Практическое занятие 9 Работа со списками
Цель: научиться создавать списки (однотабличные базы данных) и просматривать их с помощью формы, выполнять сортировку и поиск данных в списках, выполнять фильтрацию данных, а также подводить промежуточные итоги.
Общие сведения
Список, или база данных (БД), – это массив табличных данных, состоящий из строк, называемых записями, и столбцов, называемых полями. Каждое поле должно иметь заголовок (имя) и содержать однородную информацию (например, поля ФИО, Дата рождения, Оклад и т.д.). В БД не должно быть двух одинаковых записей.
Классическим примером БД является список контактных лиц, в котором указаны их ФИО, номера телефонов, названия и адреса фирм, где они работают. Excel значительно облегчает выполнение рутинных операций по сортировке данных и поиску нужной информации в такой БД.
Отметим, что для создания и работы с БД существуют специализированные программы – системы управления базами данных (СУБД), одна из которых – MS Access – входит в состав профессионального пакета MS Office. Таким образом, Excel может выполнять функцию несложной СУБД.
Весь инструмент работы с БД в Excel сосредоточен в одном пункте меню – Данные.
Задания
Загрузить с дискеты свой файл ЭТ, открыть очередной свободный лист и дать ему имя «ПЗ 9_Список».
Задание 1. Создание и просмотр списка. Открыть файл «Таблицы для Excel.doc» и скопировать из него табл.9.1 на этот лист, начиная с ячейки А3 (при выделении таблицы для копирования строку с заголовком и текстом «Таблица 9.1» не выделять!). В ячейку А1 ввести заголовок Список студентов, после чего выполнить оформление ЭТ (установить нужную ширину столбцов и высоту строк, формат данных, выровнять данные и т.д.).
При оформлении списка следует придерживаться следующих правил:
верхняя строка списка всегда используется в качестве названий полей. Чтобы Excel не воспринимал их как записи, следует оформить эти названия отличающимся шрифтом (например, другим цветом, использовать полужирный шрифт или курсив). В нашем случае рекомендуется установить для названий полей полужирный шрифт;
не следует помещать пустую строку между названиями полей и первой строкой данных;
перед данными в ячейках не следует вводить лишние пробелы, т.к. они влияют на сортировку;
на листе рекомендуется размещать только один список;
если на листе имеются данные, не относящиеся к списку, между ними и списком необходимо оставлять хотя бы одну пустую строку или столбец, иначе они также будут включены в список;
хотя ширина столбцов может доходить до 255 символов, следует назначить короткие имена полей, иначе таблица получится слишком широкой. Если требуется назначить длинные имена, можно включить функцию переноса по словам: <Формат / Ячейки / Вкладка Выравнивание / Установить опцию Переносить по словам>.
Таблица 9.1
Список студентов
|
№ |
ФИО |
Группа |
Пол |
Дата рождения |
Телефон |
Инф |
Физ |
|
1 |
Мохов А.Г. |
11-00 |
М |
02.03.82 |
24-34-45 |
5 |
4 |
|
2 |
Смирнова Н.А. |
12-00 |
Ж |
14.08.84 |
33-44-55 |
4 |
5 |
|
… |
……………. |
……. |
….. |
………. |
………. |
…… |
…... |
|
20 |
Елисеева Т.Н. |
12-00 |
Ж |
25.01.84 |
56-34-92 |
3 |
5 |
Закрепление заголовка и столбца с фамилиями. Работать с большими таблицами неудобно: если перейти к последним записям, то с экрана исчезнут заголовки столбцов; если таблица широкая, то при просмотре последних столбцов пропадают фамилии. Необходимо, чтобы заголовки столбцов (у нас 3-я строка) и фамилии (столбец В) постоянно присутствовали на экране (говорят: «необходимо закрепить строку и столбец»). Для этого следует выполнить следующие операции в меню:
<Окно / Разделить / Установить мышью разделительные полосы на границе строк 3 и 4, а также на границе столбцов В и С / Снова открыть меню Окно и выбрать команду Закрепить области>.
Продвигаясь по списку, проверить закрепление заголовка и столбца В. Чтобы убрать закрепление, необходимо в меню Окно дать команду Снять разделение.
Примечание.
Разделить окно можно также с помощью
горизонтальной кнопки
,
находящейся над вертикальной полосой
прокрутки, и вертикальной кнопки
,
находящейся справа от горизонтальной
полосы прокрутки. Для разделения листа
эти кнопки следует мышью переместить
в нужное место.
Задание 2. Использование формы данных. База данных на экране может быть представлена в виде обычной таблицы или в виде специальной формы, которая в ряде случаев позволяет значительно упростить работу со списками.
Представление БД в виде таблицы позволяет видеть одновременно несколько записей, что бывает удобно, например, при сравнении соседних записей. В то же время, если полей много, то правые поля не видны и приходится выполнять «прокрутку» записей, что не всегда удобно. Кроме того, при внесении изменений в БД легко ошибиться и ввести данные не в ту запись.
При представлении БД в виде формы на экран выводятся поля только одной записи, что очень удобно при вводе и редактировании данных.
Выполнить вызов формы данных: встать в любую ячейку таблицы и вызвать меню: <Данные / Форма>. Обратить внимание на особенности формы:
для значения каждого поля выводится отдельное окно, в котором эти данные можно редактировать (проверить). Для продвижения по полям записи используются клавиши <Tab> и <Shift+Tab> (проверить);
для продвижения по записям можно использовать кнопки Далее и Назад, клавиши и или полосу прокрутки (проверить);
текущую запись можно удалить (кнопка Удалить) без возможности восстановления. Кнопка Вернуть используется для отмены операций по изменению значений полей;
можно добавить новую запись в конец списка (кнопка Добавить – проверить).
Поиск записей с помощью формы. Для поиска определенных записей с помощью формы используется кнопка Критерий. При нажатии на нее на экране появляется форма с пустыми полями, в которые можно ввести условия поиска. Например, если ввести в поле Пол букву М (поиск мужчин) и нажать кнопку Далее, то в окне появится первая запись, удовлетворяющая заданному условию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие условию, можно кнопками Далее и Назад (проверить).
При поиске можно использовать несколько критериев. Например, если дополнительно в поле Дата рождения ввести условие <1/1/83, то будет выполнен поиск мужчин, родившихся до 1983 г. (проверить).
|
|
|
Примечание. Перед поиском первой записи по критерию рекомендуется сделать текущей первую запись БД.
Задание 3. Сортировка записей. Сортировка – это упорядочивание данных по возрастанию или убыванию значений какого-либо поля. Для текстовых данных сортировка означает расположение их в алфавитном порядке. Чаще всего выполняется сортировка записей по содержимому одного из столбцов (полей). Например, список студентов можно отсортировать по содержимому поля ФИО, это будет сортировка фамилий записей по алфавиту. Существует возможность одновременной сортировки по двум полям.
Самая
простая сортировка может быть выполнена
с помощью двух кнопок:
По
возрастанию
и
По
убыванию.
Для этого необходимо встать на любую
ячейку поля, по которому производится
сортировка и щелкнуть по нужной кнопке.
Сортировка с помощью кнопок проста, но
она имеет недостаток: если внутри или
конце списка имеются значения итоговых
сумм (средних значений и т.д.), то они
также будут отсортированы наравне с
записями, чего быть не должно. В таком
случае сортируемые записи должны быть
выделены и сортировка выполняется из
меню.
1.
Используя кнопки
, выполнить
сортировку БД по полям ФИО,
Дата
рождения
и Физика.
Для сортировки из меню необходимо встать на любую ячейку таблицы (если нет итоговых сумм) и выполнить: <Данные / Сортировка / В окне Сортировка диапазона установить флажок Идентифицировать поля по подписям / В окне Сортировать по указать поле, по которому выполняется сортировка / Указать вид сортировки (по возрастанию или убыванию / ОК>.
Если сортировка выполняется по двум полям, то в окне Сортировать по указывается поле, по которому выполняется первичная сортировка, а в окне Затем по указывается поле, по которому выполняется вторичная сортировка.
2. В конце списка вставить формулы для подсчета среднего балла всех студентов по Информатике и Физике (см. практическое занятие 8).
3. Используя команды меню, выполнить сортировку:
по возрастанию, затем по убыванию поля Физика (чтобы значение среднего балла по Физике не попало в сортируемые записи, необходимо предварительно выделить все записи, кроме строки со средним баллом);
по двум полям: сначала по возрастанию поля Пол, затем по возрастанию поля ФИО. Ответить на вопрос: имеет ли смысл сортировка наоборот, т.е. сначала по возрастанию поля ФИО, затем по возрастанию поля Пол?
Примечание. Если при сортировке в алфавитном порядке следует различать прописные и строчные буквы, необходимо в окне Сортировка диапазона нажать кнопку Параметры и активизировать опцию Учитывать регистр.
Задание 4. Фильтрация данных. С помощью фильтра из БД можно выбрать записи, удовлетворяющие какому-либо критерию, при этом остальные записи становятся невидимыми до тех пор, пока фильтр не будет снят. В Excel может быть установлен Автофильтр и Расширенный фильтр.
Автофильтр позволяет выполнить отбор записей прямо в таблице, при этом можно задать целый ряд критериев. Для вызова автофильтра следует встать в любую ячейку списка и выполнить в меню: <Данные / Фильтр / Автофильтр>. В строке с названием полей появляются кнопки раскрывающихся списков, при помощи которых можно задать критерии отбора записей БД. В табл.9.2 приведено назначение основных пунктов раскрывающегося списка отбора записей (в качестве примера взято поле Телефон). Отметим, что последние два пункта списка отбора появляются только в том случае, если в поле есть незаполненные ячейки.
Таблица 9.2
|
Элемент списка выбора записей |
Назначение |
|
Все |
Отмена фильтра – появляются все записи |
|
Условие… |
Условие для задания сложного фильтра |
|
Список всех значений данного поля |
Приводится перечень всех значений данного поля (например, список телефонов), из которого можно выбрать одно в качестве фильтра |
|
Пустые |
Выводятся записи, не содержащие данные в поле (например, без телефонов) |
|
Непустые |
Выводятся только записи, содержащие данные в поле (например, с телефонами) |
Задание 4.1. Предположим, необходимо найти всех студентов мужского пола с телефонами, родившихся в 1984 г. Для решения этой задачи необходимо выполнить:
Шаг 1. Встать в любую ячейку таблицы и вызвать в меню: <Данные / Фильтр / Автофильтр>.
Шаг 2. Раскрыть список поля Пол и выбрать М, на экране останутся только записи мужчин.
Шаг 3. Раскрыть список поля Телефон и выбрать пункт Не пустые, на экране останутся только записи мужчин с телефонами.
Шаг 4. Раскрыть список поля Дата рождения и выбрать пункт Условие. В раскрывшемся окне Пользовательский автофильтр в верхнем окне Дата рождения выбрать условие Больше или равно и ввести в окне справа дату 01.01.84; в нижнем окне Дата рождения выбрать условие Меньше или равно и ввести в окне справа дату 31.12.84. Установить операцию «И» и нажать ОК, на экране останутся только записи мужчин с телефонами, родившихся в 1984 г.
После завершения поиска для вывода всех записей БД следует для полей Пол, Телефон и Дата рождения раскрыть список и выбрать пункт Все.
Показать результат преподавателю и получить его подпись.
Задание 4.2. Выполнить фильтрацию записей с помощью автофильтра в соответствии с заданиями табл.9.3. Показать результат преподавателю и получить его подпись.
Таблица 9.3
|
Вариант |
Вывести на экран |
|
1 |
Записи студентов женского пола, фамилии которых начинаются на букву Е, с телефонами и имеющие оценки по обоим предметам 3 |
|
2 |
Записи студентов мужского пола из группы 11-00, без телефонов, имеющие оценки по Физике 3 или 4 |
|
3 |
Записи студентов женского пола из группы 12-00, имеющие оценки по Физике 4 и по Информатике 5 |
|
4 |
Записи студентов мужского пола из группы 12-00 без телефонов, имеющие оценки по Физике или Информатике 5 |
|
5 |
Записи студентов женского пола из группы 11-00, родившихся летом 1983 г., имеющие оценки по Физике или Информатике 4 |
|
6 |
Записи студентов мужского пола из группы 12-00, родившихся весной 1984 г. и имеющих телефоны |
|
7 |
Записи студентов женского пола из группы 12-00, родившихся зимой 1983 г., имеющие оценки по Физике или Информатике 3 |
|
8 |
Записи студентов мужского пола из группы 11-00, родившихся в первом квартале 1984 г., имеющих телефоны и оценки по Физике и Информатике 4 |
|
9 |
Записи студентов мужского пола, фамилии которых начинаются на букву К, с телефонами и имеющие оценки по обоим предметам 4 |
|
10 |
Записи студентов мужского пола из группы 12-00, с телефоном, имеющие оценки по Физике 3 или 4 |
|
11 |
Записи студентов женского пола из группы 11-00, имеющие оценки по Физике 4 и по Информатике 3 |
Окончание табл. 9.3
|
Вариант |
Вывести на экран |
|
12 |
Записи студентов женского пола из группы 11-00 с телефоном, имеющие оценки по Физике или Информатике 4 |
|
13 |
Записи студентов женского пола из группы 12-00, родившихся зимой 1983 г., имеющие оценки по Физике или Информатике 5 |
|
14 |
Записи студентов женского пола из группы 11-00, родившихся весной 1984 г. и имеющих телефоны |
|
15 |
Записи студентов мужского пола из группы 11-00, родившихся осенью 1984 г., имеющие оценки по Физике или Информатике 4 |
|
16 |
Записи студентов женского пола из группы 12-00, родившихся в первом квартале 1984 г., имеющих телефоны и оценки по Физике или Информатике 4 |
|
|
Для выбора записей с фамилиями на заданную букву следует использовать символ шаблона *, означающий последовательность любого числа любых символов (например, К* – вывод записей с фамилиями на К). Отметим, что символ шаблона ? в условии выбора означает любой один символ (например, К? – вывод записей с фамилиями из двух букв, первая из которых К). |
Примечание. Если студентов, отвечающих указанным в табл. 9.3 критериям, нет, то необходимо изменить данные в БД так, чтобы такие студенты были (1-2 студента).
Недостатком Автофильтра является невозможность задания более двух условий для одного поля и слабая возможность комбинировать сложные условия для разных колонок.
Примечание. Кроме Автофильтра можно установить Расширенный фильтр, который позволяет задать сложный критерий отбора данных непосредственно в ячейках списка без ограничения числа условий. В данном практикуме Расширенный фильтр не рассматривается, желающие могут изучить его работу самостоятельно, например, по [1, 3].
Задание 5. Промежуточные итоги. Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнить анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо признаком. Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать исходные данные по желаемому признаку.
Открыть очередной свободный лист и дать ему имя «ПЗ 9_Итоги». Открыть файл «Таблицы для Excel.doc» и скопировать из него табл. 9.4, начиная с ячейки А3 (при выделении таблицы для копирования строку с заголовком и текстом «Таблица 9.4» не выделять!). В ячейку А1 ввести заголовок Результат работы продавцов мебельного магазина, после чего выполнить оформление ЭТ (установить нужную ширину столбцов и высоту строк, формат данных, выровнять данные и т.д.).
Таблица 9.4