Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных |
501 |
•Просмотр подмножества записей без предварительного открытия конкретной таблицы или формы.
•Выбор таблиц, содержащих записи, с возможностью последующего добавле ния других таблиц.
•Отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего на бора записей.
•Выполнение вычислений над значениями полей.
Примечание. При создании запроса иногда удобно создать фильтр или фильтр по выделенному фрагменту с последующим сохранением фильтра как запроса. Это позволяет обойтись без работы с бланком запроса (кроме ситуаций, когда в запрос необходимо внести дополнительные изменения). Даже в этом случае при открытии запроса в режиме конструктора Microsoft Access заполняет бланк с помощью данных, полученных из фильтра. Такой бланк может стать основой для дальнейшей работы с запросом.
11.5. ПРИМЕНЕНИЕ ФОРМ ВВОДА ИНФОРМАЦИИ
Форма - это средство, используемое для ввода и представления данных таблицы на экране компьютера.
Формы используются для различных целей.
Форма для ввода данный в таблицу.
Форма, которая является панелью управления для открытия другик форм и отчетов.
502 |
Часть 2. Практика новых технологий менеджмента |
Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы.
|
/ |
, |
Графические |
Режим формы |
елементы, такие как |
юны для сотрудников |
|
|
линии и |
|
|
прямоугольники, |
накодятся е макете отчета.
Поясняющий
текст йрэнится в макете формы _
V,
Цена дня сотрудника: |
13 500р4- |
-Данные берутся иг полей базовой таблицы.
. Вычисленное значение выражения, которое «ранится е макете формы.
Хотя можно работать с информацией и в режиме таблицы, использование форм имеет множество преимуществ, среди которых - более высокая степень контроля над представлением данных, а также наличие разнообразных элемен тов управления ими и их свойствами, помогающих вводить правильные значе ния.
Режимы отображения формы
Форма может находиться в одном из четырех режимов: режиме конструктора, режиме Формы, режиме таблицы и режиме предварительного просмотра.
• Выбор режима /Д Кнопка предварительного просмотра
fi |
|
& |
|
|
|
Щ Режим таблицьТ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Товар. |
|
Поставщик: |
Типе |
• 1 |
|
АО "Ключ" |
Напитки |
BoдзTap^yн_ |
2 |
|
__АО "Ключ" |
|
Напитки |
ВодзТархчнЗ |
3 |
' |
" |
"~ |
|
|
Режим формы |
4 |
|
|
|
|
|
У?"
ти<^Ж^ЖИ»Ч1«РКА4АО',Ключ"
I Кнопки перехода
44 1 Запись [ M ; [ i : |
1 [ i j [•!;,•*, Всего 7? |
Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных |
503 |
Для создания новых и изменения существующих форм используется режим конструктора.
Используя различные средства, доступные в этом режиме, можно улучшить внешний вид формы и повысить эффективность работы с формой.
| Панель форматирования
Mi- |
У ё ЩП11^«В5? JrJ \ |
4| й |
Товар |
- MS Sans Soit'l о . | Ж Н Ч] Ш Ш Ш \ |
% *| Щ- |
\ Товары: Форма
• • 1 i i I i i 1 1 1 i I i i I |
i i |
1 пиар
| Лине ш и
loi lilHUlUK
1ип
Марга
Пользователь имеет возможность самостоятельно разработать форму или создать ее в Microsoft Access с помощью мастера. Мастер по созданию форм ускоряет процесс создания формы, автоматически выполняя большинство тре буемых операций. После вызова мастера пользователю задается ряд вопросов и на основе его ответов выполняется настройка формы. Даже при наличии боль шого опыта по созданию форм применение мастера позволяет быстрее создать макет с набором стандартных элементов управления формы. Затем можно прей ти в режим конструктора, чтобы продолжить самостоятельную разработку формы.
Если требуется создать простую форму с одним столбцом полей, можно воспользоваться кнопкой "Новый объект".
Нетрудно изменить внешний вид всей формы или только ее части. Чтобы
ш
изменить всю форму, необходимо нажать кнопку —-1 "Автоформат" на панели инструментов, а затем выбрать новый внешний вид формы.
Можно добавить фоновый рисунок в форму, для чего в окне свойств формы выберите свойство "Рисунок" и укажите имя файла нового рисунка или откройте построитель рисунков.
Для изменения внешнего вида элемента управления, например, поля, выде лите его, а затем на панели форматирования выберите другой шрифт, размер шрифта или задайте другие параметры (рис.11.15).
504 |
Часть 2. Практика новых технологий менеджмента |
Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения данных из таблицы используется поле.
Режим конструктора
|
Область данных |
, JTM надписи содержат |
|
поясняющий тетет. |
|
|
Эти поля отображают данные ис таблицы "Товары".
Товары: таблица |
21 350 |
р.;lltfl |
5 |
Зефир |
Товар: |
Марка: |
|
|
6 |
Икра |
25000 р. |
7 |
Крабы |
30 000 |
р.: |
Чтобы быстро скопировать оформление от одного элемента управления к друго
му, воспользуйтесь кнопкой '•—>• "Копировать формат". Выделите элемент управления, формат которого будет скопирован, нажмите кнопку "Копировать формат" на панели инструментов, а затем выберите элемент управления, оформление которого нужно изменить.
Для элемента управления можно изменить как текст подписи так и источник его данных.
Чтобы изменить текст подписи, установите на нее указатель, нажмите кнопку мыши, выделите текст, а затем введите новый текст.
Для изменения поля базовой таблицы, с которой связан элемент управления, установите указатель на элемент управления и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно свойств. И в поле свойства "Данные" из списка выберите другое имя поля базовой таблицы.
Выберите другое имя поля ио списка.
Данные Формат попд
Число десятичных знаков. Маска ввода Значение по умопчанию. .
Условия на значение... .
Сообщение об ошибке. . .
Го в ар Марка!
ЦенЬ
НаСкладе
На Складе
Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 505
11.6. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ
Отчет - это гибкое средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется, например:
Добавить
эмблему или рисунок.
\
Сгруппировать записи по дате отправки..
Вычислить
итоговое значение._
Создать почтовые наклейки..
Представить
данные на диаграмме.
\ : |
| Л О Московские паео чники |
^ШБ |
|
|
lflpods-жи по датам |
|
|
|
Ю-Их~№ |
|
|
|
Дата |
Келмчрсп"; |
|
06 Мар-95 |
|
|
10848 |
|
Итоговое |
5 600 |
10852 |
3 ' i !• |
10853 |
|
1т<я"<»8<» аначеиле: |
S530 |
Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL. Другие элементы отчета выводятся при его разработке.
|
Заголовок отчета и |
Предварительный просмотр |
|
|
|
|
|
Продажи за день |
|
|
|
|
заголовки столбцов |
|
|
|
|
задаются на макете |
Ю-Мзр-95 |
-Данные, определяемые выражением, которое |
|
отчета.. |
|
|
задается на макете отчета. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-Дата отправки: № заказа: |
Объем продаж: |
|
|
|
|
09-Мар-95 |
|
459 |
/ |
у Данные из полей |
|
|
|
/095/ |
базовой -таблицы, |
|
|
|
10990 |
4 289 2 - |
|
запроса или |
|
|
|
10991 |
296 |
|
инструкции SQL. |
|
|
|
|
|
|
|
Итоговое значение: |
7 044- |
|
|
|
|
10-Мар-95 |
|
|
|
.. Итоговые значения |
|
|
|
10924 |
1 836 |
|
|
|
|
/ |
вычисляются с |
|
|
|
10927 |
800 |
|
помощью выражений, |
|
|
|
10966 |
1098 |
|
которые были заданы |
|
|
Итоговое значение: |
3 734 |
|
на макете отчета. |
|
|
|
|
506 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента
|
|
|
Режим конструктора |
|
Линии являются чисто |
|
Для организации связи между |
|
.декоративными. |
|
•f |
Заголовок отчета |
|
|
|
|
отчетом и его исходными |
|
|
|
|
данными применяются |
Продажи за день |
|
|
|
|
элементы управления. В |
• Надписи содержат |
|
качестве элементов |
OileQ |
|
описательный текст |
|
управления |
используются |
|
|
|
|
|
|
поля, содержащие имена или |
•#• |
Верхний колонтитул |
|
|
|
числа, надписи для |
Дата отправки: I |
№ заказа. |
, |
Объем продаж: |
|
заголовков, |
декоративные |
|
|
|
|
|
|
|
линии для |
графического |
Ф |
Заголовок Дата отправки |
|
|
|
оформления отчета |
|
|
|
|
- Поля содержат данные из |
|
|
|
^•)*ДатаОтправк |
|
|
|
|
|
|
|
сапроса по продажам ;<э день |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4f |
Область данных |
|
|
|
|
|
|
|
|
№заказа |
, * " • ] • ' Объем Продаж ' |
|
|
|
Щ Примечание Дата отправки |
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
Sum ([Объем Продаж]) |
|
|
Вапрос на вы{ орку: продажи за день |
|
|
1_Поле содержит выражение, |
|
|
|
|
суммирующее |
|
|
Дата отправки |
! N2 заказа { Объем продаж |
|
расположенные выше, |
|
|
|
|
|
|
|
числа. |
Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.
Заголовок отчета •
Отчет по продлгды
12-Май-95
Верхний колонтитул - Дата исполнения: Заказ: Общая сумма satasa:
|
08-Май-95 |
11040 |
1200 000 1 |
|
08-Ман-95 |
11046 |
900 000 2 |
|
08-Май-95 |
11048 |
400 000 1 |
|
08-Май-95 |
11050 |
100 000 3 |
Область данных - |
09-Май-95 |
11052 |
500 000 2 |
(данные ив таблиц) |
09-Май-95 |
11053 |
000 000 3 |
|
Ю-Май-95 |
11056 |
005 000 2 |
|
Ю-Май-95 |
11058 |
000000 3 |
|
Ю-Май-95 |
11059 |
005 000 1 |
|
Ю-Май-95 |
11063 |
250 000 |
Примечание отчета - |
10бцнн итог: |
60 800 I |
Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 507
Создание отчета
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Ac cess выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся окна диалога с приглашением ввести необхо димые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный отчет.
Макет отчета состоит из элементов управления. Горизонтальные полосы с заголовками верхних и нижних колонтитулов, областей данных и т.д. обозначают различные группы и разделы отчета. Кроме того, в макете присутствуют тексто вые метки для заголовков и другой текст, включая названия полей, а также эле менты управления для самих полей, представляющие выводимые на печать данные.
В режиме конструктора на |
• Заголовок отчета |
|5 хнии колонтитул |
экране отображается макет |
каждого раздела отчета. При |
Ре* им (инструктора |
печати отчета некоторые |
^Заголовок отчета |
|
|
разделы могут неоднократно |
|
|
повторяться. Элементы |
|
|
|
управления, находящиеся в |
|
|
|
каждом разделе, определяют |
Отчет по продажам |
|
местоположение |
|
информации в отчете. |
|
= Ра(е() |
Mi |
|
•f Верхний колонтитул |
|
|
| Область данных
IНижний колонтитул
ц имечание отчета
-F Область данных
Да'эИспол *<iiw |
ОбцадСуммэ |
• Нижний колонтитул
f Примечание отчета
Общий итог: |
=5ип>![ОбщлиСуыыл]) |
Изменение размеров в форме или отчете
Для каждого раздела формы или отчета допускается произвольное указание вы соты раздела. Однако ширина всех разделов в форме или отчете должна быть одинаковой. Изменение ширины одного раздела приводит к автоматическому из менению ширины всех остальных разделов.
508 |
Часть 2. Практика новых технологий менеджмента |
4 Верхний колонтитул |
|
Марка: |
|
|На складе: |
± |
•»' Область данных |
Переместите указатель |
|
вверх или вниз ... |
|
4G Верхний колонтитул |
|
Марка!"" |
! |
[На"складе: |
; ^ |
4F Область данных
... вправо или влево^-
Изменение ширины или высоты
1.Изменение ширины или высоты. В режиме конструктора формы или режиме конструктора отчета уста новите указатель мыши на правую или нижнюю границу раздела.
2.Для изменения высоты раздела переместите границу с помощью мыши вверх или вниз. Для измене ния ширины раздела переместите границу вправо или влево.
£ Верхний колонтитул |
|
Majosa: |
[На складе: |
~*Ф*~ |
•0 Область данных |
Переместите указатель в любом направлении.
Одновременное изменение ши рины и высоты.
Установите указатель мыши на правый нижний угол раздела и пе реместите границу в любом на правлении.
Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп,
атакже представить информацию в удобном для использования виде.
Вэтом отчете заказы сгруппированы по дате исполнения.
|
|
Дата исполнения: Заказ: Общая сумма заказа: |
Заголовок группы —•08-Май-95 |
|
|
4f Верхний колонтитул |
|
11040 |
1200000 |
|
11046 |
1900000 |
|
|
|
Дэтл исполнении: |
Злдо: |
Общл сунилзлыы: |
11048 |
2400000 |
|
|
4 Заголовок Дата исполнения |
11050 |
1 ffY) Ш |
ЦлтлИсполнения |
|
|
|
t Итого 6600000 |
Щ Область данных |
|
| |
Примечание группы |
|
|
|
|
За<= |
ОбщаяСуии: |
|
|
щПримечаниеДатаисполнения
Итого: |
=5и т{ [ОбщаяСум на]} |
Глава 11. Организация информационных потоков в базах данных 509
Влияние фильтра таблицы или запроса на новую форму или отчет
При сохранении таблицы, запроса или формы Microsoft Access сохраняет любой текущий фильтр, определенный для этого объекта, независимо от того, применялся фильтр или нет. Кроме того, сохраняется порядок сортировки, вы бранный для записей этого объекта.
Если создать форму или отчет, базирующийся на закрытой таблице или за просе, которые были сохранены с фильтром или порядком сортировки, то фор ма или отчет используют таблицу или запрос как источник записей и наследуют фильтр и порядок сортировки этого объекта. В новых формах или отчетах фильтр не применяется автоматически. Пользователь должен самостоятельно указать применение фильтра. Сохраненный порядок сортировки применяется автоматически. Пользователь имеет возможность удалить или изменить поря док сортировки, что не повлияет на базовые таблицу или запрос.
Если форма или отчет создаются на основе отобранных данных, выведен ных на экран, то форма или отчет используют таблицу или запрос как источник записей и наследуют фильтр и порядок сортировки так же, как и в предыдущем случае. В новой форме или отчете порядок сортировки будет применяться ав томатически. Однако в данном случае фильтр также будет применяться автома тически при каждом просмотре отчета. При просмотре формы фильтр будет применен автоматически только при первом просмотре формы, сразу после ее создания (при следующем открытии формы пользователь должен применять фильтр самостоятельно).
Контрольные вопросы и задания
1. Каково назначение Microsoft Access? 2.Что такое база данных?
3.Какие основные объекты содержит Microsoft Access?
4.Поясните понятие "поле таблицы".
5.Что такое запись базы данных?
б.Чем плоские таблицы отличаются от реляционных? 7. К какому типу баз данных относится Microsoft Access? 8.Укажите способы создания таблиц Microsoft Access. 9.Что такое уникальный индекс поля?
10.Что такое внешний ключ таблицы базы данных?
11.Опишите типы связей между таблицами и укажите их принципиальные разли чия.
12.Что такое нормализация таблицы и как она производится? 13.Что представляют собой условия отбора данных?
14. Что такое фильтр по выделенному?
15.Что такое целостность данных и как она обеспечивается в Microsoft Access?
510 Часть 2. Практика новых технологий менеджмента
16.Создайте таблицы в Microsoft Access для своей домашней библиотеки. 1/.Установите связи между созданными таблицами.
18.Что такое запрос, и как он формируется?
19.Что такое запрос на выборку и как он формируется?
20.Сформируйте три различных запроса для созданной Вами базы данных Ва шей библиотеки.
21.В сформированных запросах используйте различные типы фильтров.
22.Как влияет фильтр таблицы или запроса на новую форму или отчет?
23.Разработайте с помощью Мастера формы для элементов созданной Вами базы данных.
24.С помощью Microsoft Access составьте отчет по имеющейся в Вашей библио теке художественной литературе.
