2096

вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю; контроль исполнения документа; напоминание о сроке исполнения исполнителю; внесение сведений в карточку о ходе исполнения; информирование руководителей о состоянии исполнения; снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях; анализ состояния исполнения документов в организации.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный контроль над исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительной дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

На фирме устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения документов:

Контрольная карточка может вестись не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки. 31 ячейка соответствует числу дней в месяце (максимально), в 32 ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце, в 33-й

181

ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. В контрольной картотеке располагают по датам исполнения документов, то есть каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка карточки.

Таблица 5 Контрольные сроки хода исполнения документов

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней.

По результатам проверки исполнения документов проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя. Отметка об исполнении ставится в карточке или журнале.

182

Исполненные документы (подлинники) подшивают в дело по их регистрации вместе с копией ответа. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документам формируются в дела отдельно.

Контрольные вопросы

1.Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

2.Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3.Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

4.Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

5.Каков должностной и численный состав службы делопроизводства, как он рассчитывается?

6.Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

7.Какие требования предъявляются к Положению о службе делопроизводства? Какова структура текста Положения?

8.Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства? Какова структура текста должностной инструкции?

9.Каковы требования к инструкции по делопроизводству

иструктура ее текста?

10.Для чего разрабатывается табель форм документов, какова методика его составления?

11.Какое место занимает контроль над исполнением документов в управленческой деятельности?

12.Что такое сроковый контроль?

13.Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля?

14.Что такое текущий контроль?

183

15.Что такое предупредительный контроль?

16.Что понимается под итоговым контролем?

17.Какие формы контроля над сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

18.Как строится и ведется сроковая картотека?

19.В чем преимущество автоматизированной системы контроля над исполнением документов?

20.Какие виды отчетных документов по контролю могут быть построены в автоматизированном режиме?

184

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предлагаемое пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления кадрового обеспечения деятельности организаций и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятий в народном суде.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД и примеры их составления, рассматриваются технология ведения делопроизводства в организации, затрагивается исторический аспект. Материал содержит информацию о документах, содержащих коммерческую тайну, и требования к работе с документами ограниченного доступа.

185

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТЕ

186

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научноисследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектноизыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научнотехнического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность. Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним.

187

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки. Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах; научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения. Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные

(сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки.

Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания.

188

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

189

190