2096

на имя руководства и без указания конкретного адресата передаются руководителю, а документы в адрес структурных подразделений – секретарям структурных подразделений или руководителям. Для удобства обработки документов секретарь может иметь разные папки: «К исполнению», «В ожидании ответа», «Срочно» и т.д. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

После сортировки, постановки отметки о поступлении документы передаются (докладываются) руководителю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальную корреспонденцию секретарь распределяет между заместителями (согласно их компетенции), в структурные подразделения или сразу исполнителям, а при передаче документов непосредственно указываются их фамилии и инициалы. Если к поступившим документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией. Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому,

что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «КТ» или «Конфиденциально».

Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа). Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копи-

ях. Затем секретарь ведет контроль исполнения документа в

151

отведенные сроки (получает информацию как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения). Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.

По результатам проверки исполнения документов проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Отметка об исполнении ставится в карточке или журнале. Исполненные документы (подлинники) подшивают в дело по их регистрации вместе с копией ответа. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документам фор-

мируются в дела отдельно.

4.3. Обработка исходящих документов

Отправляемые из фирмы документы называют исходящи-

ми, схема работы с которыми может быть представлена рис. 13.

Обработка исходящих (отправляемых) документов со-

стоит из следующих операций:

составление проекта документа;

согласование проекта документа;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;

регистрация документа (в журнале или на карточке);

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра документа в дело.

152

Составление проекта исходящего документа

Проверка правильности оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка исходящего номера на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Рис.13. Схема работы с исходящими документами

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретаремреферентом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). Перемещение документа от одного этапа к другому осуществляет ответственный исполнитель или автор инициативного документа. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фир-

мы. Это согласование оформляется визой.

153

До передачи подготовленного документа на подпись ис-

полнитель должен проверить его содержание, приложения к документу; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После подписания руководителем двух экземпляров ис-

ходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов (рис. 14). Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления.

Рис.14. Форма журнала регистрации исходящих документов

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник проверяет правильность оформления документов:

соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

154

наличие адреса;

соответствие количества экземпляров количеству адре-

сатов;

наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

наличие подписи, печати (при необходимости).

Обработка отправляемой корреспонденции включает

сортировку, вложение в конверты, отправку.

При отправке документов адресату соблюдается следу-

ющее.

Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). На заказную и ценную корреспонденцию дополнительно составляют реестр или опись рассылки в двух экземплярах, один из которых остается на почте, а другой подшивается в дело. В реестре проставляются фамилии отправителя и дата отправки. Если на экземплярах перечислено два-четыре адреса, то при отправке сотрудник подчеркивает тот адрес, куда данный экземпляр отправляется. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимают вместе со списком рассылки. Несколько документов, отправляемых в один адрес, могут вкладываться в один конверт. Отправку машиночитаемых документов производят при наличии сопроводительного письма. Копию сопроводительного письма подшивают в дело на общих основаниях.

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

155

Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграм-

мы – немедленно. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (рис.15) или журнале.

4.4. Обработка внутренних документов

Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки:

Лицевая сторона РКК

1 2 3 … 31

Корреспондент

Краткое содержание

Резолюция и кому отправлен документ (исполнитель и его подпись)

Срок исполнения

Оборотная сторона РКК

Рис.15. Регистрационно-контрольная карточка (РКК)

подготовка и оформление внутренних документов;

156

подписание (утверждение) документов у руководите-

ля;

регистрация внутренних документов;

передача внутренних документов исполнителям;

подшивка в дело подлинников внутренних докумен-

тов.

Внутренними называются все виды документов, разработанные на фирме и предназначенные для внутрифирменного использования. Подготовленный, согласованный, завизированный проект документа передают секретарю-референту для подписания руководителем фирмы. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подго-

товки и оформления организуются в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов:

составление проекта документа,

согласование,

проверка правильности оформления,

подписание документа руководителем, регистрация. На этапе подписания документа руководитель фирмы

имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый экземпляр. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридическую силу.

Полностью подготовленные, оформленные и подписанные документы регистрируются.

Регистрацией внутреннего документа называется фик-

сация факта создания документа фирмой путем присвоения внутреннему документу даты и индекса регистрации, однозначно идентифицирующие этот документ, с последующей

157

подписью по установленной форме сведений о его реквизитах в Журнале регистрации внутренних документов (рис. 16).

Рис. 16. Форма журнала регистрации внутренних документов

В журнале регистрации внутренних документов в хронологическом порядке по видам (разновидностям) регистрируются документы после подписания (утверждения) руководством фирмы перед передачей на исполнение. Документы, подписанные руководством, передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.

На этапе исполнения организуется работа в соответствии

справилами работы с входящими документами:

передача документа исполнителю,

контроль исполнения документа, исполнение докумен-

та,

подшивка исполненного документа в дело.

Обработка документов и передача их исполнителям

должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.

Учет количества документов должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый

158

экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения.

4.5. Организация работы с конфиденциальными документами

Секретарь-референт является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная часть этой информации является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов. Секретарь должен знать, что может быть отнесено к подобной информации и какими методами необходимо осуществлять ее защиту.

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188, включает:

1.Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни Гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации

вустановленных федеральными законами.

2.Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3.Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).

4.Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная,

159

адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)

5.Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).

6.Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. Коммерческая тайна (КТ) – научнотехническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от

ееразглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи,

изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, приносить прибыль фирме и т.п.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса РФ. К ним относятся:

действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

определение сведений, составляющих КТ предприятия,

обеспечение порядка их защиты.

160