6.3. Виправлення помилок в облікових регістрах

При заповненні облікових регістрів можливі помилки. Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характеру й часу виправлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, що затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, передбачено виправлення помилок такими способами:

1) коректурним – застосовується, коли ще не складені бухгалтерські проведення й звіти, при описках (номер документа, дата, текстова інформація написані не вірно). Цей спосіб розглянутий у попередній темі, як спосіб виправлення помилок у документах;

2) «червоне сторно» - застосовується у випадках, коли допущена помилка в кореспонденції рахунків або відбита в регістрі сума по господарській операції завищена і її варто зменшити. Цей спосіб полягає в наступному: неправильний бухгалтерський запис роблять повторно, але суму пишуть чорнилом червоного кольору (якщо немає червоного кольору, то суму пишуть чорнилом чорний або синій кольори й беруть у рамки), що значить негативний запис. Далі звичайним чорнилом робиться правильне бухгалтерське проведення. Якщо бухгалтерське проведення по господарській операції зроблена правильно, але сума виявилася більше ніж у документах, то для виправлення помилки ставиться ще раз аналогічна кореспонденція рахунків, а різниця записується червоним чорнилом або звичайними й береться в рамку.

3) додаткового запису (проводки) – застосовується у випадках, коли кореспонденція рахунків проставлена правильно, однак сума записана менше, ніж зазначено в документах. Для виправлення такої помилки треба ще раз показати аналогічну кореспонденцію рахунків, а різницю записати звичайним чорнилом.

Відповідальність за забезпечення фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження відпрацьованих документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менш трьох років, несе власник або вповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів (ст. 8.3 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»).

6.4Форми бухгалтерського обліку, їх види

Облікові регістри мають різний вигляд, форму, назву, техніка їхнього формування різна.

Сукупність облікових регістрів, порядок і техніка запису в них визначають форму бухгалтерського обліку.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використаються для відображення господарських операцій у певній послідовності й взаємозв'язку з використанням подвійного запису на рахунках.

Форму обліку характеризують наступні ознаки:

- зовнішній вигляд облікових регістрів, їхнє найменування, кількість, структура;

- взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку;

- послідовність і технологія записів в облікові регістри;

- техніка записів (типи машин, використовувані для формування облікових регістрів).

У цей час у підприємствах України застосовуються наступні основні форми обліку:

- журнально-ордерна;

- меморіально-ордерна;

- таблично-автоматизована;

- спрощена.

6.5 Журнально-ордерна форма обліку виникла в 1940 році. Обліковим регістром при цій формі є журнал-ордер.

Журнал-ордер являє собою багатогографну, багаторядкову (багатолінейну) таблицю, у якій проводиться відбиття, систематизація, накопичення, узагальнення стану й руху господарських коштів. Самостійні журнали-ордери відкриваються за тими рахунками, по яких є велика кількість операцій протягом місяця. За тими рахунками, по яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Типові форми журналів-ордерів затверджує Міністерство фінансів України. Типових форм може бути різна кількість: 5, 10, 16. Але їхня фактична кількість значно більше, тому що журнали-ордери відкриваються на кожний рахунок, на кожний субрахунок, а по матеріальних рахунках і на кожне матеріально відповідальну особу.

6.6 Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку й карток – для аналітичного. Обліковим регістром при цій формі є меморіальні ордери, у яких на підставі первинних документів вказується зміст здійсненої господарської операції, кореспондуючі рахунки по даній операції й суму. Меморіальні ордери складаються на окремих бланках з обов'язковою реєстрацією в хронологічному порядку в Реєстраційному журналі. Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, що є систематичним регістром синтетичного обліку. Головна книга при цій формі обліку побудована по шаховому принципу у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків.

6.7 При таблично-автоматизованій формі обліку основними регістрами є машинограми. Технічними засобами їхнього формування є персональні комп'ютери (ПК). Машинограми можуть мати різну структуру, назву й зміст. Вони можуть бути побудовані у вигляді журналів-ордерів, оборотних відомостей. Підприємства малого бізнесу можуть використовувати зазначені вище форми обліку, а також, спрощену форму обліку.