2096

Основанием для формирования документов в дело по предметному признаку служит содержание документов. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

Пример: «Документы по внедрению новых форм оплаты труда. Положения, приказы, акты».

3) Авторский признак.

Этот признак целесообразно использовать при группировке в дела документов одного автора.

Пример: «Протоколы совещаний Дирекции фирмы «Имя фирмы».

4) Корреспондентский признак.

Корреспондентский признак используется при группировке переписки. При этом в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка или раскрывается содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Пример: «Переписка с фирмой «Маяк», «Переписка с фирмами о совместной деятельности».

5)Территориальный признак (используется редко, доку-

менты нескольких авторов или корреспондентов).

Этот признак рекомендуется использовать при объединении в одном деле нескольких корреспондентов, расположенных географически на одной территории.

Пример: «Переписка с фирмами Дании по вопросам поставки продукции».

6)Хронологический признак.

Применяют его при группировке документов за определенный период одного делопроизводственного года, но есть и дела «переходящие», т.е. такие, в которых подшиты документы за несколько лет.

Пример: «Ответы специалистов фирмы по командировкам за

2016г.».

7) Допускается заведение дел по комплексному признаку.

61

Например, планово-отчетные документы группируют в дела по номинальному, авторскому, предметному и хронологическому признакам одновременно.

Пример: «Квартальные отчеты фирмы «Маяк» по основной деятельности за 2016 год».

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел может основываться на учете организационно-структурного построения аппарата организации и выполняемых им функций еще и следующим образом:

по содержанию документов («Контракты по поставке

…за 20… г.»);

по объектам, фирмам-контрагентам («Документы по совместной деятельности с ОАО … за 20…г.»);

по грифу ограничения доступа к документам («КТ», «Конфиденциально»), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных.

Заголовки дел могут быть составлены на основе опреде-

ления документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения.

Рекомендуется соблюдать следующие правила формиро-

вания заголовков дел:

1) не допускать употребление в заголовке дела неконкретных формулировок;

2) не рекомендуется употреблять слово «материалы»;

3) заголовки дел должны быть краткими и соответствовать содержанию документов, находящихся в данном деле;

4) для договорных и отчетных документов в заголовке указывают временной период (например, квартальные отчеты по финансированию);

5) для переписки в общем случае указываются корреспондент и вопрос;

6) в заголовках личных (персональных), арбитражных, патентных и других дел, содержащих документы, связанные

62

последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «Дело», например, «Дело по патентованию способа резки бумаги»;

7) в заголовках дел, содержащих документы разного вида, по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», затем указывается, по какому вопросу, и в скобках перечисляются основные виды документов (например, документы о подготовке к международной выставке (списки экспонатов, справки участников, проспекты фирм, переписка и т.д.)).

Заголовок дел составляют из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида документов дела (например, журнал регистрации или разновидности документов дела (например, приказы, акты и т.д.), справочная картотека, переписка);

б) автор документа (название фирмы, структурного подразделения службы, комиссии, коллективного органа и т.д.) (например: приказы фирмы «Ангел», протоколы заседаний экспертной комиссии, решения Правления);

в) адресат или корреспондент документа (название фирмы, которой будут адресованы или от которой будут получены документы); (например, переписка с фирмой «Слезы ада»);

г) краткое содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмой «Аист» по совместной деятельности);

д) название территории местности, с которой связано содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмами г. Вашингтон, США);

е) дата (период), к которым относятся документы дела (например, журнал регистрации входящих документов за 1997 год);

63

ж) указание на копийность документов дела, то есть слова «копии», если дело сформировано из копий (например, решения местных органов власти. Копии);

Впроцессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов и сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Вграфе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.

При формировании дел не рекомендуется для сокращения их количества группировать различные документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но однохарактерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.

Взависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение

исрок его хранения определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 2016 г. с трехмесячным сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1.01.2011 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и др.

64

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Срок хранения документов по личному составу (личные дела, личные картотеки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятиях создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

предназначенные для архивного хранения;подлежащие уничтожению.

С момента разработки документа (заведения дела) и до передачи в архив документы (дела) должны храниться в офисе фирмы или в специально отведенном для той цели помещении.

Дела должны располагаться вертикально в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и ограничивающих свободный доступ к ним. Хранить документы в рабочих столах более одного дня запрещается. Запрещается оставлять документы неоформленные и с грифом «конфиденциально» на рабочих местах без присмотра.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с Номенклатурой дел, копию которой размещают на дверце шкафа с внутренней стороны или на другом особо отведенном месте. На корешках обложек дел указываются номера дел по Номенклатуре дел.

Ответственность за организацию оперативного хранения документов и дел возлагается на руководителя фирмы. Руко-

65

водители направлений несут ответственность за сохранность документов по соответственным направлениям. Авторы или ответственные исполнители несут ответственность за сохранность конкретных исполняемых документов.

Секретарь-референт или специально назначенное лицо несет ответственность за сохранность всех документов и дел фирмы в пределах должностных обязанностей. Выдача дел сторонним организациям производится только с разрешения руководителя фирмы.

Изъятие документов из дел производится только с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

2.4. Номенклатура дел

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки присвоенных им соответствующих индексов. В начале каждого раздела указываются наиболее важный для деятельности предприятия документ: приказы, протоколы, указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или картотеки.

Одной из основных операций, знаниями проведения которой должен владеть делопроизводитель, является разработка номенклатуры дел. Номенклатурой дел называется специальный каталог, где отражается классификация документов фирмы.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованного распределения документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Фирма разрабатывает форму. Номенклатура дел является

66

классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организа- ционно-правовой фирмы.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия,

журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

учредительные документы фирмы;

положения о функциональных службах и направлениях деятельности;

структура и штатная численность фирмы;

штатное расписание фирмы;

номенклатура дел прошлых лет;

существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;

действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;

действующие основные правила работы ведомственных архивов;

действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референ-

том, визируется всеми руководителями направлений, предоставившими проекты в сводную номенклатуру дел и утверждается генеральным директором фирмы.

67

Номенклатуру дел фирмы оформляют на общем бланке и печатают в трех экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у секре-

таря-референта; второй экземпляр – используется секретарем-референтом

в качестве рабочего; третий экземпляр – используется в Архиве фирмы.

По требованию руководителей направлений секретарьреферент направляет им выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. Номенклатура дел, как правило, содержит сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы, и должна оформляться с проставленным реквизитом «гриф ограничения доступа». Соответственно организуется порядок ее хранения и формирования.

Примерно форма номенклатуры дел фирмы включает

организационно-правовую форму фирмы,

имя фирмы,

слово «УТВЕРЖДАЮ»,

должность руководителя фирмы, его подпись, И.О. Фамилия

кроме того, такие реквизиты, как Графы таблицы включают:

Индекс дела

Наименование направлений деятельности и заголовки дел (томов, частей)

Количество дел

Срок хранения и номер статьи по Перечню типовых документов с указанием сроков хранения

Примечания

Виза согласования «СОГЛАСОВАНО»

Подпись, И.О. Фамилия (**), Наименование должности

представителя архивного учреждения, дата  Подписи, И.О. Фамилия (***), дата

68

 Виза: «ОДОБРЕНО», ссылка на протокол заседания фирмы от « дата», где подпись (*) – секретаря-референта, специально назначенного лица; вида (**) – лица, ответственного за Архив фирмы; виды (***) – зам. руководителя фирмы, руководители направления, главные специалисты фирмы (рис.5).

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20… году в фирме «Имя фирмы».

Итоговые сведения переданы в Архив фирмы Секретарь-референт(подпись) И.О. Фамилия, дата

Рис.5. Запись о делах

Номенклатура дел подразделяется на индивидуальные,

примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел (номенклатура дел организации) отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и является нормативным документом. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли).

69

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. При-

мерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вы-

шестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Номенклатура дел организации предварительно согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на госхранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Следует различать также номенклатуру для структурного подразделения и сводную номенклатуру, которая состоит из номенклатур для структурных подразделений.

Основными принципами построения номенклатуры дел

являются  единство в подходе к учету, систематизации, описа-

нию и поиску документов;

70