Информационные системы менеджмента - Бажин И.И

ра... запускается из меню Сервис - при этом открывается диалоговое окно, по­ казанное на рис.7.11. Здесь в текстовом поле Установить в ячейке должна быть указана ячейка с формулой, в текстовом поле Значение нужно задать достигае­ мое значение, а в поле Изменяя значение ячейки нужно указать "пустую" ячей­ ку, значение которой мы подбираем.

Простота работы с этой командой является следствием ее ограниченных возможностей - решается задача с одной переменной. Если в моделируемой за­ даче имеется большее количество переменных параметров, следует пользо­ ваться командой-надстройкой Поиск решения.

Использование команды "Поиск решения"

Эта программа является надежным инструментом оптимизационных задач, решению которых должен уделять основное внимание современный менеджер любого уровня.

Первым шагом при работе с командой Поиск решения становится создание специализированного листа, содержащего постановочную суть задачи. Здесь должны быть определены ячейки, где размещаются искомые (оптимизируемые) параметры и целевая ячейка, куда помещается текущее значение целевой функ­ ции задачи оптимизации. Кроме того, должны быть приведены: перечень ресур­ сов, их предельные и текущие значения, связи параметров, устанавливающие текущие значения ресурсов и целевой функции, а также вся необходимая исход­ ная информация. Иными словами, должна быть приведена математическая (формульная) база задачи, записанная в форме принятых в Excel ссылок.

Когда формульная база модели на листе сформирована, следует активизи-

-

Рис.7.12.

ровать команду Поиск решения... в меню Сервис. После этого появляется

диалоговое окно (рис.7.12), в котором, по сути, пользователь может выполнить математическую постановку задачи оптимизации: задать целевую ячейку, сфор­ мировать систему ограничений и (если это необходимо) выбрать метод оптими­ зации и параметры поиска (число итераций и требуемую точность вычислений).

Когда это сделано, следует щелкнуть на кнопке Выполнить, и начнется процесс решения оптимизационной задачи, по окончании которого пользователь получает набор оптимальных параметров и всю необходимую информацию: степень выполнения ограничений, значение целевой функции и многие другие, полезные для анализа данные.

Контрольные вопросы и задания

1.Каково назначение электронных таблиц?

2.Перечислите основные процедуры технологии обработки табличных данных. З.Как запустить в работу табличный процессор Excel 7.0 и выйти из него? 4.0пишите структуру электронной таблицы.

5.Каковы правила адресации в электронной таблице?

6.Какие типы данных используются в Excel 7.0, и каковы особенности их ввода в

ячейки электронной таблицы?

7.Каковы особенности формирования в Excel 7.0 рядов текстовых величин, чи­ сел и дат?

8.Как редактируются данные в ячейках электронной таблицы?

9.Изложите основные понятия о форматах данных в ячейках электронной таб­ лицы.

10.Как изменить ширину столбцов и высоту строк в таблице Excel 7.0?

11.Как обрабатываются данные в электронных таблицах?

12.Какие типы встроенных функций содержатся в Excel 7.0?

13.Каким образом можно дублировать формульные данные в Excel 7.0?

14.Назовите основные этапы создания диаграмм в электронной таблице.

15.Каким образом можно в Excel 7.0 создать информацию в виде списков?

16.Как сортируются и фильтруются списки в Excel 7.0?

17.Каковы особенности работы с командой Подбор параметра?

18.Как в Excel 7.0 решаются задачи оптимизации?

643

Из разнообразия возникает совершенная гармония

Гераклит Эфесский

Глава 8. ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

Стандартная область применения прикладного программного обеспе­ чения - это текстовые процессоры, табличные калькуляторы (процессоры), графика, базы данных и, благодаря развитию в по­ следнее время новейших технологий, коммуникации (пересылка данных). Много программ, разработанных в этой области и продол­

жающих постоянно развиваться, предлагают столько разнообразных функций с многочисленными возможностями, что средний пользователь применяет в своей постоянной работе только часть потенциала таких программ. При выборе при­ кладного программного обеспечения для профессиональной деятельности пользователь высокого класса рассматривает, прежде всего, доступность изуче­ ния таких программ. Он должен владеть программами обработки текстов, таб­ личными процессорами, базами данных и многими другими. Часто бывает так, что управление этими программами отличается, используются различные функ­ циональные клавиши, значения команд различаются и т.п. К этому следует до­ бавить, что различные программы часто имеют разный формат рабочих файлов. Поэтому, например, нельзя последовательность данных из программы базы данных перевести в графический редактор, чтобы изобразить в графическом виде (график, диаграмма и т.д.). Зачастую для совместимости программ необ­ ходимо выполнить дополнительные действия (с помощью программ преобразо­ вания данных).

Таким образом, выбирая программное обеспечение, мы нередко сталкива­ емся с проблемой разнообразия возможностей данной программы (за которые, естественно, нужно платить), возможностей, которые вряд ли кто-нибудь ис­ пользует, а также с проблемами, возникающими из-за различия в обслуживании программ и дополнительной работы по совместимости данных.

Все указанные трудности легко преодолеваются в так называемых интег­ рированных системах. Интегрированными они называются потому, что, вопервых, различные прикладные программы входят в программу или пакет про­ грамм в качестве составных частей (модулей) и доступны для пользователя в единой операционной среде. Во-вторых, интеграция связывает различные мо­ дули в единое целое благодаря их совместимости по форматам данных. Други­ ми словами, можно решить множество проблем, легко перемещая данные из модуля базы данных такой интегрированной системы в модуль обработки элек­ тронных таблиц или в текстовый процессор системы.

Кроме того, как правило, такие интегрированные системы имеют не только внутреннюю, но и внешнюю совместимость с различными программными сре­ дами.

В данной главе рассмотрены две интегрированные системы такого класса. Это MS-WORKS (WORKS 2.0) - интегрированный пакет, работающий под управ­ лением MS-DOS, и современная мощная офисная интегрированная система Mi­ crosoft Office 95, функционирующая в среде Windows 95.

8.1. WORKS-ИНТЕГРАТОР: ВСЕ В ОДНОМ

WORKS 2.0 - это пакет прикладных программ, входящий в семейство интег­ рированных программных продуктов. Два важнейших элемента интеграции WORKS 2.0 состоят в следующем:

•Различные прикладные программы объединены в единой системе по­ добно детскому конструктору (модульно).

•Форматы данных одних модулей WORKS "понятны" другим, то есть про­ граммы внутренне совместимы. Кроме того, можно сохранять данные в форматах, обеспечивающих совместимость с другими программами.

Краткая характеристика программ, входящих в WORKS 2.0

Входящий в пакет текстовый редактор (процессор) позволяет обрабаты­ вать документы как в текстовом, так и в графическом режиме. Он обладает стандартным набором функций текстового редактора и позволяет:

•открывать существующие и создавать новые документы;

•сохранять обработанные файлы на диске;

•выводить документы на печать;

•работать с блоками информации (копирование, перемещение, формати­ рование, удаление и т.д.);

•осуществлять поиск и замену фрагментов текста,

атакже обеспечивает ряд других вспомогательных возможностей.

Подробное изложение возможностей и особенностей работы современного текстового процессора Microsoft Word 7.0 содержится в главе 6.

Электронные таблицы (ЭТ) пакета WORKS 2.0 - это таблицы, разме­ щающиеся в оперативной памяти компьютера. Поскольку принципы работы в среде электронных таблиц являются общими для всех программных средств и отличаются лишь уровнем сервиса и дополнительных возможностей, освоение пользователем ЭТ целесообразно осуществить на базе новейшего мощного табличного процессора Microsoft Excel 7.0, который описан в главе 7.

Содержащиеся в пакете WORKS 2.0 электронные базы данных - систе­ матизированное хранилище информации - позволяют заменить традиционные формы хранения картотек. Вся информация хранится в файлах на магнитных дисках. Файл данных можно образно представить в виде ящика картотеки, кото­ рый содержит определенные карточки. Каждая запись данных расположена на отдельной карточке. Все карточки имеют одинаковую структуру. База данных WORKS 2.0 представлена так называемыми плоскими таблицами.

В настоящее время в среде Microsoft Office содержится база данных, ос­ новывающаяся на так называемых реляционных таблицах, что обеспечивает значительно более эффективную работу с информацией. Эта структурная часть интегрированной системы Microsoft Office - современная мощная система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access - описана в третьей части книги, где излагаются практические особенности структурирования информаци­ онных потоков и их размещения в электронных базах данных.

Поскольку плоские таблицы представляют собой частный случай реляцион­ ных таблиц, пользователь, освоивший Microsoft Access, легко сможет работать с базами данных WORKS 2.0.

Работа в среде WORKS 2.0

Управление интегрированной системой может осуществляться как при по­ мощи мышки, так и с использованием клавиатуры при помощи команд, собран­ ных в основное меню. Так как описываемая версия WORKS русифицирована, команды и помощь в этом пакете представлены на русском языке.

В этой системе имеется возможность работать как в текстовом, так и в гра­ фическом режимах. В текстовом режиме символы разных форматов (жирный, курсив и т.д.) отображаются разными цветами. В графическом режиме при рабо­ те с текстовой информацией в WORKS существует много разнообразных эле­ ментов оформления, начиная от произвольно устанавливаемого размера распе­

подменю Файл, причем это подменю вызывается автоматически при запуске WORKS. Собственно главное меню находится в верхней строке. Если нажать клавишу <Esc>, то падающее (Pull-Down) подменю меню Файл свернется, и активизируется только главное меню (верхняя строка на рис.8.1).

При активизации в падающем подменю команды Создать файл появляется вложенное меню (меню разветвления) выбора режима работы (рис.8.2). Это

рым пользователь желает начать работу, и нажав <Enter>, он попадает в соответствующую среду того или иного модуля.

При выборе режима работы по созданию нового файла в формате тексто­ вого процессора после выполнения вышеуказанных действий WORKS вызовет модуль текстового процессора, создаст новый файл с именем TEXT1.WPS и отобразит рабочий экран текстового процессора (рис.8.3).

I

I

•

•

Рис.8.3.

В верхней строке экрана расположена строка меню, в которой представлены имена всех имеющихся в распоряжении WORKS меню". Следует заметить, что эта строка имеет практически одинаковый вид, независимо от модуля, с которым работает пользователь.

Ниже расположена титульная строка, содержащая имя файла, с которым работает пользователь. Пользователю предоставляется рабочая область тек­ стового процессора, которая представляет собой электронный лист, часть экра­ на, используемая для ввода данных (текста и чисел).

Курсор появляется на экране как мерцающий символ подчеркивания и пока­ зывает текущую позицию на экране. Когда вводятся текстовые или числовые данные, они появляются в текущей позиции курсора, а сам курсор смещается вправо в направлении записи.

Если пользователь выбрал режим работы с электронной таблицей (пункт подменю <новый в формате электронных таблиц>), то на экране монитора

появляется чистый бланк электронной таблицы (рис.8.4).

Рис.8.4.

В верхней части экрана находится основное меню, содержащее команды управления электронными таблицами. Ниже располагается командная строка, в которой отображается содержимое клетки, на которую установлен курсор таб­ личного процессора (на рис.8.4 -темный прямоугольник, установленный в клет­ ке А1). Большую часть экрана занимает рабочее поле электронной таблицы - бланк. В верхней строке рабочего бланка находится имя файла, которое WORKS предлагает по умолчанию. Пользователь может присвоить файлу вы­ бранное им имя, воспользовавшись в меню Файл командой Сохранить как.

Рабочее поле, как и в Excel, разделено на строки и столбцы. Каждая клет­ ка ЭТ может быть однозначно задана - ее местоположение в таблице опреде­ ляется адресом. Адрес (или ссылка) задается именем столбца (А, В, С, ...) и номером строки, на пересечении которых находится клетка. Клетки служат для ввода текста или формул и чисел.

В строке состояния (предпоследняя строка снизу) слева находится обозна­ чение текущей активной клетки (в которой находится курсор).

Особенностями электронных таблиц MS-WORKS 2.0 являются:

•максимальный размер таблицы - 256 столбцов и 4096 строк;

•пакет имеет 57 встроенных функций;

•пользователю предоставляются разнообразные форматы текста и чисел.

При необходимости работать с базами данных пользователь выбирает в подменю команду <новый в формате Базы данных>, и на экране монитора появляется рабочий бланк базы данных (рис.8.5), очень похожий на соответ­ ствующее окно текстового процессора.

Как и ранее, в верхней части бланка расположена строка главного меню, ниже имеется похожая строка с именем файла, которое присвоено по умолча­ нию и может быть при желании изменено точно так же, как это было описано выше.

В строке состояния появляется индикатор текущего режима ФОРМА. Это означает, что пользователю предоставили возможность начать построение базы

Рис.8.5.

данных с эскиза (проекта) бланка для ввода данных. В любое время пользова­ тель может в этом режиме произвести изменения в бланке (шаблоне), незави­ симо от того, размещал ли он в бланке поля данных и заносил ли какую-либо информацию.

Подробности работы по созданию базы данных будут рассмотрены, как уже упоминалось, при описании СУБД Microsoft Access (в третьей части книги). Здесь же рассмотрены общие правила работы с интегрированной системой WORKS, которые дают возможность подготовленному в проектировании баз данных пользователю без труда создать в WORKS собственную базу, когда не­ обходимость заставляет работать в среде MS-DOS.

Интеграция в WORKS

Одно из важнейших преимуществ WORKS заключается в возможности объ­ единения файлов и их фрагментов из различных модулей и обеспечения их со­ вместной работы в подлинном смысле этого слова. Простым примером объеди­ нения различных файлов может служить взаимосвязь текстов в типовом письме с данными из базы данных, которые управляются посредством адресов. В это письмо могут быть подключены данные из электронной таблицы, и для иллюст­ ративного оформления письма в него могут быть введены графические объекты (рисунки).

Рассматривая более подробно такую последовательность действий, заме­ тим, что WORKS предоставляет пользователю возможность создавать бланки писем в модуле текстового процессора. Бланк письма представляет собой заго­ товку, в которой произвольная часть письма может быть неизменной, а осталь­ ные данные (например, адреса) изменяются и зависят от конкретного получате­ ля. Таким образом, напечатав однажды текст бланка письма, пользователь по­ лучает множество "индивидуальных" писем. Бланки типовых писем имеют широ­ кое применение, почти каждый знаком, например, с персонально адресованным письмом, написанным на типовом бланке. Такие письма пишут следующим об­ разом. Создается картотека адресов. Затем составляется бланк письма, в кото-

ром на определенных местах стоят символы-заполнители. Далее пользователь связывает базу данных и бланк письма. При распечатке письма, благодаря этой связке, символы-заполнители заменяются конкретными данными из базы дан­ ных или других файлов.

Таким образом, основные принципы построения типового письма состоят в следующем: основу составляет файл текстового процессора (текст), который является неизменным на всех распечатках, и переменная часть, которая инди­ видуальна для каждой распечатки.

Программа, конечно же, сама определяет переменную часть письма и заме­ нит ее информацией из базы данных. Для того чтобы "сообщить" программе, на какое место и какие данные из базы необходимо разместить в тексте письма, используют метки-заполнители. Такие метки-заполнители выделяются специ­ альными символами. В WORKS такими символами являются двойные угловые скобки " « " и ">>". Например, обращение в письме выглядит следующим обра­ зом:

Многоуважаемый господин «Фамилия»!

Слово, стоящее в двойных угловых скобках, в данном случае "Фамилия", указывает на поле или столбец в таблице базы данных. Например, в базе дан­ ных ADRESS.WDB в колонке Фамилия находятся фамилии всех деловых парт­ неров и др. При распечатке метка-заполнитель Фамилия заменяется соответст­ вующей фамилией из таблицы базы данных. В письме появится строка (например):

Многоуважаемый господин Соколов!

В WORKS метки-заполнители можно задать непосредственно, то есть поль­ зователь вводит при помощи клавиши <Alt> и цифровых кодов ASCII соответст­ вующие коды и имя поля, к которому относится метка-заполнитель. Можно это же сделать через меню WORKS. Необходимо перейти в меню Редактирование и выбрать команду Вставить Поле, а затем найти требуемое поле из таблицы базы данных. При выполнении команды WORKS вставит обозначение поля как метку-заполнитель, автоматически добавляя к нему соответствующие символы ( " « " и "»") . Метка-заполнитель всегда заносится в то место в тексте, где рас­ полагается в текущий момент курсор.

Если метка-заполнитель однажды занесена в текст, то в дальнейшем с ней можно обращаться как с любым другим текстовым элементом, то есть копиро­ вать, перемещать, форматировать и т.д.

Предпосылками для использования в WORKS различных модулей является параллельная активизация различных файлов. Если WORKS должен обратить­ ся в функции типового письма к информации из базы данных, то должен быть загружен файл, содержащий базу данных. Для этих целей имеется возможность загрузить одновременно до восьми файлов (в одном окне или на заднем плане).

650 Часть 3. Новый инструмент работы

Для того чтобы "сообщить" типовому бланку письма, из какого файла базы данных ему необходимо получить информацию, прежде всего пользователь должен загрузить соответствующую базу данных. Заметим, что хотя имеется возможность размещать на одном бланке типового письма метки-заполнители из нескольких баз данных, однако нет возможности распечатать Такой бланк письма. При распечатке требуется конкретно указывать, из какой базы данных должны будут извлекаться данные для бланка письма. При этом допускается указывать только одну-единственную базу данных. Метки-заполнители из других баз данных останутся просто незаполненными (пустыми).

При необходимости вставить информацию из табличного процессора, инте­ ресующую нас таблицу можно просто отметить и скопировать в бланк типового письма. При этом, естественно, предполагается, что файл с электронной табли­ цей уже загружен. В текстовом файле WORKS вставляет символы табуляции для того, чтобы сохранить структуру электронной таблицы.

Вставка диаграмм из электронных таблиц производится точно так же, как и вставка информации из файла базы данных - с помощью меток-заполнителей. Сначала, естественно, требуется загрузить файл с электронной таблицей. Кур­ сор помещают в то место в файле, куда необходимо вставить диаграмму. Выби­ рают меню Редактирование, команду Вставить Диаграмму, а затем выбирают соответствующую диаграмму. WORKS вставит на место курсора меткузаполнитель для размещения диаграммы. Эта метка содержит имя диаграммы и имя файла, которому принадлежит эта диаграмма.

8.2. ОФИСНЫЙ ПАКЕТ MICROSOFT OFFICE 95

Microsoft Office для Windows 95, Профессиональный выпуск - уникальный комплекс из пяти прикладных программ для Windows 95 и нескольких мощных утилит (сервисных программ), повышающий производительность работы в офи­ се и дома. Он представляет собой интегрированный программный комплекс. Это означает, что входящие в него компоненты могут использоваться как отдельно каждый, так и вместе для решения повседневных деловых задач.

Если читатель работал с предыдущей версией программ Office (для Win­ dows 3.1), то обязательно заметит новые возможности и улучшения в Microsoft Office 95. Во всех программах комплекса используется новая технология IntelliSense компании Microsoft, автоматизирующая стандартные операции и замет­ но упрощающая сложные задачи. Истинная многозадачность Windows 95 по­ зволяет легко переключаться между приложениями Office, а 32-разрядная про­ изводительность системы приводит к тому, что пересчет листов и сортировка записей в базах данных происходит с молниеносной быстротой. Кроме того, но­ вейшие инструменты комплекса Office - программы Schedule* и Office Binder - помогут спланировать время и создать единую подшивку важных деловых доку­ ментов.

В состав Профессионального выпуска Microsoft Office 95 входят следую­ щие прикладные программы (рядом с именем показаны пиктограммы программ):