Международный бизнес. Переговоры, контакты, контракты. Учебное пособие

т.д.) Самое главное в программе – это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой – носить и общеобразовательный характер.

4.2 Встреча делегации, подарки и сувениры

Итак, программа составлена, пора ехать встречать зарубежную делегацию. Здесь также следует иметь в виду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации. Иными словами, если приезжает глава иностранной фирмы, то должен встречать его глава фирмы принимающей.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3 – х человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава нашей делегации также с супругой.

Цветы дарят своим деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии, совместной поездке и т.д. Сегодня |уже не придают большого значения тому, сколько цветков и какого цвета следует дарить в том или ином случае. За редким исключением можно дарить любые цветы и в любом количестве; четное или нечетное их количество не имеет значения. Вместе с тем, следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы символизируют скорбь (например, в Венгрии). В Германии огненно-красные розы – знак страстной любви, и такие цветы лучше дарить очень близким людям. В Мексике и других странах Латинской Америки красный цвет, наоборот, цвет крови и смерти, поэтому своим зарубежным партнерам из этих стран лучше дарить белые цветы. В Китае, как и

41

в Турции, не любят сочетаний белого и синего, а букеты, составленные из цветов различных оттенков красного в сочетании с декоративной зеленью пользуются большой популярностью.

Составляя букет из цветов, следует помнить, что лучше всего выглядят букеты, составленные из цветов одного типа, а сочетание полевых цветов и роз скорее будет свидетельствовать о вашем плохом вкусе, нежели об оригинальности букета. Совсем не обязательно дарить большие букеты, можно ограничиться как маленьким симпатичным букетиком, так и подарить всего один красный цветок, например, розу с маленькой головкой и длинным толстым стеблем. «Один цветок лучше, чем сто, передает великолепие цветка», – говорят японцы.

Если вы дарите цветы лично, то дарите их в развернутом виде. Исключением является преподнесение цветов при встрече гостей на вокзале или в аэропорту, когда принято их дарить завернутыми в целлофан. Упакованные цветы также вручаются и при посылке их с посыльными, при этом к ним прилагается ваша визитная карточка.

В целом же следует подчеркнуть, что во всех случаях цветы являются приятным подарком, особенно если они подобраны со вкусом.

Что же касается вещевых подарков иностранцам, с которыми вы сотрудничаете, то выбор подарка во многом зависит от характера ваших взаимоотношений. Так, руководителям делегаций можно подарить что-то такое, что напоминало бы о России (например, изделия художественных промыслов). Другим членам делегации и переводчикам уместно дарить художественные альбомы, книги и т.д. Личные вещи (галстуки, рубашки, духи) дарят только очень близким людям.

Выбирая, какой сделать подарок, необходимо подумать и о его стоимости. Получив слишком дорогой подарок, иностранец может почувствовать себя должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку (так, израильским должностным лицам не разрешается принимать подарки, стоимость которых превышает определенную сумму).

42

Важно уметь не только делать подарки, но и принимать их. Когда вы сами принимаете подарок, помните, что следует сначала поблагодарить дарящего, затем развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и еще раз поблагодарить за внимание.

Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой благодарностью.

4.3 Приветствия и представления

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.

Вторым представляется гость – глава иностранной фирмы и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем мужчин

– также по рангам.

После этого глава приехавшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации. Причем при встрече и проводах в аэропорту или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан.

Очевидно, что теплая встреча и прощание, – важные элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует созданию дружеской атмосферы в процессе. Поэтому зарубежных гостей, приезжающих на фирму по приглашению или для ознакомления с ее деятельностью, глава фирмы должен

43

встретить, проводить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники фирмы.

Формы приветствия в мире чрезвычайно разнообразны. Так, проживающие в Новой Зеландии племена Маори, приветствуя друг друга, прикасаются носами, а у жителей Тибета существует обычай: здороваясь, они снимают правой рукой свой головной убор, а левую закладывают за ухо, при этом высовывают язык. В Японии в качестве приветствия применяется три вида поклонов: самый низкий, средний поклон под углом 300 и легкий поклон под углом 150 . Европейцы обычно слегка приподнимают левой рукой шляпу и отдают легкий поклон. Это не касается таких головных уборов, как берет, вязаная и меховая шапка.

Однако как бы ни были различны национальные обычаи, международный этикет приветствий, по существу, одинаков и основывается на следующих правилах:

–мужчина приветствует женщину первый, хотя в Англии эта привилегия принадлежит женщинам;

–младший по возрасту приветствует старшего. Младший по возрасту женщина – старшую, а также мужчину, который намного старше ее;

–младший по должности сотрудник – старшего. Член делегации – руководителя делегации своей и зарубежной.

Не ждите, пока Вас будут приветствовать, лучше следовать правилу, которое содержится в Уставах некоторых армий зарубежных стран: из двух офицеров, имеющих одинаковое звание, первым здоровается тот, кто вежливее и воспитаннее.

Что же касается самого процесса представления, т.е. знакомства, то здесь тоже существуют определенные правила. Представляют человека ранее неизвестного, вновь прибывшего – собравшимся, мужчину – женщине, менее известного – более достойному (в соответствии со служебным положением и т.д.).

Во время представления людей старшего возраста обычно называют их титулы и звания. Это имеет место и на официаль-

ном мероприятии и при представлении присутствующих.

44

Во время представления не благодарят, а лишь приветствуют друг друга рукопожатиями. Мужчинам рекомендуют делать это всегда, а женщинам – по обоюдному согласию.

Когда мужчину представляют женщине, то руку всегда первой подает женщина. Тот же приоритет принадлежит и более пожилым людям. Старшая по возрасту женщина подает руку младшей, руководитель – подчиненному и т.п.

4.4 Подготовка к переговорам

При подготовке вопроса переговоров важно решить, желаете ли Вы объяснить, рассказать или изменить мнение, или убедить что-либо сделать.

Переговоры с представителями фирм можно условно разделить на две группы:

а) для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;

б) для согласования и подписания контракта.

Альтернатива по различным точкам зрения должна быть рассмотрена заранее.

При подготовке вступления к переговорам следует выбрать вопрос или тему, который имеет целью вызвать интерес к общению.

План развития основной части переговоров (и вспомогательной) должен быть ясным. Предмет переговоров должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно больше конкретных материалов и необходимых примеров.

После подготовки плана переговоров необходимо проконтролировать себя, например, по таким вопросам:

Вызывает ли моя информация интерес?

Достаточно ли я знаю по данному вопросу, и имеется ли у меня достаточно данных?

45

Смогу ли я провести переговоры в отведенное время? Если я хочу убедить в чем-то партнера, убежден ли я сам?

Соответствует ли вопрос переговоров уровню моих знаний и опыта и т.д.?

Поэтому целесообразно вопросы для переговоров подготовить заранее, четко объяснить коллегам, приглашенным на переговоры.

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные, ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

–наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить,

–подготовить документы, которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед (например, материалы о ра-

46

боте вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные записки, рекламные проспекты и т.д.),

–сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру. Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам более сложный и более ответственный процесс. Она включает следующие этапы:

–выявление области взаимных интересов,

–установление рабочих отношений с партнером,

–решение организационных вопросов (повестка дня, место

ивремя встречи),

–нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов. Различие этих двух направлений весьма условно. Характер предстоящих переговоров влияет на организационные моменты. Например, в зависимости от содержания переговоров решается вопрос о привлечении экспертов. В свою очередь, плохая организация подготовительного этапа затрудняет обсуждение сути проблемы.

Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:

–анализ проблемы и диагностика ситуации,

–формирование общего подхода, основных целей и задач,

–определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласования интересов,

–формирование предложений и их аргументация.

Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участ-

47

ников переговоров, причем не только собственные, но и партнеров по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводит к срыву процесса переговоров.

Организационная подготовка переговоров предусматрива-

ет:

–формирование делегации,

–методы подготовки к переговорам.

Количественный и качественный состав делегации определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При формировании делегации определяются основные функции каждого участника переговоров.

В процессе подготовки переговоров проводятся совещания. Этот метод подготовки можно считать общепризнанным. Совещания различаются по числу участников, периодичности их проведения, количеству обсуждаемых проблем. Совещания направлены на определение задач и целей предстоящих переговоров. Цели совещания подразделяются на содержательные и операциональные.

Операциональные цели включают:

–информацию о предстоящих переговорах и ее обсуждение,

–анализ проблем, которые выносятся на переговоры,

–формирование позиции и общего подхода к предстоящим переговорам;

–составление прогноза-сценария будущих переговоров. Процесс подготовки к переговорам, в части определения их

предмета, целей и задач, которые Вы ставите перед собой, можно считать завершенным, если Вы можете ответить на все вопросы, поставленные М.М. Лебедевой и Ю.В. Урбановичем в нижеприведенной инструкции.

48

4.5 Инструкция участнику переговоров

Внимание: последствия плохо организованных перегово-

ров:

–материальные потери,

–потери репутации.

1. ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ Внимание: отнеситесь к подготовке серьезно, не полагаясь

на то, что легче сориентироваться по ходу.

1.1.Анализ проблемы

1.1.1.Определите предмет переговоров (о чем будут перего-

воры);

1.1.2.Установите вашего возможного партнера:

– получите необходимую информацию о партнере: его надежности, опыте участия в аналогичных переговорах, финансовых делах и т.п.;

1.1.3. Выявите наличие альтернатив данным переговорам:

1.1.4. Определите, нужны ли вам эксперты для подготовки:

____________________|____________________

нет да

–в какой области (юристы, экономисты, специалисты по технологии производства, какие-либо еще);

–сформулируйте задачи экспертам, указав сроки;

1.1.5. Проведите содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно с экспертами):

–каковы ваши интересы?

–каковы возможные интересы партнера?

–насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли у него лучшие альтернативы)?

–определите область совпадения и расхождения интересов.

49

1.2.1. Планирование содержательных аспектов переговоров а) Сформулируйте общий подход к переговорам (переговор-

ную концепцию):

–ваши цели и задачи (следуют из анализа проблемы):

–получить информацию о партнере;

–дать информацию о себе;

–заключить соглашение;

–продлить имеющееся соглашение;

–пересмотреть ранее заключенное соглашение;

–внести коррективы в имеющееся соглашение;

Внимание: обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и заключить соглашение как вы намерены их достигать (наметьте стратегию, исходя из анализа задач и ваших целей)

Внимание: разрабатывая стратегию, необходимо учитывать последовательность в реализации целей, например, сначала – получение информации о партнере и сообщение информации о себе, затем – заключение соглашения

б) Проведите экономические и финансовые расчеты; в) Подготовьте необходимую техническую и справочную до-

кументацию (например, по технологии производства и строительства, по законодательству на территории страны и т.п.);

г) Определите возможные варианты решения; Внимание: не следует искать единственно правильный ва-

риант; каждый из вариантов обладает своими плюсами и минусами:

–выпишите для каждого варианта положительные и отрицательные моменты;

–проранжируйте варианты решений по степени предпочтения для вас и для партнера;

–возможно ли улучшить варианты для вас, не ухудшая их для партнера

50