Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

Microsoft Word для Windows 95, версия 7 - универсальный редак­ тор текстов и средство подготовки оригинал-макетов для печати.

Microsoft Excel для Windows 95, версия 7 - табличный процессор - электронные таблицы с мощными средствами анализа данных и построе­ ния диаграмм, а также аналитическими функциями.

_Z*J Microsoft Access для Windows 95, версия 7 - реляционная система управления базами данных с возможностями создания запросов, отчетов и управления списками для почтовой рассылки.

i'li

т=А Microsoft PowerPoint для Windows 95, версия 7 - программа пре­ зентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций.

2_ Microsoft Schedule* для Windows 95, версия 7 - программапланировщик для повышения личной производительности, планирования деловых встреч и распределения ресурсов.

Заметим, что в Стандартном выпуске Microsoft Office 95, в отличие от Про­ фессионального, отсутствует система управления базами данных Microsoft Ac­ cess.

Можно сказать, что, объединив свои лучшие программы в единый приклад­ ной комплекс, компания Microsoft создала универсальное средство для решения задач обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в совре­ менном бизнесе.

Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диа­ лога и основные операции. Следовательно, научившись работать с одним при­ ложением, пользователь может быстро освоить остальные. Кроме того, прило­ жения Office проектировались для совместной работы, так что есть возможность легко объединить текст из Word, диаграмму из Excel и информацию из базы данных Access в одной эффектной презентации. В приложениях Office также поддерживаются разнообразные файловые форматы, в них используются похо­ жие средства форматирования и макроязыки, предусмотрена полная поддержка электронной почты и работы в составе группы при использовании сетевых тех­ нологий, так что пользователю не придется "изобретать велосипед", начиная ра­ боту над каждым следующим проектом.

8.2.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАНЕЛИ OFFICE

Панель Office является своего рода дверью, ведущей в комплекс приложе­ ний Microsoft Office 95, - здесь полностью реализуется графический сервис Windows 95. Панель можно использовать для запуска приложений Office, от­ крытия заранее созданных шаблонов Office, настройки программ Office или за-

пуска любых других приложений и утилит компьютерной системы (например,

Проводника Windows). Панель Office, заменившая Microsoft Office Manager

(используемую в более ранних версиях), - это набор панелей инструментов с настаиваемыми кнопками (рис.8.6). Обычно Панель Office располагается вдоль верхней, нижней или правой стороны экрана. Кроме того, Панель Office может присутствовать на рабочем столе в виде "плавающего" окна. Работа Панели Of­ fice во многом аналогична работе панелей инструментов в отдельных приложе­ ниях Office - чтобы запустить программу или открыть нужную папку, достаточно нажать соответствующую кнопку на панели.

У каждой кнопки есть свое назначение (см. рис.8.6). Если ненадолго задер­ жать указатель мыши на кнопке (без нажатия), то возникает всплывающая под­

сказка с кратким описанием действия данной кнопки. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользователем, так что вы можете по своему усмотре­ нию добавлять, удалять или переставлять кнопки. Чтобы настроить параметры Панели нужно сделать двойной щелчок мышью на фоне между кнопками и вы­ брать вкладку Кнопки для создания своей любимой конфигурации.

После запуска панели Microsoft Office она постоянно остается на экране - даже во время работы с приложением. Панель Office была разработана с таким расчетом, чтобы пользователь мог легко переходить от одной задачи к другой и создавать документы с помощью нескольких приложений Office. На панели име­ ется несколько специальных кнопок, которые переводят пользователя в конкрет­ ное место какого-либо приложения. Например, при нажатии кнопки Новая встреча (с изображением часов и календаря - см. рис.8.6) запускается Microsoft Schedule*, в нем открывается личное расписание встреч пользователя, в кото­ ром устанавливается текущая дата и открывается окно диалога Встреча. Обра­ тившись с помощью этой кнопки к календарю встреч, можно обновить свое рас­ писание во время работы в другом приложении, после чего немедленно вернуть­ ся к прежней работе.

Если пользователь хочет изменить положение Панели Office на экране, он может это сделать, просто перетащив Панель с помощью мыши на новое ме­ сто. Как уже отмечалось, Панель Office может автоматически закрепляться у верхнего, нижнего, левого или правого края или оставаться в плавающем со-

стоянии на рабочем столе. В любом случае Панель Office всегда находится по­ верх остальных окон рабочего стола Windows, поэтому доступ к ее приложениям все время свободен.

8.2.2. ЗАПУСК ПРИЛОЖЕНИЙ OFFICE И ВЫХОД ИЗ СИСТЕМЫ

Открыть приложение Microsoft Office с новым документом можно любым из трех способов:

•нажать кнопку Пуск и выбрать имя программы в папке Программы (как это было указано при описании Windows 95 - см. главу 3 Приложения);

•щелкнуть на значке программы на Панели Office;

•открыть шаблон документа.

Наиболее прямолинейный способ запуска приложений Office - с использо­ ванием кнопки Пуск. Именно этот способ рекомендуется для запуска всех про­ грамм в операционной системе Windows 95 (кроме того, на рабочем столе Win­ dows можно создавать ярлыки для ускоренного запуска программ).

При ежедневной работе с несколькими приложениями Office удобнее всего добавить эти приложения к Панели Microsoft Office и запускать их именно отту­ да. Панель Office ускоряет запуск программ, поскольку она удобно расположена на экране, и любое приложение запускается единственным щелчком мыши. Если Панель Office в настоящий момент отсутствует на экране, ее можно запустить двойным щелчком на значке Панель Microsoft Office в папке MSOffice.

Если же пользователь желает создать конкретный деловой документ, но при этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использовать, можно выполнить в меню Пуск команду Создать Документ Microsoft Office

или же нажать кнопку Создать документ на Панели Office. Это позволяет про-

ок Отмена

Рис.8.7.

храняют никакой связи с документом или программой, из которых они были по­ лучены. Именно такое копирование или перемещение обычно происходит при работе с одним документом или программой; при этом используются приемы, изложенные в главе 3 Приложения, а также в разделах, описывающих отдель­ ные приложения Office (главы 9,11 части 2). Когда данные статически копируют­ ся или перемещаются из одного приложения в другое, возможность их редакти­ рования может сохраняться или утрачиваться. Если данные преобразуются к формату, понятному для программы-получателя, их можно будет редактиро­ вать. Так произойдет, например, если скопировать текст с листа Microsoft Excel в документ Word. Однако если данные невозможно преобразовать в "родной" для программы-получателя формат, то их можно будет только просматривать и распечатывать, но не редактировать. Так бывает, к примеру, при копировании растровой графики (рисунка) из Windows Paint в документ Word.

Статическое копирование или перемещение данных из одного документа в другой возможно с использованием буфера обмена Windows, который был опи­ сан ранее. При этом выделенный фрагмент одного документа (источника) с по­ мощью команд Вырезать или Копировать (или соответствующих кнопок на Панели инструментов приложения) помещается в буфер обмена, а затем при помощи команды Вставить (или ее аналога-кнопки) вставляется из буфера обмена в нужное место (определяемое положением курсора) документаприемника из другого приложения. Естественно, что эти два документа должны быть активными и находиться в Строке заданий Windows. При операции копи­ рования/перемещения окна соответствующих приложений могут открываться и сворачиваться последовательно, либо могут быть одновременно оба размеще­ ны на экране монитора (оба видны). В последнем случае можно в полной мере использовать "чудесные" возможности Office - перетащить нужный (выделенный) блок информации с помощью мыши из одного документа в другой прямо на экране монитора. Если необходимо не перемещение, а копирование информации из приложения в приложение, то операцию "перетаскивания" сле­ дует производить при нажатой клавише Ctrl.

Если документ-получатель открыт, но не виден - скажем, окно программыисточника развернуто во весь экран - то перемещать или копировать предвари­ тельно выделенные данные можно следующим образом:

•перетащить (или копировать - с клавишей Ctrl) данные на кнопку про­ граммы-получателя на Панели задач Windows и задержать над ней ука­ затель, не отпуская кнопки мыши. При этом Windows переводит эту про­ грамму в активное состояние;

•перетащить данные в нужное место документа-получателя.

При обмене данными между различными приложениями Office посредством пе­ ретаскивания (копирования) или командами Вырезать (Копировать) и Вста­ вить способ пересылки выбирается следующим образом:

1.Если формат данных может непосредственно использоваться програм­ мой-получателем (например, вставка текста в документ Word) или же он может быть преобразован к такому виду (вставка ячеек из листа Excel в виде таблицы), происходит статическое копирование или перемещение данных. Формат, в кото-

лишь служебная информация для связывания и данные, необходимые для ото­ бражения этого объекта на экране. Если пользователь изменяет документисточник (хотя бы вставляет недостающую запятую), то связанные данные в до­ кументе-получателе могут обновляться автоматически или по запросу пользова­ теля.

Между приложениями Office можно передавать данные различных типов с установлением связей между ними. Вот лишь несколько примеров:

•Лист или диаграмму Excel можно вставить (полностью или частично) со связыванием в документ Word или слайд PowerPoint.

•Документ Word можно вставить (полностью или частично) со связывани­ ем в лист Excel или слайд PowerPoint.

•Слайд PowerPoint можно вставить со связыванием в документ Word или лист Excel.

Заметим, что связывание данных из дополнительных программ Office (таких, как WordArt) невозможно - эти данные могут только внедряться.

Для связывания используется либо выделенная часть документа, либо весь документ полностью. Чтобы передать со связыванием часть документа необхо­ димо эту часть выделить и произвести следующие действия:

1.Выполнить команду Копировать из меню Правка программы-источника (но только не Вырезать!) для копирования данных в буфер обмена.

2.Поместить курсор в то место документа-получателя, куда необходимо по­ местить данные и выполнить команду Специальная вставка из меню Правка программы-получателя.

З.В появившемся окне диалога Специальная вставка (см.рис.8.8) устано­ вить опцию Связать (точка в левой части окна), а затем выбрать нужный фор­ мат данных из списка.

Заметим, что если опция Связать заблокирована (недоступна), значит, данные из буфера обмена или выбранный формат не позволяют осуществить связывание, или же процедура связывания не поддерживается программойисточником.

Если для связывания берется целый документ, можно либо выделить его целиком, либо воспользоваться следующей процедурой:

•Установить курсор в том месте программы-получателя, куда нужно вста­ вить данные.

•Выполнить команду Объект в меню Вставка программы-получателя и выбрать вкладку Создание из файла в открывшемся окне диалога

Вставка объекта (в PowerPoint и Access Создать из файла является опцией).

•Установить флажок Связь с файлом и ввести в текстовое поле Имя файла имя того документа, который нужно вставить (чтобы не набирать с клавиатуры это имя, можно воспользоваться клавишей Обзор... и найти

нужный файл в открывшемся окне диалога).

Для изменения связанных данных необходимо вносить изменения в доку­ мент-источник. Это можно сделать, открыв документ-источник и внеся нужные исправления или используя для открытия документа-источника документ-

658 Часть 3. Новый инструмент работы

получатель, но эта процедура несколько сложнее и не всегда целесообразна. При работе с некоторыми форматами связанных данных (например, объ­

ект, рисунок или растр в документе Word) документ-источник в программеисточнике открывается двойным щелчком мыши на связанных данных в доку­ менте-получателе.

Внедрение данных

При внедрении данные сохраняют связь с программой-источником, но не с документом. На самом деле документ-источник не обязан даже существовать, поскольку можно создать новые внедренные данные. В документе-получателе хранится полная копия внедренного объекта, как при статическом копировании. Однако благодаря связи между данными и программой-источником для их ре­ дактирования можно пользоваться средствами программы-источника.

Блок внедренных данных называется внедренным объектом. В докумен­ тах Office можно внедрять объекты, созданные в других приложениях Office, дополнительных средствах Office или других программах Windows.

Существуют три способа создать внедренный объект, которые различают­ ся источниками получения данных.

Во-первых, можно получить данные для внедренного объекта из части су­ ществующего документа. Это делается так:

1. Выделить данные в документе-источнике и выполнить известную уже чи­ тателю команду Копировать или Вырезать в меню Правка программыисточника.

2.Установить курсор в том месте документа-получателя, куда нужно вста­ вить внедряемый объект, после чего выполнить команду Специальная вставка в меню Правка программы-получателя.

З.В окне диалога Специальная вставка (см. рис.8.8) установить опцию Вставить, а в списке Как найти первое описание формата со словом объект.

Второй способ создания внедренного объекта заключается в использова­ нии всего документа как источника данных. В этом случае необходимо:

1.Установить курсор в документ-получатель на место внедрения объекта, выполнить команду Объект в меню Вставка программы-получателя и выбрать вкладку Создание из файла (или установить соответствующую опцию в окне диалога).

2.Убедиться, что опция Связь с файлом (или Связь) не установлена, и ввести в текстовое поле Имя файла название документа-источника (или вы­ брать с помощью клавиши Обзор ...).

Третий способ внедрения объекта состоит в создании новых данных сред­ ствами программы-источника. Для этого нужно:

1.Установить курсор в место предполагаемого внедрения в документеприемнике, выполнить в меню Вставка программы-получателя команду Объект и выбрать вкладку Создание (или установите соответствующий флажок) в окне диалога Вставка объекта.

2. В списке Тип объекта выбрать вид внедряемых данных. Этот список со-

держит одну или несколько позиций для каждой установленной на компьютере Windows-программы, которая может стать источником внедряемого объекта. Нажать кнопку <ОК>, и тогда либо откроется окно программы-источника с пустой рабочей областью, или пустая рабочая область появится прямо в документеполучателе, а меню и кнопки программы-получателя заменятся на соответст­ вующие инструменты из окна программы-источника.

3.Ввести в рабочую область данные внедряемого объекта, пользуясь при этом командами программы-источника.

4.После того, как ввод будет завершен, выйти из режима редактирования. Если вы работаете с программой-источником, для этого следует выполнить ко­ манду Выход в меню Файл и в ответ на запрос в окне диалога подтвердить свое желание обновить объект. Если же работа идет в программе-получателе, щелкните мышью в документе-получателе за пределами объекта.

Чтобы отредактировать внедренный объект, просто сделайте на нем двой­ ной щелчок мышью. Он для внесения изменений откроется в программеисточнике или, что чаще встречается, в программе-получателе.

Использование внедрения вместо связывания бывает полезно в тех случа­ ях, когда нужно сохранить независимый блок данных как неотъемлемую часть документа, в котором эти данные отображаются. Ведение документов с вне­ дренными объектами оказывается проще, чем обращение со связанными дан­ ными, поскольку не нужно следить за документом-источником (чтобы связанные данные могли быть успешно обновлены, документ-источник должен находиться в одном месте и сохранять свое имя). Документ, содержащий только внедрен­ ные данные, можно свободно распространять среди других пользователей - при этом с ним не нужно поставлять связанные документы-источники.

Связывание же предпочтительнее внедрения в тех случаях, когда жела­ тельно сохранять и обрабатывать данные в переделах одного документа и толь­ ко отображать самую свежую копию этих данных в одном или нескольких других документах.

Контрольные вопросы и задания

1.В чем сущность интегрированных систем?

2.Какие программные средства интегрирует WORKS 2.0?

3.Как запустить в работу пакет WORKS 2.0?

4.Что представляет собой офисный пакет Microsoft Office 95?

5.Какие программные средства содержит профессиональная версия Microsoft

Office 95?

6.Как запускаются приложения Office, и как осуществить выход из системы?

7.Каковы способы интеграции приложений Microsoft Office 95?

8.Как осуществляется статическое копирование (перемещение) данных в Mi­ crosoft Office 95?

9.Что такое связывание данных, и как оно осуществляется в интегрированной системе Microsoft Office 95?

10.Что такое внедрение данных, и как его осуществить в Microsoft Office 95?

660

Возьмемся за руки, друзья, возьмемся за руки, друзья,

чтоб не пропасть поодиночке!

'Булат ОкудЖава

Глава 9. КОМПЬЮТЕРНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Предыдущие главы познакомили читателя с работой на авто­ номных компьютерах, которые замечательно справляются с решением сложных вычислительных задач, обработкой графи­ ческой, текстовой и табличной информации. При этом источни­ ком информационных ресурсов, используемых для структуриро­

вания и организации информационных потоков, являлся отдельно взятый ком­ пьютер пользователя, осуществляющий описанные процедуры обработки ин­ формации. Для обмена же информацией с другими ПК при таком подходе ис­ пользуются дискеты, на которых эта информация переносится от компьютера к компьютеру (в том числе и пересылкой дискет к удаленным компьютерам).

Вместе с тем, существует множество задач, нуждающихся в централизо­ ванных общих данных, удаленном доступе к базам данных, передаче данных на расстояние и их распределенной обработке (на различных компьютерах). При­ мерами являются задачи обработки информации в банковских и других финан­ совых структурах, в организациях, отражающих состояние рынка ("спроспредложение"), - например, всевозможные биржи. Сюда же можно отнести за­ дачи дистанционного компьютерного обучения, резервирования авиабилетов, дистанционной медицинской диагностики (в частности, экспресс-анализ в кри­ зисных состояниях больного); задачи сбора и обработки информации в различ­ ных контролирующих и распределяющих органах (налоговые службы, системы социального обеспечения, службы занятости).

Такое единое информационное пространство для многих пользователей обеспечивается современными сетевыми технологиями, которые в настоящее время все шире внедряются в мир пользователей ПК.

9.1. ОСНОВЫ СЕТЕВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Компьютерной сетью называется совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечивающих пользователей сред­ ствами обмена информацией и коллективного использования ресурсов сети: ап­ паратных, программных и информационных.

Объединение компьютеров в сеть позволяет совместно использовать доро­ гостоящее оборудование - диски большой емкости, принтеры, основную память,