Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Національний університет кораблебудування

ім. адмірала Макарова

Кафедра управління проектами

Курсова робота

«Інформаційні технології проектного менеджменту. Мультимедійний проект «Інтернет – дизайн інтер’єрів » ПАТ «Клас – дизайн інтер’єрів»»

Виконала студентка гр. 5171

Проценко В.З.

Перевірив: Возний А.М.

Миколаїв 2012

ПЛАН

РОЗДІЛ 1.ТЕОРІЯ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ………………………3

РОЗДІЛ 2.РОЗРОБКА ПРОЕКТУ………………………………………...11

2.1.Описання проекту…………………………………………………..11

2.2.Управління змістом проекту……………………………………….12

2.3.Управління якістю………………………………………………….19

2.4.Управління ризиками………………………………………………20

2.5.Управління командою проекту……………………………………21

2.6.Управління інформацією і комунікацією…………………………26

РОЗДІЛ 3.ПЛАНУВАННЯ ПРОЕКТУ В MS PROJECT………………..30

3.1 Управління часом……………………………………………….30

3.2 Управління ресурсами………………………………………….33

3.3 Управління вартістю……………………………………………38

3.4 Управління закупівлями та постачаннями……………………40

3.5 Моніторинг виконання і завершення проекту………………..44

Розділ 1.Теорія управління проектами

Класифікація базових понять управління проектами

Проект функціонує в певному оточенні, що включає внутрішні і зовнішні компоненти, що враховують економічні, політичні, соціальні, технологічні, нормативні, культурні та інші фактори.

Проект завжди націлений на результат, на досягнення певних цілей, на певну предметну область. Реалізація проекту здійснюється повноважним керівництвом проекту, менеджером проекту і командою проекту, що працює під цим керівництвом, іншими учасниками проекту, які виконують окремі специфічні види діяльності, процеси за проектом. У роботах за проектом, як правило, на умовах часткової зайнятості, можуть брати участь представники лінійних і функціональних підрозділів компаній, відповідальних за виконання покладених на них завдань, видів діяльності, функцій, включаючи планування, керівництво, контроль, організацію, адміністрування та інші загальносистемні функції.

Управління проектом являє собою методологію організації, планування, керівництва, координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту (кажуть також проектного циклу), спрямовану на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування системи сучасних методів, техніки і технологій управління для досягнення визначених в проекті результатів за складом і обсягом робіт, вартості, часу, якості.

Для ефективного управління проектами система повинна бути добре структурована. Суть структуризації зводиться до розбивки проекту та системи його управління на підсистеми і компоненти, якими можна управляти. Основною структурною одиницею учасників проекту є команда проекту - спеціальна група, яка стає самостійним учасником проекту (або входить до складу одного з цих учасників) і здійснює управління інвестиційним процесом в рамках проекту.

Реалізація проекту відбувається в рамках організаційної форми, структура якої в значній мірі впливає на сам проект.

Життєвий цикл проекту (проміжок часу між моментом появи, зародження проекту і моментом його ліквідації, завершення) є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт за проектом і прийняття відповідних рішень. Життєвий цикл проекту можна розділити на три основні смислові фази: передінвестиційну, інвестиційну та експлуатаційну.

Подальше розбиття істотно залежить від специфіки проекту. Так, життєвий цикл може ділитися на чотири фази, в тому числі:

- Концептуальна фаза, що включає формулювання цілей, аналіз інвестиційних можливостей, обґрунтування здійсненності (техніко-економічне обґрунтування) та планування проекту;

- Фаза розробки проекту, що включає визначення структури робіт і виконавців, побудова календарних графіків робіт, бюджету проекту, розробку проектно-кошторисної документації, переговори та укладення контрактів з підрядниками і постачальниками;

- Фаза виконання проекту, що включає роботи з реалізації проекту, включаючи будівництво, маркетинг, навчання персоналу;

- Фаза завершення проекту, що включає в загальному випадку приймальні випробування, дослідну експлуатацію і здачу проекту в експлуатацію.

- Експлуатаційна фаза, що включає: приймання та запуск, заміну обладнання, розширення, модернізацію, інновацію.

Функції управління проектом включають: планування, контроль, аналіз, прийняття рішень, складання і супровід бюджету проекту, організацію здійснення, моніторинг, оцінку, звітність, експертизу, перевірку і приймання, бухгалтерський облік, адміністрування.

Підсистеми управління проектом включають: управління змістом та обсягами робіт, управління часом, тривалістю, управління вартістю, управління якістю, управління закупівлями і поставками, керування розподілом ресурсів, управління людськими ресурсами, управління ризиками, управління запасами ресурсів, інтеграційне управління, управління інформацією та комунікаціями.

Типи проектів

Проекти реалізуються в усіх галузях. Належність до конкретної галузі надає проектам специфіку - термінологічну, процесну і, зрозуміло, технологічну. Подібна спеціалізація дозволяє розділяти проекти за типами, використовувати загальні для кожного типу підходи і, тим самим, прискорювати створення найбільш ефективних спеціалізованих систем управління проектами. Крім того, типові рішення лежать в основі корпоративних стандартів організацій. Використовуючи як свій власний досвід, так і знання, отримані в результаті порівняння з кращими досягненнями конкурентів (бенчмаркінг), організації вдосконалюють свій корпоративний стандарт, перш за все, застосовуючи типові рішення у вигляді уніфікованих структур декомпозиції робіт (WBS), типових систем збалансованих показників, узгоджених процесних моделей, типових графіків для конкретних проектів та ін.

Зі свого досвіду ми можемо виділити 6 основних типів проектів, що відрізняються між собою підходами до управління і, зокрема, вимогами до ІСКП:

ІТ-проекти

Організаційні проекти

Проекти виготовлення виробів

Проекти БЕНКЕТ / НДДКР

Проекти ТОіР

Будівельні проекти

ІТ-проекти

Проекти цього типу зустрічаються у всіх галузях, де застосовуються інформаційні технології. До них можна віднести розробку програмного забезпечення та впровадження інформаційних / автоматизованих систем. Ризики зриву термінів, перевищення планової трудомісткості і не досягнення запланованих результатів по цих проектах особливо високі. Для IT-проектів характерна висока інтенсивність в поєднанні з глибокою деталізацією календарно-мережних графіків та ітераційного виконання робіт. Звичайно потрібно деталізація трудових ресурсів до конкретного виконавця. Нетрудові ресурси та матеріали відстежуються значно рідше. Збір фактичних даних від виконавців, як правило, здійснюється за допомогою web-табелів. Період актуалізації - від одного дня до тижня. Часто виникає задача інтеграції системи управління IT-проектами з іншими системами - перш за все, CASE-засобами, системами CRM.

Організаційні проекти

Удосконалення управління підприємством, злиття і поглинання компаній, організація культурно-масових і спортивних заходів, проведення передвиборчих кампаній - все це організаційні проекти. Зазвичай проекти цього типу мають жорстко фіксовану дату фінішу, що призводить до перевантажень ресурсів. З точки зору планування, графік повинен забезпечувати координацію всіх учасників проекту, часто різнорідних. Матеріали та обладнання в таких проектах зазвичай не використовуються. Якщо проект є внутрішнім для компанії, часто оцінюється його трудомісткість, але не вартість. У випадку проекту, що реалізується для замовника, фіксується бюджет і вартість підрядних робіт. Актуалізація графіка виконується проектним офісом або ресурсами - безпосередніми виконавцями робіт. Для цього може використовуватися Табельна система. Період актуалізації - не більше тижня, а при наближенні до завершення - щодня.

Проекти виготовлення виробів

До цього типу можна віднести різні проекти - від постановки у виробництво стільникового телефону до спорудження атомного підводного човна. Подібні проекти характерні для машинобудівних, суднобудівельних, авіабудівних компаній, ВПК, електронної, фармацевтичної промисловості та ін Для проектів виготовлення виробів, як правило, характерна велика номенклатура комплектуючих і великі обсяги проектно-конструкторської документації. Тому системи управління такими проектами часто інтегруються з системами класів ERP / MRP, CAD / CAM та PDM / PLM, а також з логістичними системами. Проект виготовлення складного виробу може описуватися календарно-мережевими графіками різного рівня деталізації і призначення. Укрупнений графік, як правило, описує фінансовий стан проекту і використовується для звітності перед замовником. За допомогою детального графіка здійснюється управління термінами і ресурсами. Трудові ресурси зазвичай деталізуються до бригад / відділів, нетрудові - до одиниць унікального устаткування. У деяких випадках у графіку відстежуються основні матеріали. Актуалізація графіка йде в основному по трудовитратах, але в деяких випадках - по фізичних обсягів. Період актуалізації детального графіка - від декількох днів до місяця.

Проекти БЕНКЕТ / НДДКР

Проекти БЕНКЕТ і НДДКР в тій чи іншій мірі притаманні будь-якій галузі. Ці проекти можуть здійснюватися галузевими проектними інститутами або безпосередньо підприємствами, що мають власні конструкторські або проектні бюро. Для них характерна матрична структура управління і спеціалізація виконавців. Для інформаційних систем управління проектами БЕНКЕТ і НДДКР важлива інтеграція з системами керування вимогами, документообігом, PDM / PLM, CASE-засобами. Календарно-мережевий графік, як правило, деталізується до результатів діяльності фахівця і зазвичай актуалізується за термінами і трудовитрат. Збір фактичних даних від виконавців може здійснюватися за допомогою табельної системи, налаштованої виконавцям, або функціональним підрозділам. Період актуалізації - від одного дня до тижня.

Проекти ТОіР

Технічне обслуговування та ремонт основних фондів - невід'ємна частина діяльності всіх без винятку промислових підприємств. Зазвичай проекти ТО і ремонту проводяться на зупиненому основному обладнанні. Наслідком цього є жорсткі обмеження за термінами початку і закінчення робіт і "витратність за визначенням". Система управління проектами ТО і ремонтів зазвичай інтегрується з EAM-системою в частині історії обладнання, журналів дефектів, нарядно-допускний системи. Календарно-мережеві графіки таких проектів, як правило, типізуються для конкретного підприємства або обладнання. Вони можуть деталізуватися до набору операцій, які входять в один наряд. Деталізація трудових ресурсів - до бригад або конкретних виконавців, нетрудових - до одиниць обладнання. У графіку можуть враховуватися матеріали. Період актуалізації - від менше доби до 5 днів. Контрольованим показником частіше за все є трудомісткість. Фактичні дані збираються або за допомогою табеля, або з використанням КПК, або з нарядної системи.

Будівельні проекти

До проектів цього типу належать проекти будівництва житлових комплексів, транспортних магістралей, телекомунікаційних мереж, інфраструктурних об'єктів, трубопроводів, розробки та облаштування родовищ, розширення / реконструкції / модернізації виробництва та багато інших. Для багатьох з них характерна наявність великої кількості учасників, що знаходяться на різних рівнях управління - таких, як замовник-інвестор, замовник-забудовник, генеральний підрядник, підрядник. Перед кожним з них стоять специфічні завдання, які знаходять своє відображення в системі управління будівельними проектами. До таких завдань можна віднести календарно-мережне планування, планування капітальних вкладень на довгостроковий та короткостроковий періоди, контроль процесів погодження дозволів, ліцензій та інших документів, управління договорами і поставками. Для вирішення своїх специфічних завдань учасники можуть користуватися календарно-мережевими графіками різних рівнів, які відрізняються деталізацією робіт і ресурсів, наявністю / відсутністю витрат і періодом актуалізації. Підходи до побудови структури декомпозиції робіт (WBS) будівельних проектів принципово розрізняються для лінійних і майданчикових об'єктів. В якості основних показників виконання характерне використання фізичних обсягів робіт. Трудові ресурси на графіках замовників і генпідрядників можуть бути деталізовані до підрядних організацій, а на детальних графіках - до бригад. Як нетрудових ресурсів може спостерігатися обладнання, машини і механізми. У деяких випадках плануються витрати матеріалів. Джерелом фактичних даних для укрупнених графіків можуть служити форми КС. Для детальних графіків дані збираються з майданчика за допомогою спеціальних програмних засобів. Звичайний період актуалізації детального графіка - тиждень, а укрупненого - місяць.

Учасники проектів

Учасники проекту - основний елемент його структури, так як саме вони забезпечують реалізацію його задуму.

Залежно від типу проекту у його реалізації можуть брати участь від однієї до кількох десятків організацій. У кожної з них свої функції, ступінь участі в проекті і міра відповідальності за його долю.

Всі ці організації, в залежності від виконуваних ними функцій, прийнято об'єднувати у цілком конкретні групи (категорії) учасників проекту.

Головний учасник - Замовник - майбутній власник та користувач результатів проекту. У ролі замовника може виступати як фізична, так і юридична особа. При цьому замовником може бути як одна єдина організація, так і кілька організацій, що об'єднали свої зусилля, інтереси і капітали для реалізації проекту та використання його результатів.

Замовниками (забудовниками) можуть бути інвестори (див. нижче), а також інші фізичні та юридичні особи, уповноважені інвесторами здійснювати реалізацію інвестиційних проектів.

Не менш важлива роль належить Інвестору - стороні, вкладає кошти в проект. У деяких випадках це - одна особа з Замовником. Якщо Інвестор і Замовник - не одне і те ж обличчя, інвестор укладає договір із замовником, контролює виконання контрактів і здійснює розрахунки з іншими учасниками проекту.

Проектно-кошторисну документацію розробляють спеціалізовані проектні організації, узагальнено звані Проектувальником. При цьому відповідальної за виконання всього комплексу цих робіт звичайно є одна організація, яка називається Генеральним Проектувальником.

Матеріально-технічне забезпечення проекту (закупівлі і постачання) забезпечують організації - постачальники, які можна об'єднати під назвою Постачальник (або Генеральний Постачальник).

Підрядник (Генеральний Підрядник, Субпідрядник) - юридична особа, яка несе відповідальність за виконання робіт згідно з контрактом.

В останні роки реалії ринкової економіки та методи Управління Проектами змусили доповнити склад учасників проекту новими особами.

У першу чергу, це фірми і фахівці, залучені на контрактних умовах надання консультаційних послуг іншим учасникам проекту з усіх питань його реалізації. Їх узагальнено називають Консультантом.

Слід згадати ще про Ліцензіар - юридичну або фізичну особу - володаря ліцензій і "ноу-хау", які у проекті. Ліцензіар надає право використання в проекті необхідних науково-технічних досягнень.

Особливе місце у здійсненні проекту займає Керівник Проекту. Це - юридична особа, якій замовник делегують повноваження по керівництву роботами за проектом: планування, контролю та координації робіт учасників проекту. Під керівництвом Керівника (менеджера) Проекту працює Команда Проекту - специфічна організаційна структура, очолювана керівником проекту і створювана на період здійснення проекту з метою ефективного досягнення його цілей.

Завершуючи розгляд функцій основних учасників проекту, відзначимо найважливішу роль Банку - одного з основних інвесторів, які забезпечують фінансування проекту. В обов'язки банку входить безперервне забезпечення проекту коштами, а також кредитування генпідрядника для розрахунків із субпідрядниками, якщо у замовника немає необхідних коштів.