- •Розділ 1.Теорія управління проектами
- •Розділ 2.Розробка проекту
- •2.1.Описання проекту
- •2.2. Управління змістом проекту
- •1.Розробка та обґрунтування
- •2.4. Управління ризиками
- •2.5Управління командою проекту
- •2.6. Управління інформацією і комунікацією
- •Розділ 3. Планування проекту в ms project
- •3.1. Управління часом
- •3.2. Управління ресурсами
- •3.3. Управління вартістю
- •3.4. Управління закупівлями та постачаннями
- •3.5. Моніторинг виконання і завершення проекту
2.6. Управління інформацією і комунікацією
У процесі комунікації початкова ідея співрозмовника неминуче спотворюється. Без добре налагодженого взаємодії зацікавлених сторін всі зусилля по реалізації проекту, тим більше такого, в якому задіяна велика кількість людей або навіть компаній, можуть виявитися марними.
Управління комунікаціями проекту включає в себе процеси збору, зберігання і розповсюдження інформації проекту між його учасниками.
Таблиця 3
Матриця аналізу учасників проекту
|
Участники |
Роль |
Влияние |
Стратегия |
| ||||
|
головний менеджер |
керівництво |
високе |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
директор фірми (замовник) |
контроль |
високе |
тісно співпрацювати, підтримувати задоволення |
| ||||
|
керівник відділу дизайну інтер'єру |
навчання і контроль |
середнє |
інформувати |
| ||||
|
керівник відділу дизайну меблів |
навчання і контроль |
середнє |
інформувати |
| ||||
|
керівник відділу маркетингу |
навчання і контроль |
низьке |
інформувати |
| ||||
|
бухгалтер |
контроль |
середнє |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
постачальники |
договір |
середнє |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
менеджер з персоналу |
найм |
середнє |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
спеціаліст по автоматизації та телекомунікаціям |
навчання та налаштування обладнання |
низьке |
спостерігати |
| ||||
|
програмісти |
допомогу в керівництві |
середнє |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
менеджер із закупівель |
договір, пошук постачальників |
середнє |
тісно співпрацювати |
| ||||
|
|
|
|
|
| ||||
|
економіст |
допомога керівництву, контроль |
середнє |
тісно співпрацювати |
Таблиця 4
Правила зберігання інформації за проектом
|
№ |
Документ |
Формат |
Місце зберігання |
|
1 |
Регламент фірми |
письмовий |
архів фірми |
|
2 |
фінансовий звіт |
електронний |
бухгалтерія |
|
3 |
контракти по закупівлях |
письмовий |
архів фірми |
|
4 |
контракти з клієнтами |
письмовий |
архів фірми |
|
5 |
договори про наймання співробітників |
письмовий |
архів фірми |
|
6 |
договір про покупку офісу |
письмовий |
архів фірми |
|
7 |
база даних клієнтів |
електронний |
сервер |
Таблиця 5
Вимоги до документування проекту
|
№ |
Документ |
Використання документа в першій фазі проекту |
Використання документа у другій фазі проекту |
|
1 |
Регламент фірми |
За необхідності |
За необхідності |
|
2 |
фінансовий звіт |
Обов'язково |
Обов'язково |
|
3 |
контракти по закупівлях |
не використовується |
Обов'язково |
|
4 |
контракти з клієнтами |
За необхідності |
Обов'язково |
|
5 |
договори про наймання співробітників |
не використовується |
Обов'язково |
|
6 |
договір про купівлю офісу |
не використовується |
Обов'язково |
|
7 |
база даних клієнтів |
За необхідності |
Обов'язково |
Виконавці та керівник проекту утворюють мережу каналів взаємодії типу керівника портфеля проектів з замовником.
З керівником компанії (замовником) спілкується виключно керівник проекту. Оскільки проект невеликий і учасників у ньому небагато немає необхідності узгодження всієї інформації замовника з кожним членом групи.
Таблиця 6
План коммуникаций
|
№ |
Завдання |
Вхідна інформація |
Від кого |
Кому |
Частота, термін отримання |
Спосіб комунікацій |
Результат |
|
1 |
скласти план створення проекту |
інформація від замовника |
керівника проекту |
замовнику |
1раз |
особисто або електронна пошта |
план проекту (чернетка) |
|
2 |
погодити план із замовником (директором фірми) |
план проекту |
керівника проекту |
замовнику |
1раз |
особисто або електронна пошта |
готовий план проекту |
|
3 |
скласти календарний план |
план проекту |
керівника проекту |
Керівнику проекту |
1раз |
особисто або електронна пошта |
календарний план проекту |
|
4 |
скласти план ресурсів |
план проекту, календарний план |
керівника проекту |
менеджеру із закупівель |
в міру необхідності |
службова записка або електронна пошта |
список ресурсів |
|
5 |
скласти план закупівель |
розподіл ресурсів |
економіста |
менеджеру із закупівель |
в міру необхідності |
службова записка або електронна пошта |
список закупівель |
|
6 |
найняти на роботу співробітників |
план проекту |
Відділ кадрів |
менеджеру з персоналу |
1 раз |
службова записка або електронна пошта |
співробітники для фірми |
|
7 |
знайти і купити офіс |
план по ресурсах, договір про оренду |
керівника проекту |
замовнику |
1 раз |
особисто або електронна пошта |
Офіс фірми |
|
8 |
складання звіту для замовника |
документація проекту |
бухгалтер |
Керівнику проекту |
1 раз / тиждень |
електронна пошта |
звітна документація |
|
9 |
складання бази даних фірми |
архів фірми |
спеціаліст по автоматизації |
керівнику проекту |
1 раз |
звіт, електронна пошта |
база даних фірми |
|
10 |
пошук постачальників |
розподіл ресурсів, план закупівель, договір про постачання |
менеджер із закупівель |
Керівнику проекту |
1 раз |
електронна пошта |
список постачальників |
|
11 |
регламент фірми |
із законодавства |
економіст |
керівнику проекту |
1 раз |
Особисто, електронна пошта |
регламент фирми |