Международный бизнес. Переговоры, контакты, контракты. Учебное пособие
.pdfПри этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.
Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже»), или «Г-дам» («Господам»).
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправи- теля указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 2008 г. Принятые у нас сокращения 12.05.08 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – Май 12, 2008.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
«Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н
+фамилия».
Вофициальных письмах не принято обращаться на Ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на Ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).
Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение «Дорогой г-н доктор + фамилия», то в Австрию и Швейцарию достаточно написать «Дорогой г-н доктор».
После вступительного обращения ставится ЗАПЯТАЯ, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент – «Касательно» или «Касс». Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 Мая 2008.
21
Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г-н Смит,
Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега», Неоплаченные счета № 28765, 54678, О поставках картофеля в октябре 2009 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например,
Дорогой г-н Смит,
ОВаших предложениях по проекту «Омега»,
или
Дорогой г-н Смит,
ОВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ПРОЕКТУ «ОМЕГА»,
Далее следует текст письма. С некоторыми наиболее часто
употребляемыми в деловых письмах фразами и образцами писем можно ознакомиться, например, в книге А.Альбова «Письмо зарубежному партнеру».
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.
22
Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке – 2– 2,5 см.
Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится Р.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например,
Приложение: 1. Контракт (5л.) 2. Страховой полис (6 л).
Указание на рассылку копий (Carbon copy или СО) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».
23
Структура делового письма
1.Наименование организации-отправителя
2.Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
3.Дата написания письма.
4.Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо просто послать на адрес фирмы, употребив выражение «Care of или С/О», т.е. «на попечение’’.
5.Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение «Attention of Mr. ...», т.е. «Внимание г-на...».
6.Вступительное обращение.
7.Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
8.Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а вровень с
24
левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3–4 интервала.
9. Заключительная формула вежливости.
10.Подпись.
11.Указание на приложение.
12.Указание на рассылку копий.
2.2Письменные штампы Written patterns
ДЛЯ НАЧАЛА ПИСЬМА |
OPENING PHRASES |
|
|
|
|
Уважаемые господа |
Уважаемые господа, |
|
Мы получили Ваше письмо от |
We have received your letter of.. |
|
Благодарим за письмо от... |
We thank you for your letter of.. |
|
Ваше письмо с приложением |
Your letter enclosing (stating |
|
that, asking us to do..., requesting |
||
(с указанием, просьбой о...) |
||
us to do...) has been considered |
||
рассмотрено |
||
(given proper attention) |
||
|
||
В ответ на Ваше письмо от,.. |
In reply (In response) to your |
|
letter of.. |
||
|
||
В подтверждение |
In confirmation of our(their) |
|
нашего(их) телефонного |
telephone conversation (talks, |
|
разговора(переговоров, состо- |
held in...) we to inform you |
|
явшихся в …) сообщаем, что… |
that… |
|
Ссылаясь на наше письмо от... |
With reference to (Referring to) |
|
our letter of…we wish to inform |
||
сообщаем, что… |
you that... |
|
|
||
Вновь ссылаясь на.. |
With further reference to... |
25
|
We are pleased to (We are glad) |
|
Рады сообщить Вам, что... |
to inform you that... We have |
|
|
pleasure of informing you that.. |
|
К сожалению, вынуждены на- |
We are sorry (We regret) to have |
|
помнить Вам, что... |
to remind you that... |
|
Из Вашего письма мы узнали, |
We learn from your letter that... |
|
что... |
||
|
||
В связи с нашим письмом от... |
In connection with our letter |
|
и в подтверждение телеграм- |
of.. and in confirmation of your |
|
мы от... |
cable of... |
|
Приносим извинения за неко- |
We offer apologies for the delay |
|
торую задержку с ответом на |
in answering your letter |
|
Ваше письмо |
||
|
||
Пожалуйста, примите наши |
We apologies for…Please accept |
|
извинения за,.. |
our apologies for.., |
|
Мы с сожалением узнали из |
We regret (We are sorry) to learn |
|
Вашего письма от... , что... |
from your letter of ... that... |
|
К сожалению, мы не можем |
We are sorry we are unable to |
|
удовлетворить Вашу просьбу |
||
meet your request... |
||
о... |
||
|
||
Мы с удивлением узнали из |
We are surprised to learn from |
|
Вашего телекса, что... |
your telex... |
|
В дополнение к нашему пись- |
Further to our letter of… |
|
му от… |
||
|
||
Мы вынуждены напомнить |
We have to remind you that... |
|
Вам, что... |
||
|
||
Имеем удовольствие напом- |
We have pleasure in offering |
|
нить Вам, что.. |
you... |
|
Вам, несомненно, известно, |
You are no doubt aware that... |
|
что... |
||
|
||
Очевидно, Вам известно, что... |
You may know that… |
|
Прилагаем копию письма фир- |
We enclose ( are enclosing) a |
|
copy of a letter from... about… |
||
мы... по поводу,.. (в связи с) |
(in.., connection with...) |
|
|
||
Просим принять во внимание |
Please note that... |
|
(учесть), что... |
|
26
СВЯЗУЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ |
BUINDING PHRASES |
|
ПИСЬМА |
||
|
||
Мы выражаем уверенность в |
We express confidence that... |
|
том. |
что… |
|
Мы совершенно уверены... |
We are sure(confident) that... |
|
Одновременно хотели бы на- |
At the same time we would like |
|
помнить |
toВам, что... remind you that... |
|
Считаем необходимым (важ- |
We find(consider) it necessary |
|
ным. целесообразным) отме- |
||
(important, reasonable) to note... |
||
тить... |
||
|
||
Помимо вышеуказанного... |
Apart from the above (said)... |
|
В дополнение к вышеуказан- |
Further to the above... In addi- |
|
ному.. |
tion to the above... |
|
Мы были бы рады иметь |
We would welcome the opportu- |
|
nity... возможность... |
||
|
||
Пользуясь возможностью на- |
We are taking the opportunity to |
|
помнить что… |
remind you that... |
|
Само собой разумеется... |
It is self understood... It goes |
|
without saying... |
||
|
||
|
We wish to draw your attention |
|
Обращаем Ваше внимание на |
to the fact that.,. |
|
We would like you to note that... |
||
тот факт, что... |
||
We wish to bring to your notice |
||
|
||
|
that... |
|
Ввиду вышеизложенного... |
In view of Ac above (said)... |
|
В связи с этим... |
In this connection... |
|
В связи с Вашей просьбой... |
In connection with your re- |
|
quest... |
||
|
||
В связи с вышеизложенным.. |
In connection with the |
|
above(said)... |
||
|
||
В противном случае мы будем |
Otherwise we shall have,.. |
|
вынуждены... |
|
|
Что касается Вашей просьбы |
As to (as regards, with regard to) |
|
(Вашего заказа. Вашей претен- |
your... request (your order, your |
|
зии) |
claim)... |
|
Дело в том, что... |
The matter is... The point is... |
27
В сложившихся обстоятель- |
In die circumstances... |
|
ствах... |
||
|
||
|
In our opinion... |
|
По нашему мнению... |
We believe... |
|
We think... |
||
|
||
|
We feel... |
|
В соответствии с Вашей прось- |
As requested by you,.. |
|
бой.,. |
|
|
В случае задержки в поставках |
In case of delay in delivery (in |
|
(в уплате в посылке специали- |
payment in sending special- |
|
стов)... |
ists)… |
|
Мы не испытываем никаких |
We have (are having) no diffi- |
|
трудностей с ... |
culty in... |
|
Мы испытываем затруднения с... |
We have (are having) difficulty in… |
|
Необходимо признать, что... |
We have to admit that... |
|
До сих пор мы не получили |
So far (Up till now) we have re- |
|
ответа... |
ceivedno reply... |
|
Мы не согласны с Вашей точ- |
We cannot accept your point of |
|
кой зрения по следующим |
||
viewfor the following reasons... |
||
причинам... |
||
|
||
В случае Вашего отказа... |
In case of your refusal.., |
|
Should you refuse... |
||
|
||
|
In case of your failure to make |
|
В случае неуплаты... |
payment (s)... |
|
Should you fail to make |
||
|
||
|
payment(s)... |
|
Во избежание задержки в... |
То avoid delay in... |
|
В соответствии с прилагаемым |
In accordance with (Under) the |
|
контрактом... |
contract enclosed... |
|
В Вашем письме Вы заявляете, |
You state (write, are writing) in |
|
что... |
your letter that... |
|
Далее Вы пишите... |
Further you write... |
|
Более того... |
Moreover... |
|
Тем не менее... |
Nevertheless... |
|
В первую очередь... |
First of all(In the first place)... |
|
Фактически... |
In fact (In actual fact/ Actually/ |
|
Virtually)... |
||
|
||
Кроме того... |
Besides... |
28
ВЫРАЖЕНИЯ ИСПОЛЬЗУЕ- |
CLOSING PHRASES. |
|
МЫЕ В КОНЦЕ ПИСЬМА |
||
|
||
Мы будем признательны за |
Your early reply will be appreci- |
|
быстрый ответ |
ated |
|
Просим обращаться к нам, |
If we can be of any assistance |
|
если Вам потребуется помощь |
please do not hesitate to contact |
|
(содействие) |
us |
|
|
looking forward to hearing from |
|
надеемся получить Ваш ответ в |
you |
|
We expect your early reply |
||
ближайшем будущем |
Wе expect to hear from you in |
|
|
||
|
the nearest future |
|
Просим сообщить нам, как |
Please, inform us(let us know) |
|
можно скорее (в ближайшем |
in the shortest possible time (at |
|
будущем) |
your earliest convenience) |
|
По получении письма просим |
(Up) on re please cable (telex) |
|
телеграфировать (сообщить |
your confirmation ceipt of the |
|
телексом) подтверждение (со- |
||
гласие) |
letter (will you) (consent) |
|
|
||
Мы хотели бы заверить Вас... |
We would like to assure you... |
|
Надеемся поддержать сотруд- |
We wish (would like) to main- |
|
ничество с Вами... |
tain cooperation with you |
|
Будем признательны за бы- |
Your prompt execution of our |
|
строе выполнение нашего за- |
order will be (would be) appreci- |
|
каза |
ated |
|
Мы не замедлим связаться с |
We shall not fail to contact (to |
|
Вашими организациями (про- |
get intouch with) our organi- |
|
ектными организациями, заво- |
zations (design organizations, |
|
дами изготовителями) |
manufacturers) |
|
Заверяем Вас, что мы |
We assure you that we shall take |
|
незамедлительно свяжемся с |
prompt action (urgent measures) |
|
соответствующими организа- |
toremedy (correct, rectify) the |
|
циями |
situation |
|
Ждем приезда ваших предста- |
We are expecting your represen- |
|
вителей для дальнейших пере- |
tatives (officials, engineers) to |
|
говоров |
arrive for the talks |
29
Ожидаем Вашего согласия |
We are looking forward to (re- |
|
ceiving) your consent (approval, |
||
(одобрения, подтверждения) |
||
confirmation) |
||
|
||
|
Yours faithfully |
|
|
Faithfully yours |
|
С уважением |
Yours truly |
|
Truly yours |
||
|
||
|
Yours sincerely |
|
|
Sincerely yours |
2.3 Сокращения, употребляемые при написании должностей и званий
Ph.B. |
бакалавр философии |
Ph.M. |
магистр философии |
Ph.D. |
доктор философии |
В. L. |
бакалавр права (ULB.) |
LL.M. |
магистр права |
LL.D. |
доктор права |
В. S. |
бакалавр естественных наук (B.Sc.) |
М. S. |
магистр естественных наук (M.Sc.) |
Sc. D. |
доктор естественных наук |
А. В. |
бакалавр гуманитарных наук |
L.H.D. |
доктор гуманитарных наук |
М.В.А. |
магистр экономики управления |
Mgr. |
менеджер |
asst. |
ассистент |
Eng. |
инженер |
С.Е. |
инженер-строитель |
Е.М. |
горный инженер |
М.Е. |
инженер-механик |
G.M. |
генеральный директор |
30