2096

к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Реквизиты документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслу-

живания); 04 – код организации (предприятия);

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 –индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08– наименование организации;

09– справочные данные об организации; 10– наименование вида документа; 11– дата документа; 12 – регистрационный номер документа;

13– ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14– место составления или издания документа; 15– сведения об адресате; 16– гриф утверждения документа; 17– резолюция; 18– заголовок к тексту;

19– отметка о постановке на контроль; 20 – текст документа; 21– отметка о наличии приложения; 22– подпись;

23– гриф согласования документа; 24– визы согласования документа; 25– оттиск печати; 26– отметка о заверении копии;

27– отметка об исполнителе документа;

121

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в организацию; 30– идентификатор электронной копии документа. Определенный набор реквизитов зависит от вида докумен-

та, этапов его подготовки и работы с ним.

В качестве основного шаблона разработки документов используют формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструктивной сетки и основные реквизиты (приложение 1).

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов (реквизиты 11, 12, 16, 22, 25);

оперативное и качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Юридическое значение (юридическая сила) - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести

ктому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты).

Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юриди-

ческое значение документа, являются: наименование органи-

122

зации - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов от-

носятся:подпись;

дата документа;печать;

гриф утверждения документа;регистрационный номер документа.

Подпись(22 реквизит) является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность за достоверность документа, а также за возможные последствия исполнения документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

в уставе предприятия;положении о предприятии (структурном подразделе-

нии);

инструкции по делопроизводству;

инструкции работника;

приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа (11 реквизит) - один из важнейших реквизитов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

123

Печать (25 реквизит) - юридически значимый реквизит, применяемый в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа или принадлежности документа к указанной на печати организации.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

-какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

-материальные последствия, например, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения (16 реквизит). Некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестояшим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Обязательному утверждению подлежат:

уставы, положения о предприятиях (филиалах);штатные расписания;акты проверок, акты приема-передачи;должностные инструкции;

сметы; бизнес-планы, отчеты и т.п.

Регистрационный номер (12 реквизит) является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «Отметка о заверении копии», который содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения; печать.

124

Предприятиям разрешатся заверять:

копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются руководителем организации или должностным лицом (начальником отдела кадров).

Основные требования к оформлению реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 представлены в табл. 3.

3.3. Бланки и форматы документов. Требования к бланкам документов

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков доку-

ментов – А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое; 10 – правое; 15 – верхнее; 20 – нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бу-

маге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

125