, рассмотрев композиционные особенности документов, их реквизиты, языковые черты, характерные для официально-делового стиля речи, выявленные в текстах.

Протокол осмотра и исследования доказательств в месте их нахождения

Арбитражный суд Свердловской области в составе председательствующего Д. А. Пронина, судей М. К. Климовой, Т. П. Роговой, при участии:

от истца: Корякова Г. М. — заместитель генерального директора по доверенности от 5 января 1997 г. № 7;

Сабуров С. С. — юрисконсульт по доверенности от 5 января 1997 г. № 8;

1 Образцы отдельных видов юридических документов см.: Русский язык и культура речи: учеб.-метод. пособие для студентов-юристов / под ред. Н. Ю. Тяпугиной. — М.: Флинта: Наука, 2009. — С. 202; Ярков В. В. Гражданский и арбитражный процесс. Исполнительное производство. Обязательственные отношения. Образцы документов с комментариями. — URL: http://www.docme.ru/ doc/622740/yarkov-v.v.-grazhdanskij-i-arbitrazhnyj-process

86

от ответчика: Поляков Г. Д. — прораб по доверенности от 9 марта 1997 г. № 14;

Степанова В. В. — юрисконсульт по доверенности от 11 декабря 1996 г. № 16;

произвел осмотр доказательства — строения по адресу: г. Екатеринбург, ул. Пирогова, 20 — в месте его нахождения.

При осмотре установлено следующее.

Исследуемое строение представляет собой отдельно стоящее двухэтажное здание, первый этаж — кирпичный, второй этаж — шлакоблочный. Крыша покрыта шифером.

В исследуемом строении имеется шесть комнат: три на первом этаже, три на втором.

Сантехническое оборудование находится в надлежащем состоянии.

Обои в 2 комнатах первого этажа порваны, во всех комнатах второго этажа — отходят от стен.

Стекла на 8 окнах из 10 с трещинами, подоконники некрашеные. Пол на первом этаже покрыт досками, которые уложены неровно, имеются многочисленные трещины. Пол на втором этаже местами покрыт линолеумом грязно-коричневого оттенка,

местами видны потолочные перекрытия.

Внутренние двери во всех комнатах отсутствуют, внешняя дверь на замок не закрывается.

Задание 3

Ориентируясьнаобразцыдокументов,содержащиесявзаданиях5,6,7дляаудиторнойработы,составьтеповыбору:докладную записку, служебную записку, справку. Объясните, в чем состоит отличие перечисленных информационно-справочных документов от организационно-распорядительных документов.

Задание 4

В связи с тем, что произошло хищение на складе, составьте приказ о создании комиссии в составе трех человек (завскладом, товаровед, кассир) для проведения инвентаризации матери-

ально-технических ценностей.

87

3.3. Деловые письма

Контрольные вопросы

1.Что означают следующие понятия: «деловая корреспонденция», «деловое письмо»?

2.Почему все виды деловых писем обязательно регистриру-

ются?

3.Какие реквизиты должен содержать бланк делового письма?

4.Какие деловые письма требуют обязательного ответа?

5.Какие деловые письма не требуют обязательного ответа?

6.Что включает служебная часть делового письма?

7.Что включает информационная часть делового письма?

8.Допустимлитворческийподходииспользованиесредств, усиливающих эффект, при составлении текста делового письма?

Задания для аудиторной работы

Задание 1

Следуяклассификацииделовыхписем,представленнойвприложении, определите его тип. Ответ обоснуйте. Охарактеризуйте текст данного документа с точки зрения композиционных и языковых особенностей.

Уважаемый Николай Александрович!

Наша организация не располагает данными о конечном бенефициаре вашей компании. В соответствии с действующим законодательством нами был направлен запрос в адрес ООО «Василек»

88

(является единственным участником ООО «Лютик») о предоставлении информации о лицах, владеющих капиталом ООО «Василек». До настоящего времени ответ нами не получен.

Во исполнение положений ст. 6.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» информируем Вас об участнике нашей компании:

ООО «Василек»; адрес в пределах места нахождения: 191002, г. Санкт-Петербург, Загородный проспект, д. 13 литера А, пом. 1Н; ОГРН 1027809249423; ИНН 7825695677.

Задание 2

Из списка реквизитов, приведенного в соответствии с ГОСТ Р6.30-20031,выпишитесначалатеизних,которыеобязательны для всех документов, а затем только те реквизиты, которые используются для надлежащего оформления письма. Расскажите о правилах расположения реквизитов на бланке письма2.

Реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак;

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа (ОКУД);

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

1ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

2См.: Ватолина М. В. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие для бакалавров. — М.: Дашков и К°; Ростов н/Д: Наука-Спектр, 2016. — С. 26–57.

89

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении;

27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в

дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Задание 3

Изучив схему оформления типового письма и образец делового письма, который дан ниже, составьте деловое письмозапрос или деловое письмо-предложение.

Схема типового письма1

1 См.: Романова Н. Н., Скорикова Т. П. Указ. соч. — С. 79.

90