2096

–государственные стандарты Российской Федерации

(ГОСТ);

–правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

–применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

–общероссийские классификаторы технико-экономи- ческой и социальной информации;

–стандарты отраслей;

–стандарты предприятий;

–стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации, которая представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации со-

держит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

31

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. (УСД) Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.1-88. УСД. Основные положения; ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы доку-

ментам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. УСД. Требования к построению форму- ляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. УСД. Унифицированная система внешнеторговой документации;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система орга- низационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .

Каждая унифицированная система имеет свои Государственные стандарты и состоит из ряда подсистем. Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Форма документов должна соответствовать требованиям

ГОСТ 6.10.5 – 87 «Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца».

Унифицированные системы документации (УСД) – со-

вокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД ле-

32

жит метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Они обеспечивают возможность интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Унифицированный документ - документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Внастоящее время действуют следующие системы УСД:

–УС плановой документации;

–УС отчетно-статистической документации;

–УС организационно-распорядительной документации;

–УС банковской документации;

–УС финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

–УС первичной учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

–УС расчетно-денежной документации;

–УС документации по труду и социальным вопросам;

–УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

–УС унифицированная система документации по матери- ально-техническому снабжению и сбыту;

–УС документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла;

–УС документации по ценообразованию;

–УС проектной документации для строительства;

–УС документации по изобретениям и открытиям;

–УС документации по социальному обеспечению;

–УС документации по бытовому обслуживанию;

УС документации по торговле;

33

– УС внешнеторговой документации.

Общероссийские классификаторы технико-экономиче- ской и социальной информации – нормативные документы, со-

держащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Единую систему классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ) составляют 37 действующих в настоящее время классификаторов.

По области распространения их подразделяют на обще-

российские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию выделяют три группы классификаторов:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателей:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

34

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Государственная система документационного обеспече-

ния управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 2005 г..

Вприложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Оформление служебных документов в России регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте

35

(ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

К государственным инструкциям по делопроизводству относятся:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8.11.2005 г. № 536 - со-

держит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. - устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых инструкций разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

-общие положения;

-порядок составления и оформления служебных документов;

-контроль исполнения документов; -порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих

документов;

-контроль исполнения документов;

-порядок работы с исходящими документами; -порядок работы с внутренними документами; -составление номенклатуры дел; -правила формирования дел;

-порядок обеспечения сохранности документов; -порядок подготовки и передачи документов на архив-

ное хранение.

Нормативные документы по труду и охране труда – основание для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности ра-

36

ботников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

В системе нормативов можно выделить:

межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению – применяются в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях, независимо от формы собственности, в учреждениях и общественных организациях;

нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций – для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по усовершенствованию документационного обеспечения управления;

нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления – распространяются на все виды работ, предусмотренные ГСДОУ.

Контрольные вопросы

1. Дайте определения

документа;

документоведения;

делопроизводства;

документирования;

организации работы с документами;

классификации документов;

цели классификации;

значения классификации;

стандартизации;

37

государственной системы документационного обеспечения управления.

2. Перечислите

функции документов;

основные части делопроизводства;

особенности управленческих документов;

документы классификации;

системы документирования;

нормативно-правовые акты, которые можно классифицировать в зависимости от предмета и объема регулирования;

унифицированные системы документации.

3. Обоснуйте

когда документы имеют юридическую силу;

значение организации делопроизводства на предприятии;

что является основанием для создания документов.

4.Перечислите законы Российской Федерации, регулирующие вопросы делопроизводства.

5.Назовите Указы Президента РФ в сфере документообо-

рота.

6.Какие виды нормативных документов по стандартизации действуют в РФ?

38

2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Вопросы для обсуждения

2.1.Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

2.2.Регистрация документа. Карточная система регистрации. Информационно-поисковая система.

2.3.Группировка в дела отдельных категорий документов. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел. Оперативное хранение документов и дел.

2.4.Номенклатура дел.

2.5.Технологии защиты документной информации на предприятии.

2.6.Архивное хранение документов и дел.

2.7.Экспертиза ценности документов.

2.1.Общие требования к систематизации документов

иформированию дел

Для оперативной работы мы должны иметь возможность быстро «поднять» любой документ и уточнить необходимые детали. Для чего при регистрации присваивается документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим, и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. Для чего создается общая для всех система, основанная на классификации и систематизации документов при помощи «Номенклатуры дел». Слово «номенклатура» в данном случае означает «систематизированный перечень».

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, под твердую обложку, оформленную по определенным правилам оформления дел. На различных предприятиях состав и количество созданных документов неодинаковы. Тем не менее, документы любого вида можно систематизировать по одному или нескольким признакам: по объектам, по содержанию документов, по корреспон-

39

дентам, с которыми ведется переписка, и др. Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона.

На предприятиях систематизация документов обычно тоже многоуровневая.

1)Самый главный признак классификации - год. Делопроизводство должно осуществляться в течение календарного года. Документы в течение года накапливаются в едином массиве, по окончании года этот массив перемещается на хранение, а на его месте начинается формирование массива документов нового года. При этом система классификации, ее принципы, состав дел могут быть изменены только с наступлением нового года. В начале каждого года начинают новое делопроизводство, заводят новые папки, дела для концентрации и хранения документов. Дела истекшего года в обязательном порядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года.

2)Второй по старшинству уровень систематизации, признак классификации - это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом, работа с клиентами и т. п.), либо код или номер подразделения, отдела вашего предприятия, если подразделения имеют право самостоятельно накапливать и хранить документы. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двузначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности, а иногда этот уровень систематизации исключается, сразу заводятся и нумеруются папки, дела.

3)Третий уровень систематизации - внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства или опыта предприятий принимается решение относи-

40