2096

Реквизиты на бланках можно располагать:

центрованным способом – начало и конец строки одинаково удалены от границ полей;

флаговым способом – каждая строка начинается на одинаковом удалении от левой границы поля.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 – в пределах границ зон расположения реквизитов.

Все документы могут быть расположены не на бланках, кроме письма. Такие внутренние документы, как заявление, объяснительная записка и т.п. могут быть написаны от руки.

В документах, содержащих две и более страниц, вторую

ипоследующие страницы нумеруют. Номер проставляют посередине верхнего поля листа. Документы можно печатать и на оборотной стороне листа.

Гербовые бланки в организациях должны учитываться при поступлении, выдаче и уничтожении. За этим следят лица, персонально ответственные за работу с гербовыми бланками. Их назначает руководитель организации распорядительным документом. Нарушения в изготовлении, использовании, хранении и учете гербовых бланков подлежат служебному расследованию, результаты которого комиссия оформляет с помощью акта и сообщает о них руководителю организации. С помощью средств оперативной полиграфии можно тиражировать документы на гербовых бланках, подлежащих рассылке, однако каждую копию следует заверять печатью организации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

132

– бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов

документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в за-

висимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств таковы:

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подго-

133

тавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буква-

ми.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

S Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков S (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 – после пяти печатных знаков для начала абзацев в тек-

сте;

2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

134

4 – после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»; 5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф

утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»; 6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи

в реквизите «подпись»; 7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и

трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Их рекомендуется создавать для групп документов, оформляющих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографским способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляются свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляются в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. Они

135

могут быть разными, но это не исключает возможности предъявления к ним общих требований.

Кроме того, большое количество показателей и реквизитов даже различных документов бывает одинаковым.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов.

Широкое распространение получили анкеты – опросный лист для получения сведений. Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования удобно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов по приему, переводу, увольнению; докладных записок.

Наиболее общими и многочисленными являются органи- зационно-распорядительные документы, применяемые при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов управления.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами

(ОРД). Среди них можно выделить следующие группы ОРД:

организационные (уставы, учредительные договоры);

распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Основные требования, предъявляемые к документам, та-

ковы.

Документ должен:

при необходимости разъяснять или дополнять мате-

риалы;

правильно отражать объективную действительность;

не противоречить законодательным актам;

быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;

быть объективным и аргументированным;

136

тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;

быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;

иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц, а по сложным документам не более 7-8 страниц;

иметь соответствующие реквизиты;

обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;

содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

Унификация документов – установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация – это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно не только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется

вчастности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д.

Каждая унифицированная система имеет свои Государственные стандарты и состоит из ряда подсистем. Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди- тельной документации. Требования к оформлению документов».

137

Форма документов должна соответствовать требованиям ГОСТ 6.10.5 – 87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Необходимость унификации управленческой документации вызвана тем, что она позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков управленческих документов;

удешевить стоимость машинописных работ при оформлении управленческих документов;

осуществить механизированный поиск информации, зафиксированной в управленческих документах различных видов;

расширить возможность применения вычислительной оргтехники при обработке документов;

облегчить визуальный поиск необходимой информации в документах всех видов.

На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию.

Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами.

Контрольные вопросы

1.Дайте определения

документа;

личного документа;

официального документа;

реквизита;

формуляра-образца документа;

138

основного реквизита документа ;

обязательного реквизита;

бланка документов;

структура текста;

системы документации;

типового формуляра ;

трафаретного документа;

унификации.

2. Перечислите

основные виды документации ;

недостатки документов;

функции документов;

наиболее юридически значимые реквизиты особенно-

стей управленческих документов;

требования, предъявляемые к форме документов управления;

виды дефектов документов;

виды недостатков документов;

реквизиты документов;

реквизиты личных документов;

документы классификации;

системы документирования;

требования к бланкам документов.

3. Обоснуйте

юридическую силу документа;

основание для создания документов.

4. Какие виды нормативных документов по стандартизации действуют в РФ?

139

4.ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Вопросы для обсуждения

4.1.Понятие и структура организации работы с документами. Документооборот и учет объема документооборота. Внутренний документопоток.

4.2.Обработка входящих документов.

4.3.Обработка исходящих документов.

4.4.Обработка внутренних документов.

4.5.Организация работы с конфиденциальными докумен-

тами.

4.6.Организация службы делопроизводства.

4.7.Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации.

4.8.Система контроля исполнения документа.

4.1. Понятие и структура организации работы с документами. Документооборот и учет объема документооборота. Внутренний документопоток

Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Организация работы с документами включает

организацию рационального документооборота;

создание информационно-поисковых систем по документам;

контроль исполнения документов;

подготовка документов к передаче в архив.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по

140