Международный бизнес. Переговоры, контакты, контракты. Учебное пособие

31

3. ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Кроме чисто деловых контактов (деловые переговоры, деловая переписка), протокольные правила и обыкновенная человеческая вежливость предусматривают и некоторые другие формы общения как официального, так и неофициального характера. К ним относятся: поздравления с праздником, соболезнования, ответы на поздравления и соболезнования и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек.

За последние годы не только в дипломатических отношениях, но и в международной деловой практике получило широкое распространение использование визитных карточек. Они как бы заочно «представляют» своего владельца и «действуют» от его имени.

3.1. Правила оформления визитных карточек

Визитные карточки представляют собой лист не слишком плотного картона небольшого формата: 5х9 см, а для женщин (в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности) 4х8 см. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки размером 6х10 см. В этом случае визитные карточки их жен будут на один сантиметр меньше. Но такая практика наблюдается не везде, в Великобритании, например, визитные карточки женщин, наоборот, больше мужских.

На визитной карточке официального лица, в особенности дипломатического работника, печатаются только имя, фамилия и должность (в нашей практике – имя, отчество, фамилия и должность). Номер телефона, домашний и служебные адреса не печатаются. Его визитная карточка выглядит следующим образом:

32

Кроме таких визитных карточек дипломатические работники имеют и еще несколько видов карточек. На второй карточке печатается только должность (например, Посол). Третий вид визитных карточек используется только для неофициальных случаев, в ней печатается имя, отчество и фамилия дипломата. Визитная карточка без указания должности посылается только женщинам. Кроме того, в отечественной практике (в отличие от английской) используются и совместные карточки, где указываются имена, отчества жены и мужа, и их фамилия.

Что же касается не дипломатической, а обычной деловой практики, то на визитных карточках» как правило, указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, служебный телефон, телекс и телефакс. Такая визитная карточка выглядит следующим образом:

33

Шрифт визитных карточек обычно зависит от местной практики и строго не регламентируется. Текст визитной карточки печатается на родном языке, на языке страны пребывания, но чаще всего – на английском. У нас сложилась практика, что визитные карточки печатаются с одной стороны на русском языке, а с обратной – на английском. Если придерживаться строгих протокольных требований, то это не совсем верно: текст визитной карточки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать какие-либо записи. Исходя из этого, визитные карточки правильнее иметь двух видов – напечатанные на родном языке, а также на английском или каком-то другом, в зависимости от необходимости.

Цвет визитных карточек в настоящее время разнообразен: от розового, голубого до черного (хотя согласно протокольным требованиям они должны быть белыми). На визитной карточке кроме реквизитов владельца может быть изображена и его фотография. Строгие требования, предъявляемые к оформлению визитных карточек, соблюдаются по-прежнему лишь в дипломатической практике. Что же касается деловых людей, то они чувствуют себя в этом вопросе гораздо свободнее.

3.2 Порядок использования визитных карточек

Визитные карточки применяются в следующих случаях:

1. Поздравления. Своих зарубежных партнеров (независимо от того, работают они в фирме, совместном предприятии или в дипломатическом представительстве) в день их национального праздника принято поздравлять. Обычной формой поздравления является посылка визитных карточек.

Посылая визитную карточку с поздравлением, необходимо в ее левом нижнем углу сделать надпись чернилами или простым карандашом (что более правильно). По традиции эта надпись

34

представляет собой сокращенное обозначение соответствующих французских слов и имеет следующие значения.

P.F. – (pour fetter) – чтобы поздравить (поздравляет). Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F. добавляется N.A.

P.F.N.A. – (pour fetter Ie Nouvel An) – чтобы поздравить с Новым годом (поздравляет с Новым годом).

Если ваши партнеры прислали поздравления с Новым годом первыми, то следует, во-первых, их поблагодарить, а вовторых, в свою очередь поздравить с Новым годом. Это можно сделать с помощью следующей надписи:

P.R.F.N.A. – (pour remercier et pour fetter Ie Nouvel An) – чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом (благодарит и поздравляет с Новым годом).

2.Выражение соболезнования. Для выражения соболезнования по случаю национального траура и другим аналогичным случаям посылается визитная карточка со следующей надписью:

Р.С. – (pour condoleances) – для соболезнования (соболезну-

ет).

Визитная карточка с соболезнованием посылается также в случае смерти кого-либо из партнеров, с которым имелись деловые взаимоотношения.

3.Выражение благодарности.

В знак благодарности за поздравления или выражение соболезнования, за подарки и другие какие-либо мелкие услуги (посылка фотографий, книг, альбомов и т.д.) в течение 24 часов посылается ответная визитная карточка, в нижнем левом углу которой делается надпись:

P.R. – (pour remercier) – чтобы поблагодарить (благодарит). 4. Отъезд из страны. При окончательном отъезде из стра-

ны, где вы находились в краткосрочной или долгосрочной командировке, и если вам не представилась возможность лично проститься с тем или иным деловым партнером, то можно послать ему свою визитную карточку с надписью:

35

Р.Р.С. – (pour prendre conge) – чтобы попрощаться (прощается).

5.Представление. Для того, чтобы быть представленным лицу, с которым в дальнейшем вы предполагаете установить деловые отношения, можно вашу визитную карточку послать вместе c визитной карточкой другого лица, уже хорошо знакомого с тем, кому вас представляют. На этой второй визитной карточке пишется:

P.P. – (pour presenter) – чтобы представить (представляет). Ответ дается визитной карточкой без надписей, направляе-

мой в адрес представляемого лица.

6.Приглашение на прием. Для приглашения на неофициальный, дружеский прием вверху на визитной карточке пишется имя и фамилия приглашаемого лица, а внизу указывается наименование приема (завтрак, коктейль и т.д.) место, где он состоится, число и время.

В связи с тем, что на наших визитных карточках в силу их текстовой перегрузки трудно вместить эту информацию, можно использовать либо готовое приглашение, либо открытку, к которой следует приколоть свою визитную карточку.

7.При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты.

В зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке могут делаться и другие надписи на русском языке, обязательно в 3-м лице. Например: «благодарит за новогоднее поздравление», «шлет свои наилучшие пожелания

вНовом году», «благодарит за внимание», «выражает соболезнования по случаю» и т.д.

Визитные карточки никогда не подписываются, и дата не проставляется.

Использование визитных карточек не ограничивается указанными выше случаями. Ими также обмениваются при знакомстве, их оставляют при нанесении визита, посылают после на-

36

несенного визита (если не наносится ответный визит), с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, альбомы, книги, газеты, журналы, билеты в театр, фотографии и т.д. Иногда визитные карточки посылаются вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на какое-либо мероприятие (завтрак, выставку, кинофильм и т.п.).

Визитные карточки, посылаемые почтой или с курьером, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами или на пишущей машинке указываются имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт на имя одного лица могут быть вложены несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким лицам, то в левом верхнем углу каждой визитной карточки указывается фамилия лица, которому она адресована.

Визитные карточки, направляемые в конверте, не загибаются. Рекомендуется по возможности написать несколько строк на визитной карточке, чтобы не допустить возможность ее использования позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.

Визитные карточки, завозимые лично адресату ее владельцем, загибаются в зависимости от местной практики. В некоторых странах загибают верхний правый или левый угол, в других

– всю правую или всю левую сторону визитной карточки. В нашей практике при нанесении визита загибают правый верхний угол визитной карточки или правую сторону по всей ее ширине. Если вы завозите визитную карточку лично, то это рассматривается как знак особого уважения к лицу, которому она предназначена. Фамилия лица, которому оставляется визитная карточка, не пишется.

Если загнутую карточку доставляет шофер, курьер, или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.

На полученные или завезенные визитные карточки полага-

37

ется давать ответ также визитной карточкой в течение 24 часов. Вручать свою визитную карточку с выражением благодарности и других чувств лично адресату не принято.

Существуют также некоторые особые правила, которых придерживаются за рубежом при использовании визитных карточек. Так, после состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. При прочих равных условиях во внимание принимается возраст – младший по возрасту оставляет свою карточку первым.

Женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина должен как можно скорее, но не позднее, чем в течение недели, направить ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если он не был ему представлен.

Всем гостям, присутствовавшим на завтраке, обеде или вечернем приеме (исключая приглашение на чай) следует, если они не посылали писем с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки.

38

4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОГРАММА ПЕРЕГОВОРОВ

4.1Протокольные мероприятия

ипрограмма пребывания

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать 2 программы ее пребывания в стране:

–общую программу, предназначенную для гостей;

–подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах:

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней, во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

–персональный состав встречающих;

–участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

–преподнесение цветов;

–приветственные речи;

–обеспечение транспортом;

39

– размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

Вслучае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя или супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что несмотря на деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресторане, где обычно питаются гости.

Для того, чтобы гости смогли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе пребывания один свободный вечер.

Впрограмме каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом на 2-3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, а в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, чего не скажешь о прогулках вечером по нашим городам. Поэтому, приглашая иностранцев в свой город, желательно продумать, чем занять их по вечерам.

Вместе с тем, при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели визита делегации (переговоры, встречи, беседы и

40