2096

ним, отправки адресату или досдачи дел в архив образуют до-

кументооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах (маршрутах) прохождения документов.

Маршруты прохождения документов разрабатываются Службой документационного обеспечения и утверждаются руководством фирмы. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, качества звеньев управления и объема документооборота.

Основные операции делопроизводства можно привести в виде таблицы (табл. 4).

*1 – обязательные операции для данной группы документов;

2 – возможные для данной группы документов;

3 – не используемые для данной группы документов.

141

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

Документооборот осуществляется в виде потоков до-

кументов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копиро- вально-множительная служба и т.п.). Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят

142

•бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

•незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

•неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

•несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

•отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

•некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

•отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций

143

и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

•широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

•использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций и привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Объем документооборота складывается из числа исходящих, входящих и внутренних документов за определенный период (обычно за год). При этом отдельно учитываются ко-

пии документов. Общий объем документооборота выража-

ется дробью, где в числителе отражается количество основных документов, а в знаменателе – число экземпляров их копий. Статистические исследования позволили выявить, что отдельные работы с документами складываются из 5 % творческих операций, 55 % операций по согласованию и 40 % технических операций с документами.

Количество и тиражность регистрируемых документов

учитывают на местах их регистрации, количество дополни-

тельно изготовленных копий – на местах их изготовления, количество нерегистрируемых документов – путем просмотра дел, в которых они сосредотачиваются. При подсчете количества документов за единицу учета принимают каждый экземпляр, в том числе размноженный, машинописный, хранимый в памяти ЭВМ. Подсчет количества размноженных экземпляров документов производят по журналу учета работы средств оперативного размножения. Подсчет количества машиночитаемых документов производят по журналам учета работы ЭВМ.

144

Недостатки работы с документами:

неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;

загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;

недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.

В учреждениях первой категории общее количество документов подсчитывают по видам, структурным подразделениям и адресатам. В других категориях учреждений такой подсчет объема документооборота применяют только при необходимости.

Различают три основных потока документов:

входящий (поступающие в учреждение документы),

исходящий (отправляемые из учреждения докумен-

ты),

внутренний (создаются и двигаются в учреждении). Входящие документы разделяют на документопотоки,

направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются исходящие документы.

Движение документов должно быть прямоточным, т.е.

исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однотипного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделения и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей.

Входящие и исходящие документы учитывают в экспе-

диции канцелярии при первоначальной обработке или отправ-

ке документов. Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.

145

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота (рис. 10).

Рис. 10. Сводка об объеме документооборота

Данные об объеме документооборота, представленные в канцелярию, обрабатываются, анализируются, обобщаются и передаются руководству фирмы в виде отчетов с предложениями по совершенствованию документационного обеспечения управления фирмы.

Основные этапы документооборота совпадают с шагами общей схемы организации работы с документами фирмы. Перед работниками стоят задачи упорядочения документооборота, устранения изменений документации. В конечном итоге это должно привести к сокращению ненужного информационного потока, времени прохождения документов по инстанциям учреждений, исключая повторности операций работы с документами и повышения общей организованности работы управленческого аппарата. Ускорение документооборота может быть достигнуто за счет сокращения его объема. Наблюдается рост притока ненужной информации более 40-50 % всей информации является балластом в информационном потоке. Рационализация документооборота предполагает осуществление постоянного анализа прохождения документов, его структуры и объема.

146

4.2. Обработка входящих документов

Обработкой корреспонденции занимается секретарь учреждения или экспедиция канцелярии. Схему работы с вхо-

дящими документами можно представить в виде (рис.11).

Прием документа, проверка правильности адресования и приложений

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дела

Рис. 11. Структурная схема работы с входящими документами

147

Поступившие документы проходят следующие этапы:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение, разметку;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

подшивку документов в дела.

Первоначальная обработка поступающей корреспонден-

ции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание». Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа можно установить только по конверту, иногда можно установить адрес корреспондента. Письма с пометкой «лично» передаются работникам фирмы.

Предварительное рассмотрение заключается в сорти-

ровке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации есть свой перечень таких документов).

На регистрируемых документах проставляется «отмет-

ка о поступлении» – название организации, дата поступления, номер. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:

148

централизованная: осуществление всех регистрационных операций в одном месте или одним работником; создание единого справочного центра по документам предприятия; чаще всего в небольших коммерческих предприятиях; наиболее эффективна;

децентрализованная: регистрация документов в местах их создания или исполнения;

смешанная: регистрация с учетом специфики предприя-

тия.

Регистрация должна быть однократной, то есть документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие;

исходящие;

внутренние;

контракты коммерческие;

с грифом «КТ» («конфиденциально»).

Внутренним документам и контрактам при небольших объемах могут присваиваться порядковый, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь реги-

страционные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Входящие документы регистрируются в день их поступления. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы и документы, переданные по факсимильной связи, рассматривают

ирегистрируют немедленно.

Впрактической деятельности используют две регистрационные формы: журналы и карточки регистрации входящих документов.

149

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (рис. 12).

Рис. 12. Форма журнала регистрации входящих документов

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по карточкам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек. Регистрационные графы в журнале и карточках существенных различий не имеют.

После регистрации документы передаются для рассмот-

рения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, реагирующее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, характер и срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передают первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день возвращать секретарю. Документы

150