2096

 применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

стабильность индексов дел;

сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел допус-

кается вносить сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании календарного года Служба ДОУ фирмы в конце Номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись номенклатуры дел организаций составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Классификационными делениями (разделами, подраздела-

ми) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческие функции или направления деятельности учреждения. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. В том числе указываются и контрольные картотеки, личные дела. В номенклатуре дел, построенной по производ- ственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделениями являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

71

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматривают резервные номера – пробелы.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функции предприятия. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Вграфе «Количество дел (томов)» указывают дату начала

иокончания дела, количество листов в оконченном деле. Если листов документов больше 250 листов, то следует завести следующий том дела. Индекс дела при этом один и тот же. Ежегодно она уточняется, yтверждается руководителем организаций и вводится в действие с 1 января следующего года.

При формировании дел не рекомендуется для сокращения их количества группировать различные документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но одно – если характерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

Вкачестве разделов номенклатуры используются назва-

ния структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ», «общий»). Ему присваивается индекс «1» или «01». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. В начале указываются наиболее важные производственные отделения, функциональные или вспомогательные службы с присвоением индексов

72

(02, 03 и т.д.). Для формирования номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей предприятия. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки присвоенных им соответствующих индексов.

Вначале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, а также переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответство-

вать содержанию документов, находящихся в данном деле. Они оформляются в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- дата (период), к которому относятся документы дела; - слова «копии», если дело сформировано из копий.

Впроцессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов и сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении, ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй является рабочим, вывешивается на стенке шкафа, сейфа с делами и используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий передается в архив предприятия и используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение. Структурным подразделениям передаются

73

выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные ее заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарем-референтом только в графе 3 указывается количество заведенных дел (томов).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформ-

лению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временно-

го (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются», документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в

надписи на обложках дел постоянного и долговременного хра-

нения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в «необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за … годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документа-

74

ми дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию» под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи составляются отдельно на дела постоянного и долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению», описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшими объемами ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются

75

цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, подставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием – передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения

2.5. Технологии защиты документной информации на предприятии

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия.

КТ может быть производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденци-

альным сведениям относятся идеи, изобретения, открытия,

технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т.п.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

-определение сведений, составляющих КТ предприятия;

-установление правил отнесения информации к КТ;

-разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

76

-ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность документов, содержащих КТ;

-действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

-использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

-отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на

-деловую информацию,

-научно-техническую информацию, включающую сведения о конструкциях машин и оборудовании, чертежи, схемы, используемые материалы;

-сведения о финансовой стороне деятельности с включением финансовых отчетов, о размере прибыли, себестоимости продукции и др.;

- планы и объемы реализации продукции.

Органы государственной власти и местного самоуправления вмешиваются в определение и охрану коммерческой тайны предприятия. Основная цель защиты конфиденциальной информации в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить пользование ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита коммерческих секретов. Отсутствие такой защиты лишит предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов КТ, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с

77

документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными. Грифы КТ не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Движение (выдача и возврат) документов с грифом должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ». При выдаче документа секретарем-референтом получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером (индексом) в журнале, npoверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов в присутствии работника и ставит в графе «Отметка о возвращении; подпись и дату возврата документа». Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через референта с обязательной записью в журнале. Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут разрешить сотрудникам вынос таких

78

документов из здания, с принятием необходимых мер предостережения. Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

-отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хра-

нения;

-отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с

грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При прекращении трудовых отношений с предприятием,

на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтоже-

нию, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

2.6. Архивное хранение документов и дел

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как

79

исключение – исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение либо уничтожены.

Отбор документов на хранение или уничтожение проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии и номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и документов по личному составу, а также акты об уничтожении дел. Результаты экспертизы согласовывают с ведомственным архивом.

Для долговременного хранения документов создается ар-

хив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Архивный фонд организации – это фонд, состоящий из принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия. Архивный фонд – учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности. В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Фе-

80