Методические указания по автозаполнению ячеек

Для автозаполнения группы ячеек необходимо выделить ячейку с начальным значением (или соседние ячейки с двумя значениями), захватить мышью маркер заполнения (квадрат в правом нижнем углу) и протащить его на соседние ячейки вправо (а также можно влево, вверх или вниз).

Следует помнить, что при заполнении ячеек вправо или вниз значение начальной ячейки получает положительное приращение, а при заполнении ячеек влево или вверх – отрицательное.

а) Заполнение ячеек А3:Е3. Значения в ячейках А3:Е3 представляют арифметическую прогрессию с шагом +1. С помощью маркера заполнения скопировать число 5 из ячейки А3 в ячейки В3:Е3 и убедиться в том, что в этих ячейках также получено значение 5. Это говорит о том, что Excel не распознал прогрессию и просто скопировал данные. Чтобы получить автозаполнение с шагом +1, необходимо при копировании держать нажатой клавишу <Ctrl>. Сделать автозаполнение ячеек В3:Е3 и получить прогрессию.

б) Заполнение ячеек А4:Е4 и А5:Е5. Эффект автозаполнения наблюдается и с символьными данными, содержащими числа в начале или в конце текста. При копировании значений из ячеек А4 (5-й отдел) и А5 (Товар 1) клавишу <Ctrl> нажимать не следует, т.к. Excel распознает прогрессию для числовых данных с шагом +1.

в) Заполнение ячеек А6:Е6. Значения в ячейках А6:Е6 представляют арифметическую прогрессию с шагом +10 и здесь клавиша <Ctrl> не поможет. В таких случаях вводят два значения: в ячейку А6 – число 10, а в ячейку В6 – число 20, затем выделяют обе ячейки и маркер заполнения ячейки В6 протаскивают вправо, включая ячейку Е6. В этом случае Excel распознает прогрессию и заполнит ячейки нужными значениями с шагом +10.

г) Заполнение ячеек А7:Е7. Значение в ячейке А7 представляет время и при копировании в ячейки В7:Е7 происходит автоматическое увеличение значения часов. Если же требуется, чтобы часы оставались постоянные, а изменялись минуты, то в ячейку В7 необходимо ввести второе значение (например, 9:01) и далее см. пункт в).

д) Заполнение блока ячеек А8:Е12. Механизм автозаполнения можно с успехом применять при вводе последовательных дат из ячеек А8  А12.

Примечание. Если при вводе даты 15-янв в ячейку А10 она вводится в формате 15.янв, то нужный формат устанавливается так: <Формат / Ячейки / Вкладка Число / в окне Числовые форматы выбрать пункт (все форматы) / В окне Тип установить формат ДД-МММ>.

е) Заполнение блока ячеек А13:Е14. Здесь копирование выполняется для текстов, находящихся в т.н. списках Excel. Открыть эти списки (<Сервис / Параметры / Вкладка Списки / Окно Списки>) и убедиться в том, что там есть списки Пн, Вт,…, Вс и Янв, Фев,…, Дек.

Примечание. Попробуйте скопировать текст Пон. и объясните результат.

ж) Заполнение ячеек А15:Е15. Для удобства пользователя в Excel можно создавать собственные списки, например, всех сотрудников учреждения. Для создания списка выполнить в меню: <Сервис / Параметры / Вкладка Списки / В окне Элементы списка ввести через запятую список Иванов, Петров, Громов, Седов, Васин / Добавить / ОК>.

Теперь воспользуемся созданным списком: ввести в ячейку А15 текст Иванов и скопировать его в ячейки В15:Е15.

Задание 2. Автозаполнение с использованием прогрессии. Выполнить автозаполнение данных можно также с использованием арифметической или геометрической прогрессий. Эта операция выполняется из меню: <Правка / Заполнить / Прогрессия / Выбрать тип прогрессии и расположение данных>.

Заполнение может выполняться двумя способами:

а) ввести значение в начальную ячейку, выделить ее, вызвать меню Прогрессия, выбрать тип прогрессии, расположение данных и указать шаг и предельное значение;

б) ввести значение в начальную ячейку, затем выделить блок ячеек, в котором должна располагаться прогрессия (включая начальную), вызвать меню Прогрессия, выбрать тип прогрессии, расположение данных и указать шаг.

Ввести в ячейку А17 полужирным шрифтом заголовок таблицы Прогрессия и выровнять его по центру столбцов А  Е. С использованием прогрессий заполнить ячейки данными в соответствии с табл. 3.2.

Таблица 3.2