2096

второй – прилагают к протоколу заседания экспертной комиссии, а третий остается на предприятии. По согласованию с ведомственным архивом вместе с делами передают регистрационные карточки на документы. На небольших предприятиях может отсутствовать ведомственный архив. В этом случае дела передаются в государственный архив. Между коммерческими структурами и государственными архивами взаимодействие осуществляется на договорной основе.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

дела по личному составу предприятия (опись № 2);

дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

На каждую группу дел составляются отдельные списки (№ 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года.

Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел (рис. 7).

Рис. 7. Форма описи

Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, где в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указани-

91

ем количества дел, включенных в группу на уничтожение. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия

(рис. 8).

Итого _____________ дел за ______ годы

Цифрами и прописью

Описи дел за ______ годы утверждены руководителем предприятия

Прием-передача дел в архив производится секретаремреферентом и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя дела для заверительной надписи, а в начале дела – бланк внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задавая реквизитов документам.

92

Листы по каждому тому или части нумеруют отдельно. Иллюстрации нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углукак один лист.

В начале дела помещается внутренняя опись (рис. 9).

.

Внутренняя опись документов, находящихся в деле № _______

Рис. 9. Форма внутренней описи

Государственная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. N 552 является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации, и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела.

В систему Росархива в настоящее время входят федеральные государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения, «реставрационные мастерские» и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Сеть федеральных Государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов городов федерального значения – в соот-

ветствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований. Положения о федераль-

ных государственных архивах и центрах хранения документа-

93

ции, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народов Российской Федерации, утверждаются Правительством, Положения о других федеральных госархивах и центрах – Государственной архивной службой России, Положения о территориальных государственных архивах

– органами управления архивным делом этих территорий, а Положения о районных и городских архивах – органами местного территориального управления.

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

максимально возможное обеспечение прочности к гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;

обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре

94

прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить «в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах». Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны – бумажных стандартного формата А5 - А3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительно-

го хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы

(трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела, перед собственно документами – листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «приказы по основной деятельности…». А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его,

кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы,

95

представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруются как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеру-

ются конверты, а затем последовательно каждое вложение в конверт; чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело вшит уже лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

1)литерные (7а, 7б) и пропущенные номера листов;

2)номеру листов с найденными документами;

3)номера листов с конвертами и вложений в них;

4)номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов – дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для

96

использования. При полном переформировании дела оно перенумеровывается. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номер листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то вверенная составителем внутренняя опись подклеивается» за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела – изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию – эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

1)наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

2)наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

3)делопроизводственный индекс дела по номенклатуре

дел;

4)номер дела по годовому разделу описи дел;

5)заголовок дела;

97

6)дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

7)количество листов в деле;

8)срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

9)архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.

Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел, должны быть составлены в течение года после заверения дел в текущем делопроизводстве. Правилами

98

Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет – по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными Правилами работы ведомственных архивов, обязателен для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей:

книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксаций изменений в названии организации фондообразователя, составе и степени обработанных дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой Российской Федерации;

формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния; дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы.

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока

ивыделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранение или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование.

Документы архива подразделяются на документы обще-

го и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе.

99

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. В ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии установке дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Окна первого этажа архивохранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), дополнительно укреплены и снабжены замками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаро-

100