Практическое занятие 11 Сводные таблицы и консолидация данных
Цель: научиться создавать сводные таблицы и выполнять консолидацию данных, находящихся в нескольких таблицах.
Общие сведения
Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отображенных так, чтобы зависимости между данными были показаны наилучшим образом. Сводные таблицы могут создаваться на основе части таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Сводные таблицы во многом объединяют возможности других обобщающих инструментов, таких как Итоги, Фильтр и Консолидация. Создание и обработка сводных таблиц осуществляется с помощью специального Мастера сводных таблиц.
Инструмент Консолидация данных позволяет объединить данные из нескольких таблиц, находящихся на одном или разных листах рабочей книги, а также в разных рабочих книгах.
Задания
Задание 1. Создание сводных таблиц. Загрузить с дискеты свой файл ЭТ, открыть очередной свободный лист и дать ему имя «ПЗ 11_Св_табл». Скопировать на этот лист таблицу «Результат работы продавцов мебельного магазина» с листа «ПЗ 9_Итоги». Убрать из этой таблицы промежуточные итоги: <Выделить любую ячейку таблицы / Данные / Итоги / Убрать все>, в результате чего таблица должна приобрести вид табл. 11.1.
Для создания сводной таблицы на основе табл. 11.1 необходимо запустить Мастер сводных таблиц, позволяющий за три шага в наглядной форме сформировать нужную сводку, которую в дальнейшем можно неограниченно трансформировать и «улучшать».
Запустить мастер сводных таблиц: <Выделить любую ячейку таблицы / Данные / Сводная таблица>.
Таблица 11.1
Результат работы продавцов мебельного магазина
|
Имя |
Товар |
Выручка |
Дата |
|
Петр |
Стул |
10 |
1.01 |
|
Иван |
Стол |
20 |
25.01 |
|
Олег |
Шкаф |
30 |
10.02 |
|
Петр |
Стул |
20 |
12.02 |
|
Олег |
Стол |
50 |
25.02 |
|
Петр |
Стол |
100 |
2.03 |
|
Олег |
Стул |
40 |
21.03 |
|
Иван |
Шкаф |
60 |
25.03 |
|
Иван |
Стул |
80 |
12.04 |
|
Олег |
Шкаф |
10 |
16.04 |
Шаг 1. Определение типа источника данных. В открывшемся окне шага 1 в разделе Создать таблицу на основе данных, находящихся: выбрать пункт В списке или базе данных MS Excel, а в разделе Вид создаваемого отчета: выбрать пункт Сводная таблица и нажать кнопку Далее.
Шаг 2. Определение адреса источника данных. В окне Диапазон указать блок исходных данных А3:D13, для чего необходимо щелкнуть мышью по ячейке А3, поставить двоеточие, щелкнуть мышью по ячейке D13 и нажать кнопку Далее. Отметим, что мастер часто сам определяет диапазон исходных данных, в этом случае, если диапазон указан правильно, следует сразу нажать кнопку Далее.
Шаг 3. Определение структуры сводной таблицы. Этот шаг является самым важным. Сначала необходимо задать место размещения сводной таблицы на существующем листе и рядом в окне указать адрес левого верхнего угла сводной таблицы А17.
Нажать кнопку Макет, на экран выводится окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет. В правой части окна отображены кнопки-названия всех полей нашей таблицы, которые мышью можно перетаскивать в свободные сейчас области структуры документа. В области Столбец и Строка переносятся поля, сведения о которых будут находиться соответственно в столбцах и строках формируемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположения полей. Поле, находящееся первым (т.е. левее или выше), является старшим по отношению к следующему. Это значит, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. В поле Данные будут отображаться собственно данные (обычно это суммы).
О
пределим
структуру сводной таблицы для нашего
случая. Предположим, надо создать
таблицу, где в поле СТРОКА будут
представлены даты продаж, а в столбцах
– суммы выручки для каждого продавца
с разбивкой по видам проданных товаров.
Необходимые действия пользователя по
перемещению кнопок отображены на рис.
11.1.
|
Страница |
|
ФИО |
Товар |
|
|
ФИО |
|
|
Дата |
|
|
|
|
Товар |
|
|
Строка |
Сумма по полю Выручка |
|
Выручка | ||
|
|
Данные |
|
Дата | |||
|
|
|
| ||||
Рис. 11.1. Формирование структуры сводной таблицы
Поля ФИО и Товар вносятся в область Столбец и, как видно из рисунка, поле ФИО является старшим по отношению к полю Товар. Это значит, что одному значению поля ФИО будут соответствовать все значения поля Товар (например, для Ивана будут выведены данные продаж по всем видам товара – Стол, Стул и Шкаф).
Поле Дата вносится в область Строка, а поле Выручка – в область Данные. При перемещении кнопки Выручка в область Данные появляется кнопка Сумма по полю Выручка, указывающая на то, что данные будут суммироваться. Для выбора другой итоговой функции следует выполнить 2ЩЛКМ по этой кнопке и из меню выбрать другую функцию (например, среднее, максимум и т.д.). Использование области (оси) Страница здесь не рассматривается.
Для завершения работы с макетом таблицы нажать ОК. При необходимости через кнопку Параметры можно уточнить вид генерируемой сводной таблицы. Нажать кнопку Готово и оценить полученный результат. Видно, что в левой колонке Дата представлены все даты продаж. В содержательной части таблицы все данные сгруппированы по продавцам, для каждого из которых показаны продажи по видам товаров, а также приведены итоговые суммы как по отдельным продавцам (включая общий итог), так и по отдельным видам товаров (включая общий итог).
Сводная таблица является не просто отображением данных, но «живым» объектом со своим средством управления – панелью инструментов Сводные таблицы. Кроме того, если выполнить 2ЩЛКМ по любой из ячеек – сразу последует какая-то реакция Excel.
В сводной таблице имеются три серые кнопки управления с раскрывающимся списком Дата, ФИО, Товар.
Для знакомства со свойствами полученной таблицы выполнить следующие операции:
а) раскрыть список ФИО, убрать флажок для Олега и посмотреть результат. Снова установить этот флажок;
б) раскрыть список Товар, убрать флажок товара Стул и посмотреть результат. Снова установить этот флажок;
в) раскрыть список Дата, убрать флажок нескольких дат и посмотреть результат. Снова установить эти флажки;
г) в нашей таблице даты указаны по дням. Часто требуются сводные данные, расписанные по месяцам (кварталам, годам). Для этого необходимо выполнить:
нажать ПКМ на любой ячейке с датой;
из контекстного меню выбрать пункт <Группа и структура / Группировать>;
в окне Группирование в поле С шагом выбрать опцию Месяцы и нажать ОК;
д) удалить из таблицы кнопку Товар, для чего ее необходимо отбуксировать в любое место под таблицей. Таблица приобрела более обобщенный характер. Для восстановления исходной формы таблицы необходимо кнопку Товар с панели инструментов Сводные таблицы перетащить мышью в свободное место рядом с кнопкой ФИО, после чего мышью расположить кнопку ФИО левее кнопки Товар;
е) во многих случаях размер сводной таблицы оказывается так велик, что затрудняет обзор и анализ данных. Выполнить 2ЩЛКМ по полю Иван. Видим, что все столбцы, относящиеся к Ивану, свернулись в один, содержащий итоговые цифры. Вернуть фрагмент в исходное состояние можно 2ЩЛКМ по полю Иван. Повторить эти операции для полей Олег и Петр;
ж) механизм скрытия, описанный в п. е) может оказаться очень трудоемким, если требуется скрыть все подчиненные поля сводной таблицы. В этом случае следует кнопку Товар перенести в область над сводной таблицей. В итоге из таблицы исчезли все колонки, относящиеся к видам товара, но справа от нового положения поля Товары появилась кнопка доступа к видам товара (проверить);
и) сводная таблица располагает средствами предъявления данных в любом интересующем нас разрезе. Так, если выполнить 2ЩЛКМ на любой числовой ячейке, Excel создаст новый рабочий лист и сформирует в нем частную таблицу, отображающую данные, следствием которых стало это число. Проверить это, после чего удалить все созданные в пункте и) рабочие листы.
Примечание. Изменение данных в исходной таблице не влечет автоматического изменения сводной таблицы. Чтобы выполнить перерасчет, необходимо выполнить 1ЩПКМ на сводной таблице и выбрать пункт меню Обновить данные;
к) для сводной таблицы можно построить диаграммы. Для этого необходимо на ПИ Сводные таблицы нажать кнопку Мастер диаграмм. На отдельном листе выводится плоская гистограмма. Дать этому листу имя «ПЗ 11_Диагр» и самостоятельно поупражняться в изменении данных, выводимых на диаграмме (для этого в раскрывающихся списках выбрать различные данные).
Задание 2. Консолидация данных. Открыть три очередных свободных листа и дать им имена «ПЗ 11_Январь», «ПЗ 11_Февраль» и «ПЗ 11_Март». На каждом листе создать соответствующую таблицу с именами торговых агентов и сделках, которые они совершили в течение месяца (рис.11.2). Поставим задачу построения сводки за первый квартал на отдельном листе.
|
Январь
|
| ||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 11.2. Таблицы результатов сделок торговых агентов
за три месяца
Шаг 1. Дать следующему свободному листу имя «ПЗ 11_квартал» и установить курсор в ячейку А1 (это будет левая верхняя ячейка таблицы консолидации).
Шаг 2. Выполнить в меню <Данные / Консолидация>. В выпадающем списке Функция выставлено Сумма, т.е. выбранные данные будут суммироваться. Однако из списка при необходимости можно выбрать и другую итоговую функцию (посмотреть).
Шаг 3. Щелкнуть мышью по полю Ссылка, затем по ярлычку листа «ПЗ 11_Январь» и выделить блок ячеек А2:С5 (т.е. всю таблицу, исключая заголовок Январь). Щелкнуть на кнопке Добавить – адрес диапазона окажется в поле Список диапазонов.
Шаг 4. Аналогичным образом добавить суммируемые диапазоны с листов «ПЗ 11_Февраль» и «ПЗ 11_Март». Таким образом, в поле Список диапазонов мы сформировали список диапазонов консолидации.
Шаг 5. В поле Использовать в качестве имен установить флажки Подписи верхней строки и Значения левого столбца. Также установить флажок Устанавливать связи с исходными данными, что позволит автоматически обновлять данные в таблице консолидации при изменении данных в исходных таблицах. Нажать кнопку ОК. Таблица консолидации готова, однако ее вид не совсем удобен для работы.
Выполнить следующие операции:
установить необходимую ширину столбцов А и В (2ЩЛКМ на границе столбца);
оформить таблицу (выровнять данные, выполнить обрамление и т.д.).
Как видно из таблицы, в столбцах Сделки и Объем показаны итоговые результаты работы за квартал для каждого агента. Слева от таблицы появились символы структуры с уровнями 1 и 2 (см. Практическое занятие 9). Раскрыть второй уровень структуры – в столбце В появятся имена текущей рабочей книги, а в столбцах С и D мы увидим, из каких исходных данных сложились итоговые данные. Для свертывания второго уровня необходимо щелкнуть мышью по цифре 1 (первый уровень).
Изменить количество сделок в любом из месяцев и проследить за изменениями в итоговой таблице.
Задание 3. Использование сводных таблиц для консолидации данных. В общих сведениях к данному практическому занятию указывалось, что сводные таблицы во многом объединяют возможности других обобщающих инструментов, таких как Итоги, Фильтр и Консолидация. Покажем, что подведение итогов за квартал можно также выполнить путем построения сводной таблицы. Для этого выполнить:
вставить новый лист с именем «ПЗ 11_Сводка», выделить на нем ячейку А1 и вызвать Мастер сводных таблиц;
на первом шаге установить переключатель В нескольких диапазонах консолидации и Вид создаваемого отчета – сводная таблица;
на шаге 2а установить второй переключатель Создавать одно поле страницы;
на шаге 2б необходимо указать диапазоны консолидации, как это выполнялось в задании 2 (шаги 3 и 4);
на шаге 3 указать место размещения таблицы на существующем листе. В нашем случае настройку макета можно не делать, поэтому необходимо сразу нажать кнопку Готово. На текущем листе будет выведена сводная таблица, в которой в столбце Общий итог выведена бессмысленная сумма объемов продаж и числа сделок. Для удаления этого столбца в ПИ Сводные таблицы раскрыть список Сводные таблицы и вызвать Мастер сводных таблиц, откроется шаг 3. Щелкнуть по кнопке Параметры и сбросить флажок Общая сумма по строкам. Столбец Общий итог исчезнет.
Показать результаты преподавателю, получить его подпись и сохранить документ на своей дискете (результаты практического занятия: 1) Лист «ПЗ 11_Св_ табл»; 2) «ПЗ 11_Диагр»; 3) Лист «ПЗ 11_Январь»; 4) Лист «ПЗ 11_Февраль»; 5) «ПЗ 11_Март»; 6) «ПЗ 11_квартал»; 7) «ПЗ 11_Сводка»).