2096

двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах

– пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером – электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав – также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности Помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основами и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания. Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает органи-

171

зация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу входят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально поместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

4.7. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации

К нормативно-методическому обеспечению защиты документированной информации можно отнести

Гражданский кодекс РФ (часть первая принята 21.10.94 г., часть вторая – 22.12.95 г.);

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ;

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.96 г. № 85-ФЗ;

Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 г.

№5485;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом РФ 07.07.93 г.;

Закон РФ «О правовой охране программ для элек- тронно-вычислительных машин и баз данных» от 23.09.92 г.

Указ Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20.01.94 г.;

Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.95 г.;

172

Указ Президента РФ «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17.03.94 г.;

Государственные стандарты Российской Федерации

(ГОСТ);

международные (региональные) стандарты;

правила и нормы по стандартизации;

общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ

идругих общественных объединений.

4.8. Система контроля исполнения документа

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении, и он направляется в дело. Об ответе сообщается контролирующему лицу.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля осуществляет секретарь-референт.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, а также документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Ответственным за организацию контроля исполнения документов является Генеральный директор предприятия.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать

своевременное и качественное выполнение принятых коллегиальных и директивных управленческих решений, изложенных в соответствующих документах в установленном порядке.

173

Контроль исполнения включает

постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

информирование руководителя.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса, контроль над качеством исполнения документа и контроль над сроками правильного и своевременного исполнения документов.

Контроль за сроками исполнения документов в небольшой фирме ведет секретарь, а в крупном учреждении – служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения до-

кументов можно разбить на следующие процедуры

фиксацию всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

корректировку данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

174

осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;

внесение данных об исполнении документов;

анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Контролю подлежат все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа. Для распорядительных документов предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

175

Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых исте-

кает сегодня. В ходе предупредительного контроля составля-

ются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня. В соответствии с полученным списком ответственные (или секретарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об истекающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководителю подразделения.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.

176

Если при получении документа либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, невозможен в автоматизированных системах в принципе. Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.

В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «Ход исполнения». В поле «Связанные документы» устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле «Ход исполнения». Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.

177

Врегистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Итоговый контроль также не представляет затруднений при использовании автоматизированной системы. Он проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Формой итогового контроля является периодическое со-

ставление обобщающей отчетности по документам организации или фирмы. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Ворганизациях, использующих систему электронной по-

чты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением

о прочтении).

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полно-

178

стью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме (рис. 17):

Название подразделения на 00.00.00

Рис. 17. Форма для списка неисполненных документов

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений – по исполнителям. Такая справка дает представление обо всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы справки о документах за исполнителями имеет следующий вид (рис. 18).

Рис.18. Справка о документах за исполнителем И.И. Ивановым

179

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

Отчет об общем количестве документов за исполнителя-

ми (рис. 19).

Название подразделения с 00.00.0000 по 0.00.0000.

Рис.19. Отчет об общем количестве документов за исполнителями

При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии – только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может

180