2096

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет»

И.А. Калашникова Т.В. Рязанцева Л.В. Щупак

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

Издание третье, переработанное и дополненное

Утверждено учебно-методическим советом университета в качестве учебного пособия

Воронеж 2017

1

УДК 651(075.8) ББК 65.050.9(2)286я7

К 17

Калашникова И.А. Делопроизводство и режим секретности: учеб. пособие / И.А. Калашникова, Т.В. Рязанцева, Л.В. Щупак. 3-е изд., перераб. и доп. - Воронеж: ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет», 2017. - 193 с.

В настоящем учебном пособии отражены теоретические, методические и практические аспекты, касающиеся основ делопроизводства и режима секретности, документирования управленческой деятельности, методики организации работы с документами в управленческой деятельности предприятия.

Издание соответствует требованиям Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по специальности 38.05.01 «Экономическая безопасность», дисциплине «Делопроизводство и режим секретности».

Табл. 5. Ил. 21. Библиогр.: 12 назв.

Рецензенты: кафедра специальных дисциплин Института менеджмента, маркетинга и финансов (зав. кафедрой канд.

экон. наук, доц. В.Б. Артеменко); д-р экон. наук, проф. И.В. Каблашова

©Калашникова И.А., Рязанцева Т.В., Щупак Л.В., 2017

© ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет», 2017

2

ВВЕДЕНИЕ

Целью работы по совершенствованию управления является создание такой системы управления, которая позволила бы руководителю эффективно выполнять все функции управления. В настоящее время поиск эффективных методов трудовой деятельности – вот что определяет современный деловой стиль.

Возрастание роли руководителя в современных условиях хозяйствования заставляет обратить внимание на обязанности, права, ответственность и место его первого помощника в управлении предприятием – секретаря. На самом деле от этого работника во многом зависит эффективность работы руководителя. Если секретарь со знанием дела выполняет свои обязанности, то он освобождает руководителя от нерациональных затрат времени на выполнение ряда функций. Кроме того, несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или процессе принятия управленческих решений.

Благодаря четко организованному делопроизводству руководитель может в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее развитие будет носить хаотичный характер. При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство организации не сможет принимать юридически и организационно верные решения, в результате чего организация рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Цель изучения дисциплины заключается в формировании обеспечения профессиональной подготовки студентов, отвечающих современным квалификационным требованиям, обладающих базовыми знаниями о специфике делопроизводства и обеспечения режима секретности на предприятиях.

3

Задачами дисциплины являются:

обучение студентов знаниям, умениям и навыкам, необходимым в работе с документами;

привитие обучающимся чувства высокой бдительности , ответственности за сохранность государственной тайны;

выработка у студентов строгого и неукоснительного соблюдения режима секретности;

привитие практических навыков работы со служебными документами;

усвоение обучающимися требований законодательства и нормативных актов в области делопроизводства и в сфере обеспечения режима секретности;

выработка навыков неукоснительного соблюдения требований законодательства и нормативных актов в области делопроизводства и в сфере обеспечения режима секретности;

формирование у студентов представления о порядке ведения секретного и несекретного делопроизводства;

получение, составление, изготовление, оформление, учет, отправка, хранение, передача и уничтожение документов

иматериалов;

обучение правилам составления, оформления и использования документов, связанных с деятельностью предприятий;

ознакомление студентов с общими принципами документационного обеспечения деятельности предприятия, с порядком документирования информации;

обучение систематизации информации по категориям и уровням доступа к ней;

ознакомление с порядком правовой защиты документированной информации и с организацией рационального движения документов на предприятии, в том числе с концепцией создания электронного офиса;

обучение качественной и быстрой обработке инфор-

4

мации в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений, усвоению правил и форм деловой и коммерческой переписки;

выработка умения работать с материалами ограниченного доступа;

выработка умения работать с материалами , хранящимися в специальной библиотеке;

изучение мероприятий, направленных на укрепление режима секретности и конспирации.

В результате освоения дисциплины формируются следующие компетенции:

способностью правильно и полно отражать результаты профессиональной деятельности в процессуальной и служебной документации (ПК-20)

способностью соблюдать в профессиональной деятельности требования правовых актов в области защиты государственной тайны и информационной безопасности, обеспечивать соблюдение режима секретности (ПК-23)

в области информационно-аналитической деятельности: способностью осуществлять сбор, анализ, систематизацию, оценку и интерпретацию данных, необходимых для решения профессиональных задач (ПК-31)

способностью осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности (ПК-48)

способностью готовить отчеты, справки и доклады по результатам выполненных исследований (ПК-53)

Врезультате освоения дисциплины обучающийся дол-

жен

Знать:

нормативно-правовые основы документирования управленческой деятельности(ПК-20);

5

понятие государственной тайны и иных охраняемых законом тайн, сведений, составляющих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера (ПК-23);

организационно-правовые основы режима секретно-

сти (ПК-23);

нормативные правовые документы в области защиты государственной тайны (ПК-48);

обеспечение режима секретности (ПК-23);

носители конфиденциальной информации (ПК-31);

правила составления, анализа, систематизации, оформления и использования документов, связанных с деятельностью предприятий (ПК-31);

систему доступа к секретной информации (ПК-48);

порядок ведения секретного и несекретного делопроизводства (ПК-48);

систему электронного документооборота (ПК-53); Уметь:

-составлять и оформлять юридические и служебные до-

кументы (ПК-20); -формулировать выводы по каждому поставленному

вопросу (ПК-20); - соблюдать в профессиональной деятельности требова-

ния правовых актов в области защиты государственной тайны и информационной безопасности, обеспечивать соблюдение режима секретности (ПК-23);

оформлять, систематизировать и использовать документы, связанные с деятельностью предприятий (ПК-31);

исследовать документацию (ПК-31),

обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений, усвоению правил и форм деловой и коммерческой переписки(ПК48);

6

вести документационное обеспечение управленческой деятельности (ПК-48);

работать с материалами ограниченного доступа (ПК-

48);

составлять заключение и разрабатывать по итогам экспертизы необходимые рекомендации (ПК-53) ;

оформлять документы для хранения в специальной библиотеке;

Владеть:

- навыками сбора, анализа и оценки информации, имеющей значение для реализации правовых норм в соответствующих сферах профессиональной деятельности (ПК-31),

- навыками выявления и устранения причин и условий, способствующих коррупционным проявлениям в служебном коллективе (ПК-23);

- навыками обеспечения защиты государственной тайны и соблюдения режима секретности в процессе служебной деятельности (ПК-20);

навыками осуществления документационное обеспечение управленческой деятельности (ПК-48);

способностью оформления мероприятий, направленных на укрепление режима секретности и конспирации (ПК-

53).

Настоящее пособие содержит материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый - это сами документы, второй - делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

7

1.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ИГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ

Вопросы для обсуждения

1.1.Документирование: основные понятия и термины. Понятие документа. Документ в системе документации.

1.2.Классификация документов в делопроизводстве. Подразделение ОРД. Требования, предъявляемые к документам. Унификация документов.

1.3.Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

1.1. Документирование: основные понятия и термины. Понятие документа. Документ в системе документации

Научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ), носит название документове-

дения.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охва-

тывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с официальными документами при осуществлении процесса управления. Другими словами, делопроизводство - это комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.

Делопроизводство делится на основные части:

документирование – составление проекта документов, согласование проекта со специалистами, проверки правильно-

8

сти оформления документов, подписание (утверждение) документа руководителями; т.е. процесс подготовки;

организация работы с документами включает рассмот-

рение документов руководителем (резолюция), регистрацию, контроль исполнения, само исполнение документов, формирование дел, текущее хранение и использование документов, передачу на архивное хранение, уничтожение документов.

Документирование информации является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Документирование информации представляется в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде. В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и новые носители - магнитные - лента, диски, позволяющие использовать для до-

9

кументирования технические, в т.ч. автоматизированные средства.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной. При создании документов используются средства документирова-

ния:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

компьютернаятехника.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной способом, созданным человеком, для ее передачи во времени и в пространстве. По определению Поля Отле из книги «Руководство к администрированию»: «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете».

Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа - это его способ-

ность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым,

10