2096

Продолжениетабл. 1

21

Наиболее общими и многочисленными являются органи- зационно-распорядительные документы, применяемые при оформлении распорядительной и исполнительной деятельно-

сти органов управления. Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядитель-

ными документами (ОРД). Среди них можно выделить следующие группы ОРД:

организационные (уставы, учредительные договоры);

распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Основные требования, предъявляемые к документам, та-

ковы.

Документ должен:

не противоречить законодательным актам;

быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;

при необходимости разъяснять или дополнять материа-

лы;

быть объективным и аргументированным;

22

тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;

быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;

иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц, а по сложным документам не более 7-8 страниц;

иметь соответствующие реквизиты;

обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;

отражать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

Унификация документов – установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Унификация – это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно не только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется в частности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д.

Необходимость унификации управленческой документа-

ции вызвана тем, что она позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков управленческих документов;

удешевить стоимость машинописных работ при оформлении управленческих документов;

расширить возможность применения вычислительной оргтехники при обработке документов;

23

осуществить механизированный поиск информации, зафиксированной в управленческих документах различных видов;

облегчить визуальный поиск необходимой информации

вдокументах всех видов.

На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Их рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографским способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляются свободные строки.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляются в учреждении в виде сборника. Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. Они могут быть разными, но это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, большое количество показателей и реквизитов даже различных документов бывает одинаковым. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов.

Широкое распространение получили анкеты – опросный лист для получения сведений. Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования удобно собирать любые сведения. В УСОРД в анкетной форме представлены модели приказов по приему, переводу, увольнению; докладных записок.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и

24

безопасности продукции, работ и услуг, технической и информационной совместимости продукции, экономии ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны. Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами.

1.3. Состав нормативно - методической базы документационногообеспечения. Государственныестандарты на документацию. Унифицированные системы документации и общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации

В настоящее время существует значительная норматив-

но-правовая база делопроизводства, представляющая собой систему законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

обеспечение юридической силы документа;организацию длительного хранения документов и по-

следующего их использования;рационализацию технологии обработки документов и ее

дальнейшее совершенствование.

Составляющие нормативной базы делопроизводства приведенына рис. 1.

25

К законодательным и правовым актам в сфере инфор-

мации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти и др..

Классификаторы по делопроизводству

Рис. 1. Составляющие нормативной базы делопроизводства

По юридической силе можно выделить следующие виды нормативно-правовых актов в области делопроизводства:

1.Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.

2.Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

3.Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.

4.Правовые акты Федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) общеотраслевого и ведомственного характера.

5.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

26

К законодательным актам относятся:

1.Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая принята 21 октября 1994 г., часть вторая – 22 декабря 1995 г.) устанавливает виды документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения наличия правоотношения.

2.Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, независимо от формы собственности, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

3.Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических и юридических лиц, государства

изащищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

•порядок документирования информации;

•право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, на документы и массивы документов в информационных системах;

•категории информации по уровню доступа к ней;

•порядок правовой защиты информации.

4.Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ. Он направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту

27

интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена; ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов России путем международного информационного обмена, порядок доступа к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена.

5.Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

6.Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к коммерческой тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности материалов предприятия.

7.«Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. Они направлены на совершенствование архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан,

28

общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела, характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом России; определяют ответственность за нарушение Основ законодательства и другие вопросы.

8.Законы, регулирующие отношения, тесно связанные с документационным обеспечением. Например, закон Россий-

ской Федерации «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23 сентября 1992 г., федеральные законы «О связи» от 16 февраля 1995 г. и «О почтовой связи» от 9 августа 1995 г.

К нормативным актам, издаваемым Президентом РФ,

относятся:

1.Указ Президента Российской Федерации «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г.

2.Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.

3.Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г.

Нормативно-правовые акты Правительства РФ:

1.Постановление Правительства Российской Федерации «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг» от 12 февраля 1994 г.

2.Постановление Правительства Российской Федерации «Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации» от 1 декабря 1994 г.

29

3.Постановление Правительства Российской Федерации «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 января 1996 г.

4.Постановление Правительства Российской Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г.

5.Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.

К правовым актам Федеральных органов исполнитель-

ной власти можно отнести:

1.Постановление пенсионного фонда России «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30 августа 1996 г. и другие.

Правовые акты органов власти субъектов РФ:

1.Почтовые правила от 22 апреля 1992 г., принятые Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие правовые нормативные акты.

В зависимости от предмета и объема регулирования

можно классифицировать нормативно-правовые акты в области делопроизводства следующим образом:

1.Государственные стандарты на документацию.

2.Унифицированные системы документации.

3.Общероссийские классификаторы технико-эконо- мической и социальной информации.

4.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения.

5.Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

6.Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

На территории нашей страны действуют следующие

нормативные акты по стандартизации:

30