Ситуация 2. Работник заболел во время отпуска

Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел, работодатель обязан продлить отпуск на дни болезни или перенести на другое время, но учесть пожелания работника. Отпуск продлевают или переносят на основании листка нетрудоспособности.

Вот только на практике не все так просто. Работник не обязан сообщать о своей болезни в период отпуска и о желании продлить отдых. В лучшем случае он принесет листок нетрудоспособности в первый рабочий день после отпуска и напишет заявление о своих предпочтениях, когда хочет отгулять дни отдыха, не использованные из-за болезни. В худшем — самовольно продлит себе каникулы, полагая, что ежегодный отпуск удлиняется на дни болезни автоматически, а кадровикам в итоге приходится гадать, где же работник.

Чтобы избежать ситуации, при которой работники сами решают, что делать с отпуском, не предупреждая кадры, пропишите правила в ПВТР. Укажите в документе, что работники, которые заболели в отпуске, обязаны известить об этом руководителя в день, когда откроют больничный. А до окончания периода отпуска работник обязан написать заявление на продление или перенос отпуска. Пример ниже поможет вам включить новые правила в ПВТР.

Что же делать, если правила в ПВТР еще не внедрили, а ситуация с самовольным продлением отпуска из-за болезни уже наступила. Независимо от того, сообщил работник, что заболел, или нет, проставьте в табеле код «НН». Ведь сотрудник не появился на рабочем месте без подтверждающего документа. И только после того, как работник представит больничный, поменяйте в табеле код «НН» на код «Б». Сомневаетесь, что работник болеет, — составляйте акты об отсутствии. Это обезопасит вас, если он не принесет больничный.

Ситуация 3. Как перенести отпуск, если это надо компании

По общему правилу перенести дату ежегодного отпуска можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. Инициатором переноса может быть и компания, кодекс этого не запрещает. Но чтобы такой перенос признали законным, вам необходимо проконтролировать ряд условий.

Когда можно перенести отпуск. Работодатель вправе попросить сотрудника перенести отпуск из-за производственной необходимости, если отсутствие сотрудника неблагоприятно повлияет на работу организации. В этом случае сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли. Предупредите начальство, что перенести отпуск не получится, если работник не даст свое согласие.

Как оформить перенос. Для того чтобы обосновать необходимость, по которой переносите отпуск работника, попросите непосредственного руководителя сотрудника составить докладную записку. В ней начальник пусть укажет причину и предполагаемую дату переноса.

После направьте работнику уведомление, в котором предложите перенести отпуск. Вы можете поручить эту задачу своим подчиненным. Но не факт, что они уже имели опыт в такой кадровой процедуре. Поэтому подскажите сотрудникам, что в уведомлении надо указать и обосновать, почему компании так важен этот перенос, и почему отпуск сотрудника по графику может неблагоприятно сказаться на нормальной работе компании.

Если сотрудник дает свое согласие на перенос, то далее процедура стандартная. Руководство издает приказ о переносе периода отпуска, а кадры вносят изменения в график.