Русский язык в деловой документации. Практикум

Обращение!

Основная часть:

1.Указание основания для написания письма.

2.Изложение собственной позиции (просьба, предложение, распоряжение и т. д.)

Заключительная часть — соответствующая формула речевого этикета.

Название должности [подпись] И. О. Фамилия Фамилия исполнителя и его телефон

Образец делового письма

ул. Железнодорожная, д.4/1, Новосибирск, 630132

тел.: (383) 223-52-35; факс: (383) 210-04-81 E-mail: usd@ngs.ru; http://usd.nsk.sudrf.ru

О формировании Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов

Уважаемый Александр Владимирович!

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.11.2010 № 263 «Об утверждении Типового положения о комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских

91

служащих федеральных судов общей юрисдикции и управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и урегулированию конфликта интересов» (в редакции от 14.05.2015) определен порядок формирования и организации работы Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов.

В рамках договора от 01.08.2016 между Управлением Судебного департамента в Новосибирской области и ФГБОУ ВО «Новосибирский государственный университет экономики и управления «НИНХ» (НГУЭУ) о сотрудничестве в организации практики студентов Университета и в целях исполнения приказа Судебного департамента, прошу Вас представить две кандидатуры из числа преподавателей Вашего учреждения, деятельность которых связана с государственной службой, для включения в состав вышеуказанной Комиссии.

И. В. Ходакова

(383)201-43-16

Задание 4

Пользуясь рекомендациями по оформлению деловых писем1, напишите ответ на письмо, образец которого дан в задании 3.

Задание 5

Найдите и исправьте ошибки в оформлении приведенного нижеделовогописьма.Определитехарактердопущенныхошибок.

Директору ООО «Феникс» В. В. Белову от директора ООО «Сталь» А. А. Алексеева

Многоуважаемый Владимир Владимирович!

Прошу Вас отправить в ООО «Сталь» 20 стальных балок в целях укрепления рабочих помещений.

Счет прошу выписать на ООО «Сталь». С уважением!

1 См.: Кузнецов И. Н. Деловое письмо: учебно-справочное пособие для бакалавров. — 5-е изд. — М. : Дашков и К°, 2014. — 196 с.

92

Задание 6

Оцените содержание и язык (в том числе пунктуацию и орфографию) данных ниже текстов деловых писем. Внесите необходимые исправления, снабдив документы соответствующими реквизитами.

1.

Уважаемый Иван Сергеевич!

Выражаем Вам благадарность за организацию юбилея нашей компании 10.10.2014 г. Все остались довольны. Пусть успех и стабильность будут постоянными сотрудниками Вашей жизни. Будем обращаться к Вашим услугам в дальнейшем.

2.

Уважаемый Иван Иванович!

Я хотел сообщить что вы замечательно справляетесь со своей работой (менеджер). Я знаю что вы удиляете дополнительное время работе. Я действительно ценю все, что вы делаете. Мы действительно рады видеть вас в нашей компании.

3.

Уважаемый, господин директор!

Мы приглашаем Вас к взаимовыгодному совместному сотрудничеству с ООО «Строй-мастер». Наша компания готова построить Вам здание для расширения Вашего бизнеса. Ознакомиться с нашими услугами и расценками Вы можете на нашем официаль-

ном сайте www.st-master.ru.

4.

Уважаемый Юрий Сергеевич!

Мы хотим поблагодарить Вас за Вашу преданность нашей компании, в честь Вашего десятилетия работы в компании, мы приглашаем Вас на званый ужин с вручением грамот и памятных подарков в ресторане отеля «Марриотт».

93

5.

Уважаемый Андрей Петрович!

Вы прислали нам комерческое предложение. Мы ознакомились с вашим предложением в связи с чем просим прислать нам прайс с ценами на ваши товары.

Надеемся на взаимное сотрудничество.

6.

Уважаемый Андрюха Викторович!

Высылаем наше предложение о поставке световых изделий. Наша компания является крупнейшим производителем светотехнической продукции для освещения промышленых помещений. Мы имеем успешный опыт модернизации освещений торго-

вых точек.

Предлагаем рассмотреть возможность переосвещения производственных помещений вашей компании с пременением нашего оборудывания. В приложении прилагаем проект с показателями эффективности и окупаемости затрат.

7.

Уважаемый Денис Иваныч!

Благодарим ваш коллектив за сотрудничество в постройке детской площадки. Было очень приятно работать с вами и приятно ощущать профессиональность и надежность со стороны вашего коллектива в течении всего периода нашего совместного сотрудничества.

Задание 7

Определив коммуникативные функции нижеперечисленных языковых моделей, составьте с ними предложения, которые будут соответствовать конкретному жанру делового письма, или выпишите предложения с данными языковыми формулами из соответствующих документов.

Образец:

Словосочетание «контроль за выполнением возлагается на…» может использоваться в распорядительных и инструктивно-мето- дических документах (в указе, приказе, распоряжении, инструк-

94

ции), то есть данная языковая формула выполняет распорядительную функцию.

Например:

1.Контроль за выполнением настоящего Указа возложить на Правительство Российской Федерации (из указа Президента РФ)1.

2.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить

на заместителя Министра финансов Российской федерации А. В. Моисеева (из приказа Минфина России)2.

3. Постоянный контроль за выполнением инструкций работающими возлагается на администрацию — руководителей предприятия, учреждения, организации (далее — предприятия) и его структурных подразделений (служб), руководителей цехов (участков), мастеров, на службу охраны труда (отдел, бюро, инженер), а также на бригадиров и профсоюзный комитет предприятия (из инструкции по охране труда)3.

Словосочетания для работы:

В подтверждение нашей предварительной договоренности; нами рассмотрены Ваши предложения; мы вынуждены поставить Вас в известность; доводим до Вашего сведения; просим предоставить информацию; в ответ на Ваш запрос; наша компания имеет честь предложить Вам.

Задание 8

Отредактируйте тексты приведенных ниже деловых писем так, чтобы они были снабжены соответствующими реквизитами. Напишите ответ на эти письма.

1Указ Президента РФ от 28.12.1992 № 1659 «О мерах по социальной защите военнослужащих, бывших военнослужащих и членов их семей» // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

2Приказ Минфина России от 22.04.2014 № 30н «Об утверждении состава сведений, включаемых в протокол тиражной комиссии» (Зарегистрировано

вМинюсте России 11.06.2014 № 32665) // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

3 Сборник инструкций по охране труда для работников театрально-зре- лищных предприятий и культурно-просветительных учреждений (Часть I) (утв. Минкультуры России) // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

95

25 000 000 рублей, если Вы будете указывать наш банк своим партнером в течение 365 календарных дней с момента заключения договора.

2.

Уважаемый Андрей Николаевич!

Искренне благодарим Вас за предложение от 15.11.2017 г. о пластике. Мы весьма заинтересованы в приобретении данного пластика. В связи с этим просим выслать подробный прайс-лист на продукцию.

Тестовые задания

1. Вставьте недостающие слова в определение:

«……….. ……….. — это краткий документ, касающийся одного или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между ……………, их …………. подразделениями».

2.По тематическому признаку различают письма: а) инициативные и ответные; б) коммерческие и собственно деловые;

в) регламентированные и нерегламентированные; г) обычные и конфиденциальные.

3.По признаку структуры письма бывают:

а) инициативные и ответные; б) коммерческие и собственно деловые;

в) регламентированные и нерегламентированные; г) обычные и конфиденциальные.

4. По информационному поводу для подготовки письма бывают:

а) инициативные и ответные; б) коммерческие и собственно деловые;

в) регламентированные и нерегламентированные; г) обычные и конфиденциальные.

96

5.Письма, требующие ответа: а) письмо-напоминание; б) письмо-просьба; в) письмо-предупреждение;

г) письмо-предложение.

6.Письма, не требующие ответа: а) письмо-напоминание; б) письмо-просьба; в) письмо-предупреждение;

г) письмо-предложение.

7.Определите, к какому виду деловой переписки (а, б) относятся перечисленные слева письма (1, 2, 3, 4, 5, 6).

1)гарантийное письмо; а) коммерческая переписка;

2)письмо-подтверждение; б) собственно деловая пере-

4)письмо-предложение;

5)письмо-приглашение;

6)письмо-запрос

8.Какой документ содержит выражение недовольства стороной, нарушившей свои обязательства по договору, и требования о возмещении ущерба: о замене сотрудника, снижении цены услуги и пр.?

а) ходатайство; б) гарантийное письмо; в) оферта; г) рекламация.

9.Обязательным элементом частного делового письма, который обычно отсутствует в официальных деловых письмах и представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, называют:

а) приветствие; б) обращение к адресату; в) лид-абзац; г) постскриптум.

97

10. В тексте оферты используются следующие типичные фразы:

а) «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…»;

б) «Просим Вас рассмотреть …», «Просим Вашего согласия на…».

в) «КомпанияNNNпредлагаетВашемувниманию…»,«Рады предложить Вам…»;

г) «Сообщаем Вам, что мы получили…», «С благодарностью подтверждаем…».

Задания для самостоятельной работы

Задание 1

Прочитав образец делового письма, который дан в задании 3 для аудиторной работы, и классификацию деловых писем (см. приложение), определите тип данного письма.

Задание 2

Назовите самые распространенные виды официальных и частных деловых писем. Найдите примеры текстов этих документов и проверьте, насколько они соответствуют языковым нормам современного русского языка и правилам оформления.

Задание 3

Сопоставьте оформление официального делового письма с оформлением частного делового письма (соответствующие тексты выбрать самостоятельно). Следует проанализировать композиционные особенности документов, их реквизиты, языковые черты, характерные для официально-делового стиля. При выполнении задания следует пользоваться рекомендуемой литературой и образцами документов.

98

Задание 4

Приведите примеры типичных языковых формул, выражающих предложение, отказ от предложения, просьбу, сообщение, гарантию. Составьте вводную часть письма-предложения, письма-просьбы, информационного, гарантийного и сопроводительного писем.

Задание 5

Ориентируясь на образец документа, представленный в задании 3 для аудиторной работы, составьте по выбору: письмо-оферту и письмо-ответ на оферту; письмо-запрос и письмо-ответ на запрос; письмо-рекламацию и письмо-ответ на рекламацию.

Рекомендуемая литература

1.Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. —

М. : Юрайт, 2017. — 299 с.

2.Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Электронный ресурс] : учеб. пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с. — URL: http://znanium.com/bookread2.php?book= 942800

3.Ватолина, М. В. Организация и технология документационного обеспечения управления : учеб. пособие для бакалавров / М. В. Ватолина. — М. : Дашков и К°; Ростов н/Д. : Наука-Спектр, 2016. — 320 с.

4.Гранкина, А. Б. Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации [Электронныйресурс]:учеб.пособиедлястудентоввузов,обучающихся по специальности «Юриспруденция» / А. Б. Гранкина, А. Ж. Саркисян ; под ред. А. М. Багмета. — М. : ЮНИТИ-ДАНА,

99