2096

Какие основные справочные материалы используются при регистрации?

Формы регистрации, которые используются в практической деятельности.

Что составляет Государственную часть Архивного

фонда?

Что включают дела постоянного хранения?

Из чего состоит предархивная подготовка?

Список мероприятий, которому подлежат дела постоянного хранения.

Какие сведения должна содержать внутренняя опись?

Какие группы вопросов охватывает контроль исполнения служебных документов?

Что собой представляют карточная и журнальные системы регистрации?

По каким критериям проводится оценка исполнения документов?

Основные правила хранения документов

3.Обоснуйте

Как должно осуществляться формирование дел?

Какие требования должны соблюдаться при формировании дел?

Когда и какие документы регистрируются в организа-

ции?

Что должен знать сотрудник, регистрирующий документы?

Какому оформлению подлежат дела временного срока (до 10 лет) хранения?

Какие условия необходимо соблюдать при формировании дел и почему ?

Архив учреждения, его основное предназначение.

Как осуществляется передача дел на государственное хранение?

111

3.ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы для обсуждения

3.1.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения. Сущность системы документов.

3.2.Понятие реквизита и формуляра-образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к оформлению документов.

3.3.Бланки и форматы документов. Требования к бланкам документов.

3.1Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения. Сущность системы документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами («Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». М.: 2003; ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М., 2003; ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца и др.).

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

112

служат средством закрепления функций органов государственного управления;

содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необхо-

димость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранимую и используемую в течение определенного времени. Комплекс документов, созда-

ваемых в учреждении, определяется:

1.Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.

2.Объемом и характером компетенции учреждения.

3.Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).

4.Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

113

Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Во-вторых, изучаются решения правительства, законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап – окончательное оформление и подписание документа.

Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Точность, правильность понимания информации, содержащейся в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Враспорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3- го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1

–го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведется от 3- го лица единственного числа («Иванов возражает… и предлагает»).

Вслужебных документах применяются сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, например: ОТЗ (отдел труда и зарплаты).

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросах на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, легко обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы касаются нескольких во-

114

просов, исполнителей или структурных подразделений (протоколы, приказы, постановления).

Структура текста – это совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Чаще всего в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью: содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А 4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Обязательное составление заголовка – важнейшее требование правильного оформления до-

115

кумента. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.

Отдельные служебные документы имеют приложения – информацию, направляемую с сопроводительным письмом, поясняющим причину отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются установленные формы, которые или утверждены, или вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие основной текст. Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Сами приложения в правом верхнем углу имеют отметку с указанием, к какому документу они относятся. Отметка «Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки. Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления, зависят от их вида. В одних

случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

На практике различают следующие виды дефектов документов:

недостоверность документа,

116

отсутствие реквизитов;

наличие ошибок, не оговоренных исправлений;

неграмотное изложение текста;

неправильная форма удостоверения и другие дефекты. Недостатки документов могут быть соответствующим

образом исправлены. Недоброкачественный документ может быть признан в определенном порядке действительным или аннулирован. Следует различать простую и квалифицированную формы изменения (исправления) документа. К простой форме исправлений относятся исправления посредством зачеркивания и оговорок. К квалифицированной – специальные надписи в некоторых юридических документах. Изменение текста посредством удаления его частей механическим (подчисткой) или химическим (травлением) способами в юридических документах не допускается.

Любой документ является элементом системы докумен-

тации более высокого уровня.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Все документы делят на официальные и документы личного происхождения. К личным относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

117

Все официальные документы подразделяются на управ-

ленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Управленческие документы могут быть представлены следующими основными видами документации (табл.2):

Таблица 2 Основные виды документов и системы документации

118

3.2. Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Содержание любого документа складывается из его рек-

визитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.

119

Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта.

Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов,

определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).

Основным реквизитом документа является его текст, ко-

торый представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным. Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а так же для систематизации документов и облегчения пользования ими.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные:

постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;

переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 30. В конкретном документе их будет гораздо меньше.

ГОСТом Р 6.30-2003 определяется состав реквизитов ор- ганизационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования

120